El documento describe las ineficiencias de la gestión documental tradicional, como la pérdida de tiempo, costes y desorden. También explica que las organizaciones están adoptando iniciativas de gestión electrónica de documentos para abordar estas ineficiencias mediante el uso de repositorios centrales y herramientas de gestión documental que permiten una generación, archivo, búsqueda, distribución y mantenimiento más eficientes de los documentos.

2. Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional
• Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.
• Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la empresa.
• Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder compartir
documentos electrónicamente
• Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos.
• Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.
• Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten en un archivo.
• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los mismos.
• Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.
• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.
• Pérdida de documentos.
• Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.
GENERACIÓN
ARCHIVO
BÚSQUEDA
Y
DISTRIBUCIÓN
MANTENIMIENTO

3. Mejores Prácticas en la Gestión Documental
3
Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental
tradicional las organizaciones están implantando “Iniciativas de
Gestión Electrónica de Documentos”.
Repositorio Central
Herramientas de Gestión
Documental
GENERACIÓN
ARCHIVO MANTENIMIENTO
BÚSQUEDA Y
DISTRIBUCIÓN

13. EJEMPLO
 Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a 200 ppp.
 Esta página sólo se va a leer en un monitor de ordenador.
 90% de los píxeles han sido desechados.
 La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.
3. Calidad de las Imágenes
 La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una
resolución mayor.
 Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de
documento escaneado.
 Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay
que pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a
tener mejor calidad.
 Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el
finalidad de mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas
oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.

14. 4. Memoria que ocupa una imagen
 La memoria que ocupan los documentos está en relación con la resolución
que se utilice en el escaneado de los documentos.
 A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de memoria
que ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:
Tipo de original Destino Método escaneado
Tamaño de
memoria
Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB
Impresora
B/N
300 ppp / 8 bits 2 MB
Impresora
color
300 ppp / 24 bits 6 MB
Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB
Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB
OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB
Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB
Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB
Fotografía 10x15 cm
Texto o dibujo en blanco y
negro tamaño DIN-A4
Foto DIN-A4 en color

15. 5. Compresión de las Imágenes
 Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar su
almacenamiento, procesamiento y transmisión.
 Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.
 Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente compatibles con
cualquier software de recuperación.
 Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del documento original
 Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto cuando se
descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado para el escaneado
bitonal)
 Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos importante
basada en un entendimiento de la percepción visual. (Utilizado para el escaneado
tonal).

16. 6. OCR
 OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico
de caracteres.
 Convierte una documento escaneada en texto.
Ventajas:
 Posibilita las búsquedas
a texto libre por todo el
texto del documento.
 Indización automática:
puede directamente
capturar información del
texto.
 Se puede manipular,
corregir o insertar
comentarios, como a
cualquier documento de
texto normal.
Inconvenientes:
 Tiene muchas
limitaciones.
 No reconoce
documentación escrita,
o por lo menos en bajo
porcentaje.
 Necesita un tiempo de
entrenamiento bastante
importante.
 El nivel de éxito no es
muy alto incluso con
softwares muy potentes.

17. Pasos a realizar en el
proceso de
digitalización: DEPURACION
DEL ARCHIVO
FISICO .
DIGITALIZACION
.
ACCESO
ELECTRÓNICO

21. 1. Preparación de los documentos
En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:
 Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder
ser escaneados:
 Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
 Desdoblar los documentos.
 Separar los documentos por lotes para ser procesados más fácilmente.
Los criterios para separar los documentos pueden ser:
 Tamaños y formatos
 Características de los documentos como por ejemplo, el color o si
están impresos o manuscritos.
 Resoluciones

22. • Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de escáner de
alto volumen)
• Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma correcta.
• Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van procesando.
• Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su estado
original.
Escaneado de los
documentos:
• Visualizar las una imágenes ya digitalizadas.
• Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su contenido
o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales son:
• Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere conseguir.
• Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.
• Página a doble cara o sencilla, etc.
Tratamiento de la
imágenes por medio
de software
especializados. Estos
softwares permiten:
2. Proceso de Digitalización

23. Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a un proceso de
indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:
3. Indización de los Documentos
Indización manual: una vez que la
imagen ha sido procesada, se
sacan los términos clave por los
que luego va a ser recuperado el
documento.
Captura de índices de forma
automática: se entrena al escáner
para que capture algunos términos
que siempre se encuentran en el
mismo lugar de la páginas (muy
útil en formularios). Para esto hay
que someter los documentos a un
OCR.
Marcadores: Sólo en el caso de que
la imagen se encuentre en formato
PDF. Este sistema te permite poner
un marcadores en las palabras por
las que se quiere recuperar el
documento.

24. El dispositivo de
grabación se elegirá
en función de:
Uso posterior de las
imágenes
Frecuencia con la
que se vayan a
consultar las
imágenes
Volumen de
documentos
escaneados y peso
de los mismos.
Tipo de acceso que
se desea tener: on
line / off line.
Los dispositivos más
utilizados son:
CD-ROM
DVD
Cintas magnéticas
Servidores
4. Grabación de las imágenes

25. 25
Tipos de Escáner
Escáner Características
Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: un
rodillo de goma arrastra a la hoja haciendola pasar por una rendija
donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy
destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.
Es muy similar en sus características al escáner plano, la gran
diferencia es que en el escáner plano la luz viene desde abajo (similar
a una fotocopiadora) mientras que en el escaner cenital la luz sale de
un elemento superior. Esto es muy recomendable para libros
encuadernados.
Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías,
hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso
transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores
adecuados. Dentro de este tipo de escáner exiten distintos tipos los de
uso doméstico, los de medio rendimiento y los de alto rendimiento.
Plano
Son escáneres orientados a documentos opacos como son negativos
o diapositivas. Estos tipos de escáner pueden obtener resoluciones de
3.000 x 3.000 ppp.
Transparencias
Escáner de rodillo
Cenital

26. Tipología de Documentos
Tipo de documento Escáner
Modo
digitalización
Mapas y planos (mayor que A3)
Diapositivas y
escaner de B/N o color
Negativos o placas de cristal
Escaner plano
con o sin Grises o color
Revistas o periódicos (tamaño sábana o tabloide)
Escaner plano
Microfilm y
B/N (binario), grises o
color
Documentos o libros manuscritos
Escaner plano
Microfilm y Grises o color
Documentos o libros manuscritos Cámara digital Grises o color
Documentos impresos con predominio de fotografías,
ilustraciones... sobre texto Escaner plano Grises o color
Documentos impresos con predominio de texto sobre fotografías,
ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Libros impresos con predominio de fotografías, ilustraciones...
sobre texto
Escaner cenital
Escaner plano Grises o color
Libros impresos con predominio de texto sobre fotografías,
ilustraciones...
Escaner cenital
Escaner plano B/N (binario)

27. Conclusiones
La digitalización es una herramienta muy útil
dentro de un Sistema de Gestión Documental.
• - Qué es lo que queremos digitalizar
(tipos de documentos, tamaños, etc.)
• - Cómo lo vamos a digitalizar
(resolución, formato, calidad, etc.)
• - Para qué vamos a digitalizar
(acceso más rápido, archivado
menos costoso, etc.)
Para llevar a
cabo la
digitalización es
es necesario
realizar un
estudio previo
que nos
permita saber:

28. Conclusiones – cont.
• - Acceso mucho más rápido a la documentación.
Los principales
beneficios de la
digitalización son:
La digitalización es un
proceso costoso y
complicado ya que
requiere de una buena
tecnología: software y
hardware.