Gestión de Documentos Electrónicos G2

1. Eje Temático cuatro
Digitalización
David Miranda Sáez
Claudia Rocio Narvaez
Leon Jaime Suarez Morales
Sandra Catalina Franco
Sonia Yamile Pulido
Docente
Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Asignatura
Gestión de Documentos Electrónicos G2
Programa Académico Ciencia de la Información y
La Documentación, Bibliotecología y Archivística
Facultad de Ciencias Humanas y artes
Universidad del Quindío
2012

2. Digitalización
• La digitalización es la transformación de documentos
físicos a imágenes digitales para su visualización
instantánea desde cualquier equipo de cómputo.
• Este sistema se ha convertido en un mecanismo
sencillo, eficiente y rentable para
almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes
de documentos; además esta una herramienta
fundamental para las organizaciones, puesto que las
imágenes digitales se pueden guardar en discos
internos de los PC, CD-R, o DVD, garantizando su
conservación y fácil acceso a la información.

3. Recomendaciones para la Digitalización de
documentos:
• Realizar una preclasificación de las hojas del
documento a digitalizar, teniendo en cuenta las hojas
que no se encuentren en buen estado para
digitalizarlas separadas. Si no tiene en cuenta esta
observación, se puede atorar el papel al digitalizarlas
en grupo y ocasionar algún daño en el escáner.
• Revisar que en las hojas del documento no se
encuentren objetos que puedan impedir el paso libre
de cada una en el escáner como ganchos de
cosedora, cinta, hojas pegadas, pedazos de papel, etc.
• Numerar los folios del documento antes de digitalizar.

4. Recomendaciones para la Digitalización de
documentos:
• Seleccionar la configuración adecuada de
acuerdo al escáner y la calidad de las hojas a
digitalizar.
• Después de digitalizar el documento verificar los
folios numerados contra el número de hojas que
quedaron en el sistema digitalizadas.
• Verificar la calidad de la digitalización.
• En caso de encontrar alguna imagen ilegible se
debe digitalizarla nuevamente.

5. TIPOS DE DIGITALIZACION
• Retrospectiva: tiene como objetivo garantizar la
conservación y facilitar la difusión en línea de los
documentos de un fondo o colecciones de archivo
y, generalmente, no coincide con la eliminación de los
originales.
• Sistemática: Usada por las organizaciones que tienen
un sistema de gestión de documentos electrónicos.
Genera una copia de uso interno del documento
recibido, que se puede convertir en una copia
auténtica y sustituir al original mediante el sello o la
firma electrónica

6. APLICACIONES:
• Prácticamente la digitalización aplica a cualquier
proceso que involucre documentos de papel.
Algunas de las aplicaciones son más comunes en
documentos legales como contables y
jurídicos, periódicos, revistas, imágenes
fotográficas.
• Estas aplicaciones se utilizan en
archivos, bibliotecas y centros de
documentación, con el propósito de brindar un
mejor servicio a los usuarios.

7. • APLICACIONES EN ARCHIVOS:
• Eficiencia en las consultas
• Conservación del documento físico
• Reducción de espacio físico
• APLICACIONES BILBIOTECAS Y CENTROS DE
DOCUMENTACION:
• Consulta de la información por varios usuarios al mismo
tiempo
• Conservación de las unidades documentales

8. USOS
Existen diferentes ventajas en cuanto a los usos que se le
puede dar a la digitalización como por ejemplo:
• EN LOS ARCHIVOS: La digitalización de información en el
proceso de Gestión Documental y sus ARCHIVOS es la
herramienta oportuna para agilizar la consulta e integrar
al ciclo vital del documento en carpetas digitales que
otorgue a los usuarios agilidad en la toma de decisiones.

9. USOS
• EN LAS BIBLIOTECAS: Bibliotecas Digitales:
Estas bibliotecas buscan tener una
organización paralela a las bibliotecas
tradicionales, con los objetos de conformar
una biblioteca digital que del progreso hacia
los servicios de una biblioteca conectada en
red distribuida y virtual, que ofrezca al usuario
acceso a múltiples tipos de recursos de
información.

10. Aspectos técnicos
PREPARACIÓN DE LA El procedimiento con la • Consideración de la
DOCUMENTACIÓN documentación recibida situación legal del
es el siguiente: documento. Eliminación
de sobres.
Documentación Extraer documentación
anexa a de carpetas o fundas
expurgar
Eliminación de Asignar a cada grupo de
grapas u otros trabajo su documentación
Clasificación
elementos
por tipología
extraños si dicha
documental Creación de lotes de trabajo
documentación va
a ser digitalizada

11. Mediante este proceso conseguimos la obtención de la
imagen del documento físico. Una vez realizado el paso
anterior, se procederá a la digitalización de los
documentos, mediante escáneres, que según las necesidades
del trabajo serán de:
Alta producción. A0, planos.
Verticales para documentos
encuadernados en libros. Doble
cara, color. La digitalización le
ofrece diferentes posibilidades
de tratamiento electrónico de su
documentación:

12. DIGITALIZACIÓN O.C.R. (reconocimiento óptico de caracteres).
Lectura de marcas
Lectura de Códigos de Barra
Lectura por zonas
Generación de ficheros PDF, TIF, JPG, etc.
Las imágenes digitalizadas: Pueden ser visualizadas en un
monitor. Impresas sobre papel. Enviadas a terminales
remotos mediante red interna o externa. Enviadas por correo
electrónico. Guardadas en su disco duro para utilizarlas en
sus informes o trabajos.

13. • CONTROL DE CALIDAD
En esta fase se realizan una
serie de controles de
calidad, habituales, entre
estos se encuentran:
• Control del número de
documentos digitalizados.
• Verificación de la calidad de
las imágenes.
• Proceso de centrado del
documento escaneado.

14. INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS
Existen posibilidades de
• INDEXACIÓN (grabación de datos) almacenamiento por medio de los:
En esta fase lo que se hace es grabar
una información, a la imagen del Discos duros externos
documento digitalizado, de forma
que permita una búsqueda sencilla
por diferentes criterios. Esta fase no
es obligatoria, como hemos
comentado en la digitalización.
Verificación de la grabación : • Discos compactos (CD)
consiste en volver a grabar los datos
más importantes (índices) para que
el sistema compare y comprueba Cintas
Magneto ópticos
que la información grabada es DVD
correcta.
Salida - grabación de imágenes Una
vez realizada la digitalización, y en su
caso la indexación.

15. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA
DIGITALIZACIÓN Formato de las imágenes
Resolución de las imágenes Calidad de las
imágenes Memoria que ocupa una imagen
Compresión de las Imágenes OCR: La
conversión de documentos escritos a
documentos electrónicos
Formato de imágenes Algunos de los
factores que se debe tener en cuenta a
la hora de elegir un formato de archivo
para visualización son los siguientes:
Resolución. Calidad de imagen.
Cantidad de memoria que ocupa. Nivel
de compresión.

16. Resolución de imágenes Es el número de píxeles mostrados en la
imagen por las unidades de longitud. Normalmente se mide en Píxeles
por Pulgada (ppi). También es muy habitual medirla en Puntos por
Pulgada (dpi) La resolución es directamente proporcional al numero de
píxeles que se usen para representar cada unidad de área.
• Para determinar la resolución de una imagen
hay que tener en cuenta el medio de
distribución final. Imagen de alta resolución
Mayor número de píxeles para representar
cada unidad. Reproduce más detalle Hay
transiciones de color más sutiles. Imagen de
baja resolución Menor número de píxeles
para representar cada unidad. Reproduce
menos detalles. Hay menos transiciones de
color.

17. Calidad de las imágenes.
Es representada por el uso de una resolución mayor. Para una buena
calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de documento
escaneado. Los píxeles sólo representan la información que tiene el
documento. No hay que pensar que a mayor ppp mejor calidad.
Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes
con el finalidad de mejorar los documentos originales: se puede
eliminar manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.

18. Compresión de las imágenes
Es un proceso que tiene la finalidad de reducir el tamaño de los
archivos para facilitar su almacenamiento, procesamiento y
transmisión.
• Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.
Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente
compatibles con cualquier software de recuperación.
• Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto
cuando se descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado
para el escaneado bitonal)
• Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos
importante basada en un entendimiento de la percepción visual.
(Utilizado para el escaneado tonal).

19. OCR (Optical Character Recognition)
Es el Software de reconocimiento óptico de caracteres que
convierte una documento escaneado en texto.
Ventajas
Posibilita las búsquedas a texto libre por todo el texto del
documento.
Indización automática: puede directamente capturar información
del texto. Se puede manipular, corregir o insertar
comentarios, como a cualquier documento de texto normal.
Inconvenientes Tiene muchas limitaciones. No reconoce
documentación escrita, o por lo menos en bajo porcentaje.
Necesita un tiempo de entrenamiento bastante importante. El nivel
de éxito no es muy alto incluso con software muy potente.

20. PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN está constituido por la :
1Preparación de Documentos
2) Proceso de Escaneo
3)Indización de Documentos
4) Grabación de Imagines
DISPOSITIVOS DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN
Para un proceso de digitalización se requieren los siguientes
componentes:
Computadores conectados en red.
Dispositivos de adquisición de imágenes (escáner).
Software para tratamiento, formateo y compresión de
imágenes.
Dispositivos de almacenamiento.
Dispositivos de visualización e impresión.

21. ESCÁNER Estos dispositivos exploran un
documento con variado nivel de
resolución, digitalizan la imagen y la
almacenan para ser tratada por un
computador mediante un software.
Para digitalizar la imagen, el escáner traduce
los datos de entrada a datos binarios (mapa
de bits).
Esta es la forma en que la imagen puede ser
leída y manipulada por un computador a
través de un software de tratamiento de
imágenes.

22. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACION
Directrices Para Proyectos De Digitalización De Colecciones Y Fondos De Dominio
Público, En Particular Para Aquellos Custodiados En Bibliotecas Y Archivos
Principales razones para la digitalización:
Para mejorar el acceso
Para facilitar nuevas formas de acceso y uso
Para la preservación
Criterios de selección
Contenido
Demanda
Estado físico
Criterio y cuidado del técnico: El criterio y cuidado del técnico siempre tiene un
considerable impacto sobre la calidad de la imagen. En definitiva son las
decisiones tomadas por las personas las que determinan la calidad que se
consiga.

23. Una imagen digital:
es una “fotografía electrónica”
convertida en un conjunto de
elementos pictóricos (píxeles) y
ordenada de acuerdo con una
relación predefinida de columnas
y filas. El número de píxeles en
una tabla dada define la
resolución de la imagen.

24. El análisis de las necesidades
técnicas de un proyecto de
digitalización.
Este se lleva a cabo por lo
general en el marco de un
proyecto piloto o estudio. Este
proporciona al proyecto la
posibilidad de investigar a
pequeña escala la viabilidad
de:
1) Realizar sus planes
2) introducir la tecnología
digital en una biblioteca o en
un archivo si se trata del
primer proyecto de
digitalización de la institución.

25. Las necesidades técnicas:
Estas se centran fundamentalmente en el hardware y en el
software, factores ambos dinámicos en el desarrollo del futuro
previsible.
Los requisitos del software de imagen
Estos deberían basarse fundamentalmente en facilitar formatos
de archivo normalizados como TIF y JPEG.
Las herramientas muy elaboradas de gráficos deben utilizarse
prudentemente para preservar la integridad del archivo con un
sistema de mejora de las imágenes ajustada automáticamente al
programa del escáner.

30. Bibliografía
• La Real Academia Española. (2012). La Real Academia
Española. Recuperado el 2012, de http://www.rae.es/rae.html
• Miñoz Gómez, E. P., Ariza Rodríquez, J. P., Mejia Calderon, L., &
Reyes, C. P. (2010). Gestion de documentos digitales.
Recuperado el 2012, de
http://www.slideshare.net/ilypatico/digitalizacin-eje-
tematico-4
• http://www.slideshare.net/guestc2d800/presentacin-javier-
mas
• DIDITALIZACION AVANZADA. En línea: septiembre 14 de 2012
• http://www.mcu.es/archivos/docs/pautas_digitalizacion.pdf
• DIRECTRICES DE DIGITALIZACIÓN. En línea: septiembre 14 de
2012