El documento describe el proceso de digitalización de documentos para su almacenamiento y uso por las empresas. Explica que la digitalización permite reducir costos almacenando la información de manera electrónica en lugar de física. Detalla las etapas como la depuración de documentos, escaneo, rearmado digital e indexación para permitir búsquedas. Señala que la digitalización trae ventajas como menor espacio requerido y acceso remoto a la información.

3. TABLA DE CONTENIDO

4. Con este trabajo queremos realizar una mirada a la
digitalización como instrumento de las nuevas
tecnologías, en la implementación de mecanismos, que
ayuden a las empresas en el almacenamiento de la
información.
Esta, sin lugar a dudas, es una solución
inteligente para reducir costos y equipos,
disminuyendo espacios y permitiendo
que la información a través del tiempo
permanezca viva y dinámica para
optimizar los procesos empresariales.

8. 2. ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?
La digitalización inicia con una
depuración de documentos, quitando
elementos de sujeción que obstaculicen
el paso por el escáner, el cual capta a
través de una lectura óptica con un sensor los
puntos que componen una imagen y los
transforma en ordenador de bits.

9. Los documentos físicos pasan al proceso
de rearmado en el que se integra el expediente
como estaba originalmente.
El resultado de la digitalización
es el archivo digital, el cual
pasa a ser documental para su consulta
y búsqueda de información, donde
se puede enviar por correo electrónico o
comprimirlo.

10. Los avances y reformas de los equipos
informáticos cada día facilitan más las
comodidades en la vida laboral.
Para digitalizar imágenes analógicas, únicamente
es necesario un escáner y un software
específico para poder disfrutar de nuestras
fotografías o almacenar textos en el disco duro
de nuestro ordenador.

11. Digitalizar es el proceso que permite convertir una señal
analógica en una digital. Para realizar el proceso, en
primer lugar se crea un mapa de la imagen haciendo
una división del espacio a modo de cuadrícula de
puntos, llamados pixeles.
Cada pixel lleva asociada la información referente al tono y
la luminosidad, representada por un código binario.
Los datos binarios son almacenados en una secuencia
comprimida que el ordenador reproduce como analógica
para visualizar la imagen o imprimirla.

12. INDEXACIÓN (Grabación de datos)
En esta fase lo que se hace es grabar una
información acordada previamente con el
cliente a la imagen del documento
digitalizado, de forma que permita una
búsqueda sencilla por diferentes criterios.

15. 3. ¿Qué información se puede digitalizar?
Los documentos, planos, libros, fotos, mapas,
encuadernados, negativos, expedientes
médicos, archivo inactivo, expedientes
de personal, de crédito, escrituras,
documentos jurídicos, etc.
Existen diferentes formas de digitalizar
información, generalmente depende del
tipo de información, por ejemplo, una
fotografía en papel suele digitalizarse
empleando un escáner.

16. En cambio el sonido suele
digitalizarse empleando un
micrófono, que lo trasmite a la
placa de sonido, donde se
digitaliza.
En cuanto a los documentos de texto en
papel, suelen digitalizarse empleando
Sistemas OCR, que reconoce los símbolos
escritos y los convierte en
caracteres editables en la
computadora.

17. PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
“DIGITALIZAR NO CONSISTE EN HACER
SIMPLEMENTE UNA FOTOCOPIA”

18. 4. ¿Qué tecnologías se emplean para la
digitalización?

24. Al momento de digitalizar un documento se deben
considerar distintos aspectos: si son documentos
en hojas sueltas o encuadernados y sus
dimensiones, tipos y cantidad. Esto define:
* El tipo de escáner a utilizar.
* La manera de utilizarlo.
* Los tiempos para realizar la tarea.
* Se debe considerar si necesitamos una
reproducción digital del documento, como una
copia fiel y que se pueda leer y apreciar hasta en
sus más pequeños detalles, o si es suficiente una
imagen del aspecto general del documento para
que sirva como referencia.

25. * Debemos también considerar si necesitamos
una reproducción en colores o es suficiente
con una en blanco y negro (esta decisión
influye sobre el tamaño del archivo final).
* Si el documento requiere - antes de su
digitalización - algún tratamiento previo de
restauración.
* Un aspecto muy importante a tener en cuenta
es la resolución (cantidad de píxeles por
pulgada) con la cual digitalizaremos el
documento.

27. 5.1 De mano:
Estos dispositivos son muy económicos y
prácticos.
Normalmente poseen su propia tarjeta, en caso
que no sea así, pueden ser conectados a las
impresoras de la computadora.
Su resolución es muy baja, como máximo
cuatrocientos PPP.
Para obtener buenos resultados
es necesaria mucha práctica.

28. 5.2 Digitalizadores de video:
Estas son usadas con el fin de crear
documentos que posean aplicaciones
informáticas. Es por ello que fueron
producidas las tarjetas que poseen la
capacidad de digitalizar imágenes.
Además dichas tarjetas tienen
la competencia de convertir
imágenes, sin importar cual
sea su fuente, en imágenes
electrónicas analógicas.

29. 5.3 De tambor:
Estos dispositivos son
generalmente usados en el ámbito
profesional ya que pueden alcanzar una
gran resolución, hasta cuatro mil PPP.
Esto es posible ya que las
imágenes son tomadas punto
por punto.

30. 5.4 Plano:
También conocidos como escáner de
mesa, son los que más se usan.
Normalmente son
usados con el fin de
captar textos e imágenes
pero también pueden captar
objetos de tres dimensiones.
Pueden ser clasificados en:
doméstico, profesionales y
semi-profesionales.

31. 5.5 Cámaras:
Las cámaras digitales también suelen ser
consideradas como un tipo de escáner ya
que hacen uso de la misma tecnología,
los CCD.
Su resolución depende en gran
parte de la función que cumpla.

32. 5.6 De transparencias:
Esta función también puede ser realizada
por escáneres de tipo plano, sin embargo
existen estos dispositivos especializados.
Son empleadas para captar
películas trasparentes,
siendo estos en blanco y
negro o a color, positivo o
negativo.

33. Existen otros que no son incluidos en estas
clasificaciones:
Identificación: a partir de las
técnicas biométricas y la
utilización de escáneres
es posible identificar a las
personas que por ejemplo son
autorizadas a acceder a un
determinado lugar.
Usualmente son utilizados
escáneres que reconozcan las
huellas digitales, o determinadas partes del
ojo como la retina o el iris.

34. Código de barras:
Generalmente son utilizados en
supermercados. Su fin es reconocer el
código de un determinado producto
para poder digitalizarlo
en la computadora.

35. De cuerpo:
Permiten acceder a imágenes del
cuerpo para detectar alguna
irregularidad.
Estos escáneres son muy usados en
aeropuertos o lugares equipados con
alta seguridad

36. Cuando hablamos de digitalización
documental nos referimos a la
implementación de programas de gestión
documental. Un Software de
administración de contenidos donde se
almacena toda información
correspondiente a cualquier tipo de
empresas de sector público o privado.

37. Sin embargo, no estará de más
referirse a algunas ventajas
específicas de la digitalización, que
se hacen notar particularmente en la
capacidad de servicio de centros de
información y en el trabajo de los
usuarios:

38. A la hora de analizar el papel que la
digitalización cumple en la actual
“sociedad de la Información”, no sería
posible producir información digital y, por
ende, no tendríamos colecciones
digitales, bibliotecas digitales ni tampoco
un recurso actualmente utilizado en su
trabajo y entretenimiento cotidiano por
millones de personas: Internet.

39. * El texto digitalizado es más fácil de almacenar .
* El costo por mantener gran cantidad de documentos
dentro de un espacio físico puede ser mayor que
guardarlos de manera electrónica
* Hay reducción de espacio.
* Da origen a una forma de conocimiento
y catalogación distinta.

40. * Una persona que encuentra un documento digitalizado tiene mayores y
mejores posibilidades para consultarlo y manejarlo al contrario de los
textos impresos.
* El contar con una representación digital del documento original permite
la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable
deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de
archivar los originales de manera protegida.
* Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni
pierden calidad con el paso del tiempo.
* Disminuye el tiempo profesional invertido en la búsqueda y traslado
de documentos y los gastos de impresión.
* Facilita significativamente la diseminación de
los materiales reunidos.

41. * Para efectos de distribución masiva de información, se cuenta
también con la posibilidad de almacenar esta información en CD-
ROM, Dvd o difundirla por conducto de una red programada.
* Evita el almacenamiento de grandes cantidades de papel y, con ello,
facilita un mejor aprovechamiento del espacio físico y la eliminación
de costos directos y ocultos.
* Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
* Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran
cantidad de usuarios.
* Incremento en la productividad del personal.

42. Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier
documento electrónico, sistemas y aplicaciones
diversas o bases de datos, a diferencia del papel.
Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver
los documentos para los que están autorizados

43. En el Código Fiscal de la Federación del año 2000, se
establecen las reglas para reconocer los documentos
digitalizados o microfilmados en igualdad de los físicos,
complementando las reglas en la Miscelánea Fiscal de ese
mismo año.
El 29 de agosto 2003 se publican las reformas en materia de
firma digital, digitalización de documentos y discos ópticos.
El 25 de noviembre del 2003 se publican las disposiciones para
microfilmación o grabación de libros y registros y
documentos

44. El 5 de enero del 2004 se publican las relativas al Código
Fiscal de la Federación, que señalan las disposiciones
en materia de firma digital para la presentación de
documentos fiscales como opcionales para el ejercicio
2004, estas disposiciones serán obligatorios para el
2005.

45. REQUISITOS AL DIGITALIZAR DOCUMENTOS
CON VALIDEZ FISCAL:
- Firma y almacenamiento por un tercero confiable
(Fedatario Público)
- Cumplimiento de la NOM 151-SCFI-2002
- Almacenamiento seguro y no modificable
- Etiquetas con Registro Federal de Contribuyentes
(RFC), y todos los datos de referencia
- Sistema de búsqueda ágil que permita las
búsquedas

46. Los documentos digitalizados
se vuelven documentos
electrónicos que los cobija la
misma legislación y estándares
mundiales que dan seguridad a
la información, como son el ISO 27001:2005,
entre otros.

47. La digitalización de documentos nos brinda la
seguridad de poder acceder a ellos de forma ágil,
rápida y segura, además de ser multiusuario, sirviendo
de garantía de conservación a un documento original.
“Con el fin de dar una validez legal al proceso de
digitalización y de cumplir con la normativa existente
en temas como la compulsa o las creaciones de copias
auténticas de documentos originales en papel, puede
aparecer la necesidad
de firmar los documentos resultantes de la
digitalización”.

48. Cada día se hace necesario que la digitalización de
documentos sea implementada debido a que los más
valiosos documentos suelen estar impresos en papel.
Muchos de ellos son antiguos, algunos estropeados por el
tiempo y el uso, o con problemas de conservación. Su
digitalización va a suponer un gran esfuerzo, pero también
será un gran beneficio para la sociedad.
Vale entonces la pena resaltar que el soporte digital es
compatible con sus dos máximos intereses: la
disponibilidad de la información y la preservación de los
originales.

49. La implementación de la digitalización a través de
las nuevas tecnologías informáticas y de manejo de
la información, traerán múltiples ventajas a las
empresas y una mayor eficiencia en sus procesos
internos.
Estas son algunas de las alternativas que le
ayudaran a las empresas a alcanzar o mantener sus
procesos de calidad, al contar con la información
disponible en todo momento a tan solo un clic y
poderla integrar a los programas informáticos o
páginas web.

50. Digitalización
http://www.docsolutions.com.mx/es/soluciones/servicios/digitalizac
ion.html
Digitalización de grandes volúmenes de documentos
http://www.herrera.unt.edu.ar/revistacet/anteriores/Nro28/PDF/N2
8Doc03.pdf
Digitalizar
http://tecnonoticiaspr.com/index.php?option=com_content&view=arti
cle&id=41:digitalizar&catid=14&Itemid=148
Digitalizar documentos: la biblioteca virtual
http://www.quesabesde.com/camdig/articulos.asp?articulo=165
Guía par digitalizar documentos
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.p
df

51. Impuestos en México:
http://losimpuestos.com.mx/inscripcion-rfc/
Marco legal digitalizaciones en México:
http://www.decmexico.com.mx/marco_legal.html
Metodología de Digitalización de Documentos
http://www.zuzenean.euskadi.net/s68-
contay/eu/contenidos/informacion/modelo_gestion_documental/eu_
modgesdo/adjuntos/Metodolog%C3%ADa%20de%20Digitalizaci%C3
%B3n%20de%20Documentos.pdf
Tipos de escáner:
http://www.tiposde.org/informatica/584-tipos-de-
escaner/#ixzz2OBUNVUJu