Reunión 03 de 11 - LILACS-Express: revisión e indización de registros por los CC Fecha 06/06/2017 Participantes: Coordinadores nacionales LILACS Objetivo: Presentación de status y flujo de trabajo de LILACS-Express, enfocando la entrada de los editores LILACS en la iniciativa.

1. LILACS-Express: revisión e
indización de registros
Reunión de Coordinación
3ª Sesión – 06 de junio de 2017

2. Agenda
• Resultados de la sesión para Editores LILACS-Express
• Roles de los coordinadores y centros cooperantes
• Status de registros LILACS-Express
• Flujo de trabajo de registros LILACS-Express
pendientes de revisión e indización
• Flujo de trabajo de control de calidad de los registros
• Informe 03 – Registros pendientes LILACS-Express

3. Resultados de la sesión para Editores
LILACS-Express
• 68 conexiones
• 44 respuestas
• 8 países: CL, CO, EC, HN, PA, PE, PY, VE
• 33 revistas

4. Roles de los Coordinadores
– Monitorear el status de las revistas en LILACS
• Chequear puntualidad
• Mantener la cooperación con LILACS actualizada
• Informar BIREME los cambios en la revista
– Monitorear la calidad de los datos registrados
– Apoyar a los CC y editores en la actividades de
cooperación con LILACS y base nacionales
– Mantener BIREME informada de los logros,
dificultades y desafíos de la cooperación

5. Roles de los Centros Cooperantes
– Revisar la descripción bibliográfica
– Hacer indización temática de los artículos
– Mantener la calidad de los datos de los registros
de LILACS

6. Status de registros LILACS-Express
País Registros LILACS-Express
Argentina 2.939
Bolívia 851
Brasil 60.199
Chile 3.670
Colômbia 10.822
Costa Rica 391
Cuba 10.790
Estados Unidos 324
Guatemala 1
Honduras 41
Jamaica 18
México 2.856
Paraguai 63
Peru 615
Porto Rico 43
Uruguai 597
Venezuela 2.832
Total 97.052

7. Monitoreo de registros LILACS-Express
pendientes de revisión e indización
Artículos incluidos con status LILACS-Express
• Cosecha de datos de SciELO
• Carga por Editores LILACS-Express
Hacer monitoreo del status de las revistas en LILACS
• Generar el informe registros LILACS-Express por revista en FI-Admin
• Bajar el archivo en formato CSV
• Dividir por país considerando el código del CC
• Contactar los CC para continuidad del trabajo de cooperación
• Hacer monitoreo del status de cooperación
Información detallada de como trabajar con el archivo CSV generado por el FI-Admin, acceder:
Trabajando con los archivos en el formato CSV generado por los informes del FI-Admin

8. Entrada de CC en FI-Admin para
LILACS-Express
Chequear el CC responsable por la indización de la revista
• Identificar el código del CC en el informe de revista LILACS-Express generado en FI-
Admin o chequear en el Portal de Revistas en Ciencias de la Salud
• Chequear el contacto del CC en el Directorio de la Red BVS
• Chequear con el Centro el status de contribución para LILACS y solicitar datos de
usuarios personales (Nombre completo y correo electrónico) para creación en BIREME
Accounts
Incluir el CC en el BIREME Accounts
• Incluir el código del CC en la red de su pais
• Crear usuario personal con perfil básico
• Incluir permisión de acceso a la fuente de Registros Bibliográficos, con perfil
Documentalista
• Informar CC acerca de la creación y necesidad de configuración de clave con enderezo
de FI-Admin y orientaciones: Procedimiento de revisión de descripción e indización
de revistas LILACS-Express en el FI-Admin

9. Monitoreo y control de calidad de la
contribución
3. Hacer monitoreo de contribución en FI-Admin
• Acceder al menú “Todos registros”
• Buscar por el título abreviado de la revista, sin punto final. Ej.: Arq. bras. med. vet.
Zootec
• Chequear si la contribución está puntual
No necesariamente los últimos registros son los más recientes. Chequear las próximas
paginas en el sistema, si necesario
Control de calidad de la revisión e indización en FI-Admin
• En la misma búsqueda, acceder por muestreo a los registros que están publicados
• Chequear si los campos están de acuerdo con Metodología LILACS
• Enviar feedback a los CC si hay problemas de adopción de la metodología
• Después del monitoreo del CC y si hay un usuario que ya utiliza el sistema con
seguridad y calidad de datos, puede-se cambiar este único usuario para el perfil Editor
y el vá a ser responsable por hacer todos los cambios necesarios

10. Principales aspectos a observar en el
control de calidad de los registros
• El registro está seleccionado para LILACS y Base
nacional o Temática
 Nunca excluir bases ya seleccionadas
• La afiliación institucional de los autores está
completa?
• Hay enlace al texto completo?
• Los campos de título, palabras clave y resumen
están correctos? Incluye la identificación de idioma?
• La indización cumple con reglas de Metodología
LILACS?

11. Informe 03 – Registros pendientes LILACS-Express
Hacer el monitoreo de registros pendientes de revisión de
descripción bibliográfica e indización temática de las revistas
LILACS-Express. Las tablas con el diagnóstico de registros
pendientes están en las carpetas de cada país en Google Drive
Tarea:
– Evaluar la tabla identificando cuales CC deben ser contactados
– Informar los CC acerca de los registros pendientes de revisión e
indización (status LILACS-Express)
– Solicitar los datos de los profesionales que van a realizar la actividad
– Crear usuarios personales para los CC en BIREME Accounts
– Apoyar a los CC sobre el proceso de revisión e indización de los registros
– Realizar el control de calidad de los registros ya publicados

12. Importante!
# Fecha Tema Entrega de
Tareas
1 10 mayo Presentación inicial - el contexto 16 mayo
2 16 mayo Inclusión Registros LILACS-Express (SciELO y Editor) 30 mayo
3 06 jun Revisión e indización de registros LILACS-Express 20 jun
4 27 jun Creación de usuarios para FI-Admin 11 jul
5 18 jul Criterios de selección de revistas 01 ago
6 08 ago Proceso de selección de revistas 22 ago
7 29 ago Actualización del status de las revistas indizadas en
LILACS
12 set
8 19 set Actualización de datos y registros de nuevos de
Centros Cooperantes
03 oct
9 10 oct Migración de base de datos al FI-Admin 24 oct
10 31 oct Flujo de contribución con LILACS después de la
migración
14 nov
11 21 nov Por definir de acuerdo con la indicación del Grupo 5 dic

13. Dudas?
Grupo Coordinadores LILACS
• https://groups.google.com/forum/#!forum/coord-lilacs