Documentos O365 y SharePoint
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El documento presenta las diferentes opciones de Microsoft 365 y SharePoint para el manejo de documentos, incluyendo Teams, OneDrive, sitios modernos de comunicación y SharePoint. SharePoint puede usarse como un sistema de gestión de documentos proveyendo funciones como clasificación, permisos, versión, búsqueda y flujos de trabajo. Sin embargo, tiene limitaciones como reglas de archivo, límites de objetos y cumplimiento con normas principalmente anglosajonas.
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- 4. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Historia… Papel Fichero DMS Colaborativo Social 1970 1980 1990 2000 2010
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- 12. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Proyectos / necesidades business típicas para un sistema de gestión de documentos • Digitalización de flujo de papel (mail, facturas, etc.) • Historicos Reglementarios • Documentación técnica • Proyectos • Documentos relacionados con procesos / procedimientos, formularios … Todos los procesos maduros
- 13. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Punto de atención con SharePoint Documento = Archivo + Propiedades (+ versiones) No hay archivos adjuntos ni “renditions”
- 14. SPS Bogota 25 Augusto 2018 SharePoint como DMS Highlight Classification Permissions Check In/Out Email alerts Bookmarks History Lifecycle Rendition Composites Search Workflows Storage Archiving Restore
- 15. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Reglas de archivo • Caracteres prohibidos # % ? • Formatos de archivo no autorizados • URL longitud (260 characters max) • No documentos vacíos(0 byte) • Tamaño máximo de archivo (10 Gb)
- 16. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Limitaciones • Hasta 5 000 documentos en la misma vista • Hasta 5(0) 000 security scopes per biblioteca de documentos • Hasta 30 000 000 documentos per biblioteca de documentos • Max 2000 subsitios / colección de sitios • Ubicación de almacenamiento (para fines legales) • Para colecciones de sitios OnLine... almacenamiento agrupado (25Tb +)
- 17. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Límites por versión
- 18. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Localización y normas • Almacenamiento enBrazil/Chile (?) • Normas internacionales y normas: • Piensa en O365 Compliance Center
- 19. SPS Bogota 25 Augusto 2018 SharePoint como DMS Highlight Classification Permissions Check In/Out Email alerts Bookmarks History Lifecycle Rendition Composites Search Workflows Storage Archiving Restore
- 20. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Organización de información clásica de SharePoint
- 21. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Seguridad clásica de SharePoint Users are grouped in SharePoint Groups. Security is by default set at site collection level. SharePoint Groups can also use LDAP groups.
- 22. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Seguridad clásica de SharePoint Permissions level are granted to SharePoint Groups : - Read - Contribute - Full Control By default, all SharePoint artefact inherits security permissions from his parent (Sub-site inherits from collection, etc.). Administrators can break inheritance at any level : - Sub site - Document Library / List - Folder / Document Set - Document / List Item Keep security plan as simple as possible. Avoid security by folder or document. Why ? - Administrator workload - Unmanageable -> security leak - Performance issues if more than 50 000 security scopes by list
- 23. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Comparado con clásicos DMS • Sin permisos relacionados con el tipo de contenido • Sin permisos basados en metadatos • Sin permisos en los metadatos del documento
- 24. SPS Bogota 25 Augusto 2018 SharePoint como DMS Highlight Classification Permissions Check In/Out Email alerts Bookmarks History Lifecycle Rendition Composites Search Workflows Storage Archiving Restore
- 25. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Caracteristicas • Periodo de retención • « In place » document hold (Records InPlace) • Records mass storage (Records Center) ISO 15489 obediente • Case management con integradoeDiscovery (SharePoint, Exchange, Lync, FileSystems)
- 26. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Limitaciones • Obediente con anglo-saxon normas, no « europeo » (Moreq, eiDAS) • Archivo localización (país)
- 27. SPS Bogota 25 Augusto 2018 SharePoint como DMS Highlight Classification Permissions Check In/Out Email alerts Bookmarks History Lifecycle Rendition Composites Search Workflows Storage Archiving Restore
- 28. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Workflows • Workflows estándares • Proceso personalizado : SharePoint Designer • Pequeño proceso individual : Flow • Formulario personalizado: Infopath • Mobile app : Power Apps • Custom actions : Visual Studio
- 29. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Puntos de atención • Sin bucles • Archivos adjuntos al workflow • Sin mecanismo de delegación
- 30. SPS Bogota 25 Augusto 2018 SharePoint como DMS Highlight Classification Permissions Check In/Out Email alerts Bookmarks History Lifecycle Rendition Composites Search Workflows Storage Archiving Restore
- 31. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Y tambien • Compartir datos (Noticias, calendario, tareas, Wiki, …) • 100% Office integrado • Integrado publishing (portal, branding) • Multimedia bienes • Motor de búsqueda totalmente integrado • Integrado ESN • Integrado BI
- 32. SPS Bogota 25 Augusto 2018 Tenga en cuenta • DMS SI y aún más! • Mantenga las reglas de permisos simples y estúpidas (impacto en la arquitectura de la información) • Si es necesario, reemplace el motor de workflow o espere las evoluciones del flujo. • Tenga cuidado con los caracteres especiales en los nombres de archivo • Límites de volumetría que afectan la arquitectura de la información
- 33. SPS Bogota 25 Augusto 2018 SharePoint es Content management service de O365 SHAREPOINT Teams OneDrive Groups Planner Yammer
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- 36. SPS Bogota 25 Augusto 2018 @SP_twit