Es un software especializado en la nube para: Almacenar y rastrear documentos electrónicos o documentos digitalizados, así como para la correcta distribución de los mismos en una organización, apoyando al programa de gestión documental, facilitando la consulta. La estandarización, ejecución y seguimiento de procesos corporativos. Generación y seguimiento de tareas. Planificación y ejecución y elaboración de actas de reuniones. Todo buscando optimizar los recursos disponibles.

1. - Presentación de producto -
Contacto: info@jpicadoyasociados.com
Más en: http://jpicadoyasociados.com
Cloud for Business

2. Quiénes somos
Tecnologías de
la información
• Consultoría
• Desarrollos a la
medida en la nube
• Hosting en la nube
Experiencia:
• Área comercial
• Área de servicios
• Área financiera
Firma regional
de
investigación
y desarrollo
con
experiencia
internacional
• Costa Rica
• México
• España
JPicado & Asociados Consultoría SA

3. Nuestros Servicios
Consultoría especializada
• Tecnologías de la Información
Desarrollo de sistemas
• Aplicaciones orientadas a integración
• Aplicaciones multiplataforma - multidispositivo (Web)
• Aplicaciones nativas (Desktop - Mobile)
• Actualización / Migración de sistemas
Outsourcing (personal técnico)
Productos propios
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4. Cloud for Business
¿Qué es JPCloud?
Es un software especializado en la nube para:
• Almacenar y rastrear documentos electrónicos o documentos
digitalizados, así como para la correcta distribución de los
mismos en una organización, apoyando al programa de gestión
documental, facilitando la consulta.
• La estandarización, ejecución y seguimiento de procesos
corporativos.
• Generación y seguimiento de tareas.
• Planificación y ejecución y elaboración de actas de reuniones.
Todo buscando optimizar los recursos disponibles.
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5. JPCloud: Problemática
¿Qué resuelve JPCloud?
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6. • Mejorar el acceso compartido a documentos a
partir de su almacenamiento ordenado en la nube.
• Estandarizar y permitir un mejor seguimiento de
los procesos corporativos y tareas.
• Facilitar el seguimiento de reuniones
Desarrollado en Costa Rica.
Demo: https://youtu.be/-fJE7BvRRZo
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JPCloud: Problemática
Objetivo de JPCloud

7. JPCloud: Beneficios
Conformidad
• Conocimiento y control sobre
los reglamentos, normas y
leyes.
• Estandarización de procesos
Seguridad
• Acceso controlado a las funciones
del sistema.
• Backups de la información.
Mayor eficiencia
• Mis procesos no finalizados
siempre visibles.
• Localizar los documentos más
rápido.
Reducción de costos
• Optimización de recursos.
• Menos uso de papel y espacio de
almacenamiento.
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8. JPCloud: Gestor documental - Carpetas
Estructura jerárquica virtual (definida en la base de
datos, permitiendo un acceso mucho más rápido que
sobre el sistema de ficheros)
Tipos:
• Carpetas públicas: visibles por todos los usuarios.
• Carpetas privadas: se define en cada una permisos
de lectura y escritura para cada usuario.
Opciones:
• Definición de carpetas que sólo pueden contener
carpetas o documentos.
• Carpetas buzón: pueden recibir documentos de
usuarios que no tienen acceso a la misma.
Búsqueda: opción para localizar rápido una carpeta
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Definición

9. JPCloud: Gestor documental - Carpetas
• Ágil navegación
entre carpetas.
• Durante la sesión
recuerda la última
carpeta visualizada
• Acceso a búsqueda
de carpetas y mis
documentos
favoritos
Vista jerárquica carpetas
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10. JPCloud: Gestor documental - Carpetas
Vista jerárquica carpetas
Búsqueda rápida de
carpetas
Mis documentos
favoritos
siempre al
alcance
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11. JPCloud: Gestor documental - Carpetas
Información carpeta
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12. JPCloud: Gestor documental - Documentos
Archivos que se cargan al sistema.
Su visibilidad se basa en la carpeta que los contiene.
Características:
• Versiones: Generación automática de nuevas
versiones de cada documento al actualizar su binario.
• Seguimientos: posibilidad de agregar seguimientos
• Fechas: control de varias fechas relacionadas con el
ciclo de vida del documento.
Opciones:
• Favoritos: cada usuario puede seleccionar sus
documentos favoritos para facilitar su localización.
• Búsqueda: opción para localizar un documento
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Definición

13. JPCloud: Gestor documental - Documentos
• Título
• Alcance
• Contenido
• Productor
• Código
referencia
• Carpeta
• Supervisor
• Fecha
• Etiquetas
Información documentos
Vencimiento:
• Fecha
• Descripción
Remisión:
• Fecha
• Descripción
Carga
documento:
• Usuario
• Fecha
Ubicación física:
• Sector
• Estante
• Caja
• Otras
indicacionesHistóricos:
• Versiones
• Cambios de
carpeta
• Descargas
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14. JPCloud: Gestor documental - Documentos
Información documentos
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15. JPCloud: Gestor documental - Documentos
Información documentos
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16. JPCloud: Gestor documental - Documentos
Búsqueda de documentos
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17. JPCloud: Procesos - Definición
Catálogo de procesos:
Definición de procesos (workflows) corporativos. Los
procesos se dividen en etapas, las cuales definen su
duración y tareas a realizar.
Los procesos están compuestos por:
• Encabezado: nombre, duración prevista, descripción,
estado, supervisor y ejecutor.
• Etapas: cada uno de los pasos a realizar durante el
proceso.
• Ejecuciones: cada ejecución del proceso.
Las etapas están compuestas por:
• Encabezado: orden, nombre, duración prevista,
descripción, estado, supervisor y ejecutor.
• Documentos: documentos relacionados con la etapa.
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18. JPCloud: Procesos - Definición
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Encabezado
Etapas
Ejecuciones

19. JPCloud: Procesos - Ejecución
Partiendo de los procesos definidos en el catálogo, se
puede iniciar y dar seguimiento a procesos operativos.
La ejecución de un proceso consiste en ir ejecutando
cada una de sus etapas en orden.
Se puede añadir seguimientos tanto a las ejecuciones de
los procesos como a cada una de sus etapas.
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20. JPCloud: Procesos - Ejecución
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Encabezado
Etapas

21. JPCloud: Procesos – Ejecución - Etapa
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Cada etapa, además de contabilizar su tiempo entre
“Iniciada” y “Finalizada” acumula su tiempo total asignada
como ”Etapa actual” en la ejecución del proceso.

22. JPCloud: Reuniones
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El módulo de reuniones va a permitir organizar tus reuniones, y
completar toda su información.
Etapas de una reunión:
• Planificar la reunión: organizador, asistentes, asunto,
descripción, lugar, fecha y hora (reunión “Pendiente”).
• Generar orden del día: definir cada punto a tratar en la
reunión (reunión “Pendiente”).
• Realización de la reunión (reunión “En curso”, ya no puede
modificarse su información de la planificación).
• Elaboración del acta: Cada uno de los puntos del orden del
día tiene un estado, un informe de ejecución y un listado de
próximas acciones (reunión ”En curso” o “Elaboración acta”.).
• Aprobación del acta (una vez aprobada se considera la
reunión finalizada).
Una vez planificada una reunión es posible añadir seguimientos
a la propia reunión, y a cada uno de sus puntos en el orden del
día.
*En desarrollo

23. JPCloud: Características generales
•Acceso
multidispositivo y
multiplataforma
Rápida
implementación
Muy fácil de
utilizar
Interfaz amigable Control
Almacenamiento
seguro de la
información
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24. Contacto: info@jpicadoyasociados.com
Más en: https://jpicadoyasociados.com