Presentación de Adapting en la Jornada Técnica 'Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestión Documental'. En la Universidad del Norte de Barranquilla, Colombia. Organizada por Adapting, Universidad del Norte, Alemsys, ASP Solutions, Cámara de Comercio de Barranquilla

1. JORNADA TÉCNICA 12-11-2010:
Nuevas herramientas tecnológicas de Gestión
Documental: Necesidad y Oportunidad
Rubén Lafuente
Director I+D y Producto
Noviembre 2010

2. Índice ponencia
1. Definición de conceptos
2. Normatividad colombiana e internacional
3. Requisitos de un SGD para entornos
empresariales
4. Cómo implantar un SGD
5. Casos de éxito en diversos sectores
6. Beneficios de implantar un SGD
7. Demo “live” del producto

3. 1. Conceptos del área de gestión documental
Enumerar conceptos manejados en el área
Explicar la relación entre dichos conceptos
Nombrar algunas entidades clave

4. 1.1 Enumeración de conceptos

5. 1.2. Explicación de conceptos
DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de
Gestión Documental.
ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de
Gestión de “Records”.
CMS: Content Management System o Sistema de Gestión de
Contenidos.
BPM: Business Process Management o Gestión de Procesos de
Negocio.
CRM: Customer Relationship Management o Gestión de las
Relaciones con Clientes.
ERP: Enterprise Resource Planning o Gestión de Recursos
Empresariales.
Business Intelligence (BI): Inteligencia Empresarial o
Inteligencia de Negocio. Relacionada con “Data Mining”.
ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos
Empresariales.

6. 1.3. Algunas entidades clave
Contenido: pieza de información almacenable
electrónicamente.
Documento
“Record” (evidencia)
Metadatos
Carpeta
Expediente
Firma electrónica
Factura electrónica
Digitalización certificada
Workflow (flujo de trabajo)

7. 1.3.1. Esquemas y metadatos
FORMATOS DE METADATO:
Correo electrónico
Dirección web
Fecha
Fichero
Imagen
Lista maestra
Listado
Moneda
NIF
Núm. Decimal
Núm. Entero
Campo SÍ/ NO
Tabla
Texto corto
Texto largo
Video
……
PROPIEDADES ESPECIALES:
Buscable/ indexable
Obligatorio o valor por defecto
Visible por/ Editable por
Destacado
LISTAS MAESTRAS

8. 1.3.2. Estructura de documentos

9. 1.3.3. Ciclo de vida de documentos
DEFINICIÓN DOCUMENTO:
Contenido principal del gestor documental.
Los documentos están clasificados por tipo documental.
El anexo principal determina formato y esencia del documento.
BORRADOR DOCUMENTO RECORD ARCHIVO

10. 1.3.4. Expedientes
DEFINICIÓN EXPEDIENTE:
Carpetas con estructura
predefinida
Documentos esperados se
rellenan con docs. reales o
con referencias a docs.
externos
Expedientes vivos o
muertos (control de avance)
A cada tipo es posible
asignar un “workflow”
diferente

11. 1.3.4. Protección de contenidos
MÉTODOS DE PROTECCIÓN:
Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales
Mecanismos presentes en ABOX:
Declaración de records (evidencias)
Cierre de expedientes
Cierre de carpetas
Cierre fiscal (certificado)
Opciones de retención, liberación y
destrucción
Área de gran interés y normatividad

12. 1.3.5. Dispositivos de captura
CAPTURADORAS:
Maximizan la productividad del empleado
Webservices de captura
Reducen “gap” entre tareas normales de oficina y gestor
documental
abox
(API WS)
HotOffice:
•WordToAbox
•ExcelToAbox
•OutlookToAbox
•SendToAbox
•HotPrinter
HotFolder /
HotScan
HotMailbox
eFactura 2.0

13. 1.3.6. Definición de workflows
ELEMENTOS DE UN WORKFLOW:
Estados
Transiciones
Guardas o requisitos
Acciones
Estado intermedio Estado intermedio
Guarda
Guarda
Estado inicial
Guarda
Guarda
Estado final
Guarda
Guarda
WORKFLOW
GENÉRICO
AccAcc
AccAcc
AccAcc

14. 2. Normatividad colombiana e internacional
Normativa colombiana de Archivística
Normativa internacional sobre records electrónicos
Integración con legislación empresarial, p.ej. e-factura

15. 2.1. Normatividad colombiana de Archivística
Procedente de normas para papel
Normatividad desde 1900
Ordenamiento caótico y muy diverso
Dificultad de aplicación a nuevas tecnologías

16. 2.2. Requisitos de un Programa de Gestión
Documental (PGD)
1. Producción
documental
2. Recepción de
documentos
3. Distribución de
documentos
4. Trámite de
documentos
5. Organización
de documentos
6. Consulta de
documentos
7. Conservación
de documentos
8. Disposición
final de
documentos

17. 2.2.1. Producción documental
Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia.
Define formatos y medios de producción.
Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).
Se encarga de la normalización de la producción documental.

18. 2.2.2. Recepción de documentos
Operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica.
Actividades:
Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y
registro

19. 2.2.3. Distribución de documentos
Actividades tendentes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario .
Actividades:
Distribución de documentos externos/ internos
Envío y distribución de documentos a destinatarios

20. 2.2.4. Trámite de documentos
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el
trámite oportuno de las comunicaciones.
ACTIVIDADES:
Recepción de solicitud o trámite
Preparación y envío de respuesta

21. 2.2.5. Organización de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos
ACTIVIDADES:
Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)
Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)
Descripción documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Descripción según ISAD(G):
1. Área de identificación
2. Área de contexto
3. Área de contenido y estructura
4. Área de condiciones de acceso y uso
5. Área de documentación asociada
6. Área de notas
7. Área de control de la descripción.

22. 2.2.6. Consulta de documentos
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
ACTIVIDADES:
1. Formulación de la consulta
2. Estrategia de búsqueda
3. Respuesta a consulta

23. 2.2.7. Conservación de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos
ACTIVIDADES:
Protección de los documentos
Suministro de equipos de archivo y sistemas de
almacenamiento de información
Implantación de un Sistema Integrado de Conservación

24. 2.2.8. Ciclo de vida de documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO

25. 2.2.9. Disposición final de documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
ACTIVIDADES:
Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).
Selección documental (selección para conservación total)
Digitalización/ microfilmación
Destrucción de la documentación (acta expurgo)

26. 2.3. Normativa internacional ERMS
Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu) “Model Requirements for
the Management of Electronic Records”, Unión Europea
(documento y anexo).
Guías Moreq2010 (en desarrollo)
Normas ICA International Council on Archives: “Principles and
functional requirements for Records in Electronic Office
Environments” (3 documentos) (http://www.ica.org).
DoD 5015.2-STD, "Design Criteria Standard for Electronic
Records Management Software Applications," November 1997,
Departamento de Defensa, USA.
(http://www.archives.gov/records-mgmt)

27. 2.4. Evolución normativa = tecnológica
Papel
Electronic
Records
Empresa
sin papeles
Certificación de
productos software
Años 1990-2010Siglo XX Desde 2003…

28. 2.5. Ampliación de criterios !!!
LA
EMPRESA
SIN
PAPELES
Archivística
(papel)
Hardware
(servidores y
almacenam.)
Comunicacio
nes
(internet)
Software de
gestión
empresarial
Usuario
(facilidad
de manejo)

29. 2.6. Normativa española sobre facturación
electrónica
Impulso legal: “apagón del papel” (2015?)
Aceptación por la Agencia Tributaria:
-Firma electrónica reconocida (desde 1999)
-Factura electrónica regulada (desde 2003)
Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):
- Obliga al uso de la factura electrónica
- Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)
- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP
Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):
- Recibida de proveedores (en papel)
- Impresión de factura electrónica

30. 2.7. Normativa colombiana sobre facturación
electrónica
Decreto 1929 de Mayo de 2007
Modifica aspectos esenciales de leyes anteriores
Resolución de la DIAN No.14465 de 28-11-2007
Especifica características y contenido técnico
Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas,
cumpliendo un protocolo de:
-Acuerdo previo entre las partes
-Solicitud de numeración
-Formato y estructura del documento
-Contenido técnico de control (campo alfanumérico)
-Conservación de la base de datos matriz
-Reportes de actividad de facturación
La e-factura puede convivir con facturación tradicional

31. 2.8. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura
Gartner Group:
Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
PriceWaterHouseCoopers:
Entre un 60 y un 80%
Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI):
Hasta un 40% de ahorro
Informe de Asociación Española de Codificación Comercial
(AECOC):
Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.

32. 3. Requisitos de un SGD para entornos
empresariales
Esquema general de requisitos
Explicación de requisitos por etapas de gestión

33. 3.1. Requisitos de un SGD por etapas
1. CAPTURA E
IMPORTACIÓN
2. INDEXACIÓN,
CLASIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN
3. CONSULTAS Y
PRESENTACIÓN
4. GESTIÓN Y
DISTRIBUCIÓN
5.
PERSONALIZACIÓN
Y COLABORACIÓN
6. SEGURIDAD,
CONTROL Y
AUTENTICACIÓN
7.
ALMACENAMIENTO
Y CONSERVACIÓN

34. 3.1.1. Captura e importación
Obtención de documentos
Elementos del proceso:
Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…)
Importación masiva
Formatos soportados
Digitalización (escáneres, conexión, ...)
OCR/ ICR:
OCR básico: reconocimiento textos
Tratamiento de imagen y marcas
Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…)
ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)
Agregación de contenidos (importación BBDD)

35. 3.1.2. Indexación, clasificación y
organización
Metadatos, tipologías y árbol de carpetas
Elementos del proceso:
Metadatos automáticos
Indexación de metadatos (manual)
Diccionarios y tesauros
Clasificación de documentos:
Tipologías
Ubicación de documentos
Carpetas y subcarpetas

36. 3.1.3. Consultas y presentación
Navegación por carpetas o tipos
Búsquedas:
Sencillas
Avanzadas (en metadatos o en ficheros)
Visualización de documentos
Elementos del proceso:
Frontend (navegador, escritorio, móvil, …)
Sitios web (vistas)
Visualizadores on-line
Descarga
Ficha de contenidos
Impresión

37. 3.1.4. Gestión y distribución
Trabajo con los contenidos
Elementos del proceso:
Gestión de usuarios, roles y organizaciones
Entradas/ salidas (control de existencia)
Gestión de versiones y bloqueos
Gestión de expedientes (carpetas estructuradas)
Envío, notificación, listados, volcados, …
Exportación masiva
Workflow/ procesos de negocio
Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…)
Estadísticas e Informes (reporting)

38. 3.1.5. Personalización y colaboración
Preferencias personales:
Diseño gráfico
Configuraciones de listados, pantallas, etc.
Configuración de menús
Localización e idiomas:
Idioma de la interfaz
Traducción de los contenidos
Moneda, formatos, etc.
Suscripción a contenidos:
“Mis documentos”
“Mis novedades”
Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”)
“Mis tareas”
Colaboración empresarial: redes sociales corporativas

39. 3.1.6. Seguridad, control y autenticidad
Seguridad del acceso y los contenidos
Elementos del proceso:
Autenticación (login)
Firmas digitales (servidor vs. cliente)
Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …)
Protección de ficheros (encriptación, permisos, …)
Permisos de acceso y acción
Gestión de “records” o evidencias
Bloqueos temporales
Cierres
Cierres especiales (certificados)
Retención y disposición. Destrucción de records
Niveles de seguridad
Auditoría de accesos y acciones

40. 3.1.7. Almacenamiento y conservación
Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo
Elementos del proceso:
Copias de seguridad (política de backups)
Encriptación de datos
Arquitectura de sistemas
Hardware de almacenamiento
Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)

41. 4. Cómo implantar un SGD
Perfil de organizaciones interesadas
Subsectores sensibles
Planificación de un proyecto de gestión documental
Ejemplo de un ruta de toma de datos

42. 4.1. Perfil de los clientes interesados
Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados).
Varias sedes/ oficinas.
Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.)
Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)
Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser
competitiva.
Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)
Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.)
Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad,
seguridad de información, plazos de conservación, etc.)
Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores
(ERPs, CRMs, etc.)

43. 4.2. Subsectores más sensibles
Inmobiliarias, constructoras, ....
Fabricantes de equipos, tecnología, …
Transporte, logística, ….
Distribución (alimentación, componentes, …)
Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …
Seguros, finanzas, bancos, …
Servicios especializados, centros I+D, …
Consultoras, asesorías, ….
Administraciones públicas (e-Administración)

44. 4.3. Recomendaciones básicas
• Requiere consultoría Archivística
• Inicio con piloto
monodepartamental
• Integración con resto de SI
ADMINISTRACIÓN
Y GRAN EMPRESA
• > 25 empleados
• Departamento de Sistemas
• Experiencia en implantaciones
previas de software de gestión
MEDIANA
EMPRESA
• < 25 empleados
• Sin responsable directo de Sistemas
• Inicio con SaaS (software en la
nube)
PEQUEÑA
EMPRESA

45. 4.4. Implantación de productos
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
1. Revisión de la licencia/ selección productos
2. Análisis y toma de datos
3. Instalación
4. Parametrización y diseño gráfico
5. Desarrollos a medida (opcional, mín.)
6. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)
7. Documentación y formación
Necesidad del
cliente
Funcionalidad
cubierta por SGD
Trabajo a
medida

46. 4.5-a. Ruta de toma de datos
01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS
Número de sitios e identificación de los mismos
Configuración acceso a sitios (formulario)
Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL)
Definir pestañas (grupos de menús, entradas después)
02 USUARIOS
Tipos de usuarios
Grupos de usuarios
Forma autenticación (login)
03 ORGANIZACIONES
Tipos de organizaciones
Grupos de organizaciones
04 ROLES Y PERMISOS
Roles principales
Preconfiguración de permisos a roles principales
05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOS
Esquemas de metadatos x entidad
Campos de metadatos x esquema
Propiedades de cada campo
Listas maestras
06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN
Estructura inicial del repositorio
Bandejas de entrada?
Carpetas personales?
07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOS
Jerarquía y estructura inicial de tipos
Tiene versiones?
Tiene relaciones?
Restricción de acciones?
08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA
Tiene registro de entrada y salida?
Requisitos de generación de códigos
Tiene impresión de etiquetas?
Tiene importador de anexos?
09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTES
Tiene expedientes?
Tipos de expediente iniciales (estructura)
Tiene relaciones?
Restricción de acciones?
10 DICCIONARIO
Tiene diccionario?
Existe un tesauro en la organización para importar?
11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOS
Campos buscables
Ocultación de campos
Tipo visualización resultados contenidos no accesibles?
Búsqueda en anexos habilitada?
12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOS
Tiene records?
Tiene cierres de carpetas y expedientes?
Tipos documentales a proteger
13 FORMULARIOS
Tiene formularios?
Diseño de formularios iniciales y plantillas
14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTES
Tiene workflow editable?
Tiene tareas pendientes?
Definición y diseño de workflows iniciales

47. 4.5-b. Ruta de toma de datos
15 MENÚ PERSONAL
Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)?
Configuración del menú personal
Tiene Mis búsquedas?
16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Requiere emisión de facturas?
Requiere recepción de facturas? Formato facturae?
Requiere eFactura homologada 2.0?
17 INTEGRACIONES BÁSICAS
Preparación de accesos directos
Configuración del single sign-on (LDAP)
Requiere acceso a webservices?
18 DATOS PARA LA INSTALACIÓN
Características servidor
Almacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)?
Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras?
Aspectos de seguridad y política de backups?
Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)
PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…)
Acceso a sistemas para mantenimiento?
19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN
A CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA
Datos del cliente
Datos de la instalación + comunicaciones
Generador de códigos x entidad
Formularios de parametrización
B LOCALIZACIÓN E IDIOMAS
Definir idioma por defecto de Abox
Seleccionar o definir idiomas disponibles
Localización de términos de la interfaz (si procede)
Tiene contenidos traducibles?
C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑO
Logotipos y estilos x sitio
Imágenes de cabecera y fondos x sitio
Plantillas de mail + notificaciones
D CARGAS DE DATOS INICIALES
Manuales
Definición y carga de menús x sitios
Tipos x entidad
Metadatos
Ajuste fino de permisos x roles
Exportación/ importación
Preparación de plantillas para importación del cliente
Importación de usuarios
Importación de organizaciones
Importación de carpetas
Importación de expedientes
Importación de documentos
Importación inicial de palabras clave
20 DISPOSITIVOS DE CAPTURA
Dispone de captura externa?
Dispone de HotOffice?
Dispone de HotPrinter?
Configuración HotMailbox
Configuración HotFolder
Configuración HotScan
Tiene OCR/ ICR externo? Cuál?
Para cada aspecto:
1) Si están disponibles/ contratados?
2) Si se necesitan?
3) Cuáles son, si procede?
4) Si son gestionables por el cliente final?
5) Si aplican restricciones? Cuáles?

48. 5. Casos de éxito de implantación de un
SGD
Laboratorios

49. 5.1. Ejemplos de implantación en empresas
Algunas implantaciones en España:
Gamamobel (fabricante muebles)
Actren (servicios ferroviarios)
Agdojavi (transportes)
Audigest (gestoría)
Surgival- Grupo Cosías (fabricante implantes)
Noguera-Piñol (concesionario BMW)
Isdefe (servicios técnicos para Defensa)
Cámara de Comercio de Toledo (servicio público)

50. Fabricante de muebles a medida y
tapizados, Valencia.
Implantación de un gestor de
expedientes integrado con ERP.
4.000 expedientes/ mes
50 usuarios internos
Duración proyecto: 4 meses

51. Necesidades
• Control del acceso a la documentación
• Mejora de la búsqueda de información
• Deterioro físico del almacén documental (inundación)
• Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre ERP
y Gestor documental
• Anexar al expediente documentos externos
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• ERP a medida
• Integración mediante webservices (SOAP)
• Entorno Intranet , servidor dedicado
• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server

52. Solución técnica
Abox Document:
• Módulo de expedientes
• Módulo de captura (Hot-Scan con reconocimiento cód.barras)
A medida:
• Conector con ERP a medida
(webservices)

53. Resultados

54. Servicios de mantenimiento
ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.
Implantación de un gestor
documental multi-sede.
3.000 referencias
600 documentos/mes (creciendo)
40 usuarios internos
Acceso clientes
Duración proyecto: 4 meses

55. Necesidades
• Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres
• Control del acceso a la documentación
• Segmentación de información por perfiles internos y clientes
• Flujos de aprobación documental + gestión de versiones
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter
• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server

56. Solución técnica
Abox Document:
• Módulo de gestión documental
• Módulo de workflow
A medida:
• Configuración y carga de carpetas
• Carga de tipos documentales

57. Resultados

58. Transporte Internacional del
Mueble, Beniparrell (Valencia).
Implantación de un gestor
documental con OCR, facturación
electrónica y Extranet para
clientes.
1.200 expediciones/ mes
12 usuarios internos
400 clientes
Duración proyecto: 6 meses

59. Necesidades
• Reducción de costes (papel + envíos + gestión)
• Mejora de la imagen frente al cliente
• Facturación electrónica con Extranet para clientes
• Envío de documentación al cliente y registro de entrega
• Reconocimiento automático del CMR (integración Kofax)
• Integración con ERP (PICK)
• Aprovechamiento para gestión calidad (modo Intranet)
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• Entorno Intranet/Extranet, servidor dedicado alojado en empresa
• SQL Server 2000 / Windows 2000 Server
• Escáner Kodak I80 / Kofax Ascent Capture

60. Solución técnica
Abox Document:
• Módulo de gestión documental
• Pack de captura (Hot-Folder)
• Módulo Invoice
A medida:
• Conector ERP
• Acceso a Extranet desde página web

61. Resultados

62. Servicios de auditoría y gestión,
Griñón (Madrid).
Implantación de un gestor
documental en modo Extranet
para clientes.
5.000 documentos/ mes
10 usuarios internos
300 clientes
Duración proyecto: 5 meses

63. Necesidades
• Proporcionar visibilidad de documentos a clientes
• Segmentación de información por cliente y tipo de servicio
• Automatización total de la creación de documentos (ficheros, bases de
datos, carpetas activas, OCR-Forms, etc).
• Servicio de disco-duro virtual a clientes
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• Entorno Extranet , servidor en datacenter
• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
• Readsoft Forms ®

64. Solución técnica
Abox Document:
• Módulo de gestión documental
• Módulo de captura (carga multi-fuente)
A medida:
• Automatismos en generación de
documentos para nuevos clientes
• Capacidad de tarifar el servicio de
acceso a la documentación

65. Resultados

66. Fabricante de implantes
quirúrgicos, Paterna (Valencia).
Implantación de un catálogo on-
line y sistema de noticias.
150 productos
5 usuarios internos
250 clientes
Duración proyecto: 2 meses

67. Necesidades
• Catálogo de productos autogestionable
• Selección gráfica del catálogo (esqueleto humano)
• Zona privada para documentación técnica
• Mejora en la comunicación
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• Página web XHTML
• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server

68. Solución técnica
Abox Webmanager (mód. News)
Abox Shop (v. Info)
A medida:
• Diseño y desarrollo de una página web
moderna (con zona privada)
• Integración del catálogo con imagen

69. Resultados

70. Concesionario BMW,
Alpicat (Lleida).
Implantación de un gestor de
expedientes para compra-venta
de vehículos.
100 pedidos/ mes
25 usuarios internos
Duración proyecto: 3 meses

71. Necesidades
• Control de la documentación y estado de expedientes
• Reducción del papeleo, tiempos de búsqueda, etc.
• Mejora de la imagen frente al cliente
• Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc)
• Permitir análisis comercial
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa
• SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
• Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)

72. Solución técnica
Abox Document:
• Módulo de gestión de expedientes
• Módulo de captura (carga multi-fuente)
• Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos)
A medida:
• Creación automática de documentos
personalizados por tipo de expediente
y tipología del cliente

73. Resultados

74. ISDEFE (Ingeniería de Sistemas
para la Defensa de España, S.A.),
empresa pública, Madrid.
Implantación de un sistema
integral de facturación electrónica
con digitalización certificada.
1.000 facturas prov./ año
Gran complejidad facturas y
sistemas informáticos
25 usuarios internos
Duración proyecto: 9 meses

75. Necesidades
• FASE 1: Recepción facturas papel, digitalización certificada y transferencia a
ERP (eliminación papel según req. AEAT)
– OCR/ICR sobre facturas recibidas en papel
– Enrutamiento de facturas a workflow de aprobación complejo.
• FASE 2: Emisión de e-facturas a clientes en formato Facturae
– Entrega automática a AAPP (webservices)
• FASE 3: Recepción y gestión de e-facturas recibidas formato Facturae
– Crecimiento hacia gestión documental con otros tipos docs.
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa
• SQL Server 2008 / Windows 2008 Server
• Oracle E-Business Suite 11.5
• Escáneres Fujitsu departamentales (2 puestos digitalización)

76. Solución técnica
Abox Invoice con eFactura 2.0:
• Módulo de facturación electrónica
• Módulo de eFactura (2 puestos) + Conversor Facturae
• Readsoft Invoices (implantado por fabricante)
A medida:
• Workflows de recepción y envío
• Integración con ERP Oracle (buzones de conexión)
• Conciliación de facturas
• Integración con WS de Ministerio Economía

77. Resultados

78. Cámara de Comercio de Toledo,
organismo público, Toledo,
España.
Implantación de un sistema de
registro digital de entrada y
salida.
>100 documentos / día
Antes, fotocopias para gestión
interna y envío físico.
Varias sedes
12 usuarios internos
Duración proyecto: 4 meses

79. Necesidades
• Descentralización del puesto de registro: varias ubicaciones.
• Acceso local y remoto a consulta de la documentación
• Simplificación y automatización del proceso de registro
• Reducción fotocopias, ahorro energético, de papel y de tóner
• Modernización informática: mayor capacidad, seguridad y velocidad
• Integración con aplicaciones y bases de datos de clientes.
ENTORNO TECNOLÓGICO:
• Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa
• SQL Server 2003/ Windows 2003 Server
• Bases de datos internas Access y SQL Server
• Escáneres sencillos mono-usuario

80. Solución técnica
Abox Document:
• Módulo de registro de entrada/ salida
A medida:
• Automatización del formulario de alta según tipo
documental
• Asignación automática de números de registro
• Integración con BD de clientes y consultas

81. Resultados

82. 5.2. Implantaciones previstas en Barranquilla
Cámara de Comercio de Barranquilla
Superbrix (fabricante maquinaria internacional)
Serfinansa (entidad financiera, accionista Olímpica)
Entidad pública (pdte)

83. 6. Beneficios de la implantación de un SGD
Calculadora de ahorros directos
Beneficios intangibles

84. 6.2. Calculadora de ahorros directos
• Fotocopias
• Faxes
• Tóners impresora
• Servicios mantenim.
Papel
• Teléfono, faxes
• Envíos
• Sobres, envoltorios
Comunica-
ciones, envíos
• Estanterías
• Cajas
• Metros cuadrados
• Deterioro físico
Almacena-
miento
• Búsquedas
• Pérdidas
• Duplicación tareas
• Mala gestión
Tiempo
• Fotocopias
• Registro/clasificación
• Entrada de datos
• Manipulación papel
Personal

85. 6.3. Beneficios intangibles
Producti-
vidad
Agilidad,
asignación
responsabil.
Cumpli-
miento
legal
Gestión del
conocimien
to
Toma de
decisiones
informada
Imagen de
empresa

86. 7. Demo on-line del producto

87. 7.2. ¿Quiénes somos?
Adapting:
Consultoría y desarrollo de soluciones de
gestión de contenidos empresariales (ECM)
desde 1999.
Localizada en el Parque Tecnológico de
Valencia (España), 20 empleados.
Desde 2008, fabricante de SGD con red
nacional e internacional de partners.
Content
management
for smart
companies

88. 7.3. Analogía con “ERP de contenidos”

89. 7.4. Concepto modular
Funciona-
lidades
Módulos/
Paquetes
Modelos de
producto
Productos/ Suites
Plataforma base (core)

90. 7.5. Productos (suites) de la plataforma
2008-2010
2011-2012

91. 7.5. Productos incorporados en ABOX
• En abox document los
contenidos básicos son
carpetas, documentos y
expedientes.
• abox invoice añade
funcionalidades de facturación
electronica.
• abox workflow incorpora flujos
de trabajo para gestionar
contenidos.

92. Gracias por su atención
Adapting, S.L.
Parque Tecnológico de Valencia
C/. Charles Robert Darwin, 20
46980 Paterna (Valencia) Spain
Tel. +34 961 318 244
Fax. +34 961 318 246
info@adapting.com
www.adapting.com

93. 5.1. INVOICE>Emisión de e-facturas
REQUISITOS:
Consentimiento previo del receptor y emisor.
Empleo de una firma electrónica legalmente reconocida.
Las e-facturas deben ser completas e inmediatamente accesibles.
El emisor debe conservar la base de datos matriz.
Debe ser posible verificar validez de firma digital de facturas.
PROCESO:
1. Integración/ importación
2. Generación automática
3. Archivo en formato legal (PDF/A)
4. Notificación al cliente
5. Acceso Extranet/ webservices
Formato XML-facturae

94. 5.2. INVOICE>Recepción de e-facturas
REQUISITOS:
Buzón de email ó Webservice de recepción (opcional)
Comprobación de firma válida
Almacenamiento en abox invoice
Inicio del flujo de trabajo de aprobación
PROCESO:
1. Recepción + Comprobación de firma
2. Extracción de datos (manual/ vía OCR-ICR)
3. Circuito de revisión/ aprobación
4. Exportación al ERP
5. Contabilización en ERP

95. 5.3. INVOICE>Digitalización certificada
REQUISITOS:
Escaneado sin pérdidas de imagen con resol. mín.
Formato fichero resultante (PDF/A)
Firma electrónica reconocida con metadatos en
mismo fichero.
Garantiza NO manipulación entre el escáner y BD
Cierre fiscal con backup y firma de copia de la BD
Posibilidad de auditoría e inspección posterior.
PROCESO:
1. Escaneado con solución homologada
2. Extracción de datos (manual/ vía OCR-ICR)
3. Circuito de revisión/ aprobación
4. Exportación al ERP
5. Contabilización en ERP
5. Conciliación y cierre fiscal
7. Destrucción física del papel