organización de eventos

1. PERFIL DE UN
ORGANIZADOR
DE EVENTOS
Presentado por:
Juan Ricardo Pipa Vilcahuaman
Andy Farid Manrique Bustamante

2. CONTENIDO
HABILIDADES
CARACTERÍSTICAS
FUNCIONES
ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES
ESCUELA PROFEISONAL DE ADMINSITRACIÓN HOTELERA Y TURISMO

3. ORGANIZADOR DE EVENTOS
Un organizador de eventos debe poseer una combinación única
de habilidades, características personales y funciones clave
para garantizar el éxito en la gestión de eventos.

4. HABILIDADES
Las habilidades de un
organizador de eventos son
fundamentales porque
desempeñan un papel crucial
en la planificación, ejecución
y éxito general de cualquier
evento.
AHT-2023

5. RESISTENCIA PARA
TRRABAJAR DURANTE
JORNADAS MUY LARGAS
Los eventos suelen requerir un
esfuerzo significativo, y la
capacidad de trabajar largas
horas es esencial.
La comunicación efectiva es clave
para coordinar con proveedores,
clientes y participantes.
La habilidad para planificar y
coordinar todas las fases de un
evento, desde la concepción hasta
la ejecución.
COMUNICACIÓN
ESCRITA Y VERBAL
GESTION DE PROYECTOS

6. TRABAJO EN EQUIPO
Los eventos implican la
colaboración con diferentes
profesionales y equipos, por lo que
trabajar bien en conjunto es crucial.
La capacidad de pensar de
manera creativa para diseñar
eventos únicos y atractivos.
La habilidad para adaptarse a
cambios inesperados y resolver
problemas sobre la marcha.
CREATIVIDAD,
INNOVACIÓN,
DIFERENCIACIÓN
FLEXIBLE, ADAPTACIÓN,
RESOLUTIVO

7. COMUNICADOR Y
NEGOCIADOR
Las habilidades de comunicación y
negociación son fundamentales en
la interacción con proveedores,
clientes y otros stakeholders.
La habilidad para liderar equipos y
coordinar esfuerzos para lograr el
éxito del evento.
Ser eficiente y efectivo en la gestión
del tiempo y los recursos.
CAPACIDAD DE
LIDERAZGO
PRODUCTIVIDAD

8. CARACTERÍSTICAS
Las características de un
organizador de eventos son
importantes por varias
razones, ya que influyen en su
capacidad para planificar,
coordinar y ejecutar eventos
exitosos.
AHT-2023

9. CREATIVIDAD
Pensar de manera innovadora y
encontrar soluciones únicas para
cada evento.
Habilidad para interactuar y
negociar con diferentes personas y
entidades.
Encontrar el equilibrio entre ser
firme cuando sea necesario y ser
paciente en situaciones
desafiantes.
MANEJO DE RELACIÓNES
PÚBLICAS AUTORIDAD Y
PACIENCIA

10. DISCIPLINA Y PASION
Mantener la disciplina en la
planificación y ejecución,
combinada con una pasión por
crear eventos memorables.
Mantener la calma y el control en
situaciones imprevistas o de
presión.
AUTODOMINIO

11. Funciones
Un organizador de eventos
va a organizar conferencias
y exposiciones para
diferentes tipos de eventos
Resolver todos
los
problemas que
surjan durante
el evento
Presupuestos
que manejan
Aseguran de que las
instalaciones
cumplen con todos
los requisitos,
incluida la
normativa de salud
y
seguridad
Negocian con los
dueños del
espacio que van
a utilizar para el
evento
organizado
Manejan todos
los aspectos
de la
planificación,
organización y
publicidad.
Consiguen
el equipo técnico
necesario.
Promocionan los
eventos que
organizan si es
necesario y
acuden a
empresas
externas si es
necesaria una
gran promoción.

12. Diseño del
evento
Palnificacion del
evento
Produccion del
evento
Fechas
Asistentes
Programa
Lugar
Promoción
Elementos
Imprescindi
bles
Toda presentación eficaz es
sencilla y va al grano
Creatividad
Preocuparse por
la excelencia
Proveedores
confiables
Obsesión
Manejo de los
tiempos
El conocimiento
del Timing
La conducción y
sincronización
La motivación
Responder a las
expectativas
Sorprender
Una base de
datos completa
Autodominio
Pasión

13. EJEMPLO
MARIA está a cargo de planificar un gran evento corporativo
para una empresa. Veamos cómo aplica las habilidades,
características, funciones y elementos imprescindibles
mencionados:
Habilidades:
Resistencia para trabajar durante jornadas muy largas:
María se prepara para jornadas largas durante la fase
de preparación y ejecución del evento, sabiendo que la
dedicación y el esfuerzo son esenciales.
Comunicación escrita y verbal:
María se comunica claramente con el equipo y los
proveedores, asegurándose de que todos estén al tanto
de las expectativas y los detalles del evento.
Gestión de proyectos:
Utiliza habilidades de gestión de proyectos para crear un
plan detallado que abarca desde la conceptualización
hasta la ejecución, asignando tareas y estableciendo
plazos.
Trabajo en equipo:
Maria fomenta la colaboración y la sinergia entre su
equipo, proveedores y otros profesionales involucrados
para garantizar una ejecución fluida.

14. EJEMPLO
Creatividad, innovación, diferenciación:
María utiliza su creatividad para diseñar un tema único
para el evento, desde la decoración hasta la
presentación de contenido, diferenciándolo de eventos
anteriores.
Flexible, adaptación, resolutivo:
Ante imprevistos, como cambios climáticos, María
demuestra flexibilidad y capacidad para adaptarse
rápidamente, resolviendo problemas de manera
eficiente.
Comunicador y negociador:
Negocia contratos con proveedores y se comunica
eficazmente con el cliente para asegurar la alineación
de expectativas.
Capacidad de liderazgo:
Lidera el equipo con autoridad y paciencia, motivando a
los miembros para alcanzar los objetivos del evento.
Productividad:
Organiza eficientemente el tiempo y los recursos,
maximizando la productividad durante la planificación y
ejecución del evento.

15. EJEMPLO
Características:
Creatividad:
María desarrolla ideas creativas para la decoración del
evento, buscando formas innovadoras de presentar la
información corporativa.
Manejo de relaciones públicas:
Utiliza sus habilidades de relaciones públicas para
negociar con proveedores y crear una atmósfera
positiva para los participantes.
Autoridad y paciencia:
Muestra autoridad al coordinar con el equipo, pero
también demuestra paciencia en situaciones
desafiantes para mantener un ambiente positivo.
Disciplina y pasión:
Mantiene la disciplina en la ejecución del plan y
demuestra pasión por crear un evento que deje una
impresión duradera.
Autodominio:
Mantiene la calma en situaciones imprevistas,
demostrando autodominio y resolviendo problemas con
eficacia.

16. EJEMPLO
Funciones:
Negociar, coordinar y promocionar:
María negocia con proveedores, coordina todas las
actividades logísticas y promociona el evento tanto
interna como externamente.
Organizar el lugar de celebración:
Gestionando la selección del lugar, asegurándose de
que el espacio sea adecuado y coordinando los
servicios necesarios.
Presupuesto:
Trabaja dentro del presupuesto asignado, controlando
los costos y asegurándose de que se cumplan las
restricciones financieras.

17. EJEMPLO
Elementos imprescindibles:
Proveedores confiables:
Maria selecciona proveedores confiables con los que ha trabajado en el
pasado, asegurándose de la calidad y la puntualidad en la entrega de
servicios.
Preocuparse por la excelencia:
Obsesionada por los detalles, María verifica personalmente cada aspecto,
desde la disposición de las mesas hasta la calidad de la presentación.
Creatividad:
Fomenta la originalidad en cada elemento del evento, desde las
invitaciones hasta la decoración, buscando destacar y sorprender a los
participantes.
Obsesión por la perfección:
Cuida cada detalle, desde la coordinación del programa hasta la calidad
del servicio de catering, con el objetivo de lograr un evento impecable.
Manejo de los tiempos (cronograma):
Utiliza un cronograma detallado para planificar cada fase del evento,
asegurándose de que todo se desarrolle según lo programado.
Conocimiento del timing:
Reconoce el ambiente del evento y ajusta el programa según la
disposición y expectativas de los participantes.
Conducción:
Lidera y coordina eficientemente a todo el equipo, asegurando que cada
miembro cumpla su rol de manera efectiva.

18. EJEMPLO
Motivación:
Mantiene la motivación del equipo y colaboradores externos,
asegurándose de que todos estén comprometidos con el éxito del evento.
Responder a las expectativas:
Cumple con lo prometido al cliente y brinda una experiencia que supera
las expectativas de los participantes.
Sorprender:
Busca constantemente maneras de sorprender a los participantes, ya sea
a través de elementos inesperados o actividades innovadoras.
Base de datos completa:
Cuenta con una base de datos confiable de proveedores, contactos clave
y clientes, facilitando la coordinación y la planificación.
Autodominio:
Muestra autodominio en situaciones desafiantes, manteniendo la calma y
resolviendo problemas de manera efectiva.
Pasión:
Realiza todas las tareas con entusiasmo y pasión, transmitiendo su
energía positiva a todo el equipo y a los participantes del evento.

19. En conclusión, un organizador de eventos efectivo debe poseer
una combinación única de habilidades, características
personales y conocimientos específicos. Desde la resistencia
para trabajar largas jornadas hasta la capacidad de mantener
la calma en situaciones imprevistas, y desde la creatividad para
diseñar eventos innovadores hasta la habilidad para liderar
equipos con autoridad y paciencia, cada elemento es esencial
para garantizar el éxito en la planificación y ejecución de
eventos. La obsesión por la excelencia, la atención a los detalles,
la adaptabilidad y la pasión son pilares fundamentales que
contribuyen a la creación de experiencias memorables. En
última instancia, un organizador de eventos exitoso no solo
cumple con las expectativas, sino que supera las barreras,
sorprende a los participantes y deja una impresión duradera a
través de la combinación equilibrada de profesionalismo,
creatividad y compromiso.
CONCLUSIONES

20. GRACIAS
RICARDO PIPA
HOTELERIA Y TURISMO