1. PLANIFICACIÓN GENERAL DE UN EVENTO

2. Para la realización de un evento es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos. La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.

3. Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar os avances y los resultados. Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y pueden ocasionar pérdidas de imagen y dinero y ser muy costosos.

4. El grupo de organizadores deber participar en la elaboración del plan. El grupo organizador requiere conocer la misión, objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.

5. La planificación general de un evento debe incluir. La definición de los objetivos generales y específicos. Las políticas generales. La temática del evento El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes. La estructura de organización y la distribución de funciones.

6. La formación de organización y la distribución de funciones. La formación, organización y programa del grupo de trabajo. La mecánica de trabajo y su realización. (procedimientos) Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero. La contratación de lugares y servicios.

7. Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos. La asignación de responsabilidades y las fechas de ejecución. Las proyecciones de ventas y beneficios. Las estrategias de comercialización y difusión. El control de la aplicación de recursos por actividad. Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones.

8. La capacitación de los organizadores y personal de apoyo. La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación. Elaboración de una lista de suguimeinto.

9. una buena planificación debe de considerar con mucho detenimiento lo siguiente Las fechas más convenientes para la realización de un evento. Lugar y sede Temática general y particular. Definición de ponentes magisteriales y de mesas de trabajo. Invitados especiales. Pronóstico de participantes esperados.

10. Las características de un buen plan deben ser las siguientes. Comprensible, concreto y sencillo. Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento. Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga una secuencia lógica.

11. Ventajas de la planificación: Se tienen objetivos claros y definidos. Se establecen programas con metas para su alcance. Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles. Facilita el alcance progresivo de las metas planeadas y las revisiones prácticas y específicas. Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador.

12. Deficinición y Características de los Eventos Evento Exposición

14. Programas específicos : Clasifican en inauguración(plantean objetivos a alcanzar, logros que se esperan y plantear el análisis y estudio de problemas de interés) Intermedios ( actividades que se efectuaran) Clausura(logros y conclusiones, concretan compromisos)

15. Perfil del Grupo de Organizadores La calidad de un evento estará determinado fundamentalmente, por la experiencia y capacidad de un trabajo del grupo de organizadores que intervengan y por la elaboración de un programa de trabajo realista que complete todas las actividades necesarias para que sea exitoso. Requisitos de las descripciones de los puestos establecidos Responsables de reclutamiento y selección de los integrantes del comité organizador

17. Ambiente Positivo para tener colaboración

18. Personal extrovertido (facilite las relaciones publicas, interactuar)

19. Es conveniente equilibrar las personalidades de los miembros del comité organizador buscando formar grupos con diferentes perfiles, lideres, supervisores, administradores, operadores, creativos y personal de apoyo.

21. También es indispensable considerar en el plan, la estrategia y el programa de capacitación del grupo de organizadores y voluntarios. El personal esta másdispuesto a entregarse a sus trabajo, si tiene información de lo que se está haciendo.

23. Siete coordinadores de área

24. Administrador del sistema de registro

25. Administrador del sistema de hospedaje

26. Administrador del sistema de información y comunicación

27. Administrador del sistema de alimentos

28. Administrador del sistema de transporte

29. Administrador del sistema de adquisiciones

30. Administrador del sistema de seguridad

31. Administrador de la exposición

32. Responsable de las ventas

33. Responsable de la difusión y la publicidad

34. Responsable del diseño y la decoración

35. Responsable del area jurídica

36. Responsable de la tesorería

37. Responsable de la capacitación

38. Responsable del centro de operaciones

39. Responsable de la sala de prensa

40. Responsable de los medios de comunicación

41. Responsable de ponentes e invitados especiales

42. Responsables de edecanes

43. Responsable del personal de apoyo e intendencia

44. Responsable del servicio medico

45. Responsable de la guardería

46. Responsable de música y espectáculos

47. Responsable del sonido, video, fotografía y grabación

48. Responsable del mantenimiento y servicios generales

49. Responsable de los recursos materiales

50. Responsable de los servicios turísticos

51. Responsable de eventos especiales

54. Coordinar los trabajos en su área.

55. Ejecutar el trabajo conforme el programa general previsto, aplicando los procedimientos y técnicas establecidas y con los alcances predeterminados.

57. Cumplir con las normas generales y procedimientos establecidos para el evento.

58. Hacer uso de los recursos con economía, eficiencia y eficacia.

59. Informar al coordinador general de todos los pormenores del evento.