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CIRCULAR EXTERNA No. 001 de 2007


PARA:       GOBERNADORES, ALCALDES, PRESIDENTES DE ASAMBLEAS
            DEPARTAMENTALES Y DE CONCEJOS MUNICIPALES

DE:         ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

ASUNTO: CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE
        ARCHIVOS Y DEMÁS DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS

FECHA:      04 DE SEPTIEMBRE DE 2007

El Director General del Archivo General de la Nación se permite recordar a los
Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Asambleas Departamentales, Presidentes de
Concejos Municipales y Administración Pública Territorial en general, el
cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 4124 de 2004 y demás disposiciones
que la desarrollan así como los Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General
de la Nación que la reglamentan, especialmente en lo relacionado con la correcta
organización, conservación y servicios de los documentos de Archivo que fueron
recibidos para el desarrollo de su gestión y que fueron producidos durante su periodo
administrativo, ya que ésta es una responsabilidad de la actual administración.

En este mismo sentido, el Archivo General de la Nación considera oportuno reiterar la
obligatoriedad que tienen los servidores públicos al momento de la desvinculación de
sus funciones titulares, quienes deben entregar los documentos y archivos
debidamente inventariados. Así mismo quienes los reciben están obligados a proceder
en consecuencia, en concordancia con el Artículo 15 de la Ley 594 de 2000 y bajo los
parámetros que establece el Acuerdo AGN 38 de 2002.

Por otra parte y en cumplimiento del Artículo 16 de la Ley 594 de 2000 se
responsabiliza a los Secretarios Generales o a los funcionarios de igual o superior
jerarquía, sobre el control para el desarrollo y cumplimiento de estos procesos, en el
marco de la coordinación de la función archivística de las entidades, para lo cual el
      1             ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
                                  Carrera 6 No. 6-91   3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555
            E-MAIL: contacto@archivogeneral.gov.co - Página Web: www.archivogeneral.gov.co Nit 800.128.835-6
            Atención de Quejas y Reclamos y Sugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá –018000911173, 3372035
                                                    Bogotá – Colombia
Archivo General de la Nación les reitera la voluntad de colaboración para el logro de
tales funciones y la disponibilidad de instrumentos conceptuales, parámetros
metodológicos y técnicos, y las indicaciones normativas que les conminan a asegurar
la debida atención a los archivos.
De otra parte se reitera a los Consejos Departamentales de Archivos y a los Consejos
Municipales de Archivos su función de vigilancia e inspección para que se dé
cumplimiento a los mencionados procesos archivísticos. Tales actividades serán
verificadas por los entes de control correspondientes quienes adelantarán las
investigaciones a que haya lugar conforme lo define la Ley General de Archivos,
mencionada.

Atentamente,



FDO: Dr LÁZARO R. MEJÍA ARANGO
Director General




      2             ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
                                  Carrera 6 No. 6-91   3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555
            E-MAIL: contacto@archivogeneral.gov.co - Página Web: www.archivogeneral.gov.co Nit 800.128.835-6
            Atención de Quejas y Reclamos y Sugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá –018000911173, 3372035
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047 circular 20012-2007

  • 1. CIRCULAR EXTERNA No. 001 de 2007 PARA: GOBERNADORES, ALCALDES, PRESIDENTES DE ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES Y DE CONCEJOS MUNICIPALES DE: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ASUNTO: CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y DEMÁS DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS FECHA: 04 DE SEPTIEMBRE DE 2007 El Director General del Archivo General de la Nación se permite recordar a los Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Asambleas Departamentales, Presidentes de Concejos Municipales y Administración Pública Territorial en general, el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 4124 de 2004 y demás disposiciones que la desarrollan así como los Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que la reglamentan, especialmente en lo relacionado con la correcta organización, conservación y servicios de los documentos de Archivo que fueron recibidos para el desarrollo de su gestión y que fueron producidos durante su periodo administrativo, ya que ésta es una responsabilidad de la actual administración. En este mismo sentido, el Archivo General de la Nación considera oportuno reiterar la obligatoriedad que tienen los servidores públicos al momento de la desvinculación de sus funciones titulares, quienes deben entregar los documentos y archivos debidamente inventariados. Así mismo quienes los reciben están obligados a proceder en consecuencia, en concordancia con el Artículo 15 de la Ley 594 de 2000 y bajo los parámetros que establece el Acuerdo AGN 38 de 2002. Por otra parte y en cumplimiento del Artículo 16 de la Ley 594 de 2000 se responsabiliza a los Secretarios Generales o a los funcionarios de igual o superior jerarquía, sobre el control para el desarrollo y cumplimiento de estos procesos, en el marco de la coordinación de la función archivística de las entidades, para lo cual el 1 ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: contacto@archivogeneral.gov.co - Página Web: www.archivogeneral.gov.co Nit 800.128.835-6 Atención de Quejas y Reclamos y Sugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá –018000911173, 3372035 Bogotá – Colombia
  • 2. Archivo General de la Nación les reitera la voluntad de colaboración para el logro de tales funciones y la disponibilidad de instrumentos conceptuales, parámetros metodológicos y técnicos, y las indicaciones normativas que les conminan a asegurar la debida atención a los archivos. De otra parte se reitera a los Consejos Departamentales de Archivos y a los Consejos Municipales de Archivos su función de vigilancia e inspección para que se dé cumplimiento a los mencionados procesos archivísticos. Tales actividades serán verificadas por los entes de control correspondientes quienes adelantarán las investigaciones a que haya lugar conforme lo define la Ley General de Archivos, mencionada. Atentamente, FDO: Dr LÁZARO R. MEJÍA ARANGO Director General 2 ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: contacto@archivogeneral.gov.co - Página Web: www.archivogeneral.gov.co Nit 800.128.835-6 Atención de Quejas y Reclamos y Sugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá –018000911173, 3372035 Bogotá – Colombia