El documento es una circular externa del Archivo General de la Nación recordando a funcionarios públicos el cumplimiento de la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias, especialmente en la organización, conservación y servicios de documentos de archivo. También recuerda la obligación de los servidores públicos de entregar documentos debidamente inventariados al final de su periodo, y la responsabilidad de los secretarios generales de asegurar este proceso. Finalmente, pide a los consejos departamentales y municipales de archivos vigilar el cumplimiento de los proces

1. CIRCULAR EXTERNA No. 001 de 2007
PARA: GOBERNADORES, ALCALDES, PRESIDENTES DE ASAMBLEAS
DEPARTAMENTALES Y DE CONCEJOS MUNICIPALES
DE: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ASUNTO: CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE
ARCHIVOS Y DEMÁS DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS
FECHA: 04 DE SEPTIEMBRE DE 2007
El Director General del Archivo General de la Nación se permite recordar a los
Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Asambleas Departamentales, Presidentes de
Concejos Municipales y Administración Pública Territorial en general, el
cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 4124 de 2004 y demás disposiciones
que la desarrollan así como los Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General
de la Nación que la reglamentan, especialmente en lo relacionado con la correcta
organización, conservación y servicios de los documentos de Archivo que fueron
recibidos para el desarrollo de su gestión y que fueron producidos durante su periodo
administrativo, ya que ésta es una responsabilidad de la actual administración.
En este mismo sentido, el Archivo General de la Nación considera oportuno reiterar la
obligatoriedad que tienen los servidores públicos al momento de la desvinculación de
sus funciones titulares, quienes deben entregar los documentos y archivos
debidamente inventariados. Así mismo quienes los reciben están obligados a proceder
en consecuencia, en concordancia con el Artículo 15 de la Ley 594 de 2000 y bajo los
parámetros que establece el Acuerdo AGN 38 de 2002.
Por otra parte y en cumplimiento del Artículo 16 de la Ley 594 de 2000 se
responsabiliza a los Secretarios Generales o a los funcionarios de igual o superior
jerarquía, sobre el control para el desarrollo y cumplimiento de estos procesos, en el
marco de la coordinación de la función archivística de las entidades, para lo cual el
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2. Archivo General de la Nación les reitera la voluntad de colaboración para el logro de
tales funciones y la disponibilidad de instrumentos conceptuales, parámetros
metodológicos y técnicos, y las indicaciones normativas que les conminan a asegurar
la debida atención a los archivos.
De otra parte se reitera a los Consejos Departamentales de Archivos y a los Consejos
Municipales de Archivos su función de vigilancia e inspección para que se dé
cumplimiento a los mencionados procesos archivísticos. Tales actividades serán
verificadas por los entes de control correspondientes quienes adelantarán las
investigaciones a que haya lugar conforme lo define la Ley General de Archivos,
mencionada.
Atentamente,
FDO: Dr LÁZARO R. MEJÍA ARANGO
Director General
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