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Manual Gráfico de
AVANZADO
Capacitación Informática
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i

INDICE
Capítulo 1 - Fórmulas en Excel (1)
2 Copiado de fórmulas
2 Posiciones relativas y absolutas
Capítulo 2 - Funciones en Excel (3)
4 Función SI (IF)
6 Función BUSCARV (VLOOKUP)
Capítulo 3 - Series y Tablas (8)
8 Series o listas
9 Ordenamiento
10 Filtros
11 Tablas dinámicas
Capítulo 4 - Hojas Múltiples (14)
14 Cambiando el nombre de las hojas
14 Trabajando con varias hojas a la vez
15 Llevar un valor de una hoja a otra
Capítulo 5 - Métodos de Protección (16)
16 Bloqueo de celdas
17 Protección de archivos
Capítulo 6 - Macros (18)
18 Construcción de macros simples
Nota : este manual fue creado por Carlos Corti para el desarrollo de sus cursos en empresas. No está prohibida su
reproducción si se cita la fuente. Windows, Word, Excel, Write y Paintbrush son marcas registradas de Microsoft
Corporation .
Carlos Corti Capacitación Informática - Tel/Fax: 4582-7380 - e-mail:
cortisi@fibertel.com.ar

Fórmulas 1
Manual Gráfico de Excel Avamzado
FORMULAS EN EXCEL
Una fórmula representa toda cuenta en la que usarán los operadores + (suma), - (resta),
* (multiplicación), / (división) o ^ (potencia) para obtener un resultado operando datos de la
planilla.
Para escribir una fórmula se procede de la siguiente manera
2
4
2
4
=
2
4
= A1
2
4
= A1*
2
4
= A1*A2
2
4
8
Capítulo 1
señalo el lugar donde quiero el resultado
presiono la tecla = del teclado (significa que lo
que voy a escribir será una fórmula)
señalo con el mouse el primer valor a operar (el 2
en nuestro ejemplo)
oprimo la tecla de la operación a realizar (por ej:
* para multiplicar)
señalo el segundo valor a operar (el 4 en nuestro
ejemplo)
al presionar Enter se obtendrá el resultado

2 Fórmulas
Manual Gráfico de Excel Avanzado
COPIADO DE FORMULAS
Una vez que una fórmula está escrita es posible copiarla en forma rápida tal como se
muestra en el esquema que sigue
si como mostramos en el paso anterior obtuvimos el resultado de 2 por 4 con una fórmula y
a la derecha de la columna en que operamos tenemos otros pares de valores...
2 3 5 7
4 4 3 5
8
podemos señalar sobre la fórmula, mantener apretado el botón del mouse sobre la cruz
pequeña de la parte inferior derecha (como si fueramos a rellenar) y arrastrar hacia la
derecha tres celdas, obtendremos los resultados para cada columna.
2 3 5 7
4 4 3 5
8 12 15 35
POSICIONES RELATIVAS Y ABSOLUTAS
Veamos el siguiente ejemplo
3
4 5
3
4 5
=$A$1*A2
3
4 5
12 15
queremos obtener la multiplicación de 3 por
cada uno de los números que están debajo
como el valor de arriba es único al escribir la
fórmula para la primera operación al señalar el 3
se debe presionar la tecla F4. Esto hace que su
coordenada sea absoluta, es decir, al copiar la
fórmula este valor quedará fijo.
si no hubiéramos presionado F4 al copiar la
fórmula el valor para la segunda multiplicación
hubiera dado erróneo

Funciones 3
FUNCIONES EN EXCEL
Para utilizar una función se procede como sigue
2
4
5
en la ventana que aparece elijo la función PROMEDIO (AVERAGE) y presiono el botón
Siguiente> (Next>)
2
4
5
EDIO (A1..A3)
2
4
5
3.66
? Nota : Excel tiene funciones de tipo matemático, financiero, estadístico, de fecha, etc.
Funciones fáciles de usar son : PROMEDIO (AVERAGE), MAX (máximo de una serie de
valores), MIN (mínimo) y CONTAR (COUNT) (cuenta la cantidad de valores numéricos
en lo señalado)
Capítulo 2
señalo el lugar donde quiero el resultado de la función
presiono el botón de funciones
tipos de
funciones
funciones
aparece una nueva ventana. No escribo sobre ella sino que señalo el
rango de datos a operar como si se tratara de una suma
al presionar Enter se obtendrá el resultado (en este caso el promedio
de los tres valores señalados)

4 Funciones
FUNCION SI (IF):
La función SI (IF) permite variar el contenido de una celda de acuerdo al valor ubicado en
otra u otras celdas. Un ejemplo aclara el panorama.
A B C
1 numero positivo o negativo
2 5
...y si el número fuera negativo que dijera no positivo.
Para lograrlo hacemos lo siguiente.
Paso 1) nos ubicamos en la celda donde estará el resultado del SI (IF) -en nuestro caso la
celda B2.
Paso 2) presionamos el botón de función .
Paso 3) en la ventana que aparece elegir la función SI (IF) y presionar el botón Siguiente>
(Next>)
Paso 4) En la ventana que aparece hay tres renglones a llenar
si este número es
positivo
queremos que en esta
celda diga positivo...
tipos de
funciones
funciones

Funciones 5
Cuando presionemos Enter en el teclado se obtendrá el resultado.
A B C
2 5 POSITIVO
Si cambiamos el número 5 y ponemos -3 quedará
A B C
2 -3 NO POSITIVO
! Nota 1: Si observamos el contenido de la celda B2 en la barra de funciones veremos lo
siguiente:
SI (A2>0 , “POSITIVO”, “NO POSITIVO”)
! Nota 2: Puede colocarse un SI (IF) dentro de otro. Esto se llama “anidar”funciones.
SI (A2>0 , “POSITIVO”, SI (A2=0,”CERO”,“NEGATIVO”))
! Nota 3: Pueden colocarse fórmulas u otras funciones dentro de un SI (IF).
SI (A2=“S” , A3*5 , PROMEDIO(A2..A5))
este lo llenamos con la
condición, en nuestro caso
podremos señalar el
número 5 (celda A2) y
agregarle con el teclado
>0 (quedará A2>0)
en el segundo renglón
escribimos lo que deberá
mostrar la celda si la
condición es verdadera.
En nuestro ejemplo
escribimos POSITIVO
en el tercer renglón
escribimos lo que deberá
mostrar la celda si la
condición es falsa. En
nuestro ejemplo escribimos
NO POSITIVO
condición contenido si V contenido si F

6 Funciones
FUNCION BUSCARV (VLOOKUP):
Esta función permite buscar un ítem en un determinado listado en formato de tabla Excel y
presentar en la celda un dato que se encuentre en la misma fila que el ítem buscado. Así
como lo hicimos en la función SI (IF) a continuación se presenta un ejemplo de la función
BUSCARV (VLOOKUP).
Tenemos la siguiente tabla en una hoja de Excel
A B C
1 CODIGO PRODUCTO PRECIO
2 1 PIEZA NRO. 5 123,00
3 2 PIEZA NRO. 27 233,00
4 3 TORNILLO DE AJUSTE 10,00
5 4 PIEZA NRO. 34 120,00
6 5 CABEZAL HIDRAULICO 125,50
Nos ubicamos en otra celda de la hoja, por ejemplo en B10.
Presionamos el botón de función . En la ventana que aparece elegimos la función
BUSCARV (VLOOKUP) y presionamos el botón Siguiente> (Next>)
En la ventana que aparece hay cuatro renglones a llenar
tipos de
funciones
funciones

Funciones 7
El valor_buscado lo llenamos señalando la celda A10 pues en esta celda escribiremos el
dato a buscar.
Clickeamos en el casillero de matriz_buscar_en y señalamos el rango de toda la tabla en la
planilla (en nuestro caso desde A2 hasta C6).
Clickeamos en indicador_columnas y escribimos un número correspondiente a la columna
del dato que deseamos (por ejemplo 2 para obtener el PRODUCTO).
En la última opción ordenado nos conviene escribir FALSO (FALSE si es la versión en
inglés). Esto previene que si la clave de búsqueda no está ordenada el resultado no se
presentará erróneo.
Presionamos luego la tecla Enter del teclado.
Ls función quedará:
BUSCARV( A10 , A2..C6 , 2 , FALSO)
Si en A10 escribimos 1 en B10 quedará PIEZA NRO. 5 . Si escribimos 3 se verá
TORNILLO DE AJUSTE. Es decir, B10 siempre reflejará el producto cuyo código esté
escrito en A10.

8 Series y tablas
SERIES Y TABLAS
SERIES o LISTAS
Si se desea llenar un rango con un único valor o valores seriados puede hacerse lo siguiente
1234
1234 1 ene
1234 2 feb
1234 3 mar
1234 4 abr
1234 5 may
? Nota 1 : Si la versión Excel es en inglés los meses o días deben escribirse en este idioma
para poder construir la serie en forma automática.
? Nota 2: En la opción del menú Herramientas / Opciones / Listas (Tools / Options /
Lists) pueden crearse listas personalizadas.
Capítulo 3
si mantenemos presionado el mouse sobre esta
cruz pequeña y señalamos un rango podemos...
rellenar todo un
rango con el valor ,
sea número o texto
si escribimos los dos
primeros números de
una serie al rellenar
se armará la serie
completa
si escribimos un mes
o una fecha se
rellenará con los
siguientes valores de
esa serie calendaria
(para la versión en
inglés usar jan,f eb,
etc.)

Series y tablas 9
ORDENAMIENTO
Si tenemos una tabla como la que se muestra a continuación podemos querer ordenarla.
A B C
1 COD PROD CLIENTE TOTAL DE LA VENTA
2 5 GARCIA 200
3 4 ROITMANN 130
4 4 GARCIA 150
5 3 ESPA 850
6 2 ESPA 340
7 1 FERRARI 250
8 1 GARCIA 150
9 5 GARCIA 390
Antes de ordenar nos ubicamos en una celda cualquiera el interior de la tabla.
Elegimos en el menú la opción Datos (Data) , luego la subopción Ordenar... (Sort...) .
Aparecerá la caja de diálogo siguiente:
? Nota 1 : En una tabla que habrá de ordenarse conviene eliminar toda columna o fila en
blanco incluída en la tabla.
? Nota 2: Otra forma de ordenar rápidamente es ubicarnos en cualquier celda de la
columna por la cual queremos ordenar y luego presionar alguna de los siguientes dos
botones según si se quiere orden ascendente o descendente.
aquí se elige el
campo por el que
queremos realizar
la ordenación.
si queremos ordenar
de forma creciente o
decreciente
el segundo y tercer
criterio se usan sólo
si queremos un
segundo nivel de
ordenación al
coincidir el primero
ordenar con las
opciones elegidas
cancelar las opciones
elegidas

10 Series y tablas
FILTROS
Para filtrar la tabla mostrada en la hoja anterior procedemos como se explica a
continuación.
Paso 1) Nos ubicamos en cualquier celda de la tabla
Paso 2) Elegimos Datos / Filtros / Filtro automático (Data / Filter / Autofilter). La tabla
aparecerá con unas flechas a la derecha de cada título que nos permitirán colocar los filtros.
Paso 3)
Paso 4) La tabla se mostrará filtrada
A B C
1 COD PROD CLIENTE TOTAL DE LA VENTA
2 5 GARCIA 200
4 4 GARCIA 150
8 1 GARCIA 150
9 5 GARCIA 390
? Nota 1 : Pueden colocarse tantos filtros como títulos de columna tengamos. Cada filtro
que se agrega limita más la tabla filtrada por el anterior.
? Nota 2: Para eliminar el filtro de la tabla debe elegirse nuevamente Datos / Filtros /
Filtro automático (Data / Filter / Autofilter).
Señalamos, por
ejemplo,la flecha
del cliente y en
el listado que
aparece elegimos
GARCIA

Series y tablas 11
TABLAS DINAMICAS
Cuando tenemos una tabla ingresada en Excel podemos querer “exprimirla”, analizarla
combinando cada uno de sus datos, totalizar, extraer información estadística. Todo esto es
posible gracias a la opción de tablas dinámicas del menú Datos.
Pensemos en la siguiente tabla.
A B C D
1 COD PROD CLIENTE LOCALIDAD TOTAL DE LA VENTA
2 5 GARCIA CAPITAL 200
3 4 ROITMANN TRELEW 130
5 3 ESPA BAHIA BLANCA 850
6 2 ESPA BAHIA BLANCA 340
7 1 FERRARI CAPITAL 250
Paso 1) Nos ubicamos en cualquier celda de la tabla.
Paso 2) Elegimos del menú Datos / Tablas dinámicas (Data / Pivot table) . Surgirá un
asistente que nos irá guiando paso a paso para construir la tabla dinámica.
Paso 3)
aquí elegimos si
la tabla que
queremos
analizar es de
Excel o de una
fuente externa
presionamos siguiente
para que aparezca la
próxima ventana

12 Series y tablas
Paso 4)
Se mostrará el rango de la tabla. El rango es elegido automáticamente por el Excel por lo
tanto nos alcanza en general con presionar Siguiente> (Next>).
Paso 5) Esta es la ventana más importante del armado de la tabla dinámica. A la izquierda
estarán los t’
tulos de los campos de nuestra tabla. Los debemos elegir y arrastrar hasta la
parte de la tabla donde queremos que se representen.
Para seguir presionamos nuevamente Siguiente> (Next>).
Aquí ponemos
los valores
numéricos a
analizar
en FILA y
COLUMNA
colocamos los
datos por los
cuales queremos
totalizar y
clasificar los
valores

Series y tablas 13
Paso 6) Aparecerá una última pantalla con lo siguiente
Presionamos Enter en el teclado para finalizar la operatoria.
Se creará una hoja nueva en Excel con la tabla estructurada de la forma en que lo
solicitamos.
Suma de TOTAL DE LA VENTA LOCALIDAD
CLIENTE BAHIA BLANCA CAPITAL TRELEW TOTAL
ESPA 1190 0 0 1190
FERRARI 0 250 0 250
GARCIA 0 890 0 890
ROITMANN 0 0 130 130
TOTAL 1190 1140 130 2460
aquí elegimos si
queremos
totalizar, etc.

14 Hojas múltiples
HOJAS MULTIPLES
A veces es cómodo trabajar en varias hojas de Excel en lugar de trabajar de en una sola.
Esto es útil, por ejemplo, cuando queremos guardar información mes a mes. En este caso
podremos usar una hoja para Enero, otra para Febrero, etc. ..etc... agregando al final una que
totalice el contenido de todos los meses.
CAMBIANDO EL NOMBRE DE LAS HOJAS
Para cambiar el nombredelas hojas basta con dar un doble click sobre la lengueta de las
mismas. Aparecerá una ventana donde nos pide que coloquemos el nuevo nombre.Lo
escribimos y presionamos Enter. La lengueta quedará con el nuevo nombre elegido.
TRABAJANDO CON VARIAS HOJAS A LA VEZ
Para trabajar con varias hojas a la vez seleccionamos cada lengueta manteniendo apretada la
tecla Ctrl del teclado. Así, lo que hagamos en la cualquier hoja señalada se verá reflejado
en las otras.
! Nota : Para deselegir una hoja basta con clickear su lengueta nuevamente manteniendo
apretada Ctrl.
Capítulo 4
lengueta con el nombre
cambiado
están seleccionadas Enero y Febrero.
Lo que hagamos en una aparecerá
también en la otra.

Hojas múltiples 15
LLEVAR UN VALOR DE UNA HOJA A OTRA
Para llevar un valor de una hoja a otra debemos:
1) Ubicarnos en la hoja que recibirá el valor, en la celda donde estará ese valor.
2) Poner el signo = con el teclado.
3) Señalar la lengueta de la hoja de la queremos copiar el valor.
4) Señalar la celda que contiene el valor que desamos copiar.
5) Presionar Enter en el teclado.
Si el valor en la hoja origen cambia el de la hoja destino reflejará ese cambio.
! Nota 1 : Con el mismo método señalado anteriormente también pueden construirse
fórmulas. Por ejemplo, si queremos una hoja que totalice los valores de otra señalaremos el
campodonde queremos el total en la hoja destino. Ponemos el igual. Señalamos cada celda
de cada hoja que querramos sumar presinando entre cada valor la tecla + del teclado (esto
último también puede realizarse con la opción Consolidar del menú Datos).
! Nota 2 : El mismo procedimiento sirve también entre distintos archivos que estén
abiertos en pantalla. Al volver a abrir el archivo destino de la fórmula Excel nos avisará que
hay referencias externas, y nos preguntará si queremos actualizarlas o no.

16 Métodos de protección
METODOS DE PROTECCION
BLOQUEO DE CELDAS
Si señalamos una celda y luego elegimos Formato / Celdas (Format / Cells) y señalamos
la lengueta Protección (Protection) veremos que por defecto está bloqueda (lock). En
realidad lo que debemos hacer es desbloquear las celdas en las que se ingresarán datos a fin
de dejar sólo bloqueadas aquellas celdas cuyo contenido no queremos que sea alterado
(fórmulas, títulos, etc.). Por lo antedicho, debemos señalar los rangos de celdas a
desbloquear, luego elegir Formato / Celdas (Format / Cells) y señalamos la lengueta
Protección (Protection). Donde está la cruz de bloqueo debemos sacarla para desbloquear
las celdas.
Para que todo lo anterior tenga efecto debemos proteger además la hoja. Recién luego de
este paso el bloqueo de las celdas tendrá lugar.
Para proteger la hoja elegimos Herramientas / Proteger / Proteger hoja... (Tools / Protect
/ Protect Sheet...). Se mostrará una ventana en la que podremos escribir un Password. Si
queremos proteger la hoja presionamos Enter , si no lo queremos hacer presionamos el
botón Cancelar (Cancel).
! Nota : Para movernos dentro de una hoja protegida conviene usar la tecla Tab del
teclado. Esta nos permitirá saltar ordenadamente por las celdas no bloqueadas.
Capítulo 5
clickeamos aquí
para desbloquear
las celdas
seleccionadas

Métodos de protección 17
PROTECCION DE ARCHIVOS
Si queremos proteger un archivo usamos una opción especial al grabarlo.
Cuando elegimos Archivo / Guardar como... (File / Save As...) aparece la caja de diálogo
de grabación. Si presionamos el botón Opciones (Options) aparecerá una subventana con lo
siguiente:
para proteger
el ingreso al
archivo
para proteger de
cambios al
archivo
para obligar a
que el archivo
abierto sea de
sólo lectura

18 Métodos de protección
MACROS
Un macro sirve para automatizar tareas en Excel. Varias tareas o acciones pueden de esta
forma ejecutarse con una simple combinación de teclas.
Vamos a construir una macro sencilla.
Supongamos que tenemos lo siguiente.
A B C
1
2 ENERO 123
3 FEBRERO 324
4
Para construir una macro de prueba podemos hacer lo siguiente:
Paso 1) Nos ubicamos en una celda vacía, por ejemplo C2.
Paso 2) Elegimos la opción Herramientas / Grabar macro / Grabar nueva macro...
(Tools / Record macro / Record new macro...) y presionamos el botón Opciones (Options)
en la ventana que aparece.
Capítulo 6
aquí podemos
colocar el
nombre que
querramos para
la macro
colocamos una
cruz para poder
ejecutar la macro
con una
combinación de
teclas del teclado
para empezar a
grabar la macro
para cancelar
lo hecho

Macros 19
Paso 3) Todo lo que hagamos de ahora en más quedará grabado en la macro. Por ejemplo,
podemos elegir un tipo de letra distinto (ARIAL) y cambiar tamaño de la letra (a 20
puntos).
Paso 4) Elegimos Herramientas / Grabar macro / Detener grabación (Tools / Record
macro / Stop recording).
Paso 5) Para ejecutar la macro nos situamos en una celda escrita, por ejemplo A3, y luego
presionamos la combinación de teclas para activarla (en nuestro caso Ctrl + a). Quedará lo
siguiente.
A B C
1
2 ENERO 123
3
FEBR 324
4
! Nota 1 : Con las macros podemos estandarizar procesos de formato, impresión, o lo que
se nos ocurra. Si sabemos además programar en Visual Basic o un lenguaje propio de las
planillas de cálculo podremos construir pseudoprogramas dentro de Excel.
! Nota 2 : Además de ejecutarse con una combinación de teclas las macros pueden
ejecutarse desde el menú Herramientas (Tools) si se seleccionó la opción “elemento del
menú herramientas”que aparece en la caja de diálogo mostrada en la hoja anterior.
También puede ejecutarse una macro llamándola por el nombre desde Herramientas /
Macro... (Tools / Macro...) o presionando un botón creado usando la tecla de la barra
de herramientas de dibujo.
en A3 se aplicó letra ARIAL
y tamaño 20 puntos todo de
una vez

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