Ms project

Capítulo 1
Toda actividad en equipo requiere un trabajo organizado
y vías de comunicación efectivas entre sus miembros.
Al trabajar con proyectos se simplifican estas cuestiones.
Pero hay que dar respuesta a muchas preguntas, como:
¿cuál es la fecha de finalización?, ¿qué recursos se
necesitan?, ¿qué función desempeñará cada uno de los
integrantes del equipo?, ¿qué tareas falta completar?...
En este capítulo veremos cómo los programas de gestión
de proyectos pueden facilitar el trabajo y nos
introduciremos en Microsoft Project.
ATENCIÓN AL LECTOR > drmax@mpediciones.com
PRIMEROS
PASOS
01-DMExGestión.qxd 3/8/06 11:36 AM Page 7

8
LIDERAZGO EFICIENTE CON MS PROJECT
LOS PROYECTOS
(CONCEPTOS BÁSICOS)
> Mariano es un empleado de una em-
presa de sistemas, que está a cargo de
dirigir y coordinar la realización de un
sitio web para un cliente, con fecha de
entrega determinada. Para cumplirla, él
necesita organizar el trabajo. Calcula,
en base al tiempo disponible, cuántas
personas son necesarias para cada tarea
y reúne al personal idóneo (programa-
dores y diseñadores web); decide, se-
gún su presupuesto, qué tecnología uti-
lizar; por último, fija las fechas de fina-
lización para cada parte del sitio y se las
hace conocer al equipo. Cuando estas
acciones son volcadas en un documen-
to siguiendo ciertas reglas, constituyen
un proyecto de trabajo.
De esta manera, Mariano puede pla-
nificar lo necesario para realizar el sitio;
pero además, obtiene una importante
herramienta para guiar el trabajo, eva-
luar su proceso y comprobar los resul-
tados. Resumiendo, un proyecto es un
conjunto de actividades y recursos que
se planifican para concretar un objetivo
específico, sobre la base de un presu-
puesto determinado y en un período
de tiempo limitado. Este planeamiento
permite organizar las tareas en el tiem-
po, coordinarlas, calcular y controlar
que los gastos se ubiquen dentro del
presupuesto, entre otras ventajas que
iremos describiendo a lo largo del libro.
¿POR QUÉ PLANIFICAR?
No importa cuán pequeño sea el obje-
tivo que deseemos alcanzar, cualquier
acontecimiento inesperado puede retra-
sarlo o, incluso, frustrarlo. Para evitar es-
tos riesgos, es fundamental planificar,
minimizando el efecto de contratiem-
pos o situaciones que pudieran alejarnos
RECURSOS
Los recursos son los elementos que se requieren para llevar a cabo el pro-
yecto. Este concepto no se aplica sólo a objetos como el espacio de trabajo,
computadoras o insumos, sino también a las personas. En este último caso,
hablamos de recursos humanos. Para ser exitoso, un proyecto demandará
no sólo equipamiento apropiado, sino recursos humanos capacitados.
Todos los tipos de recursos deben ser incluidos de forma detallada en el
proyecto y contemplados a la hora de calcular el presupuesto.
›

9
›PRIMEROS PASOS
de la meta final o amenazar el cumpli-
miento de nuestros objetivos.
Sin embargo, pese a que la realidad es
frecuentemente cambiante, muchos
planes de trabajo se suelen diseñar
pensando en condiciones estables e
ideales. Al planificar debemos tener en
claro que estas condiciones rara vez se
cumplen, por lo que tendremos que
generar un proyecto flexible, que
cuente con puntos de control para di-
rigir su rumbo a partir de las evalua-
ciones de seguimiento.
GESTIONAR UN PROYECTO
Por cada proyecto, es conveniente
que exista una persona responsable
que se encargue de la planificación, di-
seño, seguimiento y supervisión, tanto
del personal como de lo que sucede
durante su implementación, llamada
gestor de proyectos.
Actualmente, se cuenta con herra-
mientas informáticas que agilizan la
tarea de quien tiene la responsabilidad
de llevar a buen puerto un proyecto.
Uno de estos programas es Microsoft
Project. Nosotros aprenderemos a ges-
tionar nuestros proyectos utilizando
esta versátil herramienta.
LOS PASOS FUNDAMENTALES
La gestión de proyectos implica reali-
zar una serie de actividades imprescin-
dibles. A continuación, haremos una
descripción, breve y muy general, de
cada una de ellas. Luego, en los sucesi-
vos capítulos de este libro, iremos ex-
plicando cómo implementarlas.
La definición del proyecto
¿Qué se quiere hacer?
Es el primer paso de todo proyecto.
Hay que especificar claramente los ob-
jetivos, costos y tiempos disponibles.
Creación de un plan de proyecto
¿Cómo se va a hacer?
Retomamos la información recopi-
lada en el punto anterior y la volca-
mos, de forma organizada, en un
plan de proyecto.
Fijación de la fecha de inicio
¿Cuándo se va a hacer?
Establecemos una fecha posible para
comenzar con el proyecto.
EL ÉXITO DEL PROYECTO
Una buena gestión del proyecto no
garantiza su éxito. Sin embargo, una
gestión pobre lo conducirá directa-
mente a la ruina.
Para desarrollar un proyecto exito-
samente se debe considerar que és-
te puede ir mal. Reconocer las debi-
lidades del proyecto hace posible
prevenir su fracaso.
›

Especificación de tareas
¿Qué hay que hacer?
Se escribe una lista con todas las ta-
reas que hay que realizar para poder al-
canzar los objetivos planteados.
La duración de las tareas
¿Cuánto tiempo se necesita?
Cada tarea debe tener una fecha de ini-
cio y fin, pautadas desde un comienzo.
Asignación de recursos
¿Quiénes hacen qué cosa y con qué
materiales?
En este punto, a cada integrante del
equipo se le marcan las tareas que de-
be realizar y los materiales que necesi-
tará para desempeñarlas.
Vinculación de tareas
¿En qué orden se deben realizar las
tareas?
Algunas tareas, para poder comenzar-
las, necesitarán que primero se realicen
otras; por lo tanto, se vinculan.
Revisar el plan
¿Cómo quedó el proyecto?
Cuando se finaliza la etapa de diseño
del proyecto, hay que revisarlo y reali-
zar los ajustes necesarios.
Definición de líneas de base
¿Qué comparar?
Se establece un punto de compara-
ción para poder evaluar cómo avanza
el proyecto.
Los valores reales
¿Qué pasa realmente en el proyecto?
Cuando el proyecto se implementa,
lo programado puede diferir a lo plani-
ficado. Hay que ingresar las fechas y
costos reales.
El seguimiento del proyecto
¿Cómo avanza el proyecto?
Se realizan comparaciones entre lo
planificado y lo real para monitorear el
estado del proyecto.
Realizar ajustes
¿En qué dirección continuamos?
Al conocer el estado actual del pro-
yecto, podemos decidir si hay que rea-
lizar algún cambio sobre la marcha.
La evaluación del proyecto
¿Qué se aprendió del proyecto?
Como último paso del proyecto, es
conveniente realizar una evaluación
final, recaudando toda la informa-
ción que se haya documentado a lo
largo de su implementación y redac-
tando informes que sirvan como re-
gistro de la experiencia. Estos conoci-
mientos, reunidos en el informe fi-
nal, tienen el objetivo de brindar una
herramienta que pueda ser utilizada
para los futuros proyectos.
10

11
›PRIMEROS PASOS
ENTENDER LO QUE DEFINE
UN PROYECTO
El proyecto puede definirse como un
esfuerzo temporal para la creación de
un producto o servicio único. Vamos a
desglosar y analizar esta idea en sus as-
pectos fundamentales.
El proyecto es temporal
El proyecto puede durar desde un par
de semanas hasta años enteros, pero
debe tener una fecha final establecida.
Ésta es la gran diferencia entre un con-
junto de tareas encadenadas, también
llamadas operaciones en curso, y un
proyecto. Las operaciones en curso se
suceden unas a otras, pueden encade-
narse indefinidamente y repetirse, se-
gún el caso. En el proyecto, las tareas
también se vinculan creando un nivel
de dependencia, pero cada una de ellas
tiene una fecha límite de entrega.
El proyecto implica esfuerzo
El proyecto implica la realización de
un trabajo que sólo puede lograrse con
el compromiso de sus integrantes y la
disponibilidad de materiales y equipa-
miento. Todo esto conlleva un esfuer-
zo, es decir, una energía común, pues-
ta por parte de todos los afectados en
el proyecto, que permita alcanzar los
objetivos. Para que los recursos (de tra-
bajo y materiales) estén disponibles y
para que las tareas puedan cumplirse
satisfactoriamente, se necesita previ-
sión y organización.
Los proyectos exitosos nunca se dan
espontáneamente. Por el contrario,
son consecuencia de la preparación y
planeamiento a conciencia que se
producen primero, junto con la ade-
cuada comunicación que debe pro-
longarse durante todo el proyecto.
El proyecto obtiene un producto
o servicio único
La razón de ser de todo proyecto es
crear un producto o un servicio, y ha-
cerlo con tiempos y costos pautados
para asegurar un resultado óptimo.
LOS PRIMEROS PROYECTOS
La gestión de proyectos recién ha
sido considerada como una activi-
dad profesional a partir de los años
cincuenta. Sin embargo, la planifi-
cación siempre ha sido un elemen-
to fundamental en el desarrollo de
toda actividad humana. Ya en la an-
tigüedad, un proyecto de explota-
ción agrícola, la construcción de
sistemas de riego o colosales
obras de ingeniería como las pirá-
mides de Egipto, hubiesen sido im-
posibles sin una detallada planifi-
cación y administración de los re-
cursos necesarios para alcanzar la
meta propuesta.
›

12
CONOZCAMOS MICROSOFT PROJECT
(UN PRIMER ACERCAMIENTO)
> Project es el programa más utiliza-
do de su clase, especialmente pensado
para gestionar proyectos, desde los
simples a los más complejos. Se trata
de una herramienta potente, práctica y
a la vez fácil de manejar, que ayuda a
predecir y a controlar los resultados de
los emprendimientos gestionados.
Project provee todos los instrumen-
tos para una óptima gestión de proyec-
tos; sin embargo, hay que tener pre-
sente que la mejor herramienta infor-
mática nunca puede sustituir el buen
juicio humano.
EXPLOREMOS EL PROGRAMA
Project tiene algunas características
comunes a los programas de Office
2003 y otras que son específicas del
programa. Conozcamos cómo se cons-
tituye su interfaz.
GV | INTERFAZ DE PROJECT ‹›

w
13
›PRIMEROS PASOS
El Panel de tareas Inicio muestra las opciones básicas para comenzar
a trabajar con Project, como buscar información del programa o co-
nectarse con Office Online, abrir un proyecto y crear uno nuevo, en-
tre otras. Este panel puede alternarse con otros. (Ver Guía visual: Pa-
nel de tareas).
Utilizando la Barra de herramientas Guía de Proyectos se puede acceder,
de forma rápida, a las opciones para gestionar tareas, recursos y reali-
zar el seguimiento del proyecto, así como visualizar informes.
La barra de herramientas Estándar permite un acceso rápido a operacio-
nes básicas cómo guardar, imprimir o iniciar un nuevo proyecto.
Con la barra de menús se accede a todas las opciones del programa.
La barra de herramientas de Formato permite ajustar distintas propieda-
des del texto.
El área de trabajo es el espacio donde se ingresa o visualiza la informa-
ción del proyecto.
Figura 1. Si al ingresar en el programa se muestra el mensaje
“El separador de listas y el separador decimal tienen el mismo valor”,
debemos ir a Panel de Control de Windows y luego a Configuración regional y de idioma.
En la solapa Opciones Regionales, presionar el botón Personalizar
y modificar uno de estos valores por un punto (.) o coma (,), de forma que sean diferentes.

GV | BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR ‹›
14
BARRAS DE HERRAMIENTAS
Para quienes emplean otros progra-
mas de la línea Office, los botones de
las barras de herramientas Estándar y
de Formato les serán familiares, a ex-
cepción de los que incorpora Project.
Por el momento, nos limitamos a ha-
cer una breve referencia a la función
que cumple cada uno. Los iremos
empleando a medida que avancemos
con el proyecto.
Panel de tareas
Los tres botones de la parte superior
del Panel de tareas Inicio permiten na-
vegar por el panel. Las flechas condu-
cen hacia delante o atrás para regresar
al tema o vista anterior del panel. El
botón Inicio (el que posee el icono de
la casa) retorna al panel inicial. Ade-
más, presionando la barra de título del
panel, podemos acceder a un conjunto
de paneles adicionales.
Crear un nuevo proyecto,
Abrir un proyecto,
Guardar el proyecto y
Buscar archivos.
Imprimir, Vista preliminar y
Ortografía.
Cortar, Copiar, Pegar y Copiar
formato.
Deshacer.
Insertar hipervínculo.
Vincular tareas, Desvincular
tareas y Dividir tareas.
Información de la tarea,
Notas de tarea y Asignar recurso.
Publicar toda la información.
Agrupar (según criterio).
Acercar, Alejar e Ir a la tarea
seleccionada.
Copiar imagen y Ayuda.

GV | BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATO ‹›
15
›PRIMEROS PASOS
En la parte central del panel tene-
mos una serie de hipervínculos que
nos conducen a distintos recursos de
Office Online.
Ingresando un texto en el cuadro
Buscar se puede encontrar informa-
ción de ayuda sobre herramientas y
funcionalidades del programa.
Figura 2. Desde este panel, también podemos
Abrir… o Crear un proyecto nuevo…
Aumentar y reducir sangría.
Ver u ocultar subtareas.
Desde aquí se especifica en
cuántos niveles se muestran
las subtareas.
Fuente y tamaño.
Negrita, Cursiva y Subrayado.
Alineación izquierda, centrada
y derecha.
Con esta opción se establecen
las tareas a mostrar en función
del criterio elegido.
Aplica un autofiltro.
Abre el Asistente
para Diagramas de Gantt.

16
Para conocer mejor el programa
Para obtener información sobre cues-
tiones específicas, es buena idea dar un
vistazo a los temas de ayuda. Básica-
mente, en Project hay cuatro maneras
de acceder a estos temas:
• Desde el menú de ayuda (?), selec-
cionando luego la opción deseada.
• Desde la barra de herramientas Es-
tándar.
• Desde la barra de menú, escribiendo
la frase a buscar donde se muestra la
leyenda “Escriba una pregunta”.
• Desde el Panel de Inicio.
Acceder a la ayuda desde
el Panel de Inicio
En la opción Buscar del Panel de ta-
reas Inicio, escribimos una palabra o
frase de referencia para realizar la bús-
queda y luego presionamos el botón
Iniciar búsqueda. Observamos la lista
de resultados y hacemos clic sobre el
que más se ajuste al motivo de nuestra
búsqueda. Se abre una nueva ventana
con los temas de ayuda relacionados.
Allí seleccionamos uno de ellos, para
visualizar en forma específica, o pre-
sionamos en Mostrar todo para verlos
juntos de una vez.
Si no encontramos la respuesta a nues-
tra duda, debemos redefinir la búsqueda
ingresando otra frase referida al tema de
nuestro interés y presionar el botón Ini-
ciar búsqueda. Otra opción es agregar
más palabras al texto actual.
DIFERENTES VISTAS
La información del proyecto puede
visualizarse de diferentes maneras. Por
defecto, se presenta en la Vista de Dia-
grama de Gantt, conformada por una
tabla y un gráfico.
Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt es un gráfico
que permite visualizar fácilmente la
distribución de las actividades durante
el desarrollo del proyecto.
Se realiza basándose en dos ejes: en
uno se disponen las tareas del proyecto
y en el otro se representa el tiempo. La
duración de cada tarea se manifiesta
dibujando un bloque rectangular, que
será de mayor o menor longitud, de-
pendiendo de su duración. Cada blo-
que se coloca en un lugar determinado
del gráfico, marcando el inicio y fina-
lización de la tarea.
Figura 3. Podemos restringir la búsqueda a un área
específica de Office Online, seleccionándola desde
el menú que se muestra en la imagen y volviendo a
presionar el botón Iniciar búsqueda.

GV | VISTA DE DIAGRAMA DE GANTT ‹›
17
›PRIMEROS PASOS
En esta tabla se colocan las tareas del proyecto. Además, se detalla
la fecha de inicio y finalización, duración y tarea que la precede.
Línea de tiempo.
Indica que hay un grupo de subtareas dependientes de la primera.
Los bloques representan la duración de la tarea.
Las flechas indican cuáles son las actividades que se deben realizar
al finalizar una tarea. Se grafican automáticamente al especificar las
tareas predecesoras en la tabla.
En este sector se dibuja un diagrama, de acuerdo a la información
introducida en la tabla.

18
Otras vistas
Para cambiar de una vista a otra hay
que dirigirse al menú Ver y seleccionar
la que se requiere. Si exploramos este
menú, comprobaremos que hay dispo-
nibles varias vistas: Calendario, Diagra-
ma de red, Gantt de seguimiento, Uso
de tareas, Uso de recursos, etc. (En el
Capítulo 3 se explicarán en detalle).
TRABAJAR CON PLANTILLAS
Veamos, entonces, cómo comenzar a
trabajar con Project.
El primer paso no será diseñar un
proyecto desde cero, sino crear uno
teniendo como base una plantilla.
Esto va a permitir que luego poda-
mos analizar y entender cómo se
comporta este programa.
VISTA DE DIAGRAMA DE GANTT: ELEMENTOS DE LA TABLA ‹‹Nombre Descripción
Indicadores Informan acerca de una tarea o recurso mediante pequeños iconos.
Nombre de la tarea Tarea a realizar.
Duración Cantidad de días estimados para cada tarea.
Comienzo Fecha de inicio para la tarea.
Fin Fecha planeada para ser finalizada.
Predecesoras Tareas anteriores que se relacionan directamente con ésta.
Nombres de los recursos Recursos que se emplean en la tarea.
Figura 4. En la columna Indicadores se pueden agregar
anotaciones haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Notas de tareas.

19
›PRIMEROS PASOS
Una plantilla, en líneas generales, es
un documento prediseñado que está
preparado para que el usuario lo mo-
difique acorde a su necesidad. Hay
una gran variedad de plantillas, ya
que están pensadas para ser aplicadas
a temas específicos.
En el caso de Project, este programa
tiene plantillas que pueden abarcar
desde contenidos tan simples como
una mudanza de oficina hasta los
más complejos, como la creación de
un nuevo negocio o el desarrollo de
un software.
PXP | CREAR UN PROYECTO A PARTIR DE UNA PLANTILLA …
[1] Haga clic en la opción Crear nuevo Proyecto del Panel de tareas Inicio.
[2] Se abre el panel Nuevo Proyecto. Allí, en la sección Plantillas, elija En mi
PC… para utilizar alguna de las instaladas.
[3] En la nueva ventana que se ha abierto, diríjase a la segunda solapa,
llamada Plantillas de Project, seleccione un proyecto y haga clic en el
botón Aceptar.
[4] Se muestra la plantilla del proyecto con una lista de tareas que debe com-
pletar. Haga clic en la primera y siga sus pasos hasta el final.

20
[5] Realice la misma operación con el resto de las tareas.
Figura 5. Puede encontrar más plantillas en el sitio de Office. Para trabajar con ellas,
seleccione Plantillas en Office Online del panel
Nuevo Proyecto y busque Project entre los programas que aparecen en la página.
w

21
›PRIMEROS PASOS
PERSONALIZAR EL PROYECTO
(UN ESTILO PARA CADA NECESIDAD)
> Cuando se emplean plantillas en
Project, como resultado se obtiene
un proyecto genérico que cuenta con
las tareas y recursos habituales para el
tema elegido. En este caso, lo único
que resta hacer es adecuarlo a la si-
tuación personal y real. Para hacer es-
to, el programa presenta una serie de
tareas a seguir.
TAREAS
Hay que diferenciar el uso específi-
co que se le da al término tarea en
Project. Por un lado, están las tareas
del proyecto, que deben entenderse
como actividades que se planea reali-
zar para alcanzar el objetivo final.
Por el otro, el programa cuenta con
un listado de tareas que hacen de
guía para diseñar el proyecto adecua-
damente. Estas últimas se encuentran
en el Panel de tareas.
Cada tarea de Project es, en reali-
dad, un pequeño asistente que orien-
ta para completar la información del
proyecto. A continuación, se expli-
can algunas de ellas.
Definir el proyecto
Por medio de esta tarea se especifi-
can las opciones generales del proyec-
to. En primer lugar establecemos la
fecha de inicio y luego indicamos el
modo de trabajo.
PXP | DEFINIR EL PROYECTO …
[1] En el Panel de tareas, seleccione Definir el proyecto para abrir el asistente.
[2] Establezca la fecha de inicio para el proyecto. Luego, presione la opción
Guardar e ir al paso 2.
¿QUÉ ES UN ASISTENTE?
Un asistente es un programa o par-
te de un programa que, a través de
un conjunto de opciones ordenadas,
guía al usuario para completar algu-
na operación que pueda representar
una relativa complejidad.
El objetivo de los asistentes es ha-
cernos más fácil un trabajo específi-
co, y simplificarlo en una secuencia
de pasos. Cada paso tiene un botón
para dirigirse al siguiente, otro para
regresar al paso anterior y un terce-
ro para cancelar el asistente.
›

22
[3] A la pregunta de si desea utilizar Project Server y Project Web Access, res-
ponda No. Haga clic en Guardar e ir al paso 3.
[4] Presione Guardar y Finalizar.
PROJECT SERVER Y PROJECT WEB ACCESS
Project permite compartir la información con varios usuarios y a través de la
Web, utilizando un programa complementario llamado Project Server, que
funciona junto a una interfaz de usuario denominada Project Web Access.
›
w

23
›PRIMEROS PASOS
Definir períodos laborables generales
En este punto se establecen los tiem-
pos de trabajo. Project utiliza una es-
pecie de agenda, que llama plantilla de
calendario, para organizar la jornada
laboral. Nos deja elegir entre Estándar
(por defecto, lunes a viernes de 9 a 18
hs), 24 horas y Turno noche. Luego,
todos se pueden modificar.
PXP | DEFINIR PERÍODOS LABORABLES …
[1] Elija Definir períodos laborables generales del Panel de Tareas.
[2] Seleccione la plantilla de calendario acorde a su proyecto. Presione Guar-
dar e ir al paso 2.
[3] Haga clic para seleccionar o deseleccionar los días que se trabajará du-
rante la semana. Elija “Deseo ajustar las horas laborables mostradas para
uno o varios días de la semana” para modificarlas. Debajo, seleccione el
día y su horario de trabajo. Si necesita establecer un horario especial, ha-
ga clic en Especificar turnos adicionales y marque su inicio y fin. Presione
Aplicar a todos los días solamente si desea que los horarios elegidos se
repitan a lo largo de la semana. Guarde y continúe hacia el tercer paso.
ATAJOS DE DESPLAZAMIENTO
Éstas son algunas de las opciones
para desplazarse por las tareas uti-
lizando el teclado: Ctrl + Inicio nos
dirige al comienzo de la lista de ta-
reas; Tab salta a la siguiente colum-
na de datos; Shift + Tab salta a la co-
lumna de datos anterior.
›

24
[4] Presione en Cambiar calendario laboral para marcar los días feriados o no
laborales en general. Para esto, haga clic en la fecha deseada del calen-
dario y seleccione Período no laborable. Presione en Aceptar y luego en
Guardar e ir al paso 4.
[5] Observe las horas que conforman la jornada laboral y cámbielas si es ne-
cesario. No olvide mantener la relación entre horas diarias, semanales y
mensuales. Presione en Guardar e ir al paso 5.
[6] Finalice el asistente si todos emplearán el mismo calendario de trabajo.
Si no, elija Definir calendarios adicionales y siga sus pasos.
w

25
›PRIMEROS PASOS
Puede pasar que en un proyecto haya
grupos de personas que trabajen en
horarios o días diferentes al resto. Para
ellos hay que definir otro calendario de
trabajo. Este punto lo encontramos en
el paso 5 de la tarea Definir períodos
laborables generales.
El procedimiento es idéntico al expli-
cado en el Paso a Paso, con la salvedad
de que ahora ya hay un calendario de-
finido que podemos utilizar como ba-
se. Es decir, sólo hay que realizar los
ajustes correspondientes.
Crear una lista de las tareas
del proyecto
El proyecto generado contiene una
serie de tareas generales acordes al te-
ma elegido. En este paso, hay que revi-
sarlas y modificarlas si es necesario. Es
importante destacar que cada tarea de-
be tener un nombre significativo y
único para toda la lista.
En este paso también se definen los
hitos del proyecto.
Figura 6. Una manera de desplazarse hacia
una tarea es presionando F5 para que
se abra un cuadro de diálogo donde se puede
escribir el número que identifica la tarea
(identificador) o especificar su fecha.
¿QUÉ ES UN HITO?
Entre las tareas del proyecto hay algunas instancias que requieren especial
atención. Para no perder de vista estas instancias, Project nos brinda la po-
sibilidad de establecer hitos.
Los hitos son marcadores que pueden indicar fechas importantes o puntos
a considerar para realizar un control del proyecto. Éstos representan, sim-
plemente, una marca que señala una actividad específica entre las tareas
y, por lo tanto, tienen una duración nula.
›

Eliminar e insertar tareas
Si el proyecto resultante cuenta con
tareas que son innecesarias en este caso
particular, pueden eliminarse siguien-
do alguno de estos procedimientos:
a) Haciendo clic sobre la tarea y, en el
menú de Edición, optando por Eli-
minar tarea.
b) Seleccionado la fila de la tabla que
contiene la tarea (haciendo clic so-
bre el número de fila que aparece a
la izquierda del nombre), y luego
presionando el botón derecho del
mouse para elegir Eliminar tarea del
menú contextual.
Si, en cambio, se considera que ha-
bría que agregar más tareas, puede in-
sertar algunas nuevas.
26
PXP | AGREGAR UNA NUEVA TAREA …
[1] Haga clic en un lugar de la tabla para insertar la tarea.
[2] Diríjase al menú Insertar y elija Nueva tarea. Puede reemplazar este pro-
cedimiento por presionar la tecla Insertar (Insert) o hacer clic con el bo-
tón derecho del mouse sobre una fila (sobre el número que aparece a la
izquierda) y seleccionar Nueva tarea.
[3] Escriba el nombre para la tarea.
[4] Especifique la cantidad de días que consumirá la tarea.

27
›PRIMEROS PASOS
INFORMES
Confeccionar el proyecto es el pri-
mer paso. Cumplido éste, hay que
ponerlo en marcha e ir observando
qué pasa con él. Una de las ventajas
de Project es la posibilidad de gene-
rar informes de manera muy sencilla.
Éstos dan detalles acerca del estado
del proyecto: sus avances, las tareas
que fueron completadas y las que no,
los movimientos de caja, los períodos
laborales, etcétera.
Los informes constituyen herra-
mientas valiosas para visualizar, de
manera organizada, la información ac-
tual del proyecto, para poder así to-
mar decisiones acertadas.
[5] Establezca las fechas de comienzo, fin, la tarea predecesora y, si ya los
tiene definidos, los recursos.
w
ENUNCIAR UNA TAREA
Un aspecto a tener muy en cuenta al
diseñar un proyecto es el modo en
que se enuncian las tareas. Lo reco-
mendable es que éstas se redacten
en forma de objetivo, comenzando
por un verbo en infinitivo que detalle
la acción a realizar. Por ejemplo:
“Abrir la cuenta bancaria”, “Diseñar
el logo de la empresa”, etcétera. De
esta manera, se puede reconocer fá-
cilmente la actividad que realiza cada
uno efectuando una lectura rápida
del listado y se minimiza la posibili-
dad de malentedidos.
›

28
PXP | VER UN INFORME …
[1] Diríjase al menú Ver y seleccione Informe.
[2] Escoja alguna de las categorías y haga doble clic en ella (o presione so-
bre el botón Seleccionar...).
[3] Elija un informe y, de forma opcional, presione en Modificar… para per-
sonalizarlo. Luego, haga clic en Aceptar para regresar a los informes.

29
›PRIMEROS PASOS
[4] Haga doble clic sobre el informe que desea ver o, con el informe elegido,
presione en Seleccionar.
[5] Prepare el documento para imprimir: haga clic en Configurar página… y
establezca el tamaño de hoja, orientación horizontal o vertical, márgenes,
encabezado y pie de página, etc. Luego, presione Imprimir….
w
DESCOMPONER EL PROBLEMA
Cuando el camino hacia la meta de un nuevo proyecto resulta complejo a
simple vista, se aconseja dividir el problema en varios más pequeños, es-
pecialmente si se ven afectadas gran cantidad de personas. Esta estra-
tegia se aplica frecuentemente en la etapa inicial de la gestión de pro-
yectos, ya que facilita la manera de encararlos, de ponerlos en marcha y
de controlarlos. Cada fragmento del problema, dependiendo de su enver-
gadura, puede ser desde una tarea más del proyecto hasta un nuevo sub-
proyecto, dependiente del primero.
›

30
Una serie de consignas y actividades para repasar los principales conceptos
tratados en este capítulo y, de esta manera, afianzar aun más el aprendizaje:
Si Ud. fuera el responsable de lanzar un nuevo producto de una empresa:
> 1. ¿Cuáles serían los motivos puntuales para realizar un proyecto? ¿Qué
ventajas obtiene?
> 2. Enumere cinco tareas que se deberían incluir sin falta en el proyecto.
> 3. Calcule la duración para cada tarea.
> 4. ¿Cuáles de estas tareas deberían ser consideradas como un hito? ¿Por
qué?
> 5. Utilizando las plantillas de Project, diseñe el proyecto para el nuevo pro-
ducto. Luego realice las personalizaciones pertinentes: fecha de inicio,
jornada laboral, agregue tareas, borre las innecesarias, etc.
> 6. Visualice el informe Resumen del proyecto y configure la página para
imprimirlo.
ACTIVIDADES DE AUTOEVALUACIÓN‹‹

Ms project

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (17)

Similar a Ms project

Similar a Ms project (20)

Ms project