El documento describe un sistema de gestión de expedientes electrónicos que ofrece acceso fácil e instantáneo a la documentación, flexibilidad en el almacenamiento y reducción de costos. El sistema asocia tipos de documentos a productos, controla el estado de la documentación y genera alertas.

1. Algebra Gestión Pre-firma
Facilidad en la gestión de Expedientes Electrónicos
Especialistas en implantar soluciones de negocio

2. 1- Presentación
La gestión documental Es un modulo de archivo, digitalización y almacenaje informatizado de documentos
electrónicos y/o imágenes digitales, tanto obtenidos de documentos originalmente
constituye una parte soportados en papel como de documentos que ya se encuentran en formato digital.
del proceso operativo
La estructura del modulo gestión documental sigue la misma reglas de gestión que la
estructura operativa relacionada.
Cada modulo operativo de la gestión Hipotecaria o otros productos de Algebra Systems incluye la
gestión documental.
Acceso fácil e instantáneo a La búsqueda de la documentación esta incluida en la gestión de proceso operativo de forma
que los datos de la operación nos permite la consulta de la documentación relativa a esta
toda la documentación
operación.
Los archivos podrán ser consultados por todos los usuarios que tienen la autorización de
consultar las operaciones relativas a estos archivos.
Flexibilidad en el Los archivos podrán ser guardados dentro de la base de datos de Algebra Gestión o en otro
logar definido por la entidad. También se puede tener una copia dentro de Algebra Systems y
almacenaje de los mandar por FTP o cualquier otro tipo de protocolo los archivos electrónicos a otros
expedientes servidores de la entidad.
.

3. 2- Ventajas
Disponibilidad inmediata  Acceso instantáneo a toda la documentación.
 Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
 Resolución del problema de localización.
 Control total sobre la documentación e información.
 Información compartida entre diferentes usuarios.
 Fácil y rápida distribución o envío de documentos.
Reducción de costos  Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).
 Eliminación de desplazamientos.
 Ahorro de espacio físico.
Seguridad y fiabilidad  Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.
 Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.
 Evita la duplicidad de documentos.

4. 3- Funcionalidades
Asociación de tipo de  Cada producto tendrá su propia documentación necesaria para la aprobación de la
expediente por producto operación antes la firma (conceptos de avalistas, Nominas, IRPF, Nota simple,
tasación, etc..)
 Definición de los documentos obligatorios y los documentos opcionales de cada
producto.
Control y alertas  Gracia a la gestión de estados, el sistema controla si toda la documentación ya están
escaneados y guardados en sus carpetas adecuadas.
 Control de la documentación y gestión de alertas por tipo de documentos y tipo de
producto.
Gestión mecanizada  Segregación y definición de sub status de cada concepto de problemas de
documentación ej. Pendiente Nominas, Pendiente Minuta.
 Definición de la acción esperada de cada tipo de problemas de documentación (
generación de alertas)

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