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OFICINA VIRTUAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TECNOLOGICA
                         (OVDGT)




             ERICK SANTIAGO C...
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        INTRODUCCIÓN                           4
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  1. 1. OFICINA VIRTUAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TECNOLOGICA (OVDGT) ERICK SANTIAGO COTRINO RICO CARLOS ARTURO VEGA FIGUEROA GUSTAVO ADOLFO MORENO CUBAQUE UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA INGENIERÍA DE SISTEMAS VILLAVICENCIO 2013 1
  2. 2. OFICINA VIRTUAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TECNOLOGICA (OVDGT) ERICK SANTIAGO COTRINO RICO CARLOS ARTURO VEGA FIGUEROA GUSTAVO ADOLFO MORENO CUBAQUE Trabajo presentado como anteproyecto de grado en la modalidad de Monografía UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA INGENIERÍA DE SISTEMAS VILLAVICENCIO 2013 2
  3. 3. CONTENIDO Página INTRODUCCIÓN 4 1. TÍTULO 6 2. PROBLEMA 7 2.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA 7 2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA 8 3. JUSTIFICACIÓN 9 4. OBJETIVOS 10 4.1. OBJETIVO GENERAL 10 4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 10 5. MARCO REFERENCIAL 11 5.1. MARCO GEOGRÁFICO 11 5.2. MARCO HISTÓRICO 12 5.3. MARCO CONCEPTUAL 15 5.4. MARCO TEÓRICO 17 5.5. MARCO LEGAL 22 6. ALCANCES Y LIMITACIONES 24 6.1. ALCANCES 24 6.2. LIMITACIONES 24 7. DISEÑO METODOLÓGICO 25 7.1. POBLACIÓN Y MUESTRA 25 7.2. FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS 25 7.3. METODOLOGÍA 26 8. RECURSOS 28 9. PRESUPUESTO 29 10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 30 BIBLIOGRAFIA 31 ANEXOS 32 LISTA DE FIGURAS 3
  4. 4. Página Figura 1. Mapa Universidad Cooperativa Sede Villavicencio 11 Figura 2. Menú Servicios Sistema Actual 13 Figura 3. Menú Prestamos Sistema Actual 14 Figura 4. Registro de Prestamos Sistema Actual 14 Figura 5. Modelo Metodología Scrum 27 Figura 6. Cronograma de Actividades 30 4
  5. 5. INTRODUCCION El control y la administración de la información en un departamento perteneciente a una empresa o entidad ya sea pública, de salud o de educación superior es de gran importancia para el complemento de la misma. Se debe tener en cuenta que la administración de la información hoy en día se maneja sistematicamente mediante sistemas de información que son un grupo elementos orientados al tratamiento y administración de datos, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o algún tipo de objetivo, haciendo uso de sistemas de información ligados a redes de datos, que facilitan la manipulación de la información y la calidad de los procesos que se ejecutan internamente en dichas entidades. Teniendo en cuenta la importancia del manejo de la información, se considera que es indispensable realizar un análisis detallado a los sistemas de información que maneja el departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia sede Villavicencio. Dicho análisis consta tanto de la evaluación del sistema de información actual, como de los procesos internos que se llevan a cabo en dicho departamento como dependencia de la organización Universidad Cooperativa de Colombia; de esta manera se obtiene un diagnostico general acerca del estado en el que se encuentra el departamento de Gestión Tecnológica y así mismo encontrar los aspectos a perfeccionar y llegar a un mejoramiento continuo. Implementado este proyecto, se pretende realizar un sistema de control y de información, el cual facilite la administración de los recursos de software y hardware, permitiendo así un mejoramiento continuo en la gestión administrativa y académica, teniendo como punto de partida los servicios que presta el departamento de Gestión Tecnológica como, registro de cuentas, notas, horas de turnos, prestamos, administración de equipos, laboratorios de computo, software, registro de mantenimientos y hojas de vida de equipos entre otros. 5
  6. 6. 1. TITULO OFICINA VIRTUAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TECNOLOGICA (OVDGT) 6
  7. 7. 2. PROBLEMA 2.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA Actualmente, en la Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Villavicencio, se lleva a cabo un sistema de información que se encarga de administrar toda la información en cuanto a inventarios de los elementos (Computadores) de una manera detallada, el proceso de recolección es algo tedioso y lo que complica mas es que la aplicación actual se encuentra desarrollada en el lenguaje visual Basic conectado con una base de datos en Acces, y como es de suponer la aplicación corre solo en maquinas con Windows y su motor de base de datos no es de gran potencia. Tan pronto la información de la Maquina es levanta (Hardware y Software) y registrada en unos formatos nacionales, son ingresados a la aplicación de escritorio; de manera que el equipo (Información levantada), entra al sistema permitiendo que el responsable del activo pueda hacer solicitudes y/o reportes de casos (Problemas con los Equipos), y así llevarle un seguimiento, tipo de historial u hoja de vida lo cual llevara a un seguimiento detallado de la maquina. El sistema actual partiendo que los laboratorios de informática son dependientes al Departamento de gestión tecnológica según la nueva estructura organizacional el sistema “SGDS” Sistema de gestión del Departamento de Sistemas”, controla procesos del mismo, para iniciar los servicios prestados por los laboratorios de informática de la universidad cooperativa de Colombia es brindar a los estudiantes, docentes y administrativos el servicio de salas o equipos de computo; el proceso es el siguiente con la aplicación actual, cuando el docente requiere de un laboratorio o sala, previamente haciendo la solicitud por medio de correo electrónico en caso de que este la disponibilidad el coordinador procede con acceder a la aplicación de escritorio mencionada e ingresa los datos de la actividad o asignatura a desarrollar en la clase tanto como el software a utilizar y tiempo que va a durar el desarrollo de la actividad en el mismo, en caso de que sea aprobada el monitor en este caso los auxiliares de laboratorios si la actividad o clase no esta registrada en el sistema el monitor no puede prestar el laboratorio debido a que el sistema no le deja hacer el registro diario de control de salas; otro proceso desarrollado por los laboratorios es el prestamos o desarrollo de horas de turnos libres lo cual el estudiante en su mayoría de casos se acerca a la ventanilla y solicita el turno en caso de haber disponibilidad el monitor o auxiliar de laboratorio procede con ingresar a la aplicación e ingresar al estudiante y repetir el 7
  8. 8. mismo cuando el estudiante desea retirarse para darle cierre en el sistema, todo esto se va almacenando en el sistema y semestral como mensualmente se deben generar estadísticas de usabilidad de software o facultades los cuales son generados por el sistema actual. Partiendo y finalizando la descripción de los procesos actuales que lleva en el Departamento de gestión tecnológica el sistema actual aparte de ser inestable debido a su entorno de desarrollo, el sistema funciona solo dentro de la red administrativa teniendo en cuenta que el personal que no cuenta con esta no tiene acceso al sistema para generar reportes para ejemplo de este es el caso los docentes que pertenecen a otra red, los informes no se encuentran de manera completa como lo exigen las directrices nacionales de TI. FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Es posible mejorar e implementar un sistema de información el cual tenga acceso desde cualquier lugar, mejorando la toma de decisiones en el desarrollo de actividades que tiene el departamento de gestión tecnológica? 8
  9. 9. JUSTIFICACIÓN Este proyecto se realizará en las instalaciones de la Universidad Cooperativa de Colombia - sede Villavicencio, lo que también generara un beneficio a esta sede, ya que ésta realiza todo lo concerniente con gestión de procesos de consulta, turno y atención al usuario de manera manual, buscando que se sistematicen dichos procesos tanto para el mejoramiento y actualización en los laboratorios como para el mejor desempeño de los operadores. Tanto debido a la necesidad de gestionar y controlar estos procesos descritos anteriormente, aprovechando los recursos actuales que ya posee la universidad como el sistema de información Timonel y la buena administración del mismo en los estudiantes en tiempo real; como el mejoramiento de la aplicación actual que cuenta con una base de datos creada en Access, y la importancia en la mejora de un motor de base de datos con mayor capacidad y efectividad en el lenguaje de acceso, velocidad y seguridad, la cual la base de datos actual genera cierto porcentaje de desconfianza por su límite de capacidad y su mantenimiento de manera permanente. De manera que si la información se lleva en el SISTEMA DE OFICINA VIRTUAL, los usuarios podrán tener información en tiempo real desde cualquier lugar, obtener estadísticas, generar informes de activos fijos etc. Y por qué no ser implementada a nivel nacional. Los beneficios en consecuencia de la implementación de un sistema de información que permita la recolección de información de las consultas de manera digital. Permitirá que se realicen estudios estadísticos e investigaciones concluyentes de una manera más ágil y oportuna según lo soliciten las direcciones nacionales. 9
  10. 10. OBJETIVOS Objetivo General Desarrollar un sistema de información en un entorno web, unificando los procesos del departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia sede Villavicencio; optimizando así los procesos estadísticos y de seguimiento que requieren los equipos o elementos y personal administrativo, docentes y estudiantes. Objetivos Específicos Recolectar información necesaria para conocer el estado actual de la metodología implementada en los procesos del Departamento de sistemas en la Universidad Cooperativa de Colombia Sede Villavicencio. Realizar una evaluación de los procedimientos que se ejecutan actualmente en los laboratorios de informática de la Universidad Cooperativa de Colombia – sede Villavicencio. Diseñar y desarrollar el software. Que responda a las necesidades requeridas por la coordinación del departamento. Realizar ajustes al sistema en caso de que se requiera, para así obtener un mejor desempeño del aplicativo. Implementar el software en la red de la Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Villavicencio. 10
  11. 11. 5. MARCO REFERENCIAL 5.1. Marco Geográfico El proyecto se realizará en las instalaciones de la Universidad Cooperativa de Colombia - Sede Villavicencio – Departamento de sistemas, teniendo como objetivo desarrollar una OFICINA VIRTUAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TECNOLOGICA (OVDGT) El Departamento de Gestión Tecnológica es el encargado de administrar los recursos Informáticos (Hardware-Software) de la sede Villavicencio y todos los procesos que estos exigen para la administración eficaz. Figura 1: Ubicación Universidad Cooperativa De Colombia sede Villavicencio Fuente: Elaborado por el grupo de estudiantes de investigación del proyecto. 11
  12. 12. 5.2. Marco Histórico A nivel Internacional Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la década de los setenta, tiempo en el que también aparecieron las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo. Esto facilitó que las personas pudieran trabajar desde sus hogares. Este hecho acaparó rápidamente la atención de programadores, arquitectos, ingenieros, abogados y analistas económico-financieros, entre otros. A lo largo de los años se ha incrementado su popularidad, gracias a que ofrece: • Menor costo de instalación. Cuando rentas una oficina virtual, no tienes que contar con tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados pueden trabajar desde otro lugar. Esto te permitirá reducir costos de renta y expansión de oficinas. • Menor costo de equipo. Los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar como sucede con los usuarios de una LAN cuando comparten sus recursos. • Red formal de comunicaciones. Se establece una mayor atención a las redes de comunicaciones, lo que da lugar al desarrollo de mejores sistemas de comunicación. • Bajo índice de interrupciones en el trabajo. Cuando los inconvenientes temporales (lluvia, frío, nieve, etc.) e inclusive enfermedades impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades del individuo y de la empresa. • Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que no pueden viajar a una oficina física por cuestiones de discapacidad o porque son padres de niños pequeños o ancianos. Es ahí donde se tiene la oportunidad de encontrar personas de alto valor estratégico, ubicados en distintos lugares. 1 1 http://www.articulandia.com/premium/article.php/22-12-2010Oficinas-virtuales-ventajas-y- desventajas.htm#ixzz28kCzSwRq 12
  13. 13. Sistema de gestión del departamento de sistemas (SGDS) Actualmente la Universidad Cooperativa de Colombia con sede Villavicencio utiliza el Sistema de gestión del departamento de sistemas que es una aplicación de escritorio que administra los recursos de software y hardware, generando las estadísticas solicitadas por la Dirección Nacional de Gestión Tecnológica. Dentro de estos procesos observamos el servicio de horas de turnos libres ( horas que emplean los estudiantes para realizar sus diferentes actividades académicas en los laboratorios de informática ) y préstamos de diferentes elementos que dan los auxiliares de los laboratorios de informática, los auxiliares del departamento se encargan del control de Hojas de Vida (Especificaciones de Hardware y Software), de cada equipo existente en la universidad como el seguimiento de casos ( Problemas reportados y solucionados ) de los mismos. Figura 2: Ventana del Menú general de servicios Fuente: Elaborado por los estudiantes desarrolladores del proyecto 13
  14. 14. Figura 3: Ventana para ingresar y realizar prestamos de elementos Fuente: Elaborado por los estudiantes desarrolladores del proyecto Figura 4: Ventana de registro de préstamo de elementos Fuente: Elaborado por los estudiantes desarrolladores del proyecto 14
  15. 15. 5.3. Marco Conceptual Sistema de gestión del departamento de sistemas (SGDS) Es una aplicación de escritorio que administra los recursos de software y hardware, generando las estadísticas solicitadas por la Dirección Nacional de Gestión Tecnológica, dentro de estos procesos observamos el servicio de horas de turnos libres ( horas que emplean los estudiantes para realizar sus diferentes actividades académicas en los laboratorios de informática ) y préstamos de diferentes elementos que dan los auxiliares de los laboratorios de informática, los auxiliares del departamento se encargan del control de Hojas de Vida (Especificaciones de Hardware y Software), de cada equipo existente en la universidad como el seguimiento de casos ( Problemas reportados y solucionados ) de los mismos. Timonel La Universidad Cooperativa de Colombia en medio de su transformación institucional desarrolla un modelo gerencial eficiente, el cual busca la unificación de procesos operacionales con tecnologías de la información, permitiendo así un mejoramiento continuo en la gestión administrativa y académica, teniendo como punto de partida el ciclo de vida del estudiante: Inscripción, admisión, matrícula, notas, créditos, calendario, hoja de vida e historia académica.2 Oficina virtual Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios. 2 Fuente: http://www.ucc.edu.co/Paginas/InformacionTimonel.aspx 15
  16. 16. Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos. Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y la domiciliación de sociedades son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto. El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro país. Si este cliente quiere reducir los costes y no quiere arriesgar su capital con la creación de una empresa en un otro país, eso podría ser una muy buena solución.3 Lenguajes de Programación: Un lenguaje de programación es un lenguaje artificial que puede ser usado para controlar el comportamiento de una máquina, especialmente una computadora. Estos se componen de un conjunto de reglas sintácticas y semánticas que permiten expresar instrucciones que luego serán interpretadas. Debe distinguirse de “lenguaje informático”, que es una definición más amplia, puesto estos incluyen otros lenguajes como son el HTML o PDF que dan formato a un texto y no es programación en sí misma.4 Programación Orientada a Objetos: La programación Orientada a objetos (POO) es una forma especial de programar, más cercana a como expresaríamos las cosas en la vida real que otros tipos de programación. Con la POO tenemos que aprender a pensar las cosas de una manera distinta, para escribir nuestros programas en términos de objetos, propiedades, métodos y 3 http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-196492.htm 4 http://www.alegsaonline.com/art/11.php 16
  17. 17. otras cosas que veremos rápidamente para aclarar conceptos y dar una pequeña base que permita soltarnos un poco con este tipo de programación.5 PHP: Acrónimo de Hipertext Preprocesor. Es un lenguaje de programación del lado del servidor gratuito e independiente de plataforma, rápido, con una gran librería de funciones y mucha documentación. Un lenguaje del lado del servidor es aquel que se ejecuta en el servidor web, justo antes de que se envíe la página a través de Internet al cliente. Las páginas que se ejecutan en el servidor pueden realizar accesos a bases de datos, conexiones en red, y otras tareas para crear la página final que verá el cliente. El cliente solamente recibe una página con el código HTML resultante de la ejecución de la PHP. Como la página resultante contiene únicamente código HTML, es compatible con todos los navegadores.6 HTML: Es un lenguaje que hace posible presentar información (por ejemplo, investigaciones científicas) en Internet. Lo que ves al visualizar una página en Internet es la interpretación que hace el navegador del código HTML. Para ver el código HTML de una página sólo tienes que pinchar en la opción "Ver" de la barra de menús y elegir "Código fuente" (en Internet Explorer).7 Javascript: Es un lenguaje de programación que permite a los desarrolladores crear acciones en sus páginas web. Javascript es un lenguaje que puede ser utilizado por profesionales y para quienes se inician en el desarrollo y diseño de sitios web. No requiere de compilación ya que el lenguaje funciona del lado del cliente, los navegadores son los encargados de interpretar estos códigos. Bases de datos: Una base o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos 5 http://www.desarrolloweb.com/articulos/499.php 6 http://www.desarrolloweb.com/articulos/392.php 7 http://www.html.net/tutorials/html/lesson2.php 17
  18. 18. compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y gracias al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. MYSQL: Es un sistema de gestión de bases de datos relacional, licenciado bajo la GPL de la GNU. Su diseño multihilo le permite soportar una gran carga de forma muy eficiente. MySQL fue creada por la empresa sueca MySQL AB, que mantiene el copyright del código fuente del servidor SQL, así como también de la marca. Aunque MySQL es software libre, MySQL AB distribuye una versión comercial de MySQL, que no se diferencia de la versión libre más que en el soporte técnico que se ofrece, y la posibilidad de integrar este gestor en un software propietario, ya que de no ser así, se vulneraría la licencia GPL. Este gestor de bases de datos es, probablemente, el gestor más usado en el mundo del software libre, debido a su gran rapidez y facilidad de uso. Esta gran aceptación es debida, en parte, a que existen infinidad de librerías y otras herramientas que permiten su uso a través de gran cantidad de lenguajes de programación, además de su fácil instalación y configuración.8 XAMPP: Es una forma fácil de instalar la distribución Apache que contiene MySQL, PHP y Perl. XAMPP es realmente simple de instalar y usar - basta descargarlo, extraerlo y comenzar.9 8 http://www.valor-agregado.com/index.php?option=com_content&view=article&id=57&Itemid=98 9 http://www.apachefriends.org/es/xampp.html 18
  19. 19. 5.4. Marco Teórico En la actualidad ha desaparecido la noción de corporación como una organización jerárquica estructurada. Más importante aun es que las teorías organizacionales actuales indican que sólo un núcleo de actividades esenciales debe permanecer dentro de un grupo corporativo; el resto debe descentralizarse, lo que da como resultado la creación de la corporación virtual, cuya célula y eje principal es la oficina virtual. La oficina virtual no puede depender de la anticuada macrocomputadora, de ingenuos protocolos de comunicación ni de obsoletos programas basados en Cobol. Vivimos en una era de discontinuidad y los negocios ya no se conducen de la misma manera. Las aplicaciones avanzadas de las comunicaciones, las microcomputadoras y el software están siendo impulsadas por este hecho y tienen un gran impacto en la tecnología que empleamos para seguir siendo competitivos, y prepararnos para un futuro que se acerca a grandes pasos. Definitivamente la oficina en nuestros días debe ser más dinámica y no estar limitada a horarios ni lugares. Ahora cuando el personal no está dentro de su oficina puede alcanzar la información que está dentro de ella. Incluso con los nuevos "Cyber Cafés", donde una persona puede accesar a Internet desde máquinas preinstaladas en el establecimiento o bien llevando su propio notebook y conectándose a la red. Se dice que usando tecnologías como las empleadas en la oficina virtual (telecomunicaciones avanzadas, multimedia, bases de datos, Internet, Intranet, redes, etc.) se pueden incrementar de un 10% a un 20% la productividad del trabajo; la justificación de la aplicación de tecnologías en oficinas debe estar muy bien fundamentada y construirse con bases sólidas. De alguna manera ya hemos avanzado hacia la evolución de oficinas ayudados en gran medida por las tecnologías involucradas en la oficina virtual. Aunque en realidad muchas herramientas que se siguen utilizando son aun de la "primera generación". En la actualidad no sólo existe una impresionante lista de aplicaciones de la Realidad Virtual, sino también existe una urgente necesidad de implementaciones nuevas e imaginativas debido al radical cambio que puede observarse en la tecnología, en la industria y en los negocios. Frente a estos cambios se imponen nuevas estructuras administrativas y organizacionales para las empresas, siendo este el caso de la oficina virtual desprendiéndose de ella la compañía virtual, teniendo como esencias de ambas la reinvención de la organización, tanto de la mediana como la gran empresa. 19
  20. 20. Esencial y técnicamente la oficina virtual, no es más que la unión de un computador generalmente portátil, con capacidad para comunicaciones, un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que desempeña el trabajador. Pero este pequeño equipo permite a los trabajadores realizar las labores desde su casa, automóvil o donde a bien lo crean conveniente. Esta situación trae consigo un cambio radical en las pautas de trabajo, y revoluciona el mundo empresarial y profesional, con incrementos de productividad y ahorro de tiempo y dinero.10 Usos Beneficios de los Sistemas de Información: Según un estudio, las áreas más sobresalientes que utilizan las organizaciones para obtener ventajas competitivas, son las siguientes: Relaciones con los proveedores. Servicios al cliente. Diferenciación de servicios del producto. Planeación de nuevos productos. Costos. Segmentación de mercados. Los principales beneficios de usar los Sistemas de información se reflejan en los siguientes ideales: Automatizan los procesos operativos. Suministran plataforma para la toma de decisiones. Logra ventaja competitiva. Reducción de Ventajas de los rivales.11 ¿Para qué sirve una intranet? Nada mejor que unos ejemplos para entender el poder que puede tener una intranet en una organización: El departamento de Informática pone a disposición de todos los empleados un nuevo sistema de soporte técnico; 10 Fuente: http://www.monografias.com/trabajos19/oficina-virtual/oficina-virtual.shtml 11 http://www.punksolid.com/sistemas-de-informacion-y-sus-ventajas-competitivas-diapositivas/2008/comment- page-1/ 20
  21. 21. El departamento de Marketing comparte información sobre las promociones de la empresa, publicidades de marca, etc.; El departamento de Personal pone a disposición los formularios de cambios de dirección, planificación de las vacaciones, etc.; El departamento de RRHH anuncia las plazas internas disponibles; Finanzas permite que a través de un sistema web, los otros departamentos informen gastos de viajes, etc.12 Ventajas de usar Intranet: Las ventajas de este medio de comunicación interno para su compañía son: Distribución de la información a un número alto de empleados de forma sencilla sin necesidad de papeleo innecesario. La implementación y el uso de la Intranet en las compañías ayuda a que el sistema de comunicación sea eficiente, sin que se produzca un desgaste en el proceso. Se convierte en el lugar adecuado donde de manera organizada todas las áreas de la empresa pueden publicar sus informes e información completa de los servicios que ofrecen. Permite ofrecer de manera simultánea la misma información a todos los integrantes de la compañía. Convirtiéndose en el “panel” perfecto donde publicar información relevante es una labor sencilla. Asegura la interactividad con cada una de las personas de la empresa y evita la sobrecarga de información a los empleados. Genera un entorno colaborativo dentro de la compañía.13 12 http://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Que-es-una-Intranet.php 13 http://www.navactiva.com/es/documentacion/ventajas-de-las-intranets-para-la-pequena-empresa_19247 21
  22. 22. 5.5. Marco Legal Con el fin de proteger la propiedad intelectual en el área de la computación La Republica de Colombia ha estipulado leyes que controlan la venta, manipulación o enriquecimiento con productos o aplicativos que no estén legalmente adquiridos e instalados y se estén utilizando para la realización de proyectos con fines lucrativos, seguidamente en el área de realización de proyectos informáticos para redes existen unos estándares internacionales los cuales igualmente se nombraran a continuación: Decreto 1360 de 1989: Por el cual se reglamenta la inscripción del soporte lógico (software) en el Registro Nacional del Derecho de Autor. Ley 603 del 2000: Los derechos de autor están protegidos y garantizados por el estado colombiano. Ley 201 de 2012: Por medio de la cual se implementan compromisos adquiridos por virtud del acuerdo de promoción comercial suscrito entre la República de Colombia y los Estados Unidos de América y su protocolo modificatorio, en el marco de la política de comercio exterior e integración económica”. Constitución Nacional de Colombia: Art 61: El estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley.14 La Universidad Cooperativa de Colombia posee normas de Modalidad de Grado y de propiedad intelectual. Acuerdo 008 del 30 de Junio de 2005: Por medio del cual se expide el Reglamento sobre las Modalidades de Grado Acuerdo 010 PAR del 30 de Junio de 2005: Por medio del cual se expide el Reglamento de Propiedad Intelectual de la Universidad Cooperativa de Colombia 14 http://www.totalcomputer.com.co/docs/PresentacionLey.pdf 22
  23. 23. Acuerdo 001 del 25 de Enero de 2008: Por medio del cual se expide el Reglamento Académico para los programas de Pregrado de la Universidad Cooperativa de Colombia Acuerdo 039 del 30 de Octubre de 2009: Por medio del cual se actualizan y reglamentan las disposiciones contempladas en el Acuerdo 08 de 2005, Modalidades de Trabajo de Grado.15 Normatividad de la Universidad Cooperativa de Colombia Páginas Web: Por la cual se establece que no debe haber ninguna página web que represente a la Universidad fuera de su portal web http://www.ucc.edu.co y que si se necesitan sistemas de información para manejar datos de la sede respectiva se debe implementar de manera interna utilizando intranet. Esta información se adquiere gracias a la Ingeniera Floralba González, Jefe del Departamento de Sistemas de la Universidad Cooperativa de Colombia, Sede Villavicencio. 15 http://www.ucc.edu.co/normatividad/Paginas/Reglamentos.aspx 23
  24. 24. 6. ALCANCES Y LIMITACIONES 6.1 ALCANCES El sistema de información web, permitirá llevar a cabo los procesos administrativosdel Departamento de Gestión Tecnológica de manera continua sin importar que el usuario sea un docente, estudiante o administrativo de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Villavicencio. La aplicación web estará en la capacidad de generar informes y estadísticas (Turnos Libres, Inventarios de Activos fijos), correspondientes a los procesos que se efectúen en el mismo. El sistema permitirá que el usuario según su roll realice sus procesos y solicitudes desde cualquier lugar, descongestionando la labor de las facultades. 6.2 LIMITACIONES Solo podrán ingresar al sistema losusuarios que se encuentren registrados en la base de datos, en caso de no estarlo tendrán que contactar al Departamento de Registro y Control Académico quien verificara el estado de matriculación del usuario. El sistema no manejara información contable respecto activos fijos, solo generara control e información sobre dichos elementos. 24
  25. 25. 7. DISEÑO METODOLÓGICO Variables: Personal Administrativo Docentes Estudiantes Internet Datos estadísticos Software 7.1. Población y Muestra Población: La población de estudio que se presenta para visualizar la viabilidad de la implementación de la Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica, son el conjunto de miembros pertenecientes a la Universidad Cooperativa de Colombia. Muestra: Se emplea un tipo de muestreo No Probabilístico por conveniencia, de esta manera se señala que el subconjunto extraído de la población a estudiar, son los estudiantes, los docentes y el personal administrativo que integra la comunidad Universitaria, debido a esto, el muestreo es sesgado no probabilístico. 7.2. FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS 7.2.1. FUENTES PRIMARIAS Se realizan reuniones, encuestas y entrevistas a miembros de la comunidad universitaria (en especial a quienes conforman el departamento de gestión tecnologica), teniendo en cuenta que de acuerdo a su rol que ejerce en la misma, se le realizan diferentes tipos de preguntas en pro de la planeación y del análisis del proyecto. Se obtiene información de gran importancia por medio del sistema de información de la Universidad Cooperativa de Colombia (www.ucc.edu.co). 7.2.2. FUENTES SECUNDARIAS Ladocumentación de los sistemas actuales que manejan las diferentes dependencias de sistemas de la Universidad Cooperativa a nivel nacional, es decir, en las diferentes sedes existentes de la Universidad, lo cual se considera información de gran importancia para el desarrollo del proyecto.Libros de texto donde se adquiere información y conocimiento del desarrollo web y artículos de revistas donde señalan diferentes sistemas de información y su funcionamiento. 25
  26. 26. 7.3. METODOLOGÍA La metodología más apropiada para llevar a cabo la gestión y el desarrollo del proyecto Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica (OVDGT), es la Metodología Scrum. Teniendo en cuenta que para este tipo de proyecto lo más apropiado es una metodología ágil que proyecte la eficiencia del trabajo y del producto a realizar. Es de gran importancia aplicar dicha metodología puesto que permite definir todo un conjunto de prácticas y de roles indispensables para el desarrollo del proyecto. Teniendo conocimiento de los roles principales en Scrum, se puede estructurar y distribuir las diferentes tareas necesarias para trasladar el producto del aspecto subjetivo hacia el aspecto objetivo. Metodología Scrum “Es un marco de trabajo para la gestión y desarrollo de software basada en un proceso iterativo e incremental utilizado comúnmente en entornos basados en el desarrollo ágil de software. Aunque Scrum estaba enfocado a la gestión de procesos de desarrollo de software, puede ser utilizado en equipos de mantenimiento de software, o en una aproximación de gestión de programas: Scrum de Scrums”16. Esta metodología está enfocada en procesos de software, comienza con la visión general del producto, especificando y dando detalle a las funcionalidades o partes que tienen mayor prioridad de desarrollo. Los procesos y sus elementos que componen esta metodología son los siguientes: Roles: Propietario del producto: Se asegura de que el equipo Scrum trabaje de forma adecuada desde la perspectiva del negocio. Gestor o Manager del Scrum (Facilitador): Cuyo trabajo primario es eliminar los obstáculos que impiden que el equipo alcance el objetivo. Equipo de Desarrollo: El equipo tiene la responsabilidad de entregar el producto(análisis, diseño, desarrollo, pruebas, documentación y matenimiento). 16 http://es.wikipedia.org/wiki/Scrum 26
  27. 27. Roles Auxiliares: Clientes o Proveedores: Se refiere a la gente que hace posible el proyecto y para quienes el proyecto. Sólo participan directamente durante las revisiones del sprint. Administradores: Personas que establecen el ambiente para el desarrollo del producto. Elementos: Pila del Producto: Lista de requisitos de usuario que se origina con la visión inicial del producto y va creciendo y evolucionando durante el desarrollo. Pila del Sprint: Lista de los trabajos que debe realizar el equipo durante el sprint para generar el incremento previsto. Incremento: Resultado de cada sprint Figura 5: Ciclo de proceso de la metodología Scrum. Fuente: http://www.navegapolis.net/files/s/NST-010_01. 27
  28. 28. 8. RECURSOS Para la realización de este proyecto se necesitan recursos indispensables en la planeación, el análisis,el diseño, el desarrollo, las pruebas, la implementación y el mantenimiento, que se clasifican de la siguiente manera: Tecnológicos: Los recursos tecnológicos se dividen en dos (2) aspectos, a nivel de hardware como equipos de computo, tabletas y agendas digitales; y a nivel de software, programas y aplicaciones como editores de modelado, diseño y desarrollo web, entre estos DreamWeaver CS5, editores de imágenes como Photoshop CS5, Gimp y Corel Draw, en cuanto al enfoque de motores de bases de datos aplicaciones como Xampp - PhpMyAdmin y finalmente citando herramientas ofimáticas, como Microsoft Word, Excel, Power Point, Access y Project. Institucionales: Entre los recursos institucionales se hace uso de los servicios bibliotecarios, las redes inalámbricas y sistemas de información, laboratorios de sistemas y se cuenta con el acompañamiento de ingenieros asesores metodologicos de la Universidad Cooperativa de Colombia sede – Villavicencio, entre otros la biblioteca Germán Arciniegas. Financieros: En cuanto a los recursos financieros que se emplean en el proyecto, se hace referencia al presupuesto propio de cada integrante del equipo de y no se presenta financiamiento de un tercero hasta el momento. 28
  29. 29. 9. PRESUPUESTO Rubros Cantidad* Total 1. Costo Directos 1.1 Personal investigativo Pago Investigadores (salario básico + prestaciones o salario integral), bonos, etc. 3 570.000 1.710.000 1.2 Materiales Papelería, fotocopias, cds, empastados, cartuchos, otros. 1 150.000 150.000 1.3 Equipos Compra o alquiler de equipos de computo,hardware (computadores y dispositivos) 1.4 Gastos varios Pago por alquiler de instalaciones. Total costos Directos 2. Costos Indirectos 2.1 Servicios administrativos Pago de editores, encuestadores, operarios, auxiliares de laboratorio, etc. 2 30.000 60.000 2.2 Servicios Públicos Agua, luz, teléfono, Internet, transporte, aseo, mensajería, etc. 1 320.000 320.000 Total costos indirectos Subtotal 2.240.000 Imprevistos (20%) 436.000 TOTAL 2.676.000 29
  30. 30. 10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Tiempo total de desarrollo Fases= 13 semanas. Figura 6 Cronograma de Actividades. Fases Duración Meses Enero Febrero Marzo Abril Mayo Días Inicio/Fin Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Estrategia 2 30/09 - 31/09 X Planeación 5 03/09 -07/09 X Análisis Previo 6 22/09-27/09 X X Documentación 9 28/09-06/10 X X Diseño 6 08/10-13/10 X Arquitectura Diseño Web – 5 16/10-20/10 X Pagina Ppal Diseño Web - 4 21/10-24/10 X Interfaces Desarrollo 2 26/10-27/10 X Contenidos Desarrollo Web 25 1/11-24/11 X X X X Ajustes del 2 26/11-27/11 X Sistema Pruebas 3 28/11-30/11 X Mantenimiento X Fuente: Elaborado por los integrantes del proyecto (OVDGT). 30
  31. 31. BIBLIOGRAFIA Eguíluz, Javier. Introducción a JavaScript. España: RA-MA, 2009. Eguíluz, Javier. Introducción a CSS.España: RA-MA, 2009. Eguíluz, Javier. Introducción a XHTML.España: RA-MA, 2009. Piattini Mario, Adoración de Miguel, Marcos Esperanza. Diseñode Basesde Datos Relacionales. España: Alfaomega, 2000. Jefrfrey Bardzell, Dreamweaver 8 ASP, ColdFusion y PHP. España: Anaya Multimedia, 2006. WEBGRAFÍA Wikipedia, http://es.wikipedia.org/wiki/Scrum Monografias,http://www.monografias.com/trabajos60/tamano-muestra- archivistica/tamano-muestra-archivistica.shtml Desarrollo Web http://www.desarrolloweb.com/manuales/12/ WikiPediahttp://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos DesarrolloWeb http://www.desarrolloweb.com/directorio/bases_de_datos/mysql/ 31
  32. 32. ANEXOS Anexo 1: Fuente de información primaria - Entrevista Entrevista Objetivo: Recopilar información acerca de la metodologia empleada actualmente en las tareas de inventario de equipos de computo y control de procesos internos del departamento de Gestion Tecnologica perteneciente a la Universidad Cooperativa de Colombia sede Villavicencio, con el objetivo de identificar la problemática y plantear una solucion que satisfaga dicha necesidad. Nombre: Floralba González Cargo: Jefe – Departamento Gestión Tecnológica Fecha: 24 de Julio de 2010 1. ¿Existe actualmente un sistema que facilite el proceso de inventario de los equipos de computo pertenecientes a la Universidad Cooperativa de Colombia sede Villavicencio? R. Si 2. Explique en general en que consiste el funcionamiento del proceso de inventario de equipos de cómputo. R. Actualmente se recolecta la información de las terminales de trabajo (seriales y marcas) a nivel de hardware y software que pertenecen a la Universidad, a continuación esta información es almacenada en el sistema actual y 32
  33. 33. posteriormente es enviada a la Dirección Nacional de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia. 3. ¿Qué tipo de problemas encuentra actualmente en el proceso de inventario? R. - Cuando se presenta una anomalía de algún fallo en un equipo de computo, no se puede hacer reporte ya que la red que se maneja es limitada, solo se presenta una red administrativa donde no todos tienen acceso a ella, por ende el reporte no se puede hacer por medio del sistema, sino que debe hacerse ya sea por vía telefónica o en un oficio. - Los informes están desactualizados porque el formato es nuevo, según la directriz nacional de TI. 5. Explique en general en que consiste el funcionamiento de la tarea de control de procesos. R. El control de procesos internos comprende dos labores que se ejecutan en los laboratorios de informática, una es la asignación de turnos libres en donde cualquier persona, sin importar el roll, ya sea administrativo, docente o estudiante, puede solicitar el préstamo de un equipo de computo para realizar sus actividades académicas de investigación o administrativas; la otra labor perteneciente a los controles internos es el registro de préstamos de laboratorios, donde se solicita el préstamo de los laboratorios para la realización de clases, reuniones y video- conferencias entre otras. 33
  34. 34. 6. ¿Considera que hace falta un sistema de información que permita llevar a cabo el proceso de inventario de equipos y controles de procesos internos en la Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Villavicencio? R. Si, ya que facilitaría el manejo de dicho proceso y ayudaría a que fuera más eficiente. 7. ¿Tiene conocimiento de alguna universidad que haya implementado un sistema de información similar que brinde solución a la problemática identificada? R. Aplicado a este proceso, no. 34

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