POXTA es un producto desarrollado sobre SharePoint para gestionar correspondencia de entrada, salida e interna en formatos físicos y digitales. Asigna números consecutivos para rastrear la correspondencia a través de su ciclo de vida. Aprovecha las funcionalidades de SharePoint como almacenamiento de información y flujos de trabajo para ofrecer una plataforma colaborativa que reduce el consumo de papel.

1. Un acercamiento a
INNOVATION PLACE / FACTSHEET
POXTA es un producto desarrollado sobre SharePoint
para empresas que responde a las necesidades de la
gestión de correspondencia.
POXTA permite la radicación de correspondencia de entrada,
salida, interna PQRS tanto en soportes físicos como digitales;
además, centraliza e integra la gestión de la correspondencia
mediante la asignación de números consecutivos con la su
trazabilidad, control, seguimiento y alertas.
Todas las funcionalidades de POXTA están desarrolladas en
SharePoint*, y aprovechan las características nativas de ésta
plataforma. Además, hace uso de Microsoft Office para la
generación de documentos.
FUNCIONALIDADES DESTACADAS
Cumple con los requerimientos establecidos en el Acuerdo 060 de 2001, en lo
referente a la gestión de correspondencia.
Realiza todo el ciclo de correspondencia desde la recepción hasta el envío, y soporta
medios físicos, digitales y electrónicos para su trámite.
Permite la creación de Expedientes, basados en la TRD de la organización.
Armoniza expedientes físicos y electrónicos, a través de funcionalidades que controlan
ambas instancias.
Garantiza trazabilidad, seguridad, control y auditoria en cualquier momento de la
operación.
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Sharepoint y POXTA una experiencia compartida
*SharePoint: Es la plataforma de ECM (Enterprise Content Management) de Microsoft para la gestión de documentos y colaboración
empresarial. Según Gartner, una de las organizaciones más importantes en la investigación de tecnología de información en el mundo,
ubica a SharePoint en el ECM Magic Quadrant, en la sección de líderes del mercado.

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Gracias a que POXTA comparte servicios de Sharepoint, aspectos como: el
almacenamiento de información, la creación de portales, los flujos de trabajo, entre
otros temas estarán disponibles en una misma plataforma.
POXTA es una experiencia cercana para el usuario, debido a que tiene la misma
navegación de SharePoint y Microsoft Office.
POXTA le ofrece una plataforma colaborativa, que propende por el uso de buenas
prácticas y la reducción significativa del consumo de papel.
Decreto N° 2609 de 2012. Menciona las generalidades de los sistemas de gestión
documental, y detalla temas relacionados con la gestión de documentos electrónicos
de archivo.
Acuerdo N° 002 de 2014. Establece los criterios básicos para la gestión de expedientes
físicos y electrónicos.
Resolución N° 8934 de 2014. Dispone el plazo a las entidades reguladas por la
Superintendencia de Industria y Comercio, para el cumplimiento de directrices de
gestión documental.
Acuerdo N° 003 de 2015. Ordena lineamientos para la gestión de los documentos
electrónicos en las organizaciones.
ISO 16175-3. Constituye principios y requisitos funcionales, para documentos en
entornos de oficina electrónica y sus sistemas de información.
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ACERCA DE IO - INNOVATION PLACE
Somos una compañía joven conformada con recursos especializados y de gran experiencia en el desarrollo de
soluciones con tecnologías SharePoint. Tenemos como foco desarrollar productos basados en este ECM
alrededor de la Gestión de Información.
Queremos hacer la vida más simple en el mundo corporativo, entregando productos de alta usabilidad y
generando valor y productividad a las empresas, a través de la aplicación de las tecnologías de la información.
BENEFICIOS
CUMPLIMIENTO DE LEGISLACIÓN