Este documento presenta la solución Cloud Contract Administration (CCA) de IPSA para mejorar la gestión de expedientes y la calidad de los datos. CCA permite digitalizar documentos, extraer metadatos mediante OCR, clasificarlos automáticamente, validar la información y almacenarlos de forma segura. El documento describe las funcionalidades de CCA y ofrece tres casos prácticos de cómo ha mejorado la calidad de los datos y procesos de entidades financieras.

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Gestión de Expedientes y Calidad
del Dato

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Índice
1. Gestión de Expedientes: Cloud Contract Administration ( CCA )
2. Funcionalidades/Características
3. Beneficios
4. Caso de éxito
5. Soluciones
6. IPSA

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Cloud Contract Administration (CCA)
Qué es
Nuestro producto de Gestión de Expedientes es la solución de IPSA para automatizar
los procesos de negocio vinculados a los expedientes con la utilización eficiente de la
tecnología documental.
Se controla el ciclo de vida completo de cualquier expediente ya que el producto
integra tanto los canales de entrada, tanto físicos como electrónicos, como el
procesamiento y la gestión documental de la información.
CCA convierte los expedientes en papel en formato electrónicos, y permite añadir la
documentación electrónica original. De este modo, se facilita
gestionarlos de una manera más eficaz y segura
ya que toda la información relativa a cada expediente
se centraliza en una única carpeta electrónica disponible
para su consulta y/o trámites.
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CCA
Esquema

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CCA
Ciclo de Vida Documental
Reutilización de
documentos
Sin acción requerida/
Almacenamiento directo
Repositorio

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CCA
Módulos
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Nuestra Gestión de Expedientes se divide en cuatro módulos diferenciados que recogen
el ciclo de vida documental completo de cualquier tipo de expediente.

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CCA
Funcionalidades principales
Captura
Digitalización masiva
Captura remota desde
origen
Importación de objetos
electrónicos
Tratamiento de calidad
sobre las imágenes
Control
Monitorización estado del
proceso
Trazabilidad de la
información desde origen
Verificación de la calidad
de imágenes y datos
Distribución
Unificar documentos de
distintos orígenes
Distribución controlada a
destino
Actividades de
preproceso previas
Escalabilidad
Adaptable a las
necesidades del usuario
Repositorio de datos
ilimitado
API´s para el desarrollo
de aplicaciones
Seguridad
Gestión de todas las
vertientes de la seguridad
Acceso a la información
en función del perfil
Firma digital de las
imágenes
Workflow
Basado en el contenido
del documento
Interconexión de usuario,
procesos y aplicaciones
Aplicaciones remotas
conectadas

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Caso de éxito. Grupo Santander
Beneficios obtenidos:
• Reducción del tiempo de proceso, de 15 a 4 días.
• Dedicación del personal del banco a otras labores de valor para la compañía (comerciales).
• Considerable incremento de la satisfacción del cliente, al realizarse sus operaciones con mayor rapidez.
• Optimización de los procesos internos incorporando imágenes digitales donde antes había documentos físicos.
• Acceso a las imágenes desde cualquier punto de la red corporativa.
• Los dispositivos multifunción instalados al reunir en un único equipo varias funcionalidades (escáner, fax,
fotocopiadora …) reducen el coste del material fungible del banco.
• Almacenamiento y gestión documental de las imágenes con la máxima seguridad.
• Identificación de operaciones desde el momento de su creación (origen del documento).
El Banco Santander gestiona con CCA el procesamiento de sus expedientes de crédito a pymes
Situación inicial
El Banco Santander para ofrecer a sus clientes un servicio más rápido y efectivo
requería una solución tecnológica que acortara el tiempo de procesamiento de sus
expedientes de crédito.
Solución implantada
Los expedientes de cada solicitud de crédito generados en la red de oficinas se digitalizan y envían mediante dispositivos
multifunción a la central de procesamiento (fábrica). Una vez en la central, los archivos recibidos se procesan siguiendo
el flujo de actividades del workflow de CCA: OCR, catalogación, grabación, visación, etc… La información generada es
enviada al departamento legal para realizar el cierre de la operación.
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Caso de éxito. Herrero & Asociados
Beneficios obtenidos:
• Gestión de forma centralizada y automática de los expedientes
• Acceso remoto a la información a través de Internet
• Mayor eficiencia en el proceso de envió e incorporación de la información
• Procesar desde una única plataforma cualquier tipo de archivo: papel, fax, archivos electrónicos, e-mails
y formularios electrónicos.
• Facilita la gestión electrónica de los expedientes con sus clientes y la AA.PP.
• Eliminación de la problemática inherente al papel
Herrero & Asociados consigue hacer realidad el concepto de “oficina sin papeles”
Situación inicial
Los expedientes que gestionaban incluían documentación de distinta naturaleza:
papel, correos electrónicos, archivos anexos a correos electrónicos… Esta situación
constituía un problemas debido a la documentación tan heterogénea, en diversos
soportes, falta de visualización global de los expedientes y la cantidad de papel
excesiva que se generaba.
Solución implantada
CCA permite que en un único expediente electrónico se incluya toda la documentación, independientemente
de su naturaleza y procedencia. Gracias al workflow de Atril se redirige el expediente a las áreas que
requieran trabajar sobre el mismo. Finalmente toda la documentación de los expedientes termina en un
repositorio, al cual se puede acceder de manera online permitiendo que varias personas pueden consultar y
trabajar al mismo tiempo.
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10. Grandes compañías, Entidades Financieras y Sector Público necesitan una calidad óptima en sus datos.
Las Grandes Corporaciones disponen de sistemas para asegurar la integridad de la información una vez aparece
en sus sistemas, pero en muchas ocasiones, los errores provienen de los documentos físicos de origen.
La calidad de los datos es un requerimiento.
El objetivo de este documento es:
presentar nuestra metodología para a partir de la información capturada mediante imagen en los documentos físicos
de origen medir la Calidad de los Datos de las Operaciones con el objeto de:
•Identificar incidencias y su resolución para mejorar la calidad y/o la rentabilidad de los productos
de la compañía
•Elaborar planes de mejora que tengan un impacto en la calidad de los datos que se traduzca en:
 Mejora de ingresos: Al disponer de datos de soporte correctos para acciones comerciales y
de marketing
 Reducción de costes: Al realizar operaciones sólo sobre las personas y direcciones
adecuadas
 Mejora de la calidad del servicio percibido por el cliente
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Introducción (I)
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11. Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Introducción (II)
• Cumplimiento con regulaciones sectoriales (Basilea III, Solvencia II, Sabarnex Oxley, etc) y en concreto
Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de
abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
• Optimización en base a la mejora de la calidad de los datos del uso de los cada vez más extendidos
sistemas de inteligencia de negocio, predicción y análisis basados en Big Data, cada vez más necesarios en
la gestión diaria en un entorno rápido y cambiante.
La tecnología de IPSA facilita la resolución de la problemática planteada.
El objetivo de este documento es mostrar como.
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Nuestro modelo define una serie de Niveles que reflejan el grado de excelencia alcanzado por la institución
auditada con respecto a la Calidad de los Datos. Para ello:
4. Nivel de
Existencia
Objetivo: Comprobar la existencia de los datos
Se valida la existencia de los documentos que soportan la operación en los sistemas y la disponibilidad
de los mismos.
3. Nivel de
Completitud
Objetivo: Completar la información existente
Para los expedientes identificados, se valida que se dispone de todos los
documentos considerados obligatorios para la gestión adecuada de la operación.
Objetivo: Verificar la exactitud de los datos completos
Se validan los datos contenidos en los documentos y el grado de
exactitud de los existentes en los sistemas confrontados con los
documentos soporte de los mismos
1. Nivel de
Certidumbre
Objetivo: Asegurar, mediante terceros
confiables, la certeza de los datos
Se validan los datos de la operación contra
tablas internas o de terceros que permiten
certificar la corrección de los datos, tanto de
los documentos como de los sistemas.
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Niveles auditados

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Documentos
físicos
Documentos
digitalizados
OCR
Clasificación automática
Expediente digital
Documento 1
Documento 2
Documento N
¿Todos
clasificados?
¿Todos
clasificados?
¿Documentos
estructurados?
¿Documentos
estructurados?
¿Campos con
validación?
¿Campos con
validación?
¿Todos
reconocidos?
¿Todos
reconocidos?
Búsqueda de
metadatos de la BD en el
contenido de los
documentos
NO
SI
SI
NO
NO
SI
NOSI
Resultado
- Docs faltantes
- Docs sobrantes
- Docs OK / No OK
- Datos OK / No OK
Cruce /
Comparación de
datos
Base de
datos
de Clientes
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Diagrama de los procesos del servicio web

14. En nuestra experiencia, los principales documentos y procesos donde se aplica la calidad del dato
con mayor frecuencia e impacto son:
Hipotecas, Contratos
Expedientes de Crédito para su concesión
Aperturas de Cuenta, Tarjeta, etc.
Contratación de Seguros
Por tipo de Proceso/ProductoPor tipo de Proceso/Producto
Docs de Identidad (DNI, Pasaporte, Carnet Cond.)
Docs de Ingresos (nóminas, pensiones, IRPF, etc.)
Docs Justificantes Domicilio (recibos)
Docs Justificante Bancario
Permisos de Circulación
Hipotecas y Escrituras
IBIs y otros impuestos
Formularios de contratación
Por tipos de Documentos
tratados
Por tipos de Documentos
tratados
De la autenticidad de los propios documentos
De la existencia de los documentos obligatorios
De los datos contenidos en los documentos
De firmas
ValidacionesValidaciones
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Problemática existente

15. 1. Caso Práctico: Entidad Servicios Financieros Holanda
2. Caso Práctico: Entidad Financiera de Automoción
3. Caso Práctivo: Banco de Crédito
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Casos prácticos

16. Calidad del Dato
Caso real: Consumer Financial Services Holanda
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Información de partida:
Compañía de financiación a consumidores finales en una cadena de distribución requiere
automatizar y mejorar la calidad de los datos de los créditos
• Eliminación del backoffice de tramitación de
documentos
• Sustitución de la valija física por valija
electrónica con entrega garantizada
• La comunicación de la inviabilidad del
crédito se reduce de 40 a 2 minutos
• El proceso completo de recogida de
documentación, validación automática,
envío y confirmación del crédito se reduce
de 40 a 10 minutos
• Los rechazos se reducen de 2% a 0%
• Documentación disponible online para
todos los departamentos implicados
(riesgos, at. Cliente, etc)
Objetivos:
Validar automáticamente:
•que todos los documentos del
crédito estén presentes
•que los documentos presentes
sean los correctos
•que los documentos pertenecen al
titular
•que tienen los datos correctos
Resultados:
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17. Calidad del Dato
Caso real: RCI Banque
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Información de partida:
RCI realiza la tramitación y concesión de créditos para la compra de los vehículos en los
concesionarios Renault.
Realiza unas 300 a 500 solicitudes diarias, con un promedio de 5.000 documentos diarios en
total.
• Mejora de la calidad de datos e imágenes
• Mejora del reconocimiento del contenido de los
documentos
% Reconocimiento(*)
Nomina 70%
Identificación 70%
Justificante Bancario 65%
Justificante Domicilio 60%
Renta 90%
Pensión 70%
Permiso de Circulación 25%
(*) Reconocimiento alcanzado en mejoras implantadas
en estudio de viabilidad. Imágenes de partida de
muy baja calidad.
Objetivos:
Reconocer la tipología documental que se
necesita para la concesión de un crédito
validar automáticamente la información que
hay incluida en la Solicitud y contrastarla con
la documentación aportada por el cliente
• Validar, para cada documento enviado, su
pertenencia al titular o al interviniente
Validar para cada documento y campo su
OK ó KO, respecto a los datos de la
solicitud.
Documentos a identificar y validar:
•Nómina
•Documento identificación
•Justificante bancario
•Justificante domicilio
•IRPF
•Pensión
•Permiso de Circulación
Resultados:
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Objetivo: Realizar una auditoría de las Solicitudes de Tarjeta para disponer de métricas de la calidad de los
datos que se dispone de las mismas. Estas métricas permitirán identificar acciones de mejora cuyo impacto en
el negocio se reflejará en menores tasas de devolución de tarjetas, reducción de la morosidad e incremento del
ratio de uso de las tarjetas.
Documentación Obligatoria:
Solicitud Crédito
Identificación Oficial
Justificante Domicilio
Resolución Riesgos
Resolución Ejecutivo (En ciertos casos)
Información de partida:
Datos de la Solicitud:
Campo Identificativo Expediente
Nombre Cliente
DNI/NIE
Importe Solicitado
Importe Aprobado
Plazo
Periodicidad Pago
Campaña
Resolución de Riesgos
Sucursal
Ejecutivo
Clave
Tipo Cliente (Nuevo – Vigente)
Calidad del Dato
Caso real: Santander México
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Soluciones Verticales CCA: Calidad del Dato
Su comercialización

20. IPSA: qué aportan nuestra experiencia y tecnología a la calidad
de los datos
IPSA es una empresa con más de 30 años de experiencia en el desarrollo de soluciones y tecnología de imágenes para el procesamiento
de volúmenes masivos de documentos en papel.
El área principal donde aplicamos nuestra tecnología documental es en procesos críticos de negocio dependientes de documentación
física para entornos financieros y grandes corporaciones:
•Procesamiento de cheques para su compensación diaria en cámara
•Procesamiento de documentos de los expedientes de crédito de los clientes
•Procesamiento de expedientes en actividades de negocio con presencia de documentos físicos
Nuestras soluciones, implantadas desde hace años en clientes de 10 países de Europa y
América, pueden procesar varios millones de documentos diarios en cada instalación.
Cloud Contract Administration: La tecnología de IPSA para resolver estas problemáticas
comprende herramientas para un enfoque profesional, masivo y seguro de la
digitalización de documentos, importación/exportación de registros electrónicos,
Así como la seguridad y trazabilidad de los documentos, los datos y los usuarios.
En IPSA sabemos que las imágenes de los documentos son un gran soporte
para automatizar, de modo seguro y eficiente, la validación y depuración de los
datos contenidos en los sistemas corporativos así como para asegurar la
trazabilidad de las fuentes de información de dónde se han obtenido
dichos datos.
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21. 21www.ipsa.es 21
Agustín de Foxá nº 20
28036 Madrid
t.móv. (+34) 619047303
t. (+34) 91 515 92 00
f. (+34) 91 515 92 29
Gracias por su atención
manuel.barbero@ipsa.es