los costos ocultos no identificados y controlados pueden generar grandes perdidas en las organizaciones

1. COSTOS MARGINALES INTANGIBLES
(“El desangre de las Pymes”)
Las Pymes en su proceso de crecimiento, son afectadas por una gran cantidad de
sobrecostos que no son fácilmente medibles y que no hacen parte de los costos
directos bien conocidos y controlados por los dueños o administradores de las
organizaciones.
Es así como un gran número de empresas son muy eficientes cuando son
pequeñas, pero en el momento en que inician su crecimiento, paradójicamente su
porcentaje de utilidad disminuye y en muchos casos la Pyme llega a desaparecer.
Los administradores de estos negocios conocían muy bien los procesos de
producción y venta, los costos de materia prima, los costos de mano de obra y
sabían muy bien el nivel de utilidad y rentabilidad sobre la inversión, los proveedores
y los clientes; entonces porque sucede este fenómeno.
En todas las empresas, negocios o procesos productivos existe una gran cantidad
de costos indirectos y marginales que, aunque no hacen parte estructural directa de
los productos o servicios que se comercializan, se generan cada vez que se planea,
diseña, compra, procesa, almacena, distribuye y vende un producto o servicio. En
una empresa muy pequeña estos costos son casi despreciables en su medida
porcentual al precio de venta, pero que al incrementarse su producción estos
también se incrementan proporcional o exponencialmente y si no son claramente
definidos, medidos y controlados, pueden general grandes costos que difícilmente
se cuantifican en los procesos comunes de una pyme.
Estos costos se catalogan dentro de los gastos indirectos, insumos, fungibles,
energía, combustibles, lubricantes, transportes, fletes, empaques, embalajes, costo
de almacenamiento, herramientas de trabajo, gastos de mercadeo, venta,
publicidad, administrativos, gastos de toda clase de insumos de papelería, papelería
impresa, arriendos, intereses de créditos, costos financieros bancarios,
bonificaciones, gastos personales de los socios, gastos de representación,
impuestos menores, servicios profesionales y técnicos, mantenimiento, repuestos,
caja menor, alimentación, publicidad, promociones, descuentos, muestras,
patrocinios, etc., etc. etc.
En la medida que una pyme crece muchos de estos costos que antes no existían o
eran despreciables se convierten en costos que afectan o el precio de los productos
y servicios, el flujo de caja y la utilidad neta de las empresas.

2. UN EJEMPLO
La señora X tenía en su cocina un pequeño negocio de empanadas las cuales
vendía todos los días muy fácilmente a un precio muy bajo y con gran aceptación
de los clientes, no tenia mano de obra sino que ella y su familia trabajaban por una
“utilidad”, no cancelaba prestaciones sociales y los costos del gas, aceite,
condimentos, energía, los sacaba de su consumo personal, por tanto lo que
ficticiamente ganaba en pesos tangibles era alrededor de un 70% del costo de
materia prima directa que era el único que calculaba.
Al tener una mayor demanda de sus productos opto por sacar otras variedades de
productos fritos y comprar mejores equipos para incrementar la capacidad de su
cocina, para esto realizó una inversión de sus recursos propios de la cual no calculó
ningún interés de retorno sobre el dinero invertido y por tanto sus productos podían
seguir siendo económicos.
Rápidamente su negocio fue creciendo y logró unos contratos de distribución fija
con cantidades fijas diariamente, esto le daría una estabilidad en las ventas, por
tanto contrato personal, y realizó solicitó un crédito para montar una microempresa
de productos fritos, el objetivo era de acuerdo a los asesores de la pyme de que
produjera mayor volumen para reducir los costos fijos, (pero cuales costos fijos si
nunca los incluyó en el precio de venta ya que era ella la que hacia todo?), por tanto
vio que aunque estaba produciendo mayor cantidad su 70% ya no existía sino que
era un 30%.
Esto no era relevante porque al aumentar el volumen de venta en pesos reales
estaba recibiendo más dinero de utilidades que cuando era una famiempresa, eso
está bien ya que ahora daba empleo y podía pagar sus costos directos.
En el transcurso del tiempo, los costos de los créditos y financieros fueron
reduciendo su porcentaje de utilidad, pero no se notaba el efecto ya que se estaban
pagando activos. Ya al ser una empresa mas organizada tuvo que arrendar una
pequeña planta y de acuerdo a las leyes sanitarias había que invertir en
adecuaciones locativas de higiene, registro sanitario, exámenes a los empleados,
carnets de manipuladores, afortunadamente sus ventas siguieron creciendo lo que
le ayudaba a manejar todos estos costos adicionales y seguir ganando dinero, pero
¿cuál era su porcentaje de utilidad ahora? 20%.
Se organizó como una empresa, Adecuó planta y equipamiento adecuado, legalizó
su negocio ante las autoridades respectivas, cámara de comercio, Dian, Invima, etc.
contrato un jefe de planta y otro de personal y por tanto uno de ventas para

3. incrementar ventas, tuvo que contratar un contador y legalizar sus cuentas, tener
vehículos propios y arrendados para distribuir, contratar asesores para seguridad y
calidad, ya que sus objetivos eran de consolidarse como una gran empresa y así
alcanzo poco a poco sus objetivos.
Ya siendo una pyme muy bien estructurada, y teniendo buenas utilidades en pesos,
decidió montar sucursales, para lo cual tuvo que reforzar la nómina administrativa y
de control, invertir en software y una solida infraestructura administrativa,
operacional y logística.
Los asesores contables presentaron Estados de resultados, flujo de caja y análisis
de punto de equilibrio, para lo cual se determinó que para mantener un % de utilidad
y un retorno sobre la inversión realizada era necesario incrementar los precios de
cada uno de los productos, de esta manera sus productos empezaron a no ser
competitivos y bajar sus niveles de ventas.
Al bajar las ventas se incrementaron los costos fijos, e incumplimientos que
generaron mayores costos financieros, se incrementaron los niveles de
endeudamiento y sobrecostos legales, se tuvieron que cerrar las sucursales y
reducir personal, y bajar la participación del mercado lo que originó nuevamente
reducción de ventas y la futura salida del mercado de muchas líneas de productos.
¿CUAL FUE EL PROBLEMA Y PORQUE NO SE DETECTO A TIEMPO?
LOS COSTOS MARGINALES
Franklyn Malo B.
Ing. Industrial
Especialista en Administración Financiera.