1. DOCUMENTOS COMERCIALES
POR:
JUAN ESTEBAN GRISALES ÁLVAREZ
10-B

2. DEFINICIÓN
 Son losquerespaldan lasoperacionescomercialesdela
empresa, contribuyéndoseen medio depruebay la
entradadedatosparael sistemacontable.
Seelaboran en original y tantascopiascomo lo requiera
laempresa.
Susfuncionesson: Contable, Jurídica, Decontrol entre
otros

3. CLASIFICACIÓN
 Losdocumentossegún su función económicaseclasifican en:
negociabley no negociable.
Negociable: son aquellosquepor seguridad y comodidad
reemplazan el dinero en efectivo o respaldan unadeuda,
dentro deellostenemosel cheque, laletradecambio, la
libranza, el pagare, lafacturacambiariaentreotros; estos
también sedenominan TITULOSDE VALOR

4. CLASIFICACIÓN
 No negociables: sirven deinformación sobrelas
transaccionescomercialesdelaempresa.
Estosson: lacotización, el pedido, laremisión, latarjeta
kardex, recibo decaja, comprobantedeegreso, nota
debito y crédito, consignación bancariaentreotros;
según lafunción administrativasedividen en:
informativosy desocorro.

5. DOCUMENTOSINFORMATIVOS:
 Estossolo sirven parabrindar información sobrelos
productoso serviciosqueposeelaempresa; dentro de
estostenemos:
Lacotización
El pedido
Laremisión
El cardex
Notasdecontabilidad.
Entreotros.

6. DOCUMENTOSDE SOPORTE
 Losdocumentosdesoporteson losquesirven derespaldo alas
transaccionescomercialesdelaempresa.
Ejemplo: el recibo decajaqueesel soporteaunaventao una
compra, el comprobantedeegreso queesel soporteaun pago
efectuado por laempresaentreotros.
Losdocumentospuedeser externoso internos.
En el proceso decompray ventasetrabajan lossiguientes
documentos:
Lacotización - el pedido – laremisión – lafactura– el recibo de
caja– el cheque.

7. LA COTIZACIÓN
 Su objetivo fundamental esfacilitar información al
clienteparalatomadedireccionesacercadelamejor
opción; por estarazón el clienteantesdecualquier
negociación solicitavariascotizacionesy sequedacon la
mejor propuesta.

8. PARTESDE LA COTIZACIÓN
 Número: esel orden consecutivo quepermitealaempresacontrolar eidentificar deforma
rápidalacotización.
Nombredel cliente: personanatural o jurídicaquien sedirigelacotización.
Fecha: día, mesy año en queseofrecelacotización.
Tiempo devalidez: periodo devigenciadelascondicionesofrecidas.
Formadepago: acrédito o decontado.
Formadedespacho: víaaérea, marítimao fluvial.
Descripción del objeto decotización: características, preciosunitario, cantidad, descuentos,
recargosy valor total.
Observaciones: son lascondicionesparticularesdelanegociación.
Firmadelosresponsables: dequien cotizay dequien aprueba.
Nota: en todo documento comercial no puedefaltar el membretedelaempresa: razón
social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, paginaweb y fax.

9. EL PEDIDO
 Esel compromiso formal paraunacompra. Su objetivo es
dejar constanciapor escrito, sobrelanegociación . Suspartes
son:
Membrete
Nombredel documento
Número
Nombredel cliente
Fechadel pedido
Formadeentregao pedido
Nombredel vendedor
Formadepago
Descripción del objeto depedido
Firmaderesponsables

10. LA REMISIÓN
 Tieneunafunción informativaquepermiteal comprador la
confrontación delamercancíarecibidacon lasolicitadaen su
pedido . Esun documento no contabley externo. En estase
relacionan losbienesenviados. Constade:
Membrete
Nombredel documento
Número consecutivo
Nombrey dirección del comprador
Datosdetransportador o empresaqueentregalamercancía
Descripción delamercancía
Observaciones
Firmadelosresponsables

11. TARJETA KARDEX
 Su función esofrecer información inmediatasobrela
existenciadeun producto y disponer deun control
permanentedelasentradasy salidasdel almacén y
permiteademásvalorizar el inventario

12. PARTESDE LA TARJETA KARDEX
 Membrete
Nombredel documento
Fecha
Detalle
Valor unitario
Entradas
Salidas
Saldo
Proveedores
Ubicación
Unidad
Mínimo y máximo
Articulo
método

13. LA FACTURA COMERCIAL
 Definición:
Esel soportedelacompraventarealizada, sirvedebase
parael cobro delamercancíadespachadao servicio
prestado al cliente

14. PARTESDE LA FACTURA COMERCIAL
 Membretedelaempresa
Nombredel documento
Numero consecutivo
Datosdel cliente
Nombredel vendedor
Fechadefacturación
Lugar dedespacho
Formadepago
Numero decedulanit o Rut del comprador
Descripción delamercancía
Imputación contable
Firmadelosresponsables
Nota: lafacturaesconsideradaun titulo. Siemprey cuando lo
especifiqueel documento; según el articulo 774del código del
documento

15. RECIBO DE CAJA
 También seconocecomo comprobantedeingreso, su función esservir
deconstanciadel paso efectuado por un dientey decomprobantede
todoslosingresosalaempresa.
Constade:
Membrete
Nombredel documento
Numero consecutivo
Personadequien serecibeel documento, con su respectiva
identificación
Fechadeingreso
Concepto o motivo del ingreso
Valor en numero y en letras
Formadepago
Imputación contable
Firmay sello del funcionario querecibeel pago

16. EL CHEQUE
 Esun documento negociablemedianteel cual el titular deunacuenta
corrienteordenaal banco quepaguedeterminadacantidad dedinero a
unapersonanatural o jurídicaquepreviapresentación firmay entrega
del chequeal mismo banco
Constade:
El nombredeel banco girado
Seriey numero del cheque
Ciudad y fechadeexpedición
Valor en númerosy letras
Nombredebeneficiario
Firmadel girador o titular delacuenta
Numero delacuentacorriente
Nota: todosloschequesseimprimen en papel deseguridad paraimpedir
falsificaciones.