2. Definición
Son losquerespaldan lasoperaciones
comercialesdelaempresa, contribuyéndose
en medio depruebay laentradadedatos
parael sistemacontable.
Seelaboran en original y tantascopiascomo
lo requieralaempresa.
Susfuncionesson: Contable, Jurídica, De
control entreotros
3. Clasificación
Losdocumentossegún su función económica
seclasifican en: negociabley no negociable.
Negociable: son aquellosquepor seguridad y
comodidad reemplazan el dinero en efectivo
o respaldan unadeuda, dentro deellos
tenemosel cheque, laletradecambio, la
libranza, el pagare, lafacturacambiariaentre
otros; estostambién sedenominan TITULOS
DE VALOR
4. Clasificación
No negociables: sirven deinformación sobre
lastransaccionescomercialesdelaempresa.
Estosson: lacotización, el pedido, la
remisión, latarjetakardex, recibo decaja,
comprobantedeegreso, notadebito y crédito,
consignación bancariaentreotros; según la
función administrativasedividen en:
informativosy desocorro.
5. DocumentosInformativos:
Estossolo sirven parabrindar información
sobrelosproductoso serviciosqueposeela
empresa; dentro deestostenemos:
Lacotización
El pedido
Laremisión
El cardex
Notasdecontabilidad.
Entreotros.
6. DocumentosDeSoporte
Losdocumentosdesoporteson losque
sirven derespaldo alastransacciones
comercialesdelaempresa.
Ejemplo: el recibo decajaqueesel soportea
unaventao unacompra, el comprobantede
egreso queesel soporteaun pago efectuado
por laempresaentreotros.
Losdocumentospuedeser externoso
internos.
En el proceso decompray ventasetrabajan
lossiguientesdocumentos:
Lacotización - el pedido – laremisión – la
7. LaCotización
Su objetivo fundamental esfacilitar
información al clienteparalatomade
direccionesacercadelamejor opción; por
estarazón el clienteantesdecualquier
negociación solicitavariascotizacionesy se
quedacon lamejor propuesta.
8. PartesDeLaCotización
Número: esel orden consecutivo quepermitealaempresa
controlar eidentificar deformarápidalacotización.
Nombredel cliente: personanatural o jurídicaquien se
dirigelacotización.
Fecha: día, mesy año en queseofrecelacotización.
Tiempo devalidez: periodo devigenciadelascondiciones
ofrecidas.
Formadepago: acrédito o decontado.
Formadedespacho: víaaérea, marítimao fluvial.
Descripción del objeto decotización: características,
preciosunitario, cantidad, descuentos, recargosy valor
total.
Observaciones: son lascondicionesparticularesdela
negociación.
Firmadelosresponsables: dequien cotizay dequien
aprueba.
Nota: en todo documento comercial no puedefaltar el
membretedelaempresa: razón social, logotipo, lema,
9. El Pedido
Esel compromiso formal paraunacompra. Su
objetivo esdejar constanciapor escrito, sobrela
negociación . Suspartesson:
Membrete
Nombredel documento
Número
Nombredel cliente
Fechadel pedido
Formadeentregao pedido
Nombredel vendedor
Formadepago
Descripción del objeto depedido
Firmaderesponsables
10. LaRemisión
Tieneunafunción informativaquepermiteal
comprador laconfrontación delamercancíarecibida
con lasolicitadaen su pedido . Esun documento no
contabley externo. En estaserelacionan losbienes
enviados. Constade:
Membrete
Nombredel documento
Número consecutivo
Nombrey dirección del comprador
Datosdetransportador o empresaqueentregala
mercancía
Descripción delamercancía
Observaciones
Firmadelosresponsables
11. TarjetaKardex
Su función esofrecer información inmediata
sobrelaexistenciadeun producto y
disponer deun control permanentedelas
entradasy salidasdel almacén y permite
ademásvalorizar el inventario
14. PartesDeLaFactura
Comercial
Membretedelaempresa
Nombredel documento
Numero consecutivo
Datosdel cliente
Nombredel vendedor
Fechadefacturación
Lugar dedespacho
Formadepago
Numero decedulanit o Rut del comprador
Descripción delamercancía
Imputación contable
Firmadelosresponsables
Nota: lafacturaesconsideradaun titulo. Siemprey
cuando lo especifiqueel documento; según el
articulo 774del código del documento
15. Recibo DeCaja
También seconocecomo comprobantedeingreso, su
función esservir deconstanciadel paso efectuado por un
dientey decomprobantedetodoslosingresosala
empresa.
Constade:
Membrete
Nombredel documento
Numero consecutivo
Personadequien serecibeel documento, con su respectiva
identificación
Fechadeingreso
Concepto o motivo del ingreso
Valor en numero y en letras
Formadepago
Imputación contable
Firmay sello del funcionario querecibeel pago
16. El Cheque
Esun documento negociablemedianteel cual el titular de
unacuentacorrienteordenaal banco quepague
determinadacantidad dedinero aunapersonanatural o
jurídicaquepreviapresentación firmay entregadel cheque
al mismo banco
Constade:
El nombredeel banco girado
Seriey numero del cheque
Ciudad y fechadeexpedición
Valor en númerosy letras
Nombredebeneficiario
Firmadel girador o titular delacuenta
Numero delacuentacorriente
Nota: todosloschequesseimprimen en papel deseguridad
paraimpedir falsificaciones.