Bonita open solution

BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocios BPM
Paola Alejandra Alvarado Castillo1
diciembre de 2011
Resumen:
La gestión de procesos de negocios (Business Process Management: BPM) consiste en la metodología corporativa, que tiene como objetivo mejorar la eficiencia dentro de las organizaciones por medio de la gestión de procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.
El gestor de procesos de negocios incluye un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Bonita Soft, es un gestor de procesos de negocios en software libre. Bonita Open Solution es un conjunto de aplicaciones de ofimática para la gestión de procesos de negocio, es de código abierto, y puede ser descargado bajo GPL v2.
En el presente documento se hace un análisis de las características generales del aplicativo, la fundamentación del gestor de procesos de negocios de Bonita Soft, y la diferencia de éste con un ERP (Enterprise Resource Planning), y en última instancia se encuentran las etapas de la instalación del aplicativo.
Por medio de esta investigación se pretende lograr la modelación de un proceso piloto que se realice en la Unidad de informática y comunicaciones de la facultad de ciencias económicas (UIFCE), y dentro de la misma facultad (FCE).
Palabras Clave: Bonita Soft, Solución abierta Bonita, BPM (Gestor de procesos de negocios), ERP (Planificación de recursos empresariales), experiencia del usuario Bonita
1Estudiante de Economía de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad

INV- BONITA SOFT: Gestor de procesos de negocio (BPM)/2011-II
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BONITA SOFT: Business Process Management
Abstract:
Business Process Management (BPM), is a corporative methodology, its objective is improve the efficiency into the corporations through the business process management, that must be modelated, organized, documented and optimized permanently.
Business process management includes a set of interrelated resources and activities that transform input into output elements.
Bonita Soft, is a business process management in free software. Bonita Open Solution is an office suite for the business process management, is open source, and can be downloading it under GPL v2.
In this paper it’s provided an analysis of the general features of the application, the rationale of the Bonita Soft Business Process Management, and the difference of this with an ERP (Enterprise Resource Planning), and finally, are the stages of the installation of the application.
Through this research is to achieve the modeling of a pilot process is performed in the computing and communications unit of the faculty of economics (UIFCE), and within the same faculty (FCE).
Keywords: Bonita Soft, Bonita Open Solution, BPM (Business Process Management), ERP (Enterprise Resource Planning), Bonita User Experience.

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Director Unidad Informática:
Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación:
Juan Felipe Reyes Rodríguez
Coordinadores:
Jasmin Guerra Cárdenas
Juan Felipe Reyes Rodríguez
Coordinador Servicios Web:
John Jairo Vargas
Analista de Infraestructura y Comunicaciones:
Diego Alejandro Jiménez Arévalo
Analista de Sistemas de Información:
Víctor Hugo Ramos Ramos
Estudiantes Auxiliares:
Claudia Patricia Ospina Aldana
Daniel Francisco Rojas Martín
David Camilo Sánchez Zambrano
David Mauricio Mahecha Salas
Diego Esteban Eslava Avendaño
Edward F. YanquenBriñez
Gloria Stella Barrera Ardila
Javier Alejandro Ortiz Varela
Jeimmy Paola Muñoz
Juan Carlos Tarapuez Roa
Juan David Vega Baquero
Leonardo Alexander Cárdenas
Lina Marcela Igua Torres
María Paula Contreras Navarrete
Paola Alejandra Alvarado Castillo
Viviana María Oquendo
Este documento es resultado de un trabajo conjunto y coordinado de los integrantes de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia.
Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de CreativeCommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a CreativeCommons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA.

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BONITA SOFT: GESTOR DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM)
Contenido
BONITA SOFT: GESTOR DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM) ............................................... 4
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 6
2. CONTENIDO ............................................................................................................................ 6
2.1. FUNDAMENTACIÓN BPM Y DIFERENCIACIÓN CON ERP .................................. 6
2.1.1. Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ............................... 6
2.1.2. Diferenciación BPM y ERP ...................................................................................... 8
2.1.3. Comparación ilustrativa con OPEN ERP ............................................................... 9
2.2. CASOS DE EXITO: EMPRESAS CON BPM COMO MODELADOR DE PROCESOS DE NEGOCIOS .................................................................................................................................. 15
2.2.1. APEC: BPM en la migración de datos, y gestión del portal .................................... 15
2.2.2. Atmel: BPM mejora la fabricación de semiconductores .......................................... 16
2.2.3. Avisor: BPM para flujo de trabajo mejorado ............................................................. 16
2.2.4. B-process: BPM en el proceso de facturación electrónica ........................................ 16
2.2.5. BBVA: BPM en el proceso de facturación de reconciliación ................................... 16
2.2.6. Caris: Innovación con aplicaciones de BPM para mejorar el flujo de trabajo ...... 17
2.2.7. Comviva: BPM maximiza la agilidad en las telecomunicaciones .......................... 17
2.2.8. Directv: BPM en el catálogo de la gestión ................................................................. 17
2.3. ESTUDIO DE CASO: Konica-Minolta ............................................................................... 18
2.4. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL APLICATIVO ............................................... 21
2.4.1. Modelación de procesos ............................................................................................... 21
2.4.2. Desarrollo ....................................................................................................................... 23
2.4.3. Ejecución ........................................................................................................................ 24
2.4.4. Experiencia del usuario ................................................................................................ 25
2.4.5. Monitoreo ....................................................................................................................... 26
3. TRABAJANDO CON BONITA SOFT BPM ......................................................................... 27
3.1. INSTALACIÓN APLICATIVO ..................................................................................... 27

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3.2. VISIÓN GENERAL DEL APLICATIVO ............................................................................ 30
3.2.1. BONITA STUDIO ........................................................................................................ 30
3.2.2. EXPERIENCIA DEL USUARIO CON BONITA........................................................ 32
3.2.3. BONITA EXECUTION ENGINE ............................................................................... 34
3.3. EJEMPLO: AUTOMATIZACIÓN PROCESO SOLICITUD DE VACACIONES ........... 34
3.4 GENERACIÓN DE REPORTES .......................................................................................... 42
3.4. MANEJO OPERATIVO DE LA HERRAMIENTA: Proceso de la UIFCE propuesto para modelar en Bonita Soft...................................................................................................... 47
3.4.1. PROCESO: Planeación de cursos libres ...................................................................... 47
3.4.2. Modelación con Bonita Soft ........................................................................................ 49
3.4.3. Otros procesos susceptibles a modelar ....................................................................... 68
4. PROPUESTA DE INCORPORACIÓN DE CURSO ............................................................. 73
5. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 74
6. REFERENCIAS ........................................................................................................................ 74
PROPUESTA DE PROGRAMA DEL CURSO BONITASOFT ............................................... 75
Taller y examen propuesto .................................................................................................... 77

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1. INTRODUCCIÓN
BonitaSoft es el primer editor y líder de soluciones BPM (Business Process Management) en software libre. Es una empresa de software creada en el 2009 por Miguel Valdés Faura, Charles Charles Souillard y Rodrigue Le Gall, fundadores del proyecto de código abierto Bonita.
Esta solución ha sido descargada más de 140.000 veces por un gran número de empresas, con el fin de desarrollar aplicaciones informáticas. BonitaSoft es partner de Talend y de Bull, y es miembro activo del consorcio OW2.
Uno de los objetivos de BonitaSoft es democratizar el BPM con una solución fácil e intuitiva que permita minimizar el costo de implantación. Esta aspira a convertirse en el líder mundial en soluciones de gestión de procesos empresariales de código abierto (Open Source Business Process Management - BPM), proporcionando soluciones de BPM flexibles y potentes para las organizaciones.
A continuación se presentaran las características generales del aplicativo, principalmente en cinco aspectos: modelación de procesos, desarrollo, ejecución, experiencia del usuario y monitoreo.
Posteriormente se hará un análisis de las diferencias entre este aplicativo y un ERP (Enterprise Resource Planning), en español “Planificación de recursos empresariales”. Para finalizar se presentarán las etapas a seguir en la instalación del aplicativo.
2. CONTENIDO
Bonita es una tecnología de código abierto que ya posee una posición fuerte. Este proyecto de software fue cofundado en 2001 por Valdés Faura, ingeniero de informática en el Instituto Nacional Francés para la Investigación en Informática y Automática (INRIA). Por medio del consorcio OW2 se puso a disposición de los usuarios como una alternativa de código abierto para dar soluciones a BPM comerciales existentes.
2.1. FUNDAMENTACIÓN BPM Y DIFERENCIACIÓN CON ERP
2.1.1. Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
Estos son sistemas gerenciales que integran y manejan gran parte de los negocios asociada a las operaciones de producción y los aspectos de distribución de una compañía.

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Este sistema es un contraste con el sistema de apertura de datos, que crea una relación administrativa del consumidor, es decir, un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa, que se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una sola aplicación.
En este orden de ideas, un ERP está caracterizado por el paquete integral de soluciones de software que busca integrar la gama completa de los procesos de negocio y funciones con el fin de presentar una visión completa de la forma de negocio. Es por esto que un sistema de planificación de recursos empresariales es visto como un sistema integrado y multi-dimensional del sistema para todas las funciones, en base a un modelo de negocio para la planificación, control y optimización global de los recursos de la cadena de suministro.
Factores de éxito
Debido a la compleja e integrada estructura del ERP, involucra grandes inversiones, tanto de dinero como de tiempo, y las relativamente altas tasas de fracaso son imperativas para las organizaciones con el objetivo de estudiar de estudiar, analizar y aprender de las experiencias de los demás, teniendo en cuenta las prácticas realizadas y factores de éxito.
A partir de un análisis empírico2 se concluyó que generalmente los ERP fallan en alguna de las cuatro categorías principales nombradas a continuación: el compromiso de la alta dirección, la reingeniería de los procesos existentes, la infraestructura tecnológica, y la implementación de gestión del cambio.
 El compromiso de la alta dirección: La dirección debe ser parte de las implementaciones del ERP, y ha sido claramente demostrado que los proyectos de Tecnologías de Información (TI) necesitan fundamentalmente el apoyo de la dirección. Sin embargo, cabe mencionar que este puede llegar a verse como un acto peligroso debido a las profundas implicaciones comerciales de un ERP.
 Reingeniería de los procesos de negocios: Es indudable que la implementación de un sistema ERP implica la reingeniería de los
2Yasar F. Jarrar, Abdullah Al- Mudimigh y Mohamed Zairi, ERP implementation critical success factors -The role and impact of business process management.

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procesos de negocios existentes, para lograr un mejoramiento estándar de cada uno de ellos. Los sistemas ERP están construidos sobre las mejores prácticas que se hacen de ellos en la industria, y para poder instalar con éxito el ERP los procesos de la empresa, deben ajustarse perfectamente al modelo ERP. Es de gran importancia aclarar que se presenta una disyuntiva a la hora de implementar el software ERP, en cuanto a adoptarlo de manera integrada en el procedimiento, o personalizarlo según las necesidades específicas de la compañía.
 Infraestructura tecnológica: El hardware y la creación de redes de infraestructura son necesarios para la aplicación ERP, dado que este sistema se basa su funcionamiento en una sofisticada infraestructura de información tecnológica. Sumado a esto, la configuración del software tiene una influencia crítica en la implementación de procesos y resultados.
 Gestión del cambio: Innegablemente uno de los principales obstáculos de la implementación de un ERP es la resistencia al cambio, por lo que las organizaciones recurren a cambios en la metodología de realización de los trabajos, con el objetivo de implementar sin obstáculo alguno el ERP. Es por esto, que la gestión del cambio es esencial en la preparación para la introducción de un sistema ERP dentro de una empresa, que logre tener una aplicación exitosa.
Claramente, tres de estos cuatro aspectos caen en la misma idea de un gestor de procesos de negocios (BPM). Sin embargo, se destaca fuertemente el hecho de que el ERP no es simplemente la aplicación de un software o un proyecto de tecnología de información. Por lo tanto, para asegurar el éxito de implementación de ERP y su funcionamiento, la organización debe prestar suficiente atención al BPM.
2.1.2. Diferenciación BPM y ERP
Una de las diferencias fundamentales entre un ERP y una aplicación de gestión es que un ERP integra todos los elementos necesarios para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa, tales como: la producción, logística, inventarios, contabilidad, etc., en una sola aplicación, mientras que una aplicación de gestión solamente integra una pequeña parte de los procesos de negocio.

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Gestor de procesos de negocio (BPM)
Planificación de recursos empresariales (ERP)
 Da soporte a estructuras orientadas a procesos.
 Soporta y ayuda en flujos funcionales como empresariales.
 Puede diseñar procesos de inicio a fin.
 Es mucho más ágil que los ERP. Requiere en promedio tres meses para implementarse.
 Posee una gestión de cambios más rápida. Incluso, los cambios pueden hacerse en tiempo real.
 Los procesos automatizados en BPM se integran con la información de negocio que necesite el proceso.
 Cuenta con estándares para proveer reportes que ayudan a la toma de decisiones a nivel empresarial.
 Se enfocan en estructuras orientadas a procesos de mediana o gran magnitud.
 Automatiza el ciclo de vida de procesos.
 Ayuda de gran manera a estructuras organizativas funcionales.
 Proporciona buenos flujos de trabajo que se encuentran en la aplicación. Estos flujos son pobres, debido a que dan soporte solo a nivel funcional y no empresarial.
 Sistema de procesamiento que automatiza transacciones e integra funcionalidades. Sin embargo, falla en el diseño de procesos de negocio de inicio a fin.
 Necesita entre uno y tres años para su implementación.
 A menudo, necesita de un BPM para ayudar a comprender su verdadero valor.
 Integran información, pero limitada a los módulos que ofrezca la suite.
2.1.3. Comparación ilustrativa con OPEN ERP
A continuación se hará una comparación entre Bonita Open Solution y Open ERP con el fin de clarificar las funciones y características de cada uno de ellos.
2.1.3.1. OPEN ERP
Open ERP es un sistema de gestión empresarial (ERP) de código abierto que se encarga de todas las necesidades que puedan ocurrir en las áreas de contabilidad, tanto analítica como financiera, gestión de ventas y compras, gestión de almacén/inventario, automatización, campañas de marketing, recursos humanos, entre otras. Dentro de la construcción del software se hace necesaria la utilización de flujos de trabajo que puedan ser integrados con módulos.

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Open ERP soporta multiplicidad de monedas, compañías y contabilidades. Además de esto incorpora funcionalidades de gestión de documentos, que permiten agilizar la colaboración entre departamentos y equipos de la compañía.
Algunos de los aspectos positivos de Open ERP son:
 Instalación básica y adición de módulos de acuerdo a las necesidades de la organización.
 Licencia libre.
 Interfaz tradicional o interfaz web.
 Posee una comunidad activa.
 Ofertas de capacitación.
Generalidades Open ERP
2.1.3.1.1 Cliente y gestión de relaciones con los proveedores:
Figura 1: CRM Dashboard
Este sistema permite gestionar de manera inteligente y eficiente clientes potenciales, oportunidades, reunión, llamada telefónica, entre otros.
De la misma manera, da la posibilidad de gestionar tareas claves, tales como: la comunicación, identificación, priorización, asignación, resolución y notificación.

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2.1.3.1.2Punto de venta:
Figura 2: Productos
 Codificación rápida de la venta.
 Permite elegir entre un modo de pago rápido, o en varios pagos.
 Cálculo de la cantidad de dinero que retorna.
 Crea y confirma la lista automáticamente.
 Permite al usuario crear la factura de forma automática.
 Permite la devolución de ventas anteriores.
2.1.3.1.3 Contabilidad y gestión financiera:
Figura 3: Entradas de diario

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El módulo financiero y de contabilidad incluye:
 Contabilidad de costos generales.
 Contabilidad analítica.
 Contabilidad de terceros.
 Impuestos de gestión.
 Presupuestos de clientes y proveedores.
 Facturas y estados de cuenta bancarios.
El panel de control para los contadores incluye:
 Lista de las facturas del cliente para aprobar.
 Análisis de la empresa.
 Gráfico de créditos.
Los procesos con el mantenimiento de la contabilidad general se realizan a través de los diarios financieros definidos para un ejercicio determinado.
2.1.3.1.4 Gestión de inventarios:
Figura 4: Inventarios

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Gracias a la gestión de doble entrada, el control de inventarios es potente y flexible. Esta herramienta permite:
 Mover la historia y la planificación.
 Diferentes métodos de inventarios (PEPS, UEPS,…).
 Valoración de las existencias.
 Potencia frente a las diferencias de inventarios.
 Reglas automáticas de reordenamiento.
 Rápida detección de errores a través del sistema de doble entrada.
 Trazabilidad.
El panel de control para almacén incluye:
 Adquisición de excepción.
 Lista de productos que se reciben.
 Lista de productos de salida.
 Gráficos: Para recibir productos con demora.
 Gráficos: Productos para enviar un retraso
2.1.3.2. Funcionalidades de Bonita Open Solution
La gestión de procesos empresariales tiene muchas ventajas para cualquier tipo de negocio y para los principales actores de los actores de los proyectos BPM, tales como:
2.1.3.2.1 Ventajas para el usuario:
Analistas Empresariales:
 Simplicidad: Los usuarios no técnicos pueden comenzar a elaborar procesos en unos minutos.
 Aprovechar al máximo el estándar BPMN2.
 Permite diseñar fácilmente los proyectos.
 Por medio de la paleta contextual, no hay necesidad de ir y venir a través de menús.
 Facilitación del trabajo colaborativo con los desarrolladores
 Funciones BAM y BI integradas.
 Mejora de los procesos simplificados por su simulación en la fase inicial.
Desarrolladores:
 Desarrollo sobre medida de la aplicación.

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 Desarrollo de aplicaciones sin tener que escribir ningún código.
 Interfaces de programación de aplicaciones (API) sólidas para un desarrollo personalizado de las aplicaciones.
 Desarrollo de aplicaciones en un día.
 Implantación en múltiples entornos.
 Personalización completa de interfaces web.
 Desarrollo de los procesos con escala empresarial, de los más básicos a los más complejos.
 Implantación en cualquier tipo de infraestructura (independientemente de la tecnología).
 Acceso al código fuente en un conjunto.
Usuarios finales:
 Aplicaciones autónomas e intuitivas.
 Visualización rápida de todas las tareas de cada proceso.
 Facilidad de uso (como una bandeja de entrada).
 Gestión de la lista de tareas a tratar de todos los procesos.
 Gestión flexible de derechos.
 Interfaz geo-personalizable gracias al soporte multilingüe.
 Comunicación mejorada entre los protagonistas del proceso.
2.1.2.2.2 Ventajas para la empresa:
Aumento de la productividad de la empresa: Los usuarios saben lo que tienen que hacer y pueden organizarse para alcanzar una mayor eficacia en la ejecución de sus tareas cotidianas.
Reducción de tiempos, esfuerzo y dinero: Bonita Open Solution es un software de código abierto editado bajo licencia GPLv2.
Mejora continua de procesos: Permite probar diferentes configuraciones para optimizar los procesos, obtener resultados en unos minutos y medir los progresos realizados.

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Seguimiento en tiempo real de las actividades: Establecimiento sencillo de los indicadores claves de rendimiento, informes y cuadros de mando, para observar la eficiencia de su actividad.
Comunicación incrementada: Sin necesidad de papel, correos electrónicos, ni llamadas telefónicas: los casos se dirigen a la persona adecuada y los usuarios pueden interactuar durante la ejecución de los procesos.
Incremento de la tasa de calidad de la actividad: Permite verificar que los procesos son seguidos por los usuarios relacionados y se notificará inmediatamente de los bloqueos.
Resultados rápidos: Con Bonita Open Solution, los primeros beneficios obtenidos de la automatización de procesos son significativos desde la primera semana de su implantación.
Una mejor visión: Da la posibilidad de visualizar la actividad e identificar rápidamente los cuellos de botella así como las etapas a optimizar.
2.2. CASOS DE EXITO: EMPRESAS CON BPM COMO MODELADOR DE PROCESOS DE NEGOCIOS
2.2.1. APEC: BPM en la migración de datos, y gestión del portal
APEC es una organización francesa privada, pionera en aspectos relacionados a consultoría de carrera. Ésta ofrece una plataforma para el intercambio de información profesional. APEC utiliza Bonita Open Solution para realizar la optimización de sus procesos de registro en el portal, y de tal manera tener una mayor capacidad de transferencia de datos y ejecución en una plataforma personalizada.

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2.2.2. Atmel: BPM mejora la fabricación de semiconductores
Atmel es el líder mundial en investigación, diseño, fabricación y comercialización de semiconductores avanzados. Esta compañía de semiconductores provee a la industria electrónica un sistema completo de soluciones enfocadas en el consumidor, la seguridad industrial, las comunicaciones, informática y mercado automotor. Bonita Open Solution le da la posibilidad a Atmel de mejorar los procesos de producción, incrementando la transparencia, y logrando una mayor eficiencia, agilidad, control y seguimiento a los distintos procesos.
2.2.3. Avisor: BPM para flujo de trabajo mejorado
Avisor es una empresa francesa especializada en marketing relacional y CRM multicanal. Esta empresa proporciona una guía de marketing para mejorar las ventas y fortalecer las marcas. Avisor tomo la decisión de reemplazar su motor de flujo de trabajo existente con PHP Bonita Open Solution. En este sentido, API REST Bonita facilitó la integración de Bonita Open Solution en las aplicaciones existentes PHP de sistemas de información de Avisor.
2.2.4. B-process: BPM en el proceso de facturación electrónica
B-process es una compañía de soluciones financieras que ofrece la posibilidad de hacer impuestos conforme la facturación electrónica, y procesos de flujos financieros generados por todo tipo de empresas. Esta compañía utiliza Bonita Open Solution para automatizar el proceso de facturación, y de tal manera, apoyar su sistema de automatización de facturación.
2.2.5. BBVA: BPM en el proceso de facturación de reconciliación
BBVA es un grupo global que ofrece a los clientes individuales y corporativos, la gama más completa de productos financieros, no financieros y servicios. BBVA utiliza Bonita Open

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Solution para evaluar el proceso de evaluación de las facturas de los clientes, con el objetivo de verificar que los datos están en línea con el proveedor de servicios, y de tal manera entender cuál es la deuda.
2.2.6. Caris: Innovación con aplicaciones de BPM para mejorar el flujo de trabajo
Caris es una empresa canadiense que ofrece soluciones para satisfacer las necesidades geo-espaciales de la gran cantidad de clientes que operan en el sector marítimo, terrestre y aéreo. Caris utiliza Bonita Open Solution para ayudar a mejorar los procesos de flujo de trabajo del cliente dentro de sus aplicaciones web e integración con software de datos espaciales que proporciona Caris.
2.2.7. Comviva: BPM maximiza la agilidad en las telecomunicaciones
Comviva es un líder global en la cuestión de agregar valor a los servicios móviles en más de 80 países. Esta empresa proporciona los entornos empresariales y operacionales con un amplio portafolio de soluciones que permiten tener rápidos y rentables servicios de extensión. Bonita Open Solution proporciona a Comviva soluciones tecnológicas avanzadas para optimizar sus procesos operativos y de negocio, acelerar el proceso de gestión para maximizar la eficiencia y agilidad.
2.2.8. Directv: BPM en el catálogo de la gestión
Directv es un satélite estadounidense de difusión directa y proveedor de servicios de radiodifusión. Ofrece servicios de televisión y audio a los suscriptores a través de transmisiones por satélite con más de 19.2 millones de suscriptores. Bonita Open Solution ayuda a crear flujos de procesos y catálogos en 10 países de América Latina, e interactúa con la solución de IBS y los servicios web alojados por Oracle ESB.

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2.3. ESTUDIO DE CASO: Konica-Minolta
Compañía: Konica-Minolta uno de los principales equipos de impresión, también opera en la óptica, imágenes médicas y los sectores industriales de medición.
Objetivo: Optimización de la gestión de contratos con el fin de mejorar la satisfacción del cliente mediante el aumento de la fiabilidad del proceso.
Solución: Automatización de procesos y de gestión con Bonita Open Solution. La migración de Lotus Notes y flujos de trabajo.
Beneficios:
o La satisfacción del clientes través de la fiabilidad de los contratos aumentó, un menor número de conflictos y de extremo a extremo la trazabilidad dela no- calidad.
o Seguridad: Puso fin a la utilización de papel y los procesos manuales.
o Mayor capacidad de respuesta: un contrato es aprobado en un par de horas, mientras que este ya llevaba varios días.
o Aumento de la productividad: 30%
Konica-Minolta aumenta la satisfacción dela capacidad de respuesta, productividad, seguridad y el cliente utilizando Bonita Open Solution
Konica-Minolta fue fundada en 1873y es uno delos líderes mundiales en equipos de impresión. También opera en la óptica, imágenes médicas y los sectores industriales de medición. Con sus36.000 empleados y plantas de26en todo el mundo, alcanzando más de €6 mil millones en ingresos, Konica-Minolta está desarrollando una amplia gama de productos de vanguardia que cubren las tres categorías principales en el campo de la imagen (imagen de entrada, de salida de imagen, y la imagen entrada / salida de las soluciones). Filial francesa, única en Europa con su propia actividad I + D-alcanza aproximadamente el 25%de los ingresos de Europa y emplea a1.000 empleados. En Francia, Konica-Minolta, N º 1en el mercado de impresión en color, informaron€268 millones en ingresos para el año fiscal 2010.

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Optimizar la gestión de los clientes de contrato
Con más de 100.000unidadesde los equipos contratados a los clientes que operan en todos los sectores de la industria, 70 empleados de Konica-Minolta en Francia trabajan diariamente en la administración del contrato. Dos mil contratos-de nuevos contratos o renovaciones-se procesan cada mes. De manera sorprendente, presenta 20% de crecimiento en este negocio desde 2010, Konica-Minolta, que ahora tiene una participación del13%en el mercado francés, busca optimizar su proceso de gestión de contratos, a partir dela entrada de datos de facturación, incluyendo simulaciones de ventas y el análisis delas posibles configuraciones y arquitecturas específicas.
Al mismo tiempo, el crecimiento sostenido de sus actividades lleva a esta compañía a reformar su sistema de información, con el objetivo de ser más ágil y sensible.
Xavier Riehl, director de sistemas de información, administración de ventas, desarrollo y calidad de Konica-Minolta, declara: "Hemos adoptado una arquitectura SO A que rompió nuestro sistema de información en una serie de componentes más pequeños y que permitían mantenerse con facilidad. Se trataba de simplificar las operaciones y actualizaciones mediante el establecimiento de una estrategia específica: una función por una solución de software. El objetivo final era mejorar nuestra capacidad de respuesta y la calidad de las relaciones de nuestros clientes. Como parte del proceso de actualización, hemos decidido migrar todos los de nuestra infraestructura Lotus Notas sobre una arquitectura de servicios enfocados. Esto significa que tuvimos que poner en marcha un nuevo nivel de automatización, más moderno y la solución de gestión de procesos que se adaptaban a las cuestiones de nuestro negocio."3
Crecimiento futuro
El acelerado ritmo de crecimiento fue un factor importante en la selección de un nuevo sistema informático. Para mejorar su gestión de procesos, Konica-Minolta bien podría desarrollar su propio sistema o adoptar un producto existente en el mercado.
"Muchos de los productos disponibles en la actualidad están cerrados, lo que hace imposible no sólo desarrollar nuevos conectores, sino también controlar los desarrollos mayores. Aun más, estábamos buscando una solución compatible con Linux, con una excelente ergonomía y un enfoque de modelado gráfico, así como una amplia gama de conectores ", comenta Franck Inglebert, director de desarrollo de Konica-Minolta Francia. "Bonita Open Solution ha cumplido con todos estos requisitos. Nosotros lo probamos no sólo desde el punto de vista técnico, para evaluar su capacidad de ser transparente
3http://es.bonitasoft.com/clientes/konica-minolta

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integrado en nuestro sistema de información, sino también desde el punto de vista funcional, para evaluar su funcionalidad bajo condiciones reales de operación. Con su enfoque de modelado gráfico, la solución BonitaSoft también está en línea con uno de los principales objetivos de nuestro plan: una solución que dominó rápidamente. De hecho, con nuestro programa muy ambicioso, que no tienen el tiempo para establecer un programa de formación en profundidad"4.
Más allá del personal enteramente dedicado a la gestión de contratos, la automatización de este proceso en realidad involucra todo el personal de Konica-Minolta de técnicos, vendedores y minoristas. Junto con la entrada optimizada de la información del contrato y asistencia a los representantes de ventas como una manera de garantizar una óptima atención al cliente, los flujos de trabajo creados o asumidas por Bonita Open Solution están diseñados para comprobar el cumplimiento de los contratos y consistencia al tiempo que acelera la creación de contratos y la aprobación. El objetivo es utilizar un proceso de virtualización para cubrir todos los procedimientos internos de aprobación, mientras que la participación de todos los contribuyentes en tiempo real (pre-venta, venta, postventa, soporte técnico). Por otra parte, la automatización de este proceso es una manera de facilitar la toma de decisiones, ya que cada contrato se presenta a los aprobadores, junto con todos los documentos necesarios para la decisión a tomar.
Seguridad, calidad y mayor productividad
Un año después del inicio de este proyecto, Konica-Minolta es mostrando resultados positivos.
"En primer lugar, ahora tenemos una solución confiable y eficiente para automatizar y gestionar los procesos de una manera segura. Al eliminar el papel y los procesos manuales, que han aumentado la fiabilidad de nuestros procesos basados en normas de nuestra empresa", explica el señor Riehl. "En segundo lugar, ahora tenemos de extremo a extremo de trazabilidad, que nos ayuda a seguir de nuevo a la fuente de cualquier error o no de calidad. Esto nos pone en línea no sólo con las obligaciones de cumplimiento de la normativa, pero con nuestros propios estándares de calidad también. Por último, hemos visto un salto espectacular en la productividad, un nuevo contrato, el cual era aprobado tradicionalmente cuatro o cinco días previos, ahora puede ser aprobado en menos de una hora. Y los grandes ganadores son nuestros clientes, que tienen menos conflictos por resolver. En general, nuestra capacidad de procesamiento de contratos se ha incrementado en un 30%"
4http://www.bonitasoft.com/customers/konica-minolta

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"Estamos mejor preparados para hacer frente a los picos de la actividad, y lo más importante, nuestras decisiones están mejor documentadas, lo que significa una mejora tanto cuantitativa como cualitativa en nuestros procesos", añade el Sr. Inglebert. "Mediante el uso de seguimiento de las operaciones de los registros, también hemos optimizado nuestro proceso de seguimiento. Al final, nuestro equipo de ventas recibe las aprobaciones más rápidamente, lo que asegura los márgenes de la compañía. Al ganaren confiabilidad, también ganamos en rentabilidad, ya que antes, un simple error en la evaluación podría poner en peligro la rentabilidad del
2.4. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL APLICATIVO
Las aplicaciones de Bonita comprenden toda la gama de proyectos de BPM, desde la migración de Sistemas de Información hacia una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA), a la automatización de los procesos de administración ERP y procesos de venta con interacciones humanas para los procesos de aprobación, a los contratos de base y la gestión de nuevos clientes.
2.4.1. Modelación de procesos
En este aspecto, el aplicativo posee características, tales como:
 Roles avanzados para la resolución y filtrado: Usa resolución de roles y filtrados para asignar tareas a una o más personas de forma dinámica y eficiente.
 Repositorio central: Guarda, organiza y archiva todos sus procesos en el repositorio central de la organización.
 Paleta de opciones para rápido diseño: No se necesita hacer clic una y otra vez en la paleta estática, ya que esta paleta se expande sobre la pizarra.
 Desarrollo iterativo: Permite tomar ventaja de las metodologías de desarrollo ágil. Con el uso de un solo clic es posible obtener múltiples entornos de despliegue, y de las características incorporadas en este.
 Gestión de formatos de datos: Gestión de datos de sus procesos bajo diversos formatos como Java Objects, XML o como documentos adjuntos.

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 Múltiples formatos para exportación de imágenes: Exporta los diseños de procesos en pdf, jpeg, png, bmp, gif y svg.
 Módulos de procesos de importación: Importa módulos de procesos definidos en BPMN2, JBPM3 y XPDL.
 Proceso de control de versiones: Guarda y administra versiones provisionales de su diseño mientras se modela un proceso.
 Modelador de procesos (BPMN2): El diseño de los flujos de trabajo empresarial BPMN (Business Process Modeling Notation), la versión 2.0, que permite usar notación básica o avanzada.
 Modelación de procesos colaborativos: Permite compartir modelos de procesos y cerrar la brecha entre los propietarios del proceso, las partes interesadas, los analistas del negocio y los desarrolladores.
 Conectores contribuidos: Fácil de encontrar e instalar con un solo clic, cualquiera de los muchos conectores aportados por la comunidad Bonita.
 Proceso de actualización en vivo: Implementar nuevas versiones de los procesos en el entorno de producción. Y permitir una transición fluida de las antiguas definiciones a las nuevas.
 Diagrama de procesos de validación: Aparecen anotaciones de error y advertencia cuando el trabajo no está configurado correctamente o hay datos faltantes.
 Procesos de simulación: Simula la ejecución de procesos con parámetros, como el costo, duración, el consumo de recursos,

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calendario, entre otros, e identificar los candidatos para la optimización.
 Configuración de conectores reutilizables: Permite ahorrar esfuerzos de configuración mediante la reutilización de las configuraciones existentes del conector en múltiplos procesos, así como que da la posibilidad de actualización de todos los cambios.
 Delegación de tareas: Atribución de tareas a una persona sustituta aundo la persona a cargo no está disponible, con el fin de limitar las situaciones de bloqueo.
2.4.2. Desarrollo
 Manejo de datos avanzados: Gestiona los datos de procesos en múltiples formatos incluyendo objetos Java, XML, y documentos adjuntos.
 Conectores integrados: Seleccione entre más de 100 conectores integrados a los sistemas de fuente abierta, tanto de propiedad, como Exchange, SAP, Talend, entre otros.
 Asistente de desarrollo de conectores: Desarrolla y prueba sus propios conectores dentro de Bonita Studio.
 Depurador: El botón de depurador en la barra de menú activa o desactiva una lista de conectores para poner a prueba un pre- corrida de la ejecución (Modo desarrollo). Esta funcionalidad le permite probar el proceso sin ser bloqueado por algunos conectores no funcionales.
 Con un solo clic, múltiples entornos de despliegue: Pone en marcha múltiples entornos de ejecución como el desarrollo, la prueba, la pre producción, la producción, como optimización del tiempo.

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 Personalización de la interfaz: Fácil personalización de la aplicación BPM con los colores y el logotipo de las empresas.
 Editor de formularios: Personalización avanzada de formularios web con las dependencias de campo, llenando el campo dinámico, paginación, reglas de validación pre-construidas, entre otros.
 Reglas de negocio: Esta característica permite definir las condiciones en las transacciones con una tabla de decisión en el diseño de un proceso complejo, sin necesidad de escribir ningún código. Sumado a esto, permite a los usuarios, modelar y automatizar altos niveles de flujos de procesos y transacciones de una manera sencilla.
 Editor de gestión de datos: Da la posibilidad de escribir scripts Groovy fácilmente, con la ayuda y las capacidades de prueba del editor de gestión de datos.
 Ejecución incrustada del entorno: Ejecuta procesos con un solo clic, toma ventaja de un rápido desarrollo/ejecución de entrada y salida para el desarrollo ágil.
 Independiente generación de aplicaciones BPM: Generar plenamente una aplicación operacional de procesos basada en un solo clic.
 W3C estándar de las tecnologías web: Aplicaciones BPM generadas con Bonita Studio que satisfacen los requerimientos W3C usando estándares html, css y JavaScript.
2.4.3. Ejecución
 Procesamiento de eventos: Correlacionar los procesos y desencadenar la ejecución de un proceso a otro.

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 Herramienta de migración: Da la posibilidad de actualizar fácilmente Bonita Open Solution con una herramienta de migración.
 Multiubicación: Despliegue en múltiples opciones de arquitectura para servir a varios clientes al mismo tiempo y reducir los esfuerzos de implementación y actualización.
 Motor escalable: El uso del motor de ejecución de Bonita se puede dar en diversos contextos, desde el simple componente global de los procesos de una organización, hasta la parte crítica de cada uno de los componentes del proceso.
 Motor transaccional: El motor de ejecución Bonita es un motor completamente transaccional, que permite que las llamadas agrupadas y la definición de unidad maneje las fallas.
 Tareas de gestión humana: Asignar tareas a los usuarios basándose en la definición de roles.
 Ejecución de múltiples procesos: Modela varios procesos en un diagrama y los ejecuta cada uno de manera independiente.
 Potentes APIs: Los APIs disponibles incluyen Java-based, API, EJB2, EJB3 y REST para el desarrollo de aplicaciones y de fácil incrustación.
 Ejecución Síncronica/Asíncronica: Ejecución asíncrona para evitar los casos cuando el proceso está bloqueado a causa de las tareas pendientes.
2.4.4. Experiencia del usuario
 Avance final de interfaz del usuario: Bonita Open Solution reinventa la experiencia del usuario con una interfaz intuitiva, y la “bandeja de entrada” de la interfaz.

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 Integración sencilla: Bonita User XP es una aplicación liviana; su SSO está listo para la integración rápida y fiable en los portales existentes e inter – intra y extranets.
 Soporte multilingüe: Se incluyen los idiomas: inglés, español y francés; las interfaces se pueden traducir con la herramienta de traducción Babili.
 Gestión del motor a distancia: Implementar una o más consolas en la experiencia del usuario de Bonita en múltiples servidores independientes del motor de ejecución Bonita, dependiendo de las necesidades específicas de la arquitectura.
 Configuración del usuario: Definir cuadros de mando basados por defecto en roles para los usuarios finales.
 Etiquetas y categorías: Administrar sus tareas con facilidad y rapidez, organizar el trabajo, y el seguimiento de las tareas y los casos.
 Seguimientos y alertas en tiempo real: Le permite seguir el proceso y recibir alertas en tiempo real.
 BPM social: Los actores de los proceso pueden construir una fuente de comentarios durante la ejecución. También es posible conectar sus procesos a redes sociales, tales como Facebook, Twitter, entre otros.
2.4.5. Monitoreo
 Tableros de instrumentos personalizados y avanzados: Definir cuadros de mando técnicos y empresariales personalizados para seguir los indicadores.
 BAM y BI: Estadísticas e informes: Implementar informes personalizados para obtener estadísticas de los procesos y los casos.

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 Indicadores claves de rendimiento (KPIs): Definir indicadores claves de rendimiento en cualquier etapa de su proceso, y el uso del tablero de instrumentos para controlarlo.
 Monitoreo de actividades en tiempo real: Obtener una visión general de los procesos y los casos con las capacidades de Bonita BAM (Monitoreo de actividades empresariales).
 Administración de usuarios: Administración de usuarios y grupos, junto con la realización de un mapa con los directorios existentes (LDAP, AD, entre otros)
 Gestión avanzada de derechos: Definir los privilegios granulares a los grupos de usuarios: de solo lectura, modificar, actualizar, entre otros.
 Administración de datos: Cambio de registro de datos, y actualización de casos del proceso.
 Gestión del proceso de ciclo vital: Gestionar el ciclo de vida del proceso: activar, desactivar y archivar.
 Tareas de gestión: Administrar las instancias del proceso entiempo real: suspender, reanudar, entre otros.
3. TRABAJANDO CON BONITA SOFT BPM
3.1. INSTALACIÓN APLICATIVO
El sistema aplicativo, dado que es un software libre, permite realizar rápidamente y con facilidad la descarga.
Estos son las etapas a seguir para realizar la instalación del aplicativo.
1. En la página del aplicativo: www.bonitasoft.com, se encontrará la opción de descarga.
2. A continuación aparecerá la advertencia de seguridad, donde estará habilitada la opción “Ejecutar”, como se muestra en la imagen.

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Figura 5: Advertencia de seguridad
3. Posteriormente podrán elegir el idioma del aplicativo.
Figura 6: Selección del idioma
4. En esta etapa comienza el proceso de instalación de Bonita Open Solution.
5. En este paso, se puede ver el acuerdo de licencia, donde se deben aceptar los términos y condiciones para continuar con la instalación.
6. En este paso, se elige el directorio donde se desea q el aplicativo Bonita Solution sea instalado.

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Figura 7: Directorio de instalación
7. En este punto comienza el proceso de instalación del aplicativo.
8. Cuando ya se ha culminado el proceso de instalación de Bonita Open Solution, es necesario realizar un registro, para dar paso a la interfaz principal de Bonita Studio.
Figura 8: Registro

Figura 9: Interfaz gráfica del aplicativo
3.2. VISIÓN GENERAL DEL APLICATIVO
3.2.1. BONITA STUDIO
Bonita Open Solution: Tres herramientas en una:
Bonita Open Solution cuenta con tres características que la convierte en un potencial gestor de procesos de negocios; entre estas se encuentran: un innovador estudio de diseño de procesos, un potente motor de ejecución de procesos y una interfaz de usuario sencilla y de fácil utilización.

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Interfaz intuitiva:
Figura 10: Herramientas de Bonita Open Solution
Como se refleja en la Figura 10, Bonita Open Solution posee un interfaz que le permite al usuario desarrolla sus diagramas de procesos de una manera fácil e intuitiva que agiliza su trabajo.
Esta herramienta se hace visible en todas las actividades que se realicen con el aplicativo, como por ejemplo, en la aplicación de gestión de soporte, es posible diseñar los procesos paso a paso, gracias a la paleta, que también facilita la definición de los datos y los distintos actores en el proceso.
Fácil conexión a los sistemas de información:
Figura 11: Conexión a los sistemas de información

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Bonita Studio integra un amplio panel de conectores, tales como: base de datos, mensajería, ERP, ECM, data warehouse, CRM, entre otros. Si el usuario, en dado caso, no encuentra lo que está buscando, puede crear fácilmente conectores y compartirlos con la comunidad Open Source de BonitaSoft.
Construcción y personalización de las aplicaciones con miniaplicaciones (widgets) de tipo “arrastrar y soltar”:
Figura 12: Construcción y personalización de aplicaciones
Listas de selección, botones de opción, etc. Están disponibles para crear formularios que correspondan a las etapas del proceso. Permite también optimizar la visualización de los formularios e importación de modelos para adaptar las aplicaciones a la identidad visual de la empresa.
3.2.2. EXPERIENCIA DEL USUARIO CON BONITA
Ejecución de las aplicaciones con un solo clic:
Figura 13: Ejecución de las aplicaciones
Con Bonita Open Solution un solo clic basta para generar la aplicación basada en los procesos de negocio. En este punto, lo único que hace falta es desplegarla. Esta característica no es propia de todas las soluciones BPM.

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Monitorizar procesos con Bonita User Experience:
Figura 14: Monitorización de los procesos
El portal de Bonita User Experience permite la ejecución de los procesos de manera intuitiva. Provee una vista global de los trámites en curso para una mejor monitorización de los procesos.
Adicional a las características previamente descritas en el documento, Bonita User XP, también le da la posibilidad al usuario de habilitar o no la opción de “Dashboard” donde se muestra de manera gráfica el avance del proceso.
Así mismo le permite definir el número de minutos que desea esperar entre cada una de las recargas automáticas de la consola. También permite definir un número de días en el cual, en caso de no haber finalizado el proceso, la prioridad del proceso cambie para estar en situación de riesgo.
Figura 15: Configuración global en la Experiencia del Usuario

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3.2.3. BONITA EXECUTION ENGINE
Un potente motor de ejecución BPM:
Bonita Open Solution integra un motor genérico y extensible con el fin de integrar nuevos servicios o estándares susceptibles de aparecer en el mundo BPM. La flexibilidad del motor de ejecución de Bonita le permite adaptarse a todo tipo de arquitectura de sistemas de información, del más sencillo al más complejo. Es suficientemente potente para aguantar cargas intensivas.
3.3. EJEMPLO: AUTOMATIZACIÓN PROCESO SOLICITUD DE VACACIONES
A continuación se realizará la explicación de un modelo automatizado para la solicitud de unas vacaciones por parte de un empleado.
Automatización de solicitud de vacaciones
Al iniciar el proceso de automatización de una petición considerado como la Fase I está representado por el diagrama de flujo, con el que se va a comenzar el proceso de optimización del proceso de solicitud.
En primera estancia, el empleado realiza la solicitud de sus vacaciones, posteriormente el sistema valida las política.
Figura 16: Fase I
Si no se satisfacen las reglas de las políticas, el sistema pasa a la Fase II donde se presenta el motivo del rechazo, y se finaliza el proceso.

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Figura 17: Fase II
Si las políticas que fueron evaluadas tuvieron un resultado exitoso, entonces el sistema dará lugar a la Fase III que le permitirá al usuario descargar el formulario, que posteriormente llevará a su jefe, el cual lo firmará y le dará el visto bueno.
Figura 18: Fase III
Luego de este proceso, en la Fase IV se dará paso al analista de nómina, al cual le quedará asignada la tarea de recibir el formulario firmado, por lo que tendrá que marcar la culminación de esta actividad, cuando se haya recibido el formulario firmado con la información de las vacaciones, y si este fue o no aprobado.
En caso de que no llegue el formulario, o no se encuentre firmado, automáticamente se le informará al empleado el fin de la solicitud y se dará finalización al proceso.

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Figura 19: Fase IV
Por otro lado, si llega el formulario, y éste se encuentra adecuadamente diligenciado, el sistema automáticamente actualizará a la dirección de recursos humanos, con los datos de las vacaciones, y automáticamente notificará la aprobación de la solicitud de vacaciones al empleado, lo que constituirá la Fase V.
Figura 20: Fase V
Posterior a estas tareas automáticas, el sistema valida si se leyó una solicitud de pago anticipado o no, por parte del empleado.
Si no se realizó solicitud de pago anticipado, el sistema automáticamente entrará en la Fase VI y enviará al sistema de recursos humanos de liquidación: “Mi solicitud es pago de las vacaciones en la siguiente quincena”, para la posterior finalización del proceso.

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Figura 21: Fase VI
En caso de solicitarse un pago anticipado, el sistema solicitará la liquidación de las vacaciones al sistema de recursos humanos, entregando el valor, con el cual se debe diligenciar el cheque que se le debe entregar al empleado. Esta actividad de confirmación de creación de cheque que constituye la última fase: Fase VII será realizada por el analista de tesorería. Él tendrá que marcar el momento en el que elaboró el cheque. En esta actividad, se presentará el valor con el cual debe diligenciar el cheque.
Figura 22: Fase VII
Para continuar, el sistema evalúa si el empleado pertenece a una regional.
En caso de que no pertenezca a ninguna regional, se confirmará la entrega del cheque y el proceso termina.
Pero el caso de que el empleado pertenezca a alguna regional el analista de tesorería tendrá asignada una actividad denominada confirmar envío a director de regional, y este último tendrá asignada la actividad de confirmar recibido el cheque, que la marcará cuando se ejecute la tarea.

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Luego de confirmar que recibió el cheque, confirmará la entrega del cheque, y en este punto se termina el proceso.
Bonita User Experience
Ahora se verá la automatización, y la actividad encargada a cada uno, por medio del Bonita User Experience.
En primera medida se tiene que dar acceso de cada uno de los usuarios al sistema.
Por tanto, el empleado que va a realizar la solicitud de vacaciones ingresa al sistema y realiza la actividad de iniciar solicitud. Él deberá ingresar en el sistema la fecha de inicio de las vacaciones y la duración de ésta; y solicitará también un pago anticipado.
Figura 23: Iniciar solicitud
Luego de haber realizado la solicitud, el sistema le pedirá que descargue el formulario, donde tendrá que diligenciarlo en su totalidad, y entregar debidamente firmado.

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Figura 24: Descargar formulario
Posteriormente enviará la información al analista de nómina, y se dará finalidad a la actividad asignada al empleado.
Figura 25: Finalización de la actividad
En este punto se dará paso a la actividad de recibir formulario firmado será asignada al analista de nómina, por lo que este tendrá que acceder al sistema. En este sentido el recibirá la información básica del cliente, las fechas de inicio de las vacaciones y los días solicitados, y por tanto tendrá que marcar si llego el formulario firmado o no. Y posteriormente dará fin a su actividad.

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Figura 26: Recibir formulario firmado
Después de esto, continua el analista de tesorería, que iniciará sus sesión en el sistema. El analista de tesorería tendrá asignada la actividad de creación de cheque, donde, de nuevo, aparecerán los datos básicos del empleado, y el valor liquidado del sistema de nómina, el cual será utilizado para la creación del cheque.
Figura 27: Confirmar creación de cheque
Luego de haber realizado esta actividad, tendrá asignada la actividad de confirmar envío a director regional, ya que se evaluó y resultó que el empleado trabaja en una regional, por lo que realizará el envío del cheque al director regional, y así se finalizarán las tareas para este caso.

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Figura 28: Confirmar envío a Director Regional
Ahora se da paso al director regional que tendrá asignada la tarea de recepción del cheque, por lo que confirmará el recibido del cheque.
Figura 29: Confirmar recepción de cheque
Después de haber realizado esta tarea, le será asignada la tarea de confirmar entrega del cheque.
Figura 30: Confirmar entrega de cheque

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En este punto se da finalidad al proceso de solicitud de vacaciones por parte de un empleado.
3.4 GENERACIÓN DE REPORTES
El aplicativo le permite al usuario generar reportes sobre las actividades que hayan sido desarrolladas a través del tiempo. Para esto, se debe entrar a Bonita User XP, con el respectivo nombre de usuario y contraseña.
Posterior a esto, en la vista de Administración es posible ver un “dashboard” o tablero donde se podrá monitorear la ejecución del proceso, tal como se evidencia en la figura 31.
Figura 31: Tablero de reportes
Así pues, el administrador puede llevar un control sobre la ejecución de cada una de las actividades del proceso, así como también se evidencia cada uno de los pasos abiertos, los pasos prioridad y la carga de trabajo por prioridad.
Además de esto, en la vista de usuario, también es posible llevar a cabo un control de los ítems activados, de los casos finalizados, y de nuevo de los pasos del proceso que han sido abiertos. Tal como se evidencia en la Figura 32.

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Figura 32: Reportes desde la vista de usuario
Al dar en la opción de configurar, es posible ver de manera específica los reportes, es decir, se puede seleccionas cada uno de los aspectos de los cuales se desea ver el reporte. En la Figura 33 se ve de manera más clara, como se elige los aspectos que se desean monitorear.

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Figura 33: Reportes por aspectos
Luego de haber desplegado este cuadro de opciones, se selecciona el ítem que se desea graficar, seguido de seleccionar la opción “Añadir”, y finalmente la opción “Subir”.
A continuación se mencionan algunos ejemplos de los reportes que se pueden generar.
 Pasos por prioridad
En este caso, es del 100% dado que todos y cada uno de los pasos del proceso tienen establecido el mismo nivel de prioridad.

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Figura 34: Pasos por prioridad
 Promedio de la duración de los casos
En este aspecto, se seleccionan las fechas, y el intervalo que se desea graficar, que puede ser por hora, diaria, semanal, o mensual. Finalmente se selecciona el proceso del cual se desea tener el reporte, y se ejecuta.
Figura 35: Promedio de la duración de casos
 Promedio en tiempo de pasos pendientes
En este caso se deben realizar los mismos pasos que en el ítem anterior, pero se debe adicionar un último paso que se refiere a seleccionar el paso del cual se desea obtener el reporte.

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Figura 36: Promedio en tiempo de pasos pendientes
Dado esto, es posible obtener la gráfica del reporte generado, tal como se muestra en la figura 37.
Figura 37: Gráfica del reporte de promedio en tiempo de pasos pendientes

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 Número de casos comenzados
En este caso, solo se debe seleccionar el intervalo de las fechas para generar la gráfica del reporte, tal como se evidencia en la figura 38.
Figura 38: Número de casos comenzados
Así como estos, se pueden generar muchos más reportes de manera específica, seleccionando el aspecto que se desea monitorear.
3.4. MANEJO OPERATIVO DE LA HERRAMIENTA: Proceso de la UIFCE propuesto para modelar en Bonita Soft
3.4.1. PROCESO: Planeación de cursos libres
El proceso que se pretende modelar con Bonita Soft y que es desarrollado por la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas es la planeación de cursos libres.
Los cursos libres son ofrecidos en aplicaciones de software al campo de las ciencias económicas que están dirigidos a estudiantes de pregrado y posgrado de dicha facultad.
El proceso de planeación de cursos libres se aplica a las actividades necesarias para planear y gestionar los recursos para la realización de los cursos libres ofrecidos por la Unidad de Informática y Comunicaciones.
A continuación se hará una explicación más detallada de cada una de las fases del proceso.
Descripción del proceso:

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FASE I
 Definición del curso programado: Definición de los cursos, ciclo del semestre y horario según la programación semestral.
 Realización propuesta de programación: Proponer programación de salas y horarios al Director de la Unidad. Realizado por coordinadores de la Unidad, y el monitor máster del grupo de capacitaciones.
 Aprobación de la programación por parte del Director de la Unidad
FASE II
 Notificación a los conferencistas: Notificar a los posibles conferencistas que pueden dictar los cursos, según su disponibilidad de horarios. Actividad realizada por los coordinadores de la Unidad y el monitor máster del grupo de capacitaciones.
 Entrega temarios: Entregar temarios a los convocados. Actividad realizada por los coordinadores de la Unidad.
FASE III
 Revisión del perfil: Seleccionar monitores de acuerdo a los criterios establecidos en La guía de Criterios de Selección Monitores Cursos Libres. Actividad realizada por el monitor máster del grupo de capacitaciones.
 Seleccionar conferencistas: Aprobación de los conferencistas según los criterios de selección. Actividad realizada por el monitor máster del grupo de capacitaciones.
FASE IV
 Entrega material: Preparar y entregar material de apoyo del curso al líder de grupo de capacitaciones. Actividad realizada por el monitor máster del grupo de capacitaciones, y por los coordinadores de la Unidad.
 Realización del curso libre: Creación en el sistema de información WEBSIUI el ciclo de Cursos Libres. Crear los cursos pertenecientes al ciclo especificado. Actividad realizada por cada uno de los conferencistas.
 Activación de ciclos: Activar ciclo en el sistema de información. Actividad realizada por el analista de sistemas.
 Publicación de programación: Publicar la programación de cursos en cartelera. Actividad realizada por el monitor máster del grupo de capacitaciones.

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3.4.2. Modelación con Bonita Soft
Para lograr la automatización de la planeación de cursos libres de la UIFCE por medio del aplicativo de Bonita Soft se deben llevar a cabo los siguientes pasos:
3.4.2.1. PASO 1: Creación del diagrama de flujo
Como primera medida se debe crear el flujo de trabajo que va a representar el proceso de planeación de cursos libres.
Para dar inició a la realización de dicho flujo es necesario crear una nueva hoja de proceso, para esto se selecciona el ícono “Nuevo”, lo que nos lleva a una nueva hoja donde se podrá dar inicio al proceso.
Figura 39: Nueva hoja de proceso
Luego de crear la nueva hoja donde se va a realizar el diagrama de proceso, se puede poner el título del proyecto a modelar y una breve descripción del mismo, como se muestra a continuación.
Inicio del flujo del proceso

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Figura 40: Título y descripción del proceso
Para poder dar continuidad al flujo, se recurre a la paleta de diseño que se presenta en la parte izquierda, la cual puede ser presentada como paleta avanzada, paleta simple y paleta detallada.
Figura 41: Paleta de opciones

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Por medio de esta herramienta podremos seleccionar los conectores, los roles de cada uno de los usuarios y sus actividades, poner las respectivas transiciones entre cada una de las tareas creadas, de la misma manera podremos dar inicio al proceso que se está modelando y también darle finalidad al mismo.
3.4.2.2. PASO 2: Creación de cada uno de los roles
A medida que se va desarrollando se hace necesario ir asignando cada una de las tareas a algún usuario que sea el encargado de realizarla.
Para esto es indispensable la creación de cada uno de estos. En este sentido, al crear la tarea, que para este caso: proceso de planeación de cursos libres serán de tipo humana,, es preciso asignarle un actor de la tarea, ya sea de tipo grupal o individual.
Cuando se crea una tarea humana y está no tiene asignada ningún actor, se va a presentar la siguiente imagen:
Figura 42: Tarea sin actor asignado
Como se hace evidente en la Figura 42, al no asignar ningún grupo o usuario aparece un mensaje de error. Por lo que se tiene que ir a la configuración de ésta, que aparece al final de la página cuando se ha seleccionado la tarea.

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Figura 43: Creación de usuario
Tal como se evidencia en la imagen al crear un nuevo usuario se tiene que seleccionar el tipo de usuario; en este caso se creará uno tipo: Rol de usuario.
Posterior a este paso, se tiene que diligenciar el nombre y la descripción del nuevo usuario, tal como aparece a continuación.
Figura 44: Rol de usuario

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Este mismo proceso se debe realizar con todos y cada una de las tareas humanas que se creen.
En este orden de ideas, con todos los usuarios y las tareas asignadas, se dará lugar al siguiente paso:
3.4.2.3. PASO 3: Diagrama de Proceso
Para la realización final del diagrama de proceso se recurre a las siguientes herramientas:
Para dar inicio al diagrama de flujo.
Para asignar las tareas que serán realizadas por una persona.
Para crear una tarea de servicio. A esta tarea no necesita asignarle un grupo o usuario.
Para conectar las tareas, los condicionales, el inicio y el fin del proceso.
Para poner condiciones de O, es decir que sean excluyentes.
Para dar finalización a todo el proceso.
Posibles errores y/o advertencias:
Se puede presentar situaciones de error o de advertencia, las cuales serán notificadas por el aplicativo. En el caso de una falta de asignación de usuario, ya se conoce la notificación de error (Ver Figura 42).
Se puede presentar un caso de advertencia cuando se crea una tarea pero está aún no ha sido conectada con otra parte del proceso en forma de entrada, ya se otra tarea, el inicio o algún tipo de compuerta. En la Figura 45 se evidencia ilustrativamente.
Figura 45: Tarea no enlazada
Cuando la actividad no tiene ningún enlace el software por defecto lo tomará como la actividad inicial de donde va a partir el proceso.

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DIAGRAMA DE PROCESO: Planeación de cursos libres
Figura 46: Diagrama de Proceso: Planeación de cursos libres
En la Figura 46 se muestra el diagrama final del proceso, donde se evidencia cada uno de los pasos necesarios para llevar a cabo la planeación de cursos libres.
Cabe adicionar que Bonita Studio también le permite al usuario tener una vista global del diagrama del proceso que le facilitará al usuario la navegación en este, cuando el proceso es muy extenso o detallado.
Figura 47: Visión global del diagrama del proceso
Con el diagrama completamente realizado se puede dar paso a la ejecución del proceso.

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Sin embargo, previo a la ejecución del proceso es indispensable crear los roles que están activos en el proceso en Bonita User Experience, para así lograr una ejecución exitosa.
3.4.2.4. PASO 4: Diseño de formularios
Bonita Open Solution también le permite al usuario crear formularios, donde tiene la opción de editar cada una de las actividades e incluir aspectos como fechas, duración, listas de opciones desplegables, checkbox, entre otros que se analizará más adelante.
Para poder ingresar a esta opción en Bonita Studio se debe ir a la opción de “Aplicación”, posteriormente se selecciona la opción que dice “Pageflow de Consulta”, tal como se evidencia gráficamente en la Figura 48.
Figura 48: Creación de formulario
Finalmente se selecciona la opción “Agregar”, para seleccionar el proceso al cual se desea realizar el formulario.

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Figura 49: Selección del proceso
Con el cuadro de la Figura 49 se selecciona el proceso.
Posterior a la selección del proceso, se puede empezar a diseñar el formulario, para esto se tienen las siguientes opciones:
Devuelve la lista de valores seleccionadas
Checkbox con una etiqueta
Muestra un calendario para entrar una fecha
Permite entrar una duración
Caja de texto con texto oculto
Lista que devuelve los valores seleccionados
Lista de botones radio que devuelve los valores
Lista de opciones

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La caja de sugerencias muestra una lista de valores posible mientras el usuario escribe
Widget de texto editable simple
Widget de texto con más espacio editable
Área de texto con herramientas de diseño
Campo de texto simple no editable
Campo de texto no editable sin etiqueta
Botón de enviar el formulario
Permite volver a la página anterior del formulario
Permite ir a la próxima página del formulario
Puede usarse para ejecutar javascript
Subir o bajar un fichero adjunto
Mostrar una imagen
Tabla que permite seleccionar una o varias líneas
Matriz con celdas editables
Widget oculto
Campo de dato que crea un Iframe basado en una URL
Este Widget puede incorporar código HTML

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3.4.2.4. PASO 4: Bonita User Experience
Bonita User Experience tiene una interfaz como la de un correo electrónico, donde cada uno de los usuarios podrá validar la realización de la actividad asignada.
Figura 50: Bonita User Experience
Desde acá la persona que tenga los permisos de administrado podrá modificar y crear a cada uno de los usuarios que van a ejecutar las respectivas actividades.
El primer paso es cambiar de la vista de administración a la vista de usuario, para hay que dirigirse a la parte superior derecha donde se va a encontrar la opción de cambiar de vista, tal como se muestra en la Figura 51.
Figura 51: Cambio de vista
A partir de aquí es posible instalar el proceso que se diseñó previamente, por medio de la herramienta de Procesos, seleccionando la opción Instalar, y al poner la ruta de acceso de donde se encuentra el proceso, el cual debe tener una extensión .bar, es posible importar el

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proceso realizado en Bonita Open Solution al Bonita UserExperience (Bonita User XP), tal como se evidencia gráficamente en la Figura 52.
Figura 52: Importación del proceso
Al realizar dicho proceso, quedará cargado en la bandeja, el archivo, en este caso llamado “MiProceso 1.0”.
Por medio de la herramienta Users, ubicada en la barra izquierda, es posible crear los usuarios con sus respectivos roles, quienes van a intervenir en el proceso. Al añadir un nuevo rol se debe diligenciar el nombre y la etiqueta. Esto se hace más explícito en la Figura 53.
Figura 53: Creación de nuevos roles

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Esto se debe realizar con todos y cada uno de las personas que intervienen en el proceso.
Antes de dar inicio al proceso es necesario, además de crear los roles es la creación de los usuarios, donde se debe diligenciar el nombre de usuario y la contraseña de cada uno, con la que podrán iniciar sesión dentro del aplicativo, y así poder habilitar la actividad asignada.
Figura 54: Creación de usuarios
Con los roles y los usuarios con sus respectivas contraseñas creadas y habilitadas en Bonita User XP, ya es posible llevar a cabo la ejecución del proceso.
Para este caso los usuarios creados, teniendo en cuenta su intervención en el proceso a modelar (Planeación de cursos libres), con sus respectivas contraseñas, fueron:
 Capacitaciones capacitaciones
 Coordinación coordinacion
 ITsistemas itsistemas
3.4.2.5. PASO 5: Ejecución del proceso
Para esto se tiene la herramienta de ejecución desde donde se diseñó el diagrama del proceso, que permitirá al usuario llevarlo a cabo. Por medio de este instrumento se llega

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a Bonita User XP, desde donde se podrá producir y ver qué pasos se deben llevar a cabo para la planeación de cursos libres.
En este orden de ideas se va a llevar a cabo cada una de las tareas programadas.
En primera medida se inicia el proceso con la propuesta de programación del curso. Dado que esta actividad es la que inicia el proceso
Figura 55: Propuesta de programación del curso
La segunda actividad a realizar es la aprobación del programa del curso, si se valida el programa, la tarea a seguir es la revisión del perfil y la disponibilidad de los conferencistas, actividad realizada por el Monitor Master del Grupo de Capacitaciones.
Figura 56: Revisión del perfil y disponibilidad de los conferencistas
La tarea siguiente dentro del proceso es la notificación a los posibles conferencistas.
Figura 57: Notificación a los posibles conferencistas
Posteriormente se sigue con la recepción de un correo que confirme la disponibilidad y aceptación de los conferencistas para dictar el curso propuesto.

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Figura 58: Confirmación de los conferencistas
El paso siguiente será entonces, la selección de los conferencistas.
Figura 59: Selección de los conferencistas
La tarea siguiente, realizada por la coordinación UIFCE consta de la entrega de temarios.
Figura 60: Entrega de temarios
Para dar continuidad al proceso, se debe seguir con la entrega del material del curso a realizar. Actividad asignada al Master de capacitaciones.
Figura 61: entrega material del curso
Continuando con la ejecución de cursos libres, se da paso a la creación y activación del curso en WEBSIUI, tarea asignada al analista de sistemas.

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Figura 62: Creación y activación del curso en WEBSIUI
Como última tarea a desarrollar para dar finalidad al proceso se debe realizar la publicación de la programación.
Figura 63: Publicación de la programación
Con la validación de esta tarea se da finalidad al proceso de planeación de cursos libres de la UIFCE.
3.4.2.6. BONITA USER XP
Mediante la aplicación web ofrecida por BonitaSoft: Bonita User XP, se puede ejecutar el proceso. Para esto se debe importar el proceso, como se explicó anteriormente (Ver Figura 48), lo que permitirá iniciar la ejecución.
Para ingresar a Bonita UserExperience se debe cargar la dirección URL: http://localhost:9090/bonita/console/login.jsp?redirectUrl=%2Fbonita%2Fconsole%2FBonitaConsole.html%3Fui%3Duser. A través de esta página web se ingresará a esta herramienta desde cualquier navegador, y a partir de allí se podrá ingresar a la cuenta de administración; donde el Nombre de Usuario: admin y Contraseña: bpm; desde allí se podrá ingresar como Administrador.
Luego de tener el proceso cargado en esta herramienta, se podrá dar inicio al primer caso o actividad del proceso.
Para esto se debe ir al panel izquierdo, donde se encontrará la opción de Iniciar un caso, tal como aparece en la Figura 64.

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Figura 64: Iniciar caso desde Bonita User XP
Desde acá se podrá validar la primera actividad asignada, que en este caso corresponde a la propuesta de programación del curso, tal como se evidencia en la Figura 64.
Figura 65: Propuesta de programación del curso
Cabe aclarar que esta herramienta, teniendo los permisos de administrador, permite establecer una prioridad, ya sea Normal, Alta o Urgente, que se va a evidenciar al validar la tarea.

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Figura 66: Prioridad de la actividad
Adicional a esto, Bonita UserExperience permite modificar el usuario encargado de cualquier actividad, es decir, da la posibilidad de reasignar esa tarea a cualquiera de los usuarios creados.
Figura 67: Reasignación de usuarios
Así se podrá seleccionar a cualquiera de los usuarios para asignarle la actividad; tal como se muestra en la Figura 67.

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La herramienta de Bonita User XP permite llevar una revisión del caso que se está modelando. Esta revisión se va actualizando a medida que se va desarrollando el proceso, tal como ya se analizó en la sección 3.4.
3.4.2.7. REPORTES DE LOS PERFILES DE CARGA DE LA SIMULACIÓN
Bonita Open Solution también le permite al usuario generar reportes respecto a los perfiles de carga que fueron ejecutados en la simulación.
Planeación de cursos libres: Simulation Report
Simulation Start Date: 15/12/2011 05:00:20
Simulation End Date: 15/01/2012 09:33:56
Simulation Duration: 30 days 16 hours 33 minutes 36 seconds
Execution time: 15 seconds
Number of simulated Instances: 100
Figura 68: Perfiles de carga usados en la simulación

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Figura 69: Tiempo de ejecución
Figura 70: Tiempo de ejecución por instancia
Figura 71: Tiempo de espera de cada instancia
En este orden de ideas, es posible realizar un control sobre la simulación del proceso. Este reporte es generado dentro de Bonita Studio.

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Sin embrago, dentro de Bonita User Experience también se genera un reporte de las actividades realizadas, y ejecutadas hasta el momento. Esta se puede ver gráficamente en la figura 68, donde se muestra el historial de cada uno de los pasos del proceso, la fecha y la hora en que fue ejecutada.
Figura 72: Revisión del caso
Por medio de esta herramienta es posible llevar un control del desarrollo del proceso y si se ha ejecutado completamente o no cada una de las tareas.
De esta manera se puede modelar un proceso en Bonita Soft, que permitirá optimizar y automatizar las actividades que se lleven a cabo en una compañía, tal como se realizó en este ejemplo con el proceso que se desarrolla en la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas con la planeación de cursos libres.
3.4.3. Otros procesos susceptibles a modelar
Festivales Informáticos
Los festivales informáticos son eventos dirigidos a las personas involucradas e interesadas de la Facultad de Ciencias Económicas y de la Universidad Nacional mediante el cual la Unidad de Informática y Comunicaciones da a conocer algunos de sus proyectos, mediante charlas y conferencias.

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A través de este proceso se pretende indicar las etapas de planeación y ejecución de los festivales informáticos con el fin de divulgar los proyectos adelantados por la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas.
A continuación se presenta de manera detallada cada una de las etapas que componen este proceso:
Descripción del proceso:
FASE I
 Elaboración y presentación de la propuesta: Esta actividad consiste en elaborar la propuesta de los festivales que se van a realizar en la Unidad. Actividad realizada por coordinadores de la Unidad, y líderes de los proyectos.
 Aprobación de la propuesta: Se presenta la propuesta a la dirección de la UIFCE para su aprobación. Actividad realizada por el Director de la Unidad.
FASE II
 Elaborar notificación y cronograma: En primera medida se debe notificar a los líderes de los proyectos, y posteriormente se diseñan las actividades y el cronograma para el festival. Actividad realizada por cada uno de los líderes.
 Presentación del cronograma: Se presenta el cronograma a la Dirección, en espera de su aprobación por parte del Director de la Unidad.
FASE III
 Realizar las actividades relacionadas con la ejecución presupuestal: Esta actividad consiste principalmente en tramitar las solicitudes de los recursos; que debe ser realizada por la Coordinación y por los líderes de los proyectos.
 Coordinar publicidad: Coordinar la publicidad del festival en los medios de la FCE. Los líderes de los proyectos están encargados de realizar esta tarea.
FASE IV
 Ejecución de las actividades del festival: Desarrollo de las actividades programadas del festival. Actividad realizada por el conferencista.
 Entrega de los espacios: Entrega oficial de los espacios utilizados. Lo cual debe ser realizado por el monitor encargado.

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 Retroalimentación: Se realiza una retroalimentación del festival, analizando las actividades desarrolladas, los percances, el cumplimiento de objetivos, entre otros. Realizado por el monitor encargado.
Modelación con Bonita Soft
Figura 73: Diagrama del proceso Feria Informática
Tal como se evidencia en el diagrama del proceso, se establece un orden y se asignan las actividades a cada uno de los usuarios correspondientes.
Al ejecutar el proceso; tal como se realizó anteriormente con el proceso de planeación de cursos libres, se obtiene la siguiente ejecución.
Figura 74: Elaboración y presentación de la propuesta
La primera actividad que se debe realizar es la elaboración y presentación de la propuesta de realización de la Feria UIFCE, donde se debe plantear las actividades a desarrollar, el tiempo y el lugar donde se planean realizar, entre otros. Esta tarea está asignada al coordinador de la UIFCE, quien la validará cuando se haya realizado completamente.

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Figura 75: Notificación y cronograma
Posterior a la propuesta y a la aprobación de la misma por parte del Director de la UIFCE, se da paso a la notificación a los líderes de los proyectos, y se debe realizar un diseño del horario y de cada una de las actividades que van a dar lugar a la Feria UIFCE. Esta actividad debe ser realizada y validada por el líder encargado del diseño de la Feria UIFCE.
Figura 76: Presentación del cronograma
Con el cronograma de actividades listo, se da paso a la presentación del cronograma a la Dirección, y se queda en espera de su aprobación. Esta tarea está asignada a la coordinación de la UIFCE.
Figura 77: Realización de actividades relacionadas con la ejecución presupuestal
Si se da la aprobación del cronograma y las actividades planeadas, se procede a realizar las tareas que se refieren a la ejecución presupuestal de la Feria Informática, es decir, tramitar las solicitudes de los recursos. La coordinación y los líderes de cada proyecto están encargados de realizar esta tarea.
Figura 78: Coordinar Publicidad

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Posterior a la ejecución presupuestal se deberá realizar la publicidad de la Feria, que tiene como objetivo difundir y dar a conocer todas las actividades que se van a realizar durante la misma a través de los medios de comunicación de la Facultad de Ciencias Económicas.
Para esto se asignó a los líderes de cada proyecto encargados de esta labor.
Figura 79: Ejecución de las actividades del festival
Con toda esa planeación previamente realizada, se puede dar paso a la ejecución de las actividades programadas del festival. Esta actividad debe ser realizada por cada uno de los conferencistas que van a participar en el festival. Sin embargo, será validada por la coordinación UIFCE.
Figura 80: Entrega de los espacios
Cuando ya se haya culminado el proceso de ejecución de las actividades del festival, se procede a hacer la devolución de los espacios solicitados. Esta tarea debe ser realizada por el monitor encargado.
Figura 81: Retroalimentación
Para dar finalidad al proceso se debe realizar una retroalimentación de la Feria, donde se analizará el desarrollo de cada una de las actividades, los inconvenientes presentados, y los resultados que se obtuvieron con la realización del festival. Esta actividad también debe ser realizada por el monitor encargado.
Así pues, se dará finalidad al proceso de la Feria UIFCE.

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4. PROPUESTA DE INCORPORACIÓN DE CURSO
Se pretende desarrollar un curso libre, por el cual se acerque al estudiante al entorno de BonitaSoft con el fin de desarrollar procesos que le permitan hacer un manejo eficiente de la aplicación y de todas y cada una de las características que ésta posee.
En este orden de ideas, se propone realizar un curso a través de la Unidad de Informática y Comunicaciones, y específicamente por medio del Grupo de Capacitaciones, con el fin de darle la oportunidad a los estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas de usar herramientas que muy posiblemente serán muy útiles no solo en sus labores académicas, sino también en sus futuras actividades laborales.
Así pues, se pretende llevar a cabo un curso de acompañamiento a una materia donde sea pertinente y de gran utilidad el manejo de un BPM (Business Process Management), tal como BonitaSoft.
De esta manera se está evaluando la posibilidad de dictar algunas sesiones a estudiantes que estén tomando el curso de Sistemas de Información Gerencial; dado que al analizar los temas tratados en este curso, se encuentra pertinente ofrecerles a los estudiantes un mayor conocimiento sobre gestores de procesos de negocios, lo cual constituye el principal objetivo de esta iniciativa.
Teniendo en cuenta que los principales temas tratados en esta materia están directamente relacionados con software y aplicativos a cerca de gestores de procesos de negocios, se propone desarrollar las siguientes temáticas durante el curso:
 Generalidades del aplicativo
 Características específicas del aplicativo
 Instalación
 Realización de diagramas de procesos
 Manejo de Bonita User Experience
o Importación del proyecto
o Creación de usuarios y roles que intervienen en el proceso
o Exploración de las características de esta herramienta (revisión de avance y ejecución del proceso)
 Ejecución y validación de cada una de las actividades
 Ventajas de Bonita Open Solution frente a otros BPM
Para el desarrollo del curso de acompañamiento se consultó con la profesora encargada de la materia, Beatriz Helena Díaz Pinzón, con el fin de conocer su opinión y la pertinencia con la que veía una posible realización del curso de acompañamiento a dicha materia, encontrando que

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consideraba pertinente la realización de dos sesiones, una teórica, y una práctica para los estudiantes que estén tomando dicha materia.
En el anexo se podrá encontrar la propuesta del curso, las temáticas a desarrollar, un posible taller y examen, y finalmente unos videos que podrán ser útiles a la hora de desarrollar las sesiones de acompañamiento.
5. CONCLUSIONES
En el aplicativo de BonitaSoft se encontraron que posee características, tales como, la modelación de procesos y el monitoreo, que van a permitir el desarrollo y la gestión de procesos de negocios en una organización de manera eficiente.
Sumado a esto, permite la simulación de procesos de negocios en las organizaciones, que se espera que puedan ser aplicados dentro de la Facultad de Ciencias Económicas y la unidad de Informática.
Las BPM presentan varias ventajas frente a las ERP en cuanto a los tiempos de desarrollo e implementación, que van a facilitar su aplicación y van a permitir una utilización más eficiente dentro de los procesos piloto que se pretenden modelar.
6. REFERENCIAS
 ieeexplore. (s.f.). Recuperado el Agosto de 2011, de http://ieeexplore.ieee.org/stamp/stamp.j.sp?tp=&arnumber=917299&tag=1
 Sistema de planificación de recursos. (s.f.). Recuperado el Agosto de 2011, de http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos
 Bonita Soft. (s.f.). Bonita Open Solution. Recuperado el Agosto de 2011, de www.bonitasoft.com
 Open ERP Recuperado el 29 de septiembre de 2011, de http://www.openerpspain.com/ventajas-de-openerp
 Open ERP Recuperado el 30 de septiembre de 2001, de http://apps.openerp.com/
 Bonita Soft. (s.f.). Bonita Open Solution. Recuperado el Agosto de 2011, de http://www.bonitasoft.com/customers/konica-minolta
 Unidad de Informática y Comunicaciones. Facultad de Ciencias Económicas. Procesos. Planeación de cursos libres.
 Yasar F. Jarrar,Abdullah Al- Mudimigh y Mohamed Zairi,ERP implementation critical success factors -The role and impact of business processmanagement.

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ANEXOS
PROPUESTA DE PROGRAMA DEL CURSO BONITASOFT
Objetivo
Acercar al estudiante de la facultad de ciencias económicas al aplicativo de Bonita Open Solution, con el fin de brindarles un conocimiento más profundo frente al software para que así puedan complementar y aplicar los conocimientos adquiridos en la clase de Gerencia y evaluación de proyectos.
Competencias
El estudiante estará en capacidad de:
1. Establecer procesos que sean susceptibles de modelar mediante el aplicativo de BonitaSoft.
2. Diseñar diagramas de procesos por medio del aplicativo.
3. Usar la herramienta de Bonita User Experience.
4. Crear los roles y usuarios que intervienen en el proceso.
5. Ejecutar el proceso diseñado.
Contenidos por sesión
1. Generalidades de BonitaSoft.
 Generalidades del aplicativo
 Características específicas
 Herramientas q faciliten el diseño del proceso
 Funciones de la herramienta Bonita User Experience.
2. Planeación del proceso
 Definición de cada una de las fases del proceso
 Especificación de cada una de las actividades a realizar
 Asignación de los personajes que realizarán cada una de las tareas
3. Diseño del diagrama del proceso
 Diseño del orden de cada etapa del proceso
 Diseño de cada una de las tareas
 Creación de los usuarios
 Asignación de las actividades

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4. Bonita User Experience
 Importación del proceso a bonita User XP.
 Creación de cada uno de los roles
 Creación de los usuarios y sus respectivas contraseñas
 Ejecución del proceso
o Validación de cada una de las tareas realizadas
 Revisión del proceso ejecutado
5. Taller Final
 Diseño y ejecución de un proceso específico
Conocimientos previos
 Conocimiento básico sobre procesos
 Estar inscrito en el curso de Gerencia y evaluación de proyectos
Actividades
 Diseño de un diagrama de proceso.
 Importación del proceso desde Bonita User Experience.
 Ejecución del proceso por medio de la validación de cada una de las actividades.
Evaluación
Dado que el curso se dará en forma de acompañamiento a la materia de Gerencia y evaluación de proyectos, la evaluación del curso quedará a consideración del profesor encargado. Sin embargo se desarrollará un taller que le permita al estudiante aplicar los conceptos y temáticas que se llevaron a cabo durante las sesiones.
Bibliografía y enlaces:
 Bonita Soft: www.bonitasoft.org
 Bonita Open Solution. Introduction Tutorial
 Bonita Open Solution. User and Reference Guide
 Bonita Open Solution. Quickstart Guide
 Bonita Open Solution. Simulation Guide
Estos documentos que se encuentran en archivo PDF, pueden ser descargados de la siguiente página web: http://www.bonitasoft.com/resources/webinars. Cabe anotar que para poder descargar los archivos es necesario crear una cuenta, e iniciar sesión para poder obtener los documentos.

77
Taller y examen propuesto
TALLER
1. Defina cuales son las principales funciones que ofrece el aplicativo Bonita Soft.
2. ¿Qué ventajas presenta este BPM frente a otros?
3. Defina las características de cada uno de las opciones que se presentan en la paleta.
4. Explique detalladamente cuales son los pasos para realizar un diagrama de proceso.
5. Diga al menos tres características del Bonita User Expierence.
6. Explique cómo se importa un proceso al Bonita User XP.
7. ¿Cómo se crean los usuarios y los roles del Bonita User XP?
EXAMEN FINAL
Aplicando todos los conocimientos desarrollados durante este curso de acompañamiento, realice la modelación del proceso de despido de un trabajador de una empresa.

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Para realizar dicho proceso debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Se debe revisar el rendimiento del trabajador de la empresa, es decir, se debe analizar los siguientes ítems:
a) Rendimiento en las actividades asignadas.
b) Puntualidad.
c) Competencias laborales y de trabajo en equipo.
d) Llamadas de atención.
e) Memorandos.
2. Posterior a la revisión y evaluación de estos elementos, realizada por el encargado, el gerente de recursos humanos, se debe notificar al empleado quince días previos al despido, de la decisión tomada (esto se decide después de haber evaluado las condiciones del contrato).
3. Se debe enviar la carta de despedido con la debida justificación.
4. Después de evaluar la situación del empleado (tiempo de duración en la empresa, tipo de contrato, entre otros), se debe, en caso de que sea necesario, hacer efectiva la liquidación.
5. Fin del proceso.
Recuerde que para realizar el proceso debe establecer cada una de las actividades a manera de FASES, tal como se vieron durante las sesiones.
Luego de haber definido las actividades, y cada uno de los usuarios asignados a cada una de ellas, se debe dar paso a la creación del diagrama en el aplicativo de Bonita Open Solution.
Posteriormente se debe importar el proceso a Bonita User XP, crear los usuarios y los roles, y finalmente hacer la ejecución del proceso.
Debe enviar el archivo del diagrama del proceso en .bar, y debe incluir en un archivo de Word pantallazos de la ejecución del proceso.
VIDEOS
 Tutoriales:
 Tutorial Bonita Soft Parte 1:
http://www.youtube.com/watch?v=zUgeodTOL3U&feature=related
 Tutorial Bonita Soft Parte 2:

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http://www.youtube.com/watch?v=fVDXu1Zw5Xc&feature=related
 Bonita Open Solution – Preview
http://www.youtube.com/watch?v=7nhmbngbcmA&list=FL5Hp_vxU8pfnBmPAXXDFJmQ&index=3&feature=plpp_video
 Bonita Open Solution – Presentation
http://www.youtube.com/watch?v=zFX8FeciMiU&list=FL5Hp_vxU8pfnBmPAXXDFJmQ&index=2&feature=plpp_video
 Bonita Open Solution – Show Case
http://www.youtube.com/watch?v=7KjOwqoMr8s&list=FL5Hp_vxU8pfnBmPAXXDFJmQ&index=4&feature=plpp_video
 Bonita Open Solution – Demonstration
http://www.youtube.com/watch?v=YtGyiC9- NSQ&list=FL5Hp_vxU8pfnBmPAXXDFJmQ&index=8&feature=plpp_video
 Bonita User Xp – Overview
http://www.youtube.com/watch?v=ifyvxGqpWWE&list=FL5Hp_vxU8pfnBmPAXXDFJmQ&index=7&feature=plpp_video
 Ejemplo de modelación de proceso de solicitud de vacaciones de un empleado.
http://www.youtube.com/watch?v=zQg6npViWj4&feature=related

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