1. Sácale partido al email
Cada vez utilizamos más el correo electrónico para comunicarnos con los clientes y
nuestros equipos, pero ¿lo hacemos correctamente?, ¿estamos aprovechando sus
posibilidades? Aquí van algunas recomendaciones para sacarle todo el partido al
email.
1. Al igual que cuando hablamos por teléfono, el email comienza con un
saludo. Pueden ser “buenos días”, “hola”, “gracias a todo el equipo”…
Dependerá de la relación de confianza, del asunto, de lo más o menos informal
que puedas ser.
2. Cuando te dirijas a un grupo nunca emplees distinciones por género en el saludo
del tipo “Compañeras, compañeros…”
3. Resulta un poco brusco dirigirnos a la persona solo con el nombre: “Antonio”.
Parece como si dijéramos: “¡Atención, Antonio!”. Mejor utiliza: “Hola,
Antonio”, “Buenas tardes, Antonio”.
4. La última frase es como la despedida de una llamada telefónica: “Gracias, nos
vemos en la próxima reunión…” Como en el saludo, dependiendo de la relación
se puede ser más o menos informal.
5. No utilices eso tan manido de “gracias por adelantado”, se puede considerar
presuntuoso.
6. Escribe con frases cortas, utiliza las viñetas para añadir claridad. Un párrafo de
más de tres líneas es excesivo, y un correo de más de tres párrafos, casi un libro.
7. Anticípate a las respuestas de tus lectores y adelanta las respuestas.
8. Si necesitas una confirmación antes de un determinado día, indica las
consecuencias positivas nunca las negativas.
9. Facilita una rápida respuesta incluyendo tu número de teléfono, horas en las que
puede localizarte, un plano si has quedado en algún sitio…
10. Utiliza el espacio del ASUNTO para indicar de qué se trata, y en el caso de
varios correos que van y vienen sobre el mismo tema, actualiza ese espacio para
indicar que es algo nuevo. Por ejemplo:
a. Depósito Avanzado,
b. Depósito Avanzado-documentación,
c. Depósito Avanzado-documentación-fecha límite