Mejora el uso del e-mail en el trabajo
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Seminario de Juan Carlos Jiménez para empleados de la empresa Ron Santa Teresa (www.ronsantateresa.com). Esta presentación busca ayudar a mejorar el uso del email como herramienta de trabajo. Para ello hace falta comprender los hábitos de los destinatarios y los factores claves que inciden en la efectividad de un correo electrónico. El contenido se basa en el libro El e-mail en el trabajo
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- 1. Juan Carlos Jim énez Cograf Comunicaciones Agosto 2009 Optimizaci ón del uso del e-mail en el trabajo Seminario de Mejoramiento Profesional
- 2. El aprendizaje es un regalo. Escuchar Para ver mejor las oportunidades. Reflexionar Para estimular tu creatividad y excelencia intelectual. Participar Para que el aprendizaje sea útil e interesante para ti. Disfrutar Un reconocimiento a tu profesionalismo. Verbos para orientar esta sesi ón
- 3. El correo electrónico cada vez influye más en tu reputación como profesional y como persona (la favorece o la perjudica) . Reputación: Confianza, credibilidad, respeto, atención, aprecio... En la actualidad
- 6. Singularidades del correo electrónido Amor Odio ¿Qu é es lo que menos les gusta del e-mail? ¿Qu é es lo que más les gusta del e-mail?
- 19. Lineamiento para el t ítulo de un e-mail D ebe dar una idea concreta del contenido del mensaje. Título Ambigüo: Reunión Título Preferible: Reunión, lunes 18, 2pm, sobre el presupuesto. TA: Necesito información TP: ¿Puedes enviarme el número de teléfono de la empresa X? TA: Solicitud de información TP: Necesito informe X para mañana antes de las 10 am TA: Reporte importante TP: Anexo reporte de ventas de la semana pasada en Valencia TA: Información solicitada TP: Anexo presupuesto de la reparaci ón de oficina en Mérida
- 20. Otros ejemplos de t ítulos Título Ambigüo: Reunión urgente Título Preferible: ¿Podemos reunirnos m a ñana a las 9am? TA: Reunión corporativa TP: Encuentro de gerentes de venta. Jueves 20, 5 pm. Auditorio. TA: Presentación TP: Láminas de la presentación que vimos ayer en la tarde TA: Pregunta TP: ¿Recibieron el reporte de horas extras de la semana pasada? TA: Información para todos TP: Nuevas orientaciones sobre el uso del uniforme corporativo * Edita el t ítulo si es necesario!
- 25. Prueba de la lectura tipo "scan" Si consigues leer las primeras palabras, el cerebro descifrará las otras... C13R70 D14 D3 V3R4N0 3574B4 3N L4 PL4Y4 0853RV4ND0 D05 CH1C45 8R1NC4ND0 3N 14 4R3N4, 357484N 7R484J484ND0 MUCH0 C0N57RUY3ND0 UN C4571LL0 D3 4R3N4 C0N 70RR35, P454D1Z05 0CUL705 Y PU3N735. CU4ND0 357484N 4C484ND0 V1N0 UN4 0L4, 9U3 D357RUY0 70D0, R3DUC13ND0 3L C4571LL0 4 UN M0N70N D3 4R3N4 Y 35PUM4. P3N53 9U3 D35PU35 DE 74N70 35FU3RZ0 L45 CH1C45 C0M3NZ4R14N 4 L10R4R, P3R0 3N V3Z D3 350, C0RR13R0N P0R L4 P14Y4, R13ND0 Y JU64ND0, Y C0M3NZ4R0N 4 C0N57RU1R 07R0 C4571LL0. C0MPR3ND1 9U3 H4814 4PR3ND1D0 UN4 6R4N L3CC10N; 6454M05 MUCH0 713MP0 D3 NU357R4 V1D4 C0N57RUY3ND0 4L6UN4 C054 P3R0 CU4ND0 M45 74RD3 UN4 0L4 3N L1364R 4 D357RU1R 70D0, S010 P3RM4N3C3 L4 4M1574D, 3L 4M0R Y 3L C4R1Ñ0, Y L45 M4N05 D3 49U3LL05 9U3 50N C4P4C35 D3 H4C3RN05 50NRR31R. 54LUD05 JU4N J053
- 27. Gerenciar el e-mail puede ser costoso Para calcular el costo de lectura diaria: ERD x (T1 + T2) x SD x NE ERD: E-mails Recibidos Diariamente T1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg) T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg) SD: Salario Diario (promedio) NE: Número de Empleados
- 34. Gracias! Más información: Juan Carlos Jiménez <jucar@cograf.com> Cograf Comunicaciones: Av. Francisco de Miranda con Av. Principal de Los Ruices, Centro Empresarial Miranda, Piso 1, Of. 1K. Los Ruices Telf.: 237-6630 / 237-9702 www.cograf.com Somos miembros de IN-Advertising.com Red Internacional de Agencias Independientes, con operaciones en 90 países. http://www.in-advertising.com
Notas del editor
- Dar la bienvenida a los participantes. Agradecer su esfuerzo personal para estar presentes. Estamos conscientes de que han dejado otras cosas por hacer para participar en esta actividad. Preguntar por lo que m ás recuerdan del taller anterior (&quot;Paradigmas y Creatividad&quot;), como un ejercicio de &quot;refrescamiento&quot;...
- Siempre necesitamos recordarle a los participantes, que no hacemos nuestros talleres para ense ñarlos a hacer su trabajo. Partimos del hecho de que ellos ya saben hacer su trabajo, y nuestras ideas pretenden estimular que cada quién decida buscar sus propias oportunidades para mejorar profesionalmente, basadas en la comprensión de su influencia permanente hacia todos las personas con las que interactua.
- Parte de los efectos negativos de Internet tienen que ver con las dificultades para manejar el volumen de correos electr ónicos debemos leer y responder. Esto afecta la productividad real de la gente.
- El objetivo es hacer una lista de los beneficios del correo electr ónico que m ás les gusta a los participantes, con frases completas y comprensibles. Por ejemplo, no tiene mucho sentido decir &quot;es más rápido&quot;, sino decir qué es lo que se hace más rápido con el e-mail. Este ejercicio a su vez permite conocer mejor cuáles son los niveles de uso que los participantes tienen del e-mail, en términos de intensidad y propósitos.
- Las exigencias involucradas han convertido al correo electr ónico en un asunto de importancia financiera estratégica: Cada día las empresas ponen más en juego grandes cantidades de dinero involucrado en la gerencia personal y corporativa del e-mail. Hacer un ejercicio en el que cada quién aplique la fórmula a su caso concreto, basado en los mismos parámetros, para determinar el potencial costo personal en la gerencia del e-mail.