Como cuantificar los costes totales en viajes de empresa. How to asses total costs in business travel

1. Ivan Clemente Director General Kleviatec Sesión Formativa Madrid Cómo cuantificar los costes totales de los viajes de empresa Madrid, 7 Abril 2011

2. INDICE 2 Introducción Objetivo de la sesión Visión del coste total del viaje Retos del cálculo del coste total de viaje Implantar un programa de cálculo de costes totales Conclusiones 17/05/2011

3. 17/05/2011 3 INTRODUCCIÓN Según el informe de TheHackettGroup, el 13% de los gastos de viajes no están gestionados Video que ilustra los costes ocultos: http://www.youtube.com/watch?v=HPyl2tOaKxM&feature=player_embedded PRECIOS QUE FLUCTUAN CONSTANTEMENTE

4. 17/05/2011 4 OBJETIVO

5. 17/05/2011 5 VISIÓN DEL COSTE TOTAL DEL VIAJE Es aquel que comienza con la necesidad del viaje y llega hasta el pago a los proveedores. Durante este proceso se deben tener en cuenta los costes directos e indirectos. FUENTES DE INFORMACIÓN PROPIA EMPRESA AGENCIA DE VIAJES TARJETA DE CRÉDITO HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE GASTOS DE VIAJES PROVEEDORES FINALES

6. 17/05/2011 6 RETOS DEL CÁLCULO DE COSTE TOTAL DEL VIAJE Según madura el programa de viajes de una empresa debe evolucionar hacia el control del coste total.

7. 17/05/2011 7 IMPLANTACIÓN DE UN PROGRAMA DE CÁLCULO DE COSTES TOTALES De acuerdo con la encuesta realizada por ACTE, estos son los pasos para asegurar la calidad de la información. Fuente: Elaboración propia basada en encuesta ACTE Noviembre 2009

8. 17/05/2011 8 IMPLANTACIÓN DE UN PROGRAMA DE CÁLCULO DE COSTES TOTALES Los costes totales deben incluir las tres fases del viaje de empresa. ANTES DEL VIAJE DURANTE EL VIAJE DESPUÉS DEL VIAJE

10. Aprobación de presupuestos de viajes valorados, con fecha limite de emisión y razón del viaje.

11. Gestión de la demanda, viajes no críticos, utilización de video y web conferencias.

15. Reembolsos de los billetes no utilizados, cambiados y cancelados.

17. Cuantificación y negociación de los gastos incurridos directamente en el hotel: manutención, parking, wi-fi, etc.

19. Atención a los reaseguros si se paga con tarjeta de crédito.

20. Minimizar los suplementos por recarga de carburante.

21. Incluir los suplementos de aeropuerto o estación de tren. Agencia de viajes Nota de gastos del viajero

23. Cargos de emisión de los billetes de ida y vuelta con distintas compañías.

27. Conciliación seudo-automática con a través de un fichero plano proporcionado por la agencia de viajes. Video que ilustra como el ahorro de costes no puede hacer perder de vista el servicio: http://www.youtube.com/watch?v=W2OlujL3_xo

29. El gestor de viajes ha optimizado las partidas de viajes tradicionales y está buscando nuevas áreas de actuación, como el transporte terrestre, parkings y manutención.

30. Consolidar la información necesaria para calcular el coste total de un viaje, no es fácil ya que procede de fuentes internas y externas, principalmente la nota de gastos del viajero y la agencia de viajes.

31. La automatización de los procesos es clave para poder llegar a gestionar el coste total del viaje.

32. EL coste total de un viaje debe contemplar los costes directos y los costes asociados al proceso. Así mismo se deben cuantificar los costes antes del viaje, durante el viaje y después del viaje.

34. Anexo 1. ACTE Survey 17/05/2011 16