El documento habla sobre los servicios que puede ofrecer una compañía de viajes corporativos, incluyendo análisis del comportamiento de compra, revisión y mejora de la política de viajes, medición de KPIs de viajes, y propuesta de acciones para optimizar costos y cumplir con la política de viajes a través de tecnologías como un sistema de reservas en línea.

1. HABLAR DE TÚ A TÚ
CON LOS MEJORES
Todos los proveedores de viajes
corporativos son capaces de realizar
reservas y emitir pasajes pero sólo
algunos pueden entregar consultoría a
la medida para identificar nuevas
oportunidades de mejora y optimizar
costos en relación a KPI´s (anticipación
de compra, distribución de
proveedores, % de remisiones y
cambios; ranking de viajeros con
mejores y peores prácticas según
política de viajes, entre muchos otros).
¿Están midiendo estos KPI´s? ¿Qué
acciones están realizando?
Una Travel Management Company
(TMC) debería ser capaz de entregar
reportes de gestión y proponer
acciones que permitan sacar el mejor
provecho de su presupuesto de viajes.
CÓMO BAJAR COSTOS,
GANAR CALIDAD Y
EFICIENCIA EN VIAJES
CORPORATIVOS
Boarding

2. Boarding
TODOS LOS VIAJES,
EN UN SOLO
LUGAR
Además de un servicio personalizado,
en un mundo cada vez más
demandante existe la necesidad de
aplicar tecnologías que le permitan a
los viajeros administrar y obtener
información de sus viajes desde su
móvil, como detalle de vuelos,
enlaces para check in, puerta de
embarque, huincha de equipaje,
mapa de asientos, reserva de hotel,
Click-to-Call al proveedor, entre otros,
con el propósito que el usuario final
cuente con el servicio de
acompañamiento antes, durante y
después de su viaje.

3. Boarding
ROL Y DESAFÍOS, DE
LOS PROVEEDORES DE
VIAJES CORPORATIVOS
• Generar ahorros en el costo de los viajes por la mejora
en las negociaciones con aerolíneas, hoteles,
proveedores de servicios y por el cumplimiento de los
objetivos planteados según la política de viaje.
• Control, trazabilidad e información de las solicitudes y
del gasto acorde al presupuesto de la empresa.
• Facilitar servicio de account management, asesoría,
medición de ahorro y reportes personalizados en línea
refinados a nivel de viajero con acciones de refuerzo
positivo y correctivos para aquellos que no cumplen la
política.
• Entregar respuestas en el menor tiempo posible sin
descuidar el nivel de calidad del servicio.
• Que el usuario final cuente con el servicio de
acompañamiento durante y después de su viaje desde
su móvil, además de información en línea y asistencia
personalizada.
• Medir la satisfacción del servicio proporcionado por los
proveedores.
• Capacidad de entregar un óptimo nivel de servicio
ante contingencias y apoyo en horario fuera de oficina
24x7.
• Brindar una plataforma de reservas multi GDS que se
adapte a los procesos de la empresa.

4. En variados casos podemos encontrar políticas
de viajes que especifican la antelación de
compra determinada y fija sobre cierta cantidad
de días. Por ejemplo “Todos los viajes deben
ser coordinados con 10 días de anticipación”.
Esta recomendación no es la óptima, ya que no
será posible de cumplir en todos los casos, y
una vez que un viajero no respete la política de
viajes, es muy probable que vuelva a
transgredir las instrucciones. Adicionalmente,
perderemos la oportunidad de reservar con
mayor anticipación cuando la situación lo
amerite, por ejemplo para ferias que son
agendadas con meses de anticipación.
En este caso, si el viajero realiza su reversa
con 10 días de anticipación estaría dentro de la
política, pero no habría seguido un
comportamiento de compra óptimo.
La manera recomendada es definir una serie de
motivos de viaje y asignarlos con una
anticipación de compra en función de cada
caso.
Boarding
POLÍTICA DE
VIAJES, UN
FACTOR
IMPORTANTE PARA
EL AHORRO

5. • Ferias: reservar con 60 días de anticipación.
• Viaje Internacional por Reuniones Internas:
Reservar con 30 días de anticipación.
• Viaje Internacional por reunión con cliente o
proveedores: Reservar apenas se confirme
reunión, o con mínimo de 21 días de
anticipación.
• Viaje Nacional por rotación/capacitación:
Reservar con 30 días de anticipación.
• Viaje Nacional por emergencia: Debe ser
justificado y debidamente aprobado.
Reservar con 1 a 7 días de anticipación.
Boarding
FORMAS DE
OPTIMIZAR
LA POLÍTICA
DE VIAJES

6. El punto de partida es realizar un análisis del
comportamiento de compra, para detectar
áreas que tengan falencias y puedan
optimizar sus costos, además de realizar una
revisión completa de la política de viajes para
proponer mejoras.
Algunos de los puntos que deben medirse
son:
• Anticipación de compra.
• Porcentaje de remisiones y cambios.
• Motivos de viaje.
• Motivos por el cual el viajero se sale de la
política de viajes.
• Revisión de porcentaje de aceptación de la
tarifa más baja.
• Familias tarifarias y restricciones de
acuerdo a las funciones del empleado (full
flexible para servicio técnico, tarifa base
para equipo comercial para feria, o cuando
las reuniones tengan fechas 100%
definidas).
• Convenios; Se realizará un benchmark
para detectar si los convenios que sostiene
la empresa son competitivos de acuerdo al
mercado. Se dará asistencia a la empresa
en la negociación de sus convenios con
líneas aéreas y hoteles.
Costo pasajes y hoteles.
Costo Fee agencia.
Ahorro sobre la inversión.
Boarding
CONSULTORÍA
EN GESTIÓN
DE GASTOS

7. El uso del sistema de reservas en línea, u Online
Booking Tool (OBT), significa una importante fuente de
ahorro para las empresas si se utiliza adecuadamente.
En la actual oferta, se propone implementar la
herramienta conjuntamente con un flujo de aprobación
automatizado. Adicionalmente, la herramienta se
puede configurar para que muestre alertas en caso de
que la reserva se esté realizando fuera de la política de
viajes. Al momento de gestionar su reserva, el usuario
sabrá que su supervisor accederá a la información de
su reserva, para aceptar, rechazar o sugerir cambios.
Al ver directamente los resultados de la búsqueda, se
genera una “culpa visual” que lleva a los usuarios a
cumplir de mejor manera la política de viajes.
Experiencias con empresas que tienen gran volumen
de viajes, nos han mostrado resultados de hasta un
30% de ahorro en el presupuesto de viajes al
implementar métodos de control adecuados.
Agendemos una reunión
Pierre-Jean Robert pjrobert@tm.cl
Boarding
RÁPIDO RETORNO DE
LA INVERSIÓN Y APOYO AL
CUMPLIMIENTO DE LA
POLÍTICA DE VIAJES

8. La tecnología cambió las expectativas de los viajeros para siempre,
y es nuestro trabajo anticiparnos constantemente a lo que se viene.
“
Boarding
GRACIAS POR
SU ATENCIÓN