.2 ´periodo informatica

1. Castillo Bernal Tatiana Charloth
Grado 11a

2. CONCEPTOS DE WORD
 Dentro del programa de Word ofimático encontramos
procesadores de texto, programa de calculo, programas de
publicación o presentación y base de datos; entre otros.
 El procesador de texto trabajado en este paquete tiene el
nombre de Word atravez del cual podemos realizar
documentos escritos hacer mapas conceptuales insertar
tablas y hacer combinación de correspondencia
interrelacionada con el programa Excel y Access.

3. Microsoft Access
Microsoft Access, también
conocido como MS Access, es
un sistema de gestión de bases
de datos incluido en el paquete
de programas de Microsoft
office. Es igualmente un gestor
de datos que recopila
información relativa a un
asunto o propósito
particular, como el seguimiento
de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una
colección de música.

4. Archivos de base de datos de Access
 Por medio de Microsoft Access, se puede administrar gran
cantidad de información en un único archivo de base de datos.
Dentro del archivo, se puede utilizar:
 Tablas para almacenar los datos.
 Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que
necesita.
 Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
 Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño
específico.
 Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos
de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
 Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios
lugares.

5. Tutorial de
Microsoft Access
Al ejecutar el programa de Microsoft
Access saldrá una ventana de diálogo
donde se puede escoger o
crear la base de datos con la que se va
a trabajar. Escoger “Base de datos en
blanco” y pulsar “Aceptar”.
A continuación hay que elegir el
nombre que le vamos a dar a la nueva
base de datos y en qué directorio
vamos a almacenarla. Escoged el
directorio personal de cada uno y
llamadla “tutorial.mdb”. “mdb” es la
extensión por defecto para las bases
de datos de Access (Microsoft Data
Base).
Una vez hecho esto aparecerá la
ventana principal de Access (ver
figura). Contiene un listado con todos
los objetos que conforman nuestra
base de datos. Estos objetos se
agrupan, según sus características, en
seis fichas o carpetas: Tablas,
Consultas, Formularios, Informes,
Macros y Módulos. Aquí vamos a
aprender a utilizar las características
básicas de las cuatro primeras

6. Concepto de Bases de Datos
 Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de
información relacionada con un tema o propósito particular.
 El primer paso que debe seguir para la creación de bases de datos
consiste en crear tablas.
 Cualquiera que sea la información que tenga, necesita una o más
tablas en la base de datos para almacenar dicha información.
 Una vez que tenga sus tablas, puede crear consultas, formularios,
informes y otros objetos que le ayuden a usar sus datos.
 También es posible modificar la apariencia o el funcionamiento
de un objeto cambiando sus propiedades, así como utilizar los
Asistentes y las herramientas de Microsoft Access para crear y
modificar objetos. Sólo puede tener abierta una B.D. de
Microsoft Access a la vez, sin embargo, es posible abrir varias
tablas al mismo tiempo en una B.D.

7. Características de ACCESS
 Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos
para Windows.
 Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información
resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales
características se encuentran:
 Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de
Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando
métodos simples y directos de trabajar con la información.
 Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y
conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada,
cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
 Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos,
así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento. Access
permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso
de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas
tareas sin necesidad de programar.

8. Pantalla inicial

9. Como iniciar a Access
 - Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la
lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa
sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

10. modificar el diseño de
una tabla en vista diseño
Si una vez creada una tabla,
queremos cambiar algo de su
definición (por ejemplo,
añadir una nueva columna,
ampliar una columna que ya
existe, borrar una columna,
etc.) tendremos que realizar
una modificación en su
diseño:
Abrir la base de datos donde
se encuentra la tabla a
modificar, en el caso de que
no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la
tabla que queremos
modificar en el Panel de
navegación,
seleccionar Vista Diseño en
el menú contextual:

11. Modificar el diseño
de una tabla en
vista hoja de datos
La Vista de Hoja de datos se utiliza
normalmente para editar los datos
que contiene la tabla, aunque
también podemos modificar su
diseño. Para abrir la tabla en esta
vista:
Si la tabla no está abierta, desde
el Panel de Navegación:
- Hacer doble clic sobre el nombre
de la tabla.
- O bien hacer clic derecho sobre la
tabla y seleccionar la opción en el
menú contextual.
Si tenemos la tabla abierta, pero
en Vista Diseño:
- Desde la
pestaña Diseño o Inicio >
grupo Vista >
botón Ver, cambiaremos la vista.

12. Herramientas de
access
Analizar rendimiento :
Esta opción permite
analizar todos los
objetos que tienes
definidos en tu base de
datos te dará varios
consejos sobre cómo
alcanzar un mayor
rendimiento en tu base
de datos. Ábrela desde la
pestaña Herramientas
de base de datos, y
seleccionando Analizar
rendimiento.

13. Documentador
 Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando
trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, puede
ser útil tener documentada toda la información referente a las características de cada
objeto de la base de datos, esta documentación la podríamos realizar a mano, y sería una
tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese
proceso de documentación.
 Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos documentar
y Access obtendrá toda la información en un formato que luego podremos imprimir y
archivar.
 Accede a esta herramienta desde la pestaña Herramientas de base de datos, y haz clic
en la opciónDocumentador de base de datos.

14. Copia de seguridad de access
 Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando
almacenas información de importancia que no quieres perder. Cuando se
trata de una empresa, es fácil comprender el desastre que sería perder toda la
información almacenada en la base de datos, pero también a nivel particular
cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran
cantidad de información que nos importa y nos podemos imaginar cuánto
supondría tiempo supondría volver a introducirla toda . Si realizas copias de
seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún momento sufres una
pérdida de información (por un error técnico o humano) tengas una copia a
mano que te ayude a recuperar los datos . Por seguridad, es mejor que guardes
la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original.
En el caso de empresas, se recomienda incluso guardar alguna copia de
seguridad fuera de la oficina, en un dispositivo de almacenamiento externo, por
si sucede un robo, un incendio o similar.
Access también te permite crear una copia de seguridad de tu base de
datos en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la
original . Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que acceder a la
pestaña Archivo, seleccionar la opción Compartir y, en Guardar base de
datos como, hacer clic sobre Copia de seguridad de la base de datos.

15. Imagen de copia de seguridad de
datos

16. Guardar la base en
otros formatos
Podemos cambiar el formato de la base
de datos para que sea compatible con
otras versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona Compartir en
la pestaña Archivo, luego en Guardar base
de datos como haz clic en Base de datos
de Access 2002-2003 o bien en Base de
datos de Access 2000. De esta forma,
guardarás la base en formato .mdb.
Esta herramienta sólo te será útil y
conveniente si quieres trabajar en
versiones anteriores al formato de tu
base de datos, pues las nuevas
versiones de Office soportan el
formato de las más antiguas.
Así que, por ejemplo, si has creado
una base de datos en formato 2002-
2003 y necesitas que funcione en un
Access 97 sí deberás convertirla.
Sin embargo si tienes una base de
datos en formato 97 no hará
falta que la conviertas a
formato 2000 si trabajas con Access
2000 porque éste será capaz de leerla
y trabajar con ella.