Tema01: Primeros Pasos en Access 2016

Tema 01: Primeros pasos en Access Autoformación
www.conestecurso.com 1
Curso Básico de Access 2016
Tema 1: Primeros
pasos
Tema 01: Primeros pasos en Access
TEMA
01
Objetivos a conseguir en estas prácticas
En este tema aprenderá a:
• Trabajar con una Base de datos de
ejemplo
• Conocer la ventana principal de Access
• Ejecutar una BD
• Conocer la Banda de opciones y sus
características
• Navegar por el Panel de navegación
• Identificar los Objetos de una Base de
datos
• Trabajar con las Vistas de los Grupos de
objetos
• Expandir y contraer Grupos
• Mostrar y ocultar Grupos
• La utilidad del Botón Todos los objetos de
Access
• Diferenciar entre Abrir un objeto y la Vista
diseño
• Abrir Tablas para visualizar sus datos
• Cerrar Tablas
• Abrir Consultas para visualizar sus datos
• Características de la Vista Diseño
• Abrir Tablas en Vista diseño
• Abrir Consultas en Vista diseño

Gestor Bases de Datos Access 2016-Básico
2 TrainingTourSeries
1.1.- ¿QUE ES MICROSOFT ACCESS?
Comenzamos exponiendo que es parte del software de la suite ofimática de Microsoft
Office, que incluye Word, Excel, PowerPoint y otros programas de escritorio para el
mundo de la oficina.
Microsoft Access se utiliza para crear y administrar bases de datos, siendo realmente
un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales (SGBDR), pudiendo manejar
varias tablas unidas entre sí, por relaciones.
1.1.1.- Ante todo, mucha calma con Access
En este primer Tema del curso, iniciamos nuestro aprendizaje con cosas muy sencillas
y simples y a medida que vayamos avanzando, iremos profundizando en aspectos más
sofisticados que la aplicación nos ofrece.
Tenemos que recordar que Microsoft Access no es un programa fácil, puesto que es
el menos utilizado (por falta de conocimientos) de la Suite de Microsoft Office. Se
intentará en todo momento, realizar explicaciones de la manera “más familiar” con la
finalidad de que las personas que realicen este curso no se sientan frustradas.
1.2.- TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS DE EJEMPLO
Se considera que la mejor forma de empezar a trabajar con Microsoft Access es que
el alumnado posea una Base de Datos (de ahora en adelante la nombraremos como
BD) para realizar ejemplos. De este modo y en las primeras lecciones se tendrá una
vista muy amplia de lo que la aplicación puede aportarnos.
Así, si tiene interés en comenzar este Curso Básico, no tiene nada más que enviar un
mail a la dirección conestecurso@gmail.com,
especificando como Referencia Bases de
datos Access 2016. En breve tiempo recibirá
en su mail dicho archivo.
1.2.1.- Descompresión del contenido
Una vez conseguido el archivo en formato zip, realizaremos las acciones siguientes:

Descomprimir el archivo de prácticas
1 En el Explorador de Windows, mueva a la carpeta Mis documentos, el archivo
conseguido (seguramente éste estará en la zona de Descargas).
2 Pulse el botón derecho del ratón sobre el mismo y en el menú contextual
seleccione la opción Extraer aquí. Se ejecutará la descompresión, de acuerdo a
la aplicación que tenga instalada en su equipo.
3 Realizada esta tarea, observe como se ha generado una nueva carpeta titulada
01-CursoBasicoAccess2016-Naa. Los caracteres “Naa” los podría sustituír por
las iniciales de su Nombre y Apellidos si así lo desea.
4 Puede observar, mediante el Explorador de Windows, el contenido existente en
la carpeta citada 01-CursoBasicoAccess2016-Naa: en el interior hay tres
carpetas de trabajo, siendo la primera 01-dbDemo la de interés, de momento.
5 Acceda a ella y verá un archivo de Base de datos
llamado bd01ParkingsPlaza.accdb.
6 Investigue el interior de las otras dos carpetas:
verá que no hay nada ya que en ellas se creará
la información pertinente cuando se indique en el curso.
7 Se recomienda guardar el archivo zip original como copia de seguridad por si
desease tenerlo para repetir el curso.
1.3.- INTERFACE DE LA VENTANA PRINCIPAL DE ACCESS
Como avance, le comentamos que la BD entregada para practicar, consiste en la
gestión ficticia de un Parking privado un tanto especial: llevar el seguimiento de
vehículos eléctricos que alquilan plazas de parking en una serie de ciudades, pero
además pueden recargarse en tiempo de no actividad dentro del aparcamiento.
Se han incluído en esta BD, los cinco objetos principales que suelen ser característicos
en esta aplicación, como Tablas, Consultas, Formularios, Informes y una Macro muy
sencilla. Así, y ya con algo real, se podrán conocer de primera mano terminologías y
características muy completas para perderle el miedo a Microsoft Access.

1.3.1.- Ejecución de la BD
Para abrir una BD se puede hacer de varias formas, pero la mejor de ellas es ejecutar
desde el propio Explorador de Windows, el archivo mostrado mediante un doble clic.
Abrir la BD y explorar la interface de la aplicación
1 Localice y haga doble clic en el nombre del archivo bd01ParkingsPlaza.accdb.
2 Después de visualizar el splash principal de bienvenida a la aplicación, observe
como se lanza el archivo de la BD y aparece una Barra especial de Advertencia
de seguridad.
3 Haga clic en el botón ideal (esta advertencia aparece generalmente la primera
vez que se ejecuta dicho archivo).
4 Ahora verá una ventana como se aparece en la imagen siguiente:

5 Como en cualquier aplicación de Microsoft Office, se presentan características
comunes como en Word, Excel y Power Point, entre otras. Localice visualmente
en la ventana cada una de las áreas comentadas, para familiarizarse con ellas.
1.4.- LA BANDA DE OPCIONES
Llamada también Cinta de Opciones, agrupa comandos mediante etiquetas que
muestran otras Bandas, para conseguir una mayor fluidez en el uso del programa. De
forma predeterminada, aparecen las bandas Inicio, Crear, Datos externos y
Herramientas de base de datos. También es posible y, dependiendo de la tarea a
realizar, que puedan aparecer otras.
El menú Archivo nos lleva directamente al BackStage, ventana en la que se podrán
gestionar nuestros archivos de Bases de datos y que ocupa toda la pantalla,
dividiéndose en dos paneles. En el izquierdo, se muestran las órdenes como
Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir y Cerrar. No debemos
olvidar las características Cuenta y Opciones. Al hacer clic en cada una de estas
órdenes se muestran en el panel derecho las opciones correspondientes. Para
abandonar el BackStage se pulsará la tecla Esc o bien se hará clic en la flecha hacia
atrás que se localiza en la zona superior del panel izquierdo.
1.4.1.- Las bandas, una a una
De entrada, Microsoft Access solamente posee cinco bandas. No obstante y a medida
que se trabaja con él, pueden aparecer más para dar soporte a otras acciones.
La bandas iniciales “por defecto” son:
• Inicio: tiene los comandos ideales para aplicar formato a los datos, realizar
ordenaciones, buscar y filtrar información así como cortar, copiar y pegar
contenido, realizar cálculos y revisar ortografía entre las opciones más
significativas.
• Crear: en esta banda existen iconos para crear todos los objetos disponibles en
una BD como Tablas, Consultas, Formularios e Informes, entre otras.
• Datos externos: ideal para importar y exportar datos de fuentes diferentes.
• Herramientas de base de datos: existen opciones para el Análisis de tabla y
rendimiento, Ejecutar macro, abrir el editor de Visual Basic, mostrar la ventana

de Relaciones de tablas, siendo una opción muy interesante la de Compactar y
reparar base de datos.
Vista del BackStage:
Familiarizarse con la Banda de Opciones
1 Haga clic en la etiqueta Inicio y observe cada uno de los iconos de los Grupos
mostrados en esta banda.
2 Haga clic en la etiqueta Crear y observe cada uno de los iconos de los Grupos
mostrados.
3 En la Banda Datos Externos, observe los dos Grupos existentes y sus iconos
respectivos.
4 En la Banda Herramientas de base de datos, observe los seis Grupos existentes
y sus iconos respectivos.
5 Ahora haga clic en el menú Archivo para entrar en el BackStage.
6 Observe la división de la ventana en dos paneles y las órdenes diferentes
existentes en la zona izquierda.
7 Regrese a la ventana normal de trabajo, localizando y haciendo clic en la flechita
correspondiente.
8 Observe la Barra de Estado de la aplicación.
9 Observe también, el Panel de Navegación,
situado en la zona izquierda.
10Ahora, vamos a ocultar la Banda de
Opciones. Para ello, localice en la zona de la
derecha el mini botón cuya ayuda se llama
Contraer la cinta de opciones.
11Haga clic en él y observe como tiene más espacio de trabajo.
12Para volver a mostrar la citada Banda, localice y haga doble clic, por ejemplo, en
la etiqueta del título de la Banda de Inicio.

13Pulse ahora la secuencia de teclas [Ctrl]+ [F1]
para que vea que también esta metodologia es
efectiva.
14Repita nuevamente esta acción para mostrar la
Cinta de opciones.
15Para finalizar con esta práctica, localice
visualmente la opción ¿Qué desea hacer?.
1.5.- EL PANEL DE NAVEGACION
En la zona izquierda de la ventana de la aplicación existe una división llamada Panel
de navegación, que puede estar mostrando los objetos de la BD o bien los oculta.
Entonces si el citado panel no los
muestra, lo más normal es localizar el
botón correspondiente. Al hacer clic
sobre él, aparecerá la información
existente. En este Panel es donde
estarán todos los Objetos que componen la BD y es donde aparecerán según los
vayamos creando
1.5.1.- Los Objetos de una BD
Sin lugar a dudas, las Tablas son los objetos
principales en Access, pues sin ellas no sería
posible el tratamiento de una BD. Son entonces
los componentes que almacenan los datos en
filas y columnas. Pero además tenemos:
• Las Consultas, que se utilizarán para realizar
preguntas sobre una tabla (o varias)
solicitando información.

• Los Formularios, son una cualidad profesional de introducción de datos.
• Los Informes, que son ideales para crear listados mediante impresora, de los
datos de las tablas (también se pueden realizar Informes de Consultas).
• Las Macros, que servirán para automatizar instrucciones de acciones.
• Y finalmente los Módulos, que son conjuntos de declaraciones, instrucciones y
procedimientos escritos en Access VBA.
Algunas características del Panel de navegación
1 Si está oculto el Panel de Navegación, localice y haga clic en el
botón comentado para que se muestre el contenido del panel.
2 Mediante la Barra de desplazamiento, navegue verticalmente
para ver cada uno de los objetos allí insertados. Observará que
existen Tablas, Consultas, Formularios, Informes y una Macro,
para esta BD.
3 Observe además, como en distintos niveles (llamados Grupos)
aparce un mini botón como si de dos “uves” al revés se tratase.
4 Haga un simple clic en cada uno de estos botones para ocultar
momentáneamente los objetos en sus Grupos.
5 Ahora comprobará como esos botones han cambiado de forma:
haga clic en cada uno de ellos para volver a mostrar el contenido
de los objetos en sus respectivos Grupos.
6 Compruebe como se puede ampliar horizontalmente mediante
arrastre, como si de una columna se tratase, el panel en el que
estamos trabajando.
7 Finalmente, oculte y muestre el panel como práctica.
1.5.2.- Vistas de los Grupos de objetos
Son aquellas que se utilizarán para visualizar la
representación de los objetos en el Panel de
navegación y que son nombradas como Detalles,
Icono y Lista.
Además se puede Contraer y Expandir un Grupo,
así como Contraer y Mostrar todo.
Así, la opción Detalles aparte de mostrar los
nombres de los objetos, indica las fechas
respectivas de Creación y Modificación de los
mismos, cosa que no ocurre con las opciones
Icono y Lista.
Seleccionar Vistas en el Panel de Navegación
1 El Panel de Navegación deberá mostrar el contenido de los diversos objetos
existentes.
2 Si ahora sitúa el puntero del ratón a la altura de la palabra Tablas y pulsa el
botón derecho del ratón sobre ella, aparece un menú contextual.

3 En dicho menú, seleccione la opción Vista por y a continuación haga clic en
Detalles: apreciará como el contenido de los distintos objetos del panel cambia a
unos iconos más grandes, mostrando además una información de fechas.
4 Navegue por el panel para contemplar como dichos iconos tienen una
representación diferente según los grupos de los objetos.
5 Pulse ahora el botón derecho del ratón sobre el nombre de un objeto: el menú
contextual cambia.
6 Haga lo mismo con otro objeto de otro Grupo: pulse el botón derecho del ratón
para comprobar el menú contextual.
7 Pulse nuevamente el botón derecho del ratón sobre el nombre de cualquier
Grupo y seleccione en el menú contextual la opción Vista por y a continuación
Icono. Observe el resultado.
8 Seleccione la opción Lista en el menú en el que estamos trabajando.
1.5.3.- Expandir y contraer Grupos
Si en nuestra BD observamos que cada vez tenemos más objetos en los Grupos y la
lista se hace intratable, podremos recurrir a la característica de Contraer los grupos,
siendo posible expandirlos. Realicemos la práctica siguiente:
Expandir y Contraer Grupos
1 Pulse el botón derecho del ratón sobre el
Grupo Tablas y en el menú contextual, haga
clic en Contraer grupo para ver el resultado.
2 Pulse el botón derecho del ratón sobre el
Grupo Consultas y en el menú contextual,
haga clic en Contraer grupo para ver el
resultado.
3 También es posible realizar un simple clic en
la palabra Formularios para contraer ese
Grupo.
4 Contraiga el resto de Grupos utilizando esta
misma técnica.
5 Para mostrar los objetos de los Grupos,
vuelva a mostrar el menú contextual (haciendo
clic en cada uno de los nombres de Tablas,
Consultas, etc.) y seleccione Expandir grupo
en cada uno de los Grupos o bien haciendo un
clic simplemente en los nombres de los Grupos.
1.5.4.- Mostrar u ocultar Grupos
Hay situaciones en las cuales deseamos que no todos los Grupos se muestren en el
Panel de navegación. Esto podría ser por comodidad o para “que no haya mucho ruído
gráfico” a la hora, principalmente, de diseñar. Entonces vemos como en dicho panel
podríamos tener los Grupos que en ese momento sean de interés.
Mostrar y Ocultar Grupos
1 Mediante el botón derecho del ratón, haga clic sobre el nombre del grupo Tablas
y seleccione en el menú contextual la opción Mostrar solo tablas.

2 Observe como únicamente aparecen los objetos creados de ese Grupo,
excluyendo el resto.
3 Para volver a mostrar todos los grupos, sitúe el puntero del ratón en una zona
libre de la parte inferior del panel y el en menú contextual haga clic en Mostrar
todos los grupos.
4 Para que únicamente aparezcan los objetos de las Consultas, mediante el menú
contextual, localice y haga clic en Mostrar solo Consultas.
5 Vuelva a mostrar todos los grupos.
6 Intente ahora mostrar los objetos del grupo de Formularios.
7 Haga lo propio para mostrar los objetos del grupo de Informes.
8 Inténtelo con el grupo de Macros.
9 Para acabar, haga que todos los grupos queden visibles.
1.5.5.- El botón Todos los objetos de Access
Situado en la cabecera del Panel
de navegación, al hacer clic en él,
aparecerá un menú con una
amplia y variada gama de
opciones.
Visualizar los objetos deseados
1 En el Panel izquierdo de navegación, localice y
haga clic directamente en el botón Todos los
objetos de Access.
2 En el menú que aparece y en la zona más inferior
del mismo, observe como la opción Todos los
objetos de Access esta seleccionada. Esto hace
que aparezcan todos ellos.
3 En dicho menú, seleccione ahora Tablas: solo
aparecerán éstas como podrá comprobar.
4 Haga clic nuevamente en dicho botón y
seleccione Consultas. Solo aparecerán dichos
objetos en ese grupo.
5 Haga que se muestren los Formularios
únicamente.
6 Haga que se muestren los Informes.
7 Haga lo propio con Macros.
8 Muestre todos los objetos de la BD.
1.6.- DIFERENCIAS ENTRE ABRIR UN OBJETO Y LA VISTA DISEÑO
En Microsoft Access hay que diferenciar dos aspectos importantes que no se dan en
aplicaciones como Word o Excel y que son los siguientes:
• Utilizar Abrir para visualizar el resultado de un objeto determinado
• O Utilizar la Vista Diseño para especificar todos los detalles de un objeto partiendo
de cero o para realizar cualquier modificación en el diseño del mismo.

Estas dos características son válidas para Tablas, Consultas, Formularios e
Informes. Para las Macros, hay una ligera variación.
En el segundo Tema del curso, conoceremos más a fondo de lo que se llama Vista
Hoja de Datos (para Tablas y Consultas), además de la Vista Presentación (para
Formularios e Informes), o incluso Vista previa de impresión, también para los
objetos de Informes.
1.6.1.- Abrir Tablas para visualizar sus datos
Ya se ha comentado que este objeto es el más importante de una BD. Sin las Tablas,
no hay razón de ser para el trabajo en la aplicación.
Entonces es lógico abrirlas con el fin de visualizar la información allí contenida.
Veamos las dos técnicas para abrir Tablas en el Area de trabajo:
Para abrir cualquiera de los objetos mencionados, se podrá pulsar la
tecla especificada. De esta manera podremos ver los datos en Tablas y
Consultas o visualizar resultados en el resto de objetos.
Atajo de teclado

Visualizar los datos de las Tablas
1 En el Panel izquierdo de navegación, haga que solo se muestren únicamente
los objetos del grupo Tablas.
2 Sobre la Tabla tbl010Provincias pulse el botón derecho del ratón y observe las
distintas opciones en el menú contextual, siendo las más interesantes de
momento las órdenes Abrir y Vista diseño.
3 Haga clic en la opción Abrir: aparecerá en el
Area de trabajo la tabla abierta con la
información existente.
4 Ahora, haga doble clic en la Tabla
tbl020UbicaParkings: aparecerá en el Area
de trabajo la tabla abierta con la información
existente.
5 Realice la misma acción con la Tabla
tbl030CategoriaPlazas.
6 A continuación y siguiendo estas
metodologías, abra el resto de tablas
existentes: éstas apareceran en el Area de
trabajo.
7 Para tener más espacio de trabajo, oculte el
Panel de navegación.
8 Observe como aparecen todas las tablas con
el nombre en sus etiquetas correspondientes.
9 Haga clic en cada uno de los títulos de las etiquetas para mostrar el contenido de
la información existente en cada una de ellas.
10Seleccione la Tabla tbl080Plazas: verá que es una de las tablas que más
información existe.
11Navegue por la misma usando las Barras de desplazamiento tanto Vertical
como Horizontal para comprobar lo extensa que es.
12Seleccione la Tabla tbl070Abonados, navegue por su interior y compruebe
visualmente su información.
13Vuelva a navegar por cada una de las tablas abiertas para familiarizarse con sus
contenidos.
1.6.2.- Documentos con Etiquetas (Fichas)
Por la práctica anterior se ha comprobado que cada vez que se abre una Tabla,
apareció una etiqueta en su zona superior como medio de identificación (esta
característica será válida también para Consultas, Formularios e Informes).
Es decir, los objetos no se visualizan en ventanas separadas. No obstante, más
adelante en el curso, veremos como será posible modificar esta peculiaridad para
visualizar los objetos en zonas separadas, siendo muy útil para realizar comparaciones
visuales, entre otras opciones.

1.6.3.- Cerrando Tablas
Cuando una Tabla no sea necesaria en pantalla, la podremos cerrar para que
abandone su espacio. Este cierre se puede realizar en cada una de las Tablas abiertas
o bien en conjunto para ganar velocidad.
Cerrar Tablas
1 En la primera tabla de la izquierda tbl010Provincias pulse el botón derecho del
ratón sobre su nombre para visualizar un menú emergente del cual deberá
seleccionar la opción Cerrar: al hacer clic dicha tabla se cerrará y desaparecerá
del Area de trabajo.
tbl020UbicaParkings.
3 Seguidamente, localice en la zona de la derecha de
los nombres de las Tablas, el botón en forma de
aspa que puede utilizarse para cerrar una de las
tablas activas.
4 De esta manera, cierre la Tabla activa, puesto que
es la que está visualizando.
5 Ahora vamos a cerrar rápidamente todas las
Tablas. Para realizar esta acción en el menú contextual de cualquiera de los
nombres de las tablas abiertas seleccione la opción Cerrar todo: de una sola vez
desaparecerán del Area de trabajo.
1.6.4.- Abrir Consultas para visualizar sus datos
Las consultas son como preguntas que se realizan para buscar información
relacionada, incluso muy específica, en una BD, pudiendo mostrar datos de una o más
tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas.
Una consulta es un objeto más de la BD pero tiene la particularidad de que no
almacena datos. En su lugar, muestra los datos existentes de las tablas y hace que esa
información esté disponible para que se pueda trabajar con ella.
Veamos las dos técnicas para abrir Consultas y posicionarlas en el Area de trabajo:
Visualizar Datos de Consultas
1 En el Panel izquierdo de navegación, haga que
solo se muestren únicamente los objetos del
grupo Consultas.
2 Sobre el nombre de la Consulta
qry010UbicacionesProvincias pulse el botón
derecho del ratón y observe las distintas
opciones en el menú contextual, siendo las más
interesantes de momento las órdenes Abrir y
Vista diseño.
3 Haga clic en la opción Abrir: aparecerá en el
Area de trabajo la consulta abierta con la
información existente.
4 Ahora, haga doble clic en la Consulta
qry071PlazasAbonados: aparecerá en el Area

de trabajo la consulta abierta con la información existente.
5 Realice la misma acción con la Consulta qry072AbonadosParticulares.
6 A continuación y siguiendo esta metodología, abra las consultas
qry073AbonadosEmpresas y qry074AbonadosBarcelona: éstas apareceran en
el Area de trabajo.
7 Para tener más espacio de trabajo, oculte el Panel de navegación.
8 Observe como aparecen todas las consultas con el nombre en sus etiquetas
correspondientes.
9 Haga clic en cada uno de los títulos de las etiquetas para mostrar el contenido de
la información existente en cada una de ellas.
10Seleccione la consulta qry072AbonadosParticulares y navegue por la misma
usando las Barras de desplazamiento tanto Vertical como Horizontal para
comprobar lo extensa que es.
11Seleccione la Consulta qry071PlazasAbonados, navegue por su interior y
compruebe visualmente su información.
1.6.5.- Cerrando Consultas
Cuando una Consulta no sea necesaria en pantalla, la podremos cerrar para que
abandone su espacio. Este cierre se puede realizar en cada una de las Consultas
abiertas o bien en conjunto para ganar velocidad.
Cerrar Consultas
1 Haga clic en el nombre de la etiqueta de la
Consulta qry010UbicacionesProvincias y pulse el
botón derecho del ratón sobre su nombre para
visualizar un menú emergente.
2 Deberá seleccionar la opción Cerrar: al hacer clic
dicha Consulta se cerrará y desaparecerá del Area
de trabajo.
3 Realice la misma acción con la Consulta
qry071PlazasAbonados.
4 Seguidamente, localice en la zona de la derecha de
los nombres de las Consultas, el botón en forma de aspa que puede utilizarse
para cerrar una de las Consultas activas.
5 De esta manera, cierre la Consulta actual, puesto que es la que está
visualizando.
6 Ahora vamos a cerrar todas las Consultas mostradas. En el menú contextual de
cualquiera de los nombres de las Consultas abiertas, seleccione la opción
Cerrar todo: de una sola vez desaparecerán del Area de trabajo.
1.6.6.- La Vista Diseño
Hemos apreciado la sencillez con la cual se han abierto Tablas y Consultas para
visualizar los datos. Pero en Access existe una Vista muy importante que se utiliza
para comprobar “como se han hecho las cosas”. A esta vista se le denomina Diseño.

Todos los objetos poseen la característica para crear y modificar lo que se desee
mediante esta vista.
Vista diseño en Formularios
1 En el Panel izquierdo de navegación, haga que solo
se muestren únicamente los objetos del grupo
Formularios.
2 Sobre el Formulario frm010Provincias pulse el
botón derecho del ratón y observe las distintas
opciones en el menú contextual, siendo la de interés
para esta práctica la Vista diseño.
3 Haga clic en la opción Vista diseño: aparecerá en el
Area de trabajo el Formulario en esa modalidad.
4 A continuación, seleccione el Formulario
frm020UbicaParkings y haga que aparezca en la
Vista diseño, pulsando la secuencia de teclas
recomendada.
5 Realice la misma acción con el Formulario
frm030CategoriaPlazas.
6 A continuación y siguiendo esta metodología, abra el resto de Formularios
existentes: éstos apareceran en el Area de trabajo.
7 Observe como aparecen todos ellos con el nombre en sus etiquetas
correspondientes.
8 Haga clic en cada una de los títulos de las etiquetas para mostrar el contenido
del diseño de cada uno de los Formularios mostrados en Vista diseño.
1.6.7.- Cerrando Formularios
Cuando un Formulario no sea necesario en pantalla, lo podremos cerrar para que
abandone su espacio. Este cierre se puede realizar en cada un de los Formularios
abiertos o bien en conjunto para ganar velocidad.
Cerrar Formularios
1 Haga clic en el nombre de la etiqueta de uno de los
Formularios y pulse el botón derecho del ratón sobre
su nombre.
2 Aparecerá un menú emergente del cual deberá
seleccionar la opción Cerrar: al hacer clic dicho
Formulario se cerrará y desaparecerá del Area de
trabajo.
3 Realice la misma acción con otro Formulario.
Pulsando la secuencia de teclas indicada, entraremos en la Vista
diseño directamente, siendo válida para los cinco objetos que estamos
estudiando.
Atajo de teclado

4 Seguidamente, localice en la zona de la derecha de los nombres de los
Formularios, el botón en forma de aspa que puede utilizarse para cerrar uno de
los Formularios activos en Vista diseño.
5 De esta manera, cierre el Formulario actual, puesto que es el que está
visualizando.
6 Ahora vamos a cerrar todos los Formularios mostrados. Para realizar esta
acción en el menú contextual de cualquiera de los nombres de los Formularios
abiertos seleccione la opción Cerrar todo: de una sola vez desaparecerán del
Area de trabajo.
1.6.8.- Abrir Tablas en Vista diseño
En esta vista para los objetos Tablas, se nos mostrará una ventana muy diferente en
comparación de los datos que habíamos obtenido en prácticas pasadas. Aparecerán
tres columnas con los Nombres del campo, los Tipos de datos y Descripción (en las
siguientes capturas solo se muestran las dos primeras columnas):

De momento, solamente nos interesa con fines educativos para este primer Tema,
visualizar esta información y empezar a obtener conclusiones de las diferencias entre
lo que es Abrir una tabla y visualizarla en modo Diseño, nada más.
Vista diseño en Tablas
los objetos del grupo Tablas.
2 Sobre la Tabla tbl010Provincias pulse el botón
derecho del ratón y observe las distintas opciones
en el menú contextual, siendo la de interés para
esta práctica la opción Vista diseño.
3 Haga clic en dicha opción: aparecerá en el Area de
trabajo la tabla abierta con la información
correspondiente a Nombres del campo y otras
propiedades.
4 Haga lo propio en la Tabla tbl020UbicaParkings
para que aparezcan los Nombres del campo y Tipos
de datos.
tbl030CategoriaPlazas.
6 A continuación y siguiendo esta metodología, abra el resto de Tablas existentes
en Vista diseño: éstas apareceran en el Area de trabajo.
7 Observe como aparecen todas las Tablas con el nombre en sus etiquetas
correspondientes.
8 Cierre todas la Tablas abiertas en esta modalidad (mediante Cerrar todo).
1.6.9.- Abrir Consultas en Vista diseño
En esta vista para los objetos Consultas, se nos mostrará una ventana muy diferente
en comparación de los datos que habíamos obtenido en prácticas pasadas. Veamos un
par de ejemplos:

Aparecerá una ventana con dos paneles, siendo el de la parte superior la zona en
donde se ubican una o más tablas relacionadas entre si (pueden incluso ser otras
Consultas creadas) y, en la parte inferior, las columnas con los nombres de campos
de Tablas y otras características muy importantes, en donde se pueden crear
preguntas simples y complejas para obtener respuestas muy profesionales.
Vista diseño en Consultas
los objetos del grupo Consultas.
2 Sobre la Consulta qry000Global pulse el botón derecho del ratón y observe las
distintas opciones en el menú contextual, siendo la de interés para esta práctica
la opción Vista diseño.
3 Haga clic en dicha opción: aparecerá en el Area de trabajo la Consulta abierta
con la información correspondiente a su diseño.
4 Haga lo propio en la Consulta qry010UbicacionesProvincias para que aparezca
en modalidad Diseño.
5 Realice la misma acción con la Consulta
qry011ProvinciasAbonadosPlazas.
6 A continuación y siguiendo esta metodología,
abra libremente al menos tres Consultas más
en Vista diseño: éstas apareceran en el Area
de trabajo.
7 Para tener más espacio, oculte el Panel de
navegación.
8 Observe como aparecen todas las Consultas
con el nombre en sus etiquetas
correspondientes.
9 Haga clic nuevamente en cada uno de los títulos
de las etiquetas para mostrar el contenido de la
información del diseño existente en cada una de
ellas.
10Cierre todas la Consultas abiertas en esta modalidad (mediante Cerrar todo).

11Finalmente cierre la Base de datos, localizando y haciendo clic en el botón
correspondiente, como en cualquier aplicación Windows.

RESUMEN DEL TEMA
He aquí los 10 puntos más importantes a modo de Resumen:
1 Microsoft Access es un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales (SGBDR).
2 Las Tablas son los objetos principales de una Aplicación Access.
3 Las Consultas se utilizarán para realizar preguntas sobre una tabla (o varias).
4 Los Formularios, son una cualidad profesional de introducción de datos.
5 Los Informes son ideales para listar datos mediante impresora, de tablas y Consultas.
6 Las Macros servirán para automatizar instrucciones de acciones.
7 Los Módulos son declaraciones, instrucciones y procedimientos escritos en Access VBA.
8 En la zona izquierda de la ventana de la aplicación existe el Panel de navegación.
9 En Access hay que diferenciar dos aspectos: la Vista Diseño y la Vista Hoja de Datos.
10 Pulsando la secuencia de teclas [Ctrl]+[Enter], se entra en la Vista diseño de cualquier objeto.
TomaNotas
Para saber más
Definición de Base de datos
Según Wikipedia, una BD o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos
están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto, se ha desarrollado
y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Tipos de Bases de Datos
Existen las planas y relacionales. En una BD plana, los datos se repiten a lo largo de la misma
(por ejemplo en una BD de Excel), mientras que en una BD relacional, los datos están
estructurados en tablas diferentes, relacionadas entre sí. Actualmente las Aplicaciones de
Base de datos de propósito general tienen capacidad relacional.

ACTIVIDADES DE REPASO
Con el fin de repasar, se recomienda realizar las siguientes prácticas:
1ra. ACTIVIDAD – Agudeza visual
1 Si ha seguido con interés el presente tema, no debería serle difícil relacionar
las imágenes con los textos correspondientes:
Tablas
Consultas Macros
Informes Formularios
2da. ACTIVIDAD – Atajos de teclado
1 Tres atajos que pueden ser muy interesantes. ¿Sabría emparejarlos?:
Mostrar/Ocultar
Banda de
Opciones
Vista diseño
Vista Datos
3ra. ACTIVIDAD – Rellenado de palabras
1 Escriba en los huecos correspondientes los nombres de las Bandas:
• Existen iconos para importar y exportar datos de fuentes diferentes, situados en la
Banda .
• Las opciones para el Análisis de tabla, Ejecutar macro, mostrar la ventana de
Relaciones de tablas, Compactar y reparar base de datos, están situadas en la
Banda .
• En la Banda existen iconos para generar todos los objetos disponibles
en una BD como Tablas, Consultas, Formularios e Informes, entre otras.

AUTOEVALUACIÓN 01
Responde (marcando con una ), a diez preguntas relacionadas con la lección que has
estudiado. Demuéstrate que tus conocimientos sobre el tema han sido realmente
aprovechados. PUNTUACION: solo se permiten dos errores (la nota mínima es un 8).
Si tienes más de dos, deberías repasar la lección.
1 La Banda Datos externos es ideal para… BIEN/MAL
A Analizar las Tablas y su rendimiento
B Ejecutar macros y abrir el editor de Visual Basic, entre otras opciones
C Importar y exportar datos de fuentes diferentes
D Las respuestas A y B son correctas
2 Si se pulsa la secuencia de teclas [Ctrl]+[F1], entonces… BIEN/MAL
A No sucederá nada
B Se utilizará para Contraer/Mostrar la Banda de Opciones
C Se ocultarán/mostrarán los objetos de una Base de datos
D Es ideal para abandonar la aplicación
3 Microsoft Access es un… BIEN/MAL
A Programa para gestionar los datos procedentes de otras BD`s
B Archivo de Base de datos plano
C Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales
D Archivo de Bases de datos relacionales
4 Se utilizarán para realizar preguntas sobre una o varias tablas… BIEN/MAL
A Mostrando los objetos disponibles en una BD
B Las Consultas
C Siendo los Informes los ideales para este trabajo
D Imprimiendo las respuestas en los formularios de la aplicación
5 En la Vista diseño… BIEN/MAL
A Se especificarán todos los detalles de un objeto partiendo de cero
B O para realizar cualquier modificación en el diseño del mismo
C Las respuestas anteriores son verdaderas
D Totas las respuestas anteriores son falsas
6 El BackStage… BIEN/MAL
A Se accede a él, mediante la Banda Inicio
B Es un icono situado en la Banda Crear
C Es la zona de Área de trabajo
D Todas las respuestas son falsas
7 Para automatizar instrucciones de acciones, se utilizarán... BIEN/MAL
A Las macros
B Los Formularios
C Las Consultas
D Detalles, Iconos y Lista
8 Los Formularios… BIEN/MAL
A Son una cualidad profesional de introducción de datos
B Son una cualidad profesional de impresión de datos
C Son una cualidad profesional de automatización de datos
D Todas las respuestas son incorrectas
9 Todos los Objetos de Access es un botón… BIEN/MAL
A Existente al abrir cualquier objeto de la aplicación
B Que, al hacer clic en él, aparece la Vista diseño
C Situado en la cabecera del Panel de navegación
D No existe dicho botón
10 Detalles, Iconos, Lista… BIEN/MAL
A Opciones para la creación diversa de objetos, como Tablas
B Tres opciones para las Vistas de los Grupos de objetos
C Para ordenaciones, buscar información, así como pegar contenido
D Ninguna de las anteriores respuestas son correctas

Tema01: Primeros Pasos en Access 2016

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