1. PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO
Identificació
n
P-INV-JUN001
Junio 2014
Procedimiento Para el Control de los Inventarios
Autor(es) Julio Núñez, Coordinador de Inventario
Aprobador(es) Edward Ochoa, Oficina Principal
Tabla de Contenido
Descripción Página
Propósito…………………………………………………………………………….….2
Alcance…………………………………………………………………………….……2
Control de Cambios……………………………………………………………….…...2
Definición………………………………………………………………………………..2
Referencias……………………………………………………………………………..2
Políticas Generales ………………………………………………………………….3
Anexo 1 (Planificación de Inventario)
Anexo 2 (Formulario para la Toma Física Inventario Aleatorio)
Anexo 3 (Programa de Inventario)

2. Propósito
El objetivo de este procedimiento es mantener el mayor Control posible de los Inventarios
ubicados en las diferentes ubicaciones.
Alcance
Este procedimiento aplica para todos los colaboradores que manejan Inventarios de la empresa,
Materia Prima, Productos en Proceso, Productos Terminados, Materiales Promocionales,
Suministros de Oficinas y/o todo aquello que puedan ser Controlables.
Control de Cambios
Fecha Cambio
Junio 2014 Procedimiento Control de los Inventarios
Definición
Término Definición
Inventario
Es el conjunto de Materiales Controlables que se encuentran en las
diferentes localidades de la empresa bajo la responsabilidad de un
personal asignado, el cual debe asegurar su custodia Física (con
apoyado de Auditoria) y Teóricamente (SAP) mediante las Entradas y
Salidas.
Referencias
Número de ID Tema
P-INV-JUN001 Control de los Inventarios

3. Procedimiento General
Consideraciones:
Los Inventarios para la empresa se han dividido en: General, Aleatorios (Cíclico), Sorpresivo.
1. El Inventario General : se realizan por lo regular de manera mensual de acuerdo con el
Programa de Inventario. Pero la Gerencia puede autorizar en cualquier momento su
realización. Este Inventario se coordina con los responsables directos del almacén donde
se acuerda: Organización, Logística, Ubicación de materiales, Registro, Mercancías
Apartadas, Corte de Documentos entre otras.
Concluida la Organización y el Corte de Documentos se procede con la Planificación del
Inventario, en el cual se generan los documentos de Inventario en SAP y luego se asocian a
otro documento Silm, posteriormente se inicia el Conteo Físico con la herramienta PDA con las
Zonas definidas (A,B,C,D,E). Seguidamente se concilian los Conteos cruzados entre los grupos,
después se procede a comparar con el Sistema (SAP) donde se analizan las Desviaciones con
los involucrados con los materiales que presentan diferencias.
(Anexo 1) (Anexo 3).
Las Diferencias que resulten deben ser revisadas por la Dirección de Logística apoyado por
Auditoria y Autorizada por la Vice-Presidencia para posteriormente ser Ajustada por el personal
designado.
Los Documentos de Inventarios, Conteos, Soportes y todos los papeles de trabajo deben ser
archivados concluido el proceso.
2. Inventario Aleatorio : Este tipo de Inventario se efectúa mediante la selección de
materiales, específicamente aquellos que llamamos ABC que son los que mayor rotación.
También se incluyen aquellos productos que reflejan o vienen dando Desviaciones
significativas en el Inventario General. La Toma Física para el Inventario Aleatorio se
realiza Manual usando como soporte un formulario determinado, aunque se pudiera
utilizar la PDA. A diferencia del Inventario General el Aleatorio se lleva a cabo por material
y no por zonas. Después de la Toma física se hace la Comparación con el sistema teórico
y la Desviaciones que surjan se analizan (mercancías en tránsito, apartadas, traslados) y
discuten con los involucrados directos, luego se prepara un documento con las
discrepancia en cantidad y valor en Excel y se envía al Director de Auditoria y
Operaciones. Esta diferencias se pueden Ajustan a solicitud del Director de Operaciones
cuando se confirma su procedencia y previa autorización de la Vice-Presidencia.
Completado el proceso todas las documentaciones y papeles de trabajo se deben
archivar. (Anexo 2)
 Los Documentos de Inventarios, Conteos, Soportes y todos los papeles de trabajo deben ser
archivados concluido el proceso.
3. Inventario Sorpresa: Se ejecuta sin previo conocimiento de los involucrados directos
del almacén. Lo puede solicitar cualquier personal autorizado en el momento que lo crea
oportuno ante cualquier sospecha de manejo inadecuado del Inventario. Para este tipo de

4. Inventario sedan los mismos pasos que el Aleatorio.