Pr arh-prf-01-000-anticipo de agui, arprob

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: PR-ARH-PRF-01-00
Fecha de Emisión: 07/01/2013
Anticipos de Aguinaldos a Funcionarios
Página: 1 de 13
Fecha Resolución: 24/01/13
Nro. Res.:101/2013
Área Responsable: Asesoría de Recursos Humanos
ELABORADO POR:
Lic. Pablina Díaz Maciel.
Jefa de Unidad de Procedimientos y O&M
REVISADO POR:
Ing. Félix Yegros
Asesor de Planeamiento y Gestión
UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN & MÉTODOS
INDICE PÁG.
1. OBJETIVO DEL MANUAL 02
2. PROCEDIMIENTOS 02
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO 02
2.2 AREAS INVOLUCRADAS 02
2.2.1 Internas 02
2.2.2 Externas 02
2.3 DEFINICIONES 02
2.4 DOCUMENTOS UTILIZADOS 03
2.5 LEYES Y REGLAMENTOS 03
2.5.1 Leyes 03
2.5.2 Reglamentos 03
2.5.2.1 Reglamento Interno de Condiciones de Trabajo 03
2.6 NORMAS INHERENTES AL PROCEDIMIENTO 03/04
2.7 METODO DE TRABAJO 05
2.7.1 Descriptivo 05
2.7.1.1 Anticipo de Aguinaldos a Funcionarios 05/08
2.7.2 Diagrama de Flujo 09
2.7.1.2 Anticipo de Aguinaldos 9/12
3. REVISIÓN Y CONFORMIDAD 13

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1 OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer un procedimiento administrativo estándar, para la acreditación de Anticipo de
Aguinaldos a los Funcionarios de la Institución que lo requieran.
2 PROCEDIMIENTOS.
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Ordenar, unificar, agilizar y transparentar la gestión y el proceso administrativo necesarios para
las tareas de recepción de solicitudes, procesamiento y aprobación, según disponibilidad del
funcionario solicitante, hasta la acreditación a la Cuenta habilitada para el mismo en el Banco
autorizado.
2.2 AREAS INVOLUCRADAS
2.2.1 INTERNAS
 Funcionario
 Asesoría de Recursos Humanos
- Unidad de Administración de Salarios
 Gerencia Financiera
- Unidad de Tesorería
- Unidad de Presupuesto
- Unidad de Contabilidad
 Presidencia del Directorio
2.2.2 EXTERNAS
 Banco de Plaza autorizado
2.3 DEFINICIONES
2.3.1 Archivo Informático: Archivo de datos generado por procesos informáticos.
2.3.2 Acreditar Anticipo: Transferencia de importe de anticipo que realiza el Banco autorizado
a la Cuenta habilitada para el funcionario.
2.3.3 Debitar de la Cuenta Bancaria: Extracción que realiza el Banco autorizado de la cuenta
de Essap por el monto total de los anticipos acreditados a funcionarios.

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2.4 DOCUMENTOS UTILIZADOS
SAA “Solicitud de Anticipo de Aguinaldo Anexo 01
PNEB “Planilla de Nomina de Empleados para Banco” Anexo 02
C.I “Comunicación Interna de Adelanto de Aguinaldos Anexo 03
OP “Orden de Pago” Anexo 04
CDD “Comprobante de Débito en Cuenta Corriente” Anexo 05
RLSS “Resumen de Liquidación de Sueldo por Sector” Anexo 06
2.5 LEYES Y REGLAMENTOS
2.5.1 Leyes
No Aplicable
2.6 NORMAS INHERENTES AL PROCEDIMIENTO
2.6.1 Implementación
2.6.1.1 El Asesor/a de Recursos Humanos es el responsable de la implementación y del
cumplimiento del presente procedimiento y sus reglamentaciones, como superior en línea
jerárquica de la Unidad de Administración de Salarios.
2.6.2 Disposiciones Generales
2.6.2.1 La Asesoría de Recursos Humanos, es el Sector responsable de proveer los
formularios de Anticipo de Aguinaldo, a los funcionarios de la Essap, que figura en
el anexo del presente Manual.
2.6.2.2 Para solicitar el Anticipo de Aguinaldos, el Funcionario deberá utilizar el Formulario
diseñado para el efecto, debiendo llenar los datos con letra legible y firmar la
misma.
2.6.2.3 La Solicitud de Anticipo de Aguinaldo, será recepcionada, en la Asesoría de
Recursos Humanos, a partir de la primera semana del último mes de cada
trimestre del año.
2.6.2.4 El Formulario de Solicitud deberá estar acompañado de una fotocopia de su Cédula
de Identidad Civil del interesado (funcionario).
2.6.2.5 La Asesoría de Recursos Humanos conjuntamente con la Gerencia Financiera –
Unidad de Tesorería, establecerá la fecha de pago de Anticipos de Aguinaldo,
dentro de la primera quincena, siguiente de cada trimestre causado.

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2.6.2.6 Las etapas en las que se otorgará el Anticipo de Aguinaldo y el porcentaje
establecido por cada trimestre causado, son las siguientes:
Hasta el 25 % del Salario Presupuestado en el mes de Abril.
Hasta el 50 % del Salario Presupuestado en el mes de Julio.
Hasta el 75 % del Salario Presupuestado en el mes de Octubre.
2.6.2.7 La ESSAP S.A., autorizará a la Entidad Bancaría, a realizar el débito en concepto de
Anticipos de Aguinaldos de la Cuenta habilitada en dicha entidad, conforme a los
términos contractuales.
2.6.2.8 El importe otorgado en concepto de anticipo de Aguinaldo, será depositado por la
Entidad Bancaria a la cuenta asignada a cada funcionario y estará disponible en la
red de Cajeros Automáticos en la fecha establecida.
2.6.2.9 Los adelantos otorgados al Empleado, en concepto de Anticipo de Aguinaldo, serán
descontado en su totalidad de la Liquidación del Aguinaldo, a fin de año.
2.6.2.10 Los Anticipos de Aguinaldos concedido al trabajador, en ningún caso devengarán
intereses por parte del empleador.
2.6.3 Responsabilidades
2.6.3.1 Asesoría de Recursos Humanos
2.6.3.1.1 Proveer de los formularios de Anticipo de Aguinaldo, a los empleados que
necesitan solicitar su adelanto.
2.6.3.1.2 Controlar que la solicitud de Anticipos de Aguinaldos recibida del funcionario,
no cuente con enmiendas ni borrones y verificar que la firma sea como en la
Cédula de Identidad Civil.
2.6.3.1.3 Descontar la totalidad de adelantos otorgados a los empleados, de la
Liquidación de Aguinaldo, a fin de año.
2.6.3.2 Gerencia Financiera – Unidad de Tesorería
2.6.3.3.1 Verificar y cotejar que el valor total debitado de la Cuenta de la Essap por
parte de la Entidad Bancaria autorizada, en concepto de Anticipo de
Aguinaldo, coincida con el importe del informe proveído por la Asesoría de
Recursos Humanos.

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2.7 METODO DE TRABAJO
2.7.1. Descriptivo
2.7.1.1. Anticipo de Aguinaldos a Funcionarios
PPaassoo RReessppoonnssaabbllee PPrroocceeddiimmiieennttoo
01
Secretaria
Asesoría de Recursos
Humanos
- Entrega formulario de “Solicitud de Anticipo de Aguinaldo” – SAA (Anexo 01),
al funcionario que lo solicita indicando los requisitos a cumplir.
02
Secretaria
Humanos
- Recibe formulario de “Solicitud de Anticipo de Aguinaldo” – SAA, del
funcionario.
- Verifica si contiene todos los datos exigidos, conforme a las disposiciones del
presente Manual.
- Si no cumple con las exigencias requeridas, devuelve al empleado, explicando el
motivo.
- Deriva, al Jefe de Unidad de Administración de Salarios, los formularios SAA,
que cumplen con los requisitos establecidos.
03
Jefe de Unidad de
Administración de
Salarios
- Recibe las “Solicitudes de Anticipo de Aguinaldo” - SAA, controla si contiene
todos los datos exigidos y verifica si cuenta con la disponibilidad necesaria.
- Si no cuenta con disponibilidad, archiva SAA y comunica al funcionario
- Si no existen inconvenientes, carga al Sistema Informático los siguientes datos:
- Numero de Cédula de Identidad.
- Importe Solicitado.
- En caso que el monto ingresado no supere el límite previsto, el sistema acepta el
importe solicitado, caso contrario le asigna el monto conforme al porcentaje
establecido en el Punto 2.6.2.6. de Disposiciones Generales
- Genera, a través del Sistema, un Archivo Informático, “Planilla de Nomina de
Empleados para Banco” PNEB, conteniendo los datos necesarios (Nro. de
Cuenta Bancaria), para el pago a través de la Entidad Bancaria.
- Imprime en (2 copias) el archivo generado, PNEB (Anexo 02).
- Genera e imprime Comunicación Interna (Anexo 3), para remitir la PNEB.
- Firma C.I y PNEB, ambos documentos en (2 copias) y remite, al/ la Jefe/a de la
Asesoría de Recursos Humanos, para su firma, vía Secretaria.
- Envía por Mail el archivo generado PNEB, a la Unidad de Tesorería.
- Actualiza, a través del Menú habilitado, el Archivo Informático para
Descuentos (por numero de empleado), que se utilizará para el proceso anual
de Aguinaldos.
- Archiva, en la Unidad de Administración Salarios los siguientes documentos:
- Solicitudes de Anticipos de Aguinaldos (originales)
- Comunicación Interna, con la firma del/la Jefe/a de Asesoría (copia 2).
- Planilla de Nomina de Empleados para Banco, con la firma del/la Jefe/a
de Asesoría (copia 2).

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04
Jefe de Asesoría de
Recursos Humanos
- Recibe Comunicación Interna, “Planilla de Nomina de Empleados para Banco”,
ambos documentos en (2 copias), vía Secretaría de la Asesoría.
- Verifica, firma Comunicación Interna y PNEB, ambos en (2 copias)
- Remite a la Gerencia Financiera, vía Secretaría de la Asesoría de Recursos
Humanos: C.I. (copia 1)
PNEB (copia 1)
- Devuelve, al Jefe de Unidad de Administración de Salarios para Archivo, lo
siguiente: C.I. (copia 2)
PNEB (copia 2)
05 Gerente Financiero
- Recibe vía Secretaría de la Gerencia Comunicación Interna (copia 1) y “Planilla
de Nomina de Empleados para Banco” (copia 1), firma y providencia:
- Comunicación Interna, a la Unidad de Presupuesto, vía Secretaría.
- Planilla de Nómina de Empleados para Banco, a la Unidad Tesorería.
06
Jefe Unidad
de Tesorería
- Recibe vía Secretaría de la Gerencia “Planilla de Nomina de Empleados para
Banco”, archiva provisoriamente.
07
Encargado Imputación
de
Unidad de Presupuesto
- Recibe Comunicación Interna (copia 1), vía Secretaría de la Unidad.
- Controla Disponibilidad Presupuestaria de Gasto.
- Registra obligación en el rubro correspondiente a Anticipo de Aguinaldos, por el
monto total especificado en la Comunicación Interna.
- Sella con la Leyenda “obligado” en la C.I., y deriva al Jefe de Unidad para
firma.
08
Jefe Unidad de
Presupuesto
- Recibe Comunicación Interna (copia 1), controla, firma y devuelve documento
procesado y obligado, a la Gerencia Financiera, vía Secretaría de la Unidad de
Presupuesto, para continuar proceso.
09 Gerente Financiero
- Recibe vía Secretaria de la Gerencia C.I. (copia 1), PNEB (copia 1), con el
monto obligado, firma y providencia para el pago, a la Unidad de Tesorería.
10
Jefe Unidad
de Tesorería
- Recibe de Secretaría de la Gerencia Financiera, Comunicación Interna (copia 1),
procesado por la Unidad de Presupuesto, con la firma y providencia del Gerente
Financiero, para el pago correspondiente.
- Recibe también vía Mail el Archivo Informático, “Planilla de Nomina de
Empleados para Banco” PNEB, del Jefe de Unidad de Administración de
Salarios.
- Procesa el Archivo Informático de PNEB recibido de la Unidad de
Administración de Salarios, en los distintos programas proporcionados por la
Entidad Bancaría, para realizar el crédito a la cuenta de cada funcionario,
conforme a la PNEB, elaborado por la Asesoría de Recursos Humanos.
- Elabora Orden de Pago (Anexo 4), en concepto de Anticipos de Aguinaldo por
el importe total acreditado en (duplicado) y firma.
- Remite Orden de Pago al Gerente Financiero y a su vez, al Presidente del
Directorio, para las firmas correspondientes y para realizar la liberación del
Crédito atraves de las firmas electrónicas, respetando siempre el uso de firma
actual.
- Verifica, en los Extractos Bancarios vía Online, el importe total Debitado de
la Cuenta de la ESSAP en concepto de Anticipos de Aguinaldo, conforme al
valor que figura en la Comunicación Interna de la Asesoría de Recursos H.

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11
Jefe Unidad
de Tesorería
- Retira de la Entidad Bancaria, Comprobante de Débito CDD (Anexo 5).
- Remite a la Unidad de Contabilidad, los siguiente documentos:
- Orden de Pago (Anexo 4) (original)
- Comunicación Interna de RRHH (Anexo 3)
- Planilla de Nominas de Empleados para Banco, archivado provisoriamente en
el paso 06 (copia 1) (Anexo 2)
- Comprobante de Debito del Banco, (original) (Anexo 5).
- Archiva Orden de pago (duplicado), en la Unidad.
- Queda archivado en el Sistema Informático la “Planilla de Nominas de
Empleados para Banco” y demás procesos.
12
Encargado de
Imputación
Unidad Contabilidad
- Recibe de la Unidad de Tesorería, los siguiente documentos:
- Orden de Pago (original)
- Comunicación Interna, de Asesoría de Recursos Humanos
- Planilla de Nominas de Empleados para Banco (copia 1)
- Comprobante de Debito del Banco, (original).
- Realiza imputación en los registros contables en el Sistema Informático,
conforme al importe total que figura en la Comunicación Interna de Recursos
Humanos.
- Registra en el Sistema Informático, en la cuenta “Anticipo de Aguinaldos”, el
monto total especificado en el “Comprobante de Debito” Imprime Asientos
Contables, firman responsables y Archiva con Legajo en la Unidad.
13
Jefe de Unidad de
Administración de
Salarios
- A fin de mes ejecuta el proceso de liquidación de Aguinaldos, generando un
archivo en el Sistema Informático, “Resumen de Liquidación de Salarios por
Sector en el cual está incorporado el Anticipo de Aguinaldo otorgado
trimestralmente” RLSS (anexo 06) e imprime en (2 copias)
- Genera Comunicación Interna en (2 copias).
- Firma ambos documentos y remite vía Secretaria de la Asesoría C.I. (copia 1) y
RLSS (copia 1), a la Unidad de Presupuesto, al Encargado de Imputación, vía
Gerencia Financiera, con la firma del/la Jefe/a de la Asesoría.
- También envía por Mail, el archivo de “Resumen de Liquidación de Sueldos
por Sector” RLSS, al Encargado de Imputación de la Unidad de Presupuesto.
- Archiva en la Unidad C.I. (Copia 2), y RLSS (Copia 2), con firma del/la Jefe/a
de la Asesoría.
- Realiza BACKUP, de los archivos del Sistema Informático.
14 Encargado Imputación
- Recibe vía Mail, el archivo “Resumen de Liquidación de Sueldos por Sector
en el cual está incorporado el Anticipo de Aguinaldo otorgado a
funcionarios trimestralmente” RLSS, del Jefe de Unidad de Administración
de Salarios; y el impreso vía Secretaría de la Gerencia Financiera.
- Realiza imputación presupuestaria por Sector, a través del Sistema de
Presupuesto (en Planilla Electrónica Excel).
- Realiza proceso mensual de Ejecución Presupuestaria.
- Archiva C.I. (copia 1) con RLSS (copia 1), en Secretaría de la Unidad.

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Jefe de Unidad de
Administración de
Salarios
- En el mes de Diciembre realiza el Proceso de Liquidación de Aguinaldos en el
cual se realiza el descuento del anticipo otorgado, tomando los datos del
Archivo Informático de Anticipos de Aguinaldos.
- Pone a disposición de la Unidad de Contabilidad el Archivo de Descuentos por
Anticipos de Aguinaldos ( a través de la red informática)
- Pasa al proceso normal de pagos de aguinaldo.
FIN DE PROCESO
1 Conectores dentro de una misma página
C Archivo de documentos en orden cronológico
Alfabeto con números, conectores de páginasA1
Simbología utilizada en el Flujograma

Anticipo de Aguinaldos a Funcionarios
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2.7.2 Diagrama de Flujo.
2.7.2.1 Anticipos de Aguinaldos a Funcionarios
Funcionario
Secretaría - Asesoría de
Recursos de Humanos
Unidad de Administración de Salarios
Humanos
A2
A3
Inicio
Entrega Formulario de
Solicitud de Anticipo
de Aguinaldos - SAA
Llena Solicitud - SAA
según requerimiento de
Formulario y entrega
Carga al Sistema
Informático datos de la
solicitud
Genera en el Sistema
un Archivo Informático
PNEB y Comunic.Int. e
imprime en 2 copias ambos
Actualiza Archivo
para Descuentos de
Aguin, p/fin de año
Firma PNEB y C.I
ambos en 2 copias
Archiva Solicitudes
con Cédula de
Ident. en la Unidad.
Recibe, PNEB y C.I
ambos en 2 copias,
Verifica y firma.
Deriva PNEB y C.I
(copias 2) a la Unidad
Adm. de Salarios, para
Archivar
Remite PNEB y C.I.
ambos documentos
(copia 1).
1
Avisa al funcionario
que no cuenta con
disponibilidad
1
OK?No
Si
Remite Solicitudes de
Anticipos de
Aguinaldos.
Devuelve SAA
explicando motivos
Remite vía Mail archivo
informático de PNEB, a
la Unidad Tesorería
Tiene Disponibilidad?
No
Si
Recibe SAA y controla si
contiene los datos exigidos
Verifica si cuenta con
disponibilidad necesaria
Remite Comunic.
Int. con PNEB,
ambos en 2 copias p/
firma vía Secretaría
Recibe-SAA, y verifica
si contiene todos los datos
exigidos en el Manual
Controla si cuenta con fotoc
de Cédula de Identidad y
coteja firma.
C

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Gerencia Financiera Área de Imputación
Unidad Presupuesto
Unidad de Presupuesto Unidad de Tesorería
A5
Recibe C.I, vía
Secretaría de la Unidad
Controla disponibilidad
Presupuestaria de Gasto
Recibe C.I. (copia 1)
con el monto obligado,
con la providencia y
firma del Gerent. Financ.
Recibe PNEB y C.I.,
firma y providencia:
A2
Controla, firma y devuelve
documentos procesado y
obligado a Ger. Finan., vía
Secretaría de la Unidad.
A4
Elabora Orden de Pago
en (duplicado) por el
monto total acreditado y
firma
Remite Orden de Pago, al
Gerente Financ. y a su vez
al Presidente del
Directorio para las firmas
respectivas.
Registra obligación en el
rubro correspondiente a
Anticipos Aguin., por el
monto total especificado
en la C.I.
Recibe C.I. (copia 1),
con el monto obligado,
firma y providencia para
el pago a la Unidad de
Tesorería
Sella con la Leyenda
“Obligado” en la C.I.y
deriva al Jefe de Unidad
para firma
Realiza el crédito a la
Cuenta de cada
funcionario, conforme a
la PNEB.
A3
Remite PNEB
a la Unidad de
Tesorería
2
2
Recibe PNEB, archiva
provisoriamente
aguardando Comunic.
Interna.
Remite C.I. a la
Unidad de
Presupuesto
Recibe también Vía Mail el
Archivo Informático de
PNEB, del Jefe de Unidad
Administ. de Salarios.
Procesa el Archivo Inform.
recibido de UAS, en los
distintos programas
proporcionado por la Entidad
Bancaría

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Ing. Félix Yegros
Gerencia Financiera Presidencia del
Directorio
Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad
Recibe Orden de Pago,
verifica, firma y realiza
la liberación del Crédito
atreves de la firma
electrónica.
Recibe y Remite a la
Unidad de Tesorería
Recibe OP firmado por
el Gerente Financiero y
Presidente del
Directorio
Archiva Orden de
Pago (duplicado) en
la Unidad
C
Recibe OP, CDD, CI,
PNEB, controla y realiza
Imputación en los Regis.
Contables, según PNEB
Registra en el Sist. Inform.
manualmente en la Cta.
Antic. de Ag. el monto
especificado en el CDD
Imprime Asiento
Contable firma el
responsable y archiva
con los demás
documentos recibidos.
Recibe Orden de Pago,
verifica, firma y realiza
la liberación del Crédito
atreves de la firma
electrónica.
Verifica en los Extractos
Bancarios vía Online, el
importe debitado de la Cta,
de la Essap. Cotejando con
el importe de la C.I de ARH.
Retira de la Entidad
Bancaría Comprobante
de Debito CDD
Remite a la Unidad de
Contabilidad los siguientes
documentos: OP, CDD, CI
y PNEB que está en
archivo provisorio.
C
A5A4
DESCRIPCIONES
OP Orden de Pago
CDD Comprobante de Débito en Cuenta Corriente
C.I. Comunicación Interna
PNEB Planilla de Nómina de Empleados para Banco

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Ing. Félix Yegros
Unidad de Administración de
Salarios (UAS)
Unidad de Administración
de Salarios
A fin de mes, genera archivo
en Sist. Inf. “RLSS” en el cual
está incorporado los Anticipos
otorgados trimestralmente
Imprime RLSS, en (2
copias), genera CI, en (2
copias), firma ambos
documentos
Remite CI y RLSS(copia
1), a la U. Presup., con
firma del Asesor/a,
también por Mail el RLSS
Recibe vía Mail el archivo
RLSS de UAS y el impreso
vía Secretaría de la Gerenc.
Financiera
Realiza imputación en el
rubro correspondiente a
Anticipo de Aguin. por
Sector en Planilla Excel.
Realiza Proceso
Mensual de Ejecución
Presupuestaria.
Inicio
C
En el mes de diciembre
realiza el Proceso de
Liquidación de Aguinaldo
Descuenta del monto
total del Aguinaldo los
Anticipos otorgados.
.
FIN DEL PROCESO
Inicio
Pone a disposición de la
Un. de Contab. el archivo de
descuentos (atraves de la
red informática)
Archiva C.I. RLSS (copia 2)
con firma del/la Asesor/a, en
la Unidad
Archiva C.I., RLSS
(copia 1) en el Dpto. de
Imputación
C

Código: PR-ARHPRF-01-00
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Fecha Resolución:
Nro. Res.:
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REVISADO POR:
Ing. Félix Yegros
3. REVISION Y APROBACION
Revisado por Firma Sello Aclaración Fecha
Jefe Unidad Administ. de Salarios
Sr. Eduardo Damián Mendoza B.
Jefe Unidad de Tesorería
Lic. Carlos Zarate
Jefe Unidad de Contabilidad
Lic. Raquel G. De la Fuente
Jefe Unidad de Presupuesto
Lic. Modesto Núñez
Conformidad Firma Sello Aclaración Fecha
Asesora de Recursos Humanos
Lic. Leticia Cáceres Villamayor
Gerente Financiero
Lic. Roberto Paredes

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