1. MANUAL DE POWERPOINT
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2. Tabla de contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 3
Componentes de una presentación .................................................................................................... 3
Presentación.................................................................................................................................... 3
Diapositiva ....................................................................................................................................... 3
Notas del autor................................................................................................................................ 3
Documentos para los participantes ................................................................................................ 3
Trabajando con PowerPoint ................................................................................................................ 7
Iniciando .......................................................................................................................................... 9
Trabajando con texto ........................................................................................................................ 10
Trabajando con objetos .................................................................................................................... 13
Cómo dibujar líneas y curvas......................................................................................................... 15
Cómo girar un objeto .................................................................................................................... 16
Cómo agrupar objetos................................................................................................................... 17
Cómo aplicar una textura .............................................................................................................. 18
Trabajando con inserciones .............................................................................................................. 19
Trabajando con Presentaciones Automáticas ................................................................................... 22
Cómo configurar la acción de un objeto de la diapositiva ............................................................ 22
Cómo usar Microsoft Graph .............................................................................................................. 24
Cómo seleccionar celdas, filas y columnas ................................................................................... 26
Cómo introducir datos .................................................................................................................. 27
Cómo cambiar de una aplicación a otra........................................................................................ 37
Cómo vincular los datos ................................................................................................................ 37
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3. Introducción
PowerPoint es un programa que te permite crear atractivas transparencias,
cuadros, láminas, impresiones y, coloridas y animadas Presentaciones formadas
por Diapositivas. Mismas que puedes animar por medio de agregar diversos
efectos en el texto, imágenes, gráficas, transición de diapositivas, etc.
Antes de empezar a trabajar con PowerPoint, necesitamos familiarizarnos con su
ventana y comprender la teoría y el proceso mediante el cual PowerPoint crea una
presentación, así como sus elementos.
Componentes de una presentación
Además de diapositivas, puedes crear un esquema, las notas para el orador y
documentos para los participantes, éstos son los componentes principales de una
presentación. Crear cada uno de estos componentes sin las herramientas
adecuadas tomaría muchísimo tiempo. Pero PowerPoint te facilita crearlos de
manera automática. Puedes utilizar un solo componente o cualquier combinación
de los cuatro, dependiendo de tus necesidades.
Presentación
Conjunto de diapositivas, que nos sirven para transmitir un mensaje (noticias,
resultados, avisos, proyectos, recomendaciones, planes, objetivos, ideas,
programas, motivación, etc.).
Diapositiva
Lámina con diversos elementos como texto, imágenes, sonido, gráficas, etc.,
puede tener variados estilos y diseños.
Esquema
Las páginas de un esquema se ven como un esquema normal, con los títulos
principales alineados en el margen izquierdo y los títulos de niveles inferiores
sangrados.
Notas del autor
Las páginas de notas contienen una versión reducida de las diapositivas en la
parte superior de la página, con un espacio en la parte inferior para las notas del
orador.
Documentos para los participantes
Los documentos para los participantes pueden contener una, dos, tres, cuatro,
seis y hasta nueve diapositivas por página impresa.
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4. Patrón
Un patrón es un elemento de la diapositiva que almacena información de la
diapositiva como estilo de fuente, ubicación de los elementos, el diseño del fondo,
estilos de viñetas, colores, etc. Para cada presentación que se crea, PowerPoint
produce un conjunto de patrones: un patrón de diapositivas, un patrón del
esquema, un patrón de notas para el orador y documentos.
Plantilla
Una plantilla es un archivo de presentación guardado que contiene formato de
texto, color, y elementos gráficos predefinidos.
Objeto
Las diapositivas de PowerPoint consisten en objetos, que son los elementos clave
de en cualquiera de ellas. Cuando se agrega un texto, una gráfica, un
organigrama, una imagen, una tabla, o cualquier elemento insertado, éste se
convierte en un objeto.
Diseño
Arreglo de objetos en una diapositiva, contiene marcadores de posición para
diferentes tipos de objetos, tales como texto, imágenes prediseñadas, gráficas,
organigramas, etc., los marcadores de posición aparecen como líneas tenues
punteadas en la diapositiva y contiene un texto que las identifica.
Inicio de PowerPoint
Para empezar a trabajar con Microsoft PowerPoint:
Haz clic en el botón Inicio.
Señala Programas.
Haz clic en Microsoft PowerPoint.
Para colocar un icono de PowerPoint en el Escritorio:
1. Haz clic con
el botón derecho del ratón en el Escritorio.
2. Señala Nuevo.
3. Haz clic en Presentación de Microsoft PowerPoint.
Para salir de PowerPoint hay que hacer un clic en el botón Cerrar de la ventana o
dar un clic en Archivo, Salir, también podemos usar la combinación de teclas ALT
+ F4.
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5. Al principio PowerPoint nos ofrece las siguientes opciones para iniciar nuestro
trabajo:
Abrir una presentación existente.
Iniciar una presentación nueva:
Iniciar una presentación en blanco.
Iniciar una presentación de plantilla de diseño.
Iniciar una presentación con el Asistente.
Iniciar una presentación nueva a partir de una presentación existente.
Iniciar una presentación nueva a partir de una plantilla:
Plantillas generales.
Plantillas de mis sitios Web.
Plantillas de Microsoft.com.
Sólo hay que hacer un clic en la opción de nuestra preferencia.
Ventana de PowerPoint
Una vez que hayamos seleccionado la manera deseada de trabajar aparece la
ventana para trabajar en PowerPoint.
La ventana de PowerPoint está formada básicamente por:
1. Barra de título
2. Barra de menús
3. Barra de herramientas Estándar
4. Barra de herramientas Formato
5. Una diapositiva de título en blanco
6. Barra de Vistas
7. Barra de Estado
La ventana de PowerPoint tiene las siguientes vistas disponibles:
Vista Normal: Permite trabajar con una diapositiva a la vez y organizar la
estructura de todas las diapositivas de la presentación.
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6. Vista Clasificador de diapositivas: Muestra versiones en miniatura de todas las
diapositivas de la presentación, incluyendo en ellas el texto y los gráficos.
Permite ordenar las diapositivas, agregar transiciones y efectos de animación, así
como establecer los intervalos de las presentaciones con dispositivas electrónicas.
Presentación con diapositivas: Ejecuta la presentación comenzando por la
diapositiva actual si está en la vista Diapositiva, o por la diapositiva seleccionada si
se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas.
Página de notas: Muestra la página de notas de la diapositiva seleccionada, en la
que se pueden crear las notas del orador de la diapositiva.
Otros elementos de PowerPoint que podemos ver con el menú Ver
Normal (Ver/Normal)
Clasificador de diapositivas (Ver/Clasificador de diapositivas)
Presentación con diapositivas (Ver/Presentación con diapositivas)
Página de notas (Ver/Página de notas)
Patrón (Ver/Patrón)
Color o escala de grises (Ver/Color o escala de grises)
Panel de tareas (Ver/Panel de tareas)
Barras de herramientas (Ver/Barras de herramientas)
Regla (Ver/Regla)
Cuadrícula y guías (Ver/Cuadricula y guías)
Encabezado y pie de página (Ver/Encabezado y pie de página)
Marcas (Ver/Marcas)
Zoom (Ver/Zoom)
Ayuda de PowerPoint.-
Podemos obtener ayuda del asistente de Office de diversas maneras:
1. Haciendo en clic en ?, Ayuda de Microsoft PowerPoint o presionando F1.
2. También podemos usar la opción ?, Mostrar el ayudante de Office y nos
mostrará el asistente de Office.
3. Para ocultar el ayudante de Office hacemos un clic en ?,
Ocultar el ayudante de Office, o hacemos un clic con el botón derecho del ratón
sobre el asistente y clic en la opción Ocultar.
4. Hay más ayuda de PowerPoint usando la opción ¿Qué es esto?, que
podemos accesar yendo a ?/, ¿Qué es esto? u oprimiendo MAYUS + F1.
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7. Trabajando con PowerPoint
Para empezar a trabajar con PowerPoint hay que seleccionar una primera
diapositiva, esta diapositiva inicial por lo general es la que mostrará el título de
toda la presentación. Hay disponibles varios diseños de diapositivas y son los
siguientes:
1. Diseños de texto
Diapositiva de título
Diapositiva sólo de título
Diapositiva de título y texto
Diapositiva de título y texto a dos columnas
2. Diseño de objetos
a) Diapositiva en blanco
b) Diapositiva con contenido
c) Diapositiva con título y objetos
d) Diapositiva con título y dos objetos
e) Diapositiva con título, un objeto y dos objetos
f) Diapositiva con título, dos objetos y un objeto
g) Diapositiva con título y cuatro objetos
3. Diseño de objetos y texto
Diapositiva con título, texto y objetos
Diapositiva con título, objetos y texto
Diapositiva con título, texto y dos objetos
Diapositiva con título, dos objetos y texto
Diapositiva con título y texto encima de los objetos
Diapositiva con título y objetos encima del texto
Diapositiva con título y dos objetos encima del texto
4. Otros diseños
a) Diapositiva con título, texto e imágenes prediseñadas
b) Diapositiva con título, imágenes
prediseñadas y texto
c) Diapositiva con título, texto y gráfica
d) Diapositiva con título, gráfica y texto
e) Diapositiva con título, texto y clip multimedia
f) Diapositiva con título, clip multimedia y texto
g) Diapositiva con título y tabla
h) Diapositiva con título y diagrama u organigrama
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8. i) Diapositiva con título y gráfica
De manera predeterminada la diapositiva inicial tiene el diseño de título, podemos
cambiar el diseño de la diapositiva yendo a Formato, Diseño de la diapositiva.
Trabajando con archivos
a) Para crear un archivo nuevo hay que ir a Archivo, Nuevo o usar CTRL + U.
b) Para guardar un archivo la primera vez hay que ir a Archivo, Guardar como, o
usar F12 o BLOQ MAYUS + F12.
c) Para guardar un archivo como página Web hay que ir a Archivo, Guardar como
página Web.
d) Para guardar un archivo con contraseña hay que ir a Archivo, Guardar como,
Herramientas, Opciones de seguridad, Seguridad y Contraseña de apertura).
e) Otra opción para guardar un archivo con contraseña es ir a Herramientas,
Opciones, Seguridad y Contraseña de apertura.
f) Para guardar un archivo hay que ir a Archivo, Guardar o usar CTRL + G.
g) Para cerrar un archivo hay que ir a Archivo, Cerrar o usar CTRL + W o CTRL +
F4.
h) Para abrir un archivo hay que ir a Archivo, Abrir o usar CTRL + A o CTRL +
F12.
i) Para abrir archivos abiertos recientemente hay que hacer un clic en el archivo
que desees en la parte inferior del menú Archivo.
j) Para cambiar el nombre de un archivo hay que ir a Archivo, Abrir hacer
un clic derecho en el archivo deseado y clic en Cambiar nombre, teclear nuevo
nombre y oprimir Enter.
k) Para ver las propiedades de archivo hay que ir a Archivo, Propiedades.
l) Para ver las opciones de archivo hay que ir a Herramientas, Opciones.
m) Para ver más de un archivo al mismo tiempo abre los libros que quieres ver y
hay que ir a Ventana, Organizar.
Trabajando con presentaciones
Cómo crear una presentación nueva
PowerPoint ofrece diversas maneras de crear una presentación nueva, pero la
manera más rápida y sencilla es utilizando el Asistente para autocontenido, el cual
hace preguntas sobre la presentación y después crea la presentación nueva, que
se puede modificar según sea necesario.
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9. Iniciando
Para iniciar una presentación con el Asistente, hay que hacer un clic en Nueva
presentación, Nuevo, Del Asistente para autocontenido. Solamente hay que seguir
los pasos y recomendaciones que nos sugiere, haciendo un clic en Siguiente cada
vez que hayamos hecho nuestra selección.
Cómo moverse por una presentación
Cuando una presentación contiene más de una diapositiva, se puede mostrar la
muy fácilmente la diapositiva que se desee. La barra de Estado muestra el
número de la diapositiva actual. Para moverse de una diapositiva a otra en la
vista Diapositivas o Esquema sólo hay que seleccionar la diapositiva deseada,
usar las teclas RePág, AvPág o usar la barra de desplazamiento vertical.
Cuando una presentación contiene una gran cantidad de diapositivas y requiere
hacer grandes saltos, por ejemplo, ir de la diapositiva 3 a la 25. Para moverse
con rapidez a una
dispositiva específica, arrastre la casilla de desplazamiento de la barra vertical.
Conforme arrastra la casilla hacia arriba o hacia abajo, PowerPoint muestra el
número de la dispositiva cerca de la barra. Cuando aparezca el número de la
diapositiva que desea observar, suelte el botón del ratón y PowerPoint se moverá
directamente a la diapositiva que se especificó.
Cómo agregar, insertar y eliminar diapositivas
Después de crear una presentación se puede agregar, insertar o eliminar
diapositivas cuando sea necesario.
Para agregar una diapositiva después de la última, muestra la última y haz clic en
Insertar, Nueva diapositiva u oprime CTRL + I.
Para insertar una diapositiva entre dos existentes, muestra la anterior y haz clic en
Insertar, Nueva dispositiva u oprime CTRL + I.
Para eliminar una diapositiva, muestra la diapositiva y haz clic en Edición, Eliminar
diapositiva
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10. Trabajando con texto
Una de las características de PowerPoint es que permite que el texto transmita su
mensaje de muy diversas maneras, tanto atractivas a la vista como efectivas, a
continuación aprenderemos:
Cómo insertar texto
Para insertar texto, hay que hacer un clic en el marcador de posición deseado.
Cómo corregir texto
Para corregir texto escrito incorrectamente (subrayado con rojo) podemos entre
otras cosas ir a Herramientas, Ortografía. También podemos oprimir F7. Hacer
doble clic en el diccionario mostrado abajo a la derecha de la pantalla o hacer un
clic derecho sobre la palabra incorrecta.
Cómo deshacer escritura de texto
Para deshacer la escritura de texto,
hay que ir a Edición, Deshacer ortografía u oprimir CTRL + Z.
Cómo buscar texto
1. Para buscar texto, hay que ir a Edición, Buscar u oprimir CTRL + B.
Cómo reemplazar texto
1. Para reemplazar texto, hay que ir a Edición, Reemplazar u oprimir CTRL + L.
Cómo seleccionar texto
1. Para seleccionar texto:
Una palabra, doble clic sobre ella
Una oración, CTRL + CLIC
Un párrafo, triple clic en él
Un renglón, clic y arrastre el ratón
Cómo eliminar texto
1. Para eliminar texto, hay que seleccionarlo y oprimir Supr.
Cómo formatear el texto
1. Para formatear el texto, hay que seleccionarlo e ir a Formato, Fuente, donde
hallaremos diferentes tipos de fuente, estilo, tamaño, efectos y color.
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11. Cómo cambiar mayúsculas y minúsculas de texto
1. Para cambiar mayúsculas y minúsculas de texto, hay que seleccionarlo e ir a
Formato, Cambiar mayúsculas y minúsculas.
Cómo alinear texto
1. Para alinear texto, hay que seleccionarlo:
Izquierda: Formato, Alineación, Alinear a la izquierda o CTRL + Q.
Centro: Formato, Alineación, Centrar o CTRL + T.
Derecha: Formato, Alineación, Alinear a la derecha o CTRL + D.
Justificar: Formato, Alineación, Justificar.
Cómo copiar texto
Para copiar texto, hay que seleccionarlo e ir a Edición, Copiar. Hacer clic en la
posición deseada y clic en Edición, Pegar.
Cómo mover texto
Para mover texto, hay que seleccionarlo e ir a Edición, Cortar. Hacer clic en la
posición deseada y clic en Edición, Pegar.
Cómo mover texto y el marcador de posición
Para mover
texto y el marcador de posición, hay que mover el apuntador del ratón a un borde
del marcador de posición y cuando cambie de forma a una cruz con puntas de
flecha, arrastrar el marcador de posición que contiene el texto a la posición
deseada.
Trabajando con efectos de animación
Además del formato que apliquemos al texto según nuestras necesidades,
también podemos animarlo o darle efectos muy diversos para transmitir de una
manera vistosa y agradable el mensaje a comunicar. Ahora aprendamos:
Cómo aplicar efectos de animación
1. Para aplicar efecto al texto, hay que seleccionarlo e ir a Presentación, Efectos
de animación, hay varios tipos de efectos de animación que podemos aplicar,
como:
a) Sutil
b) Moderado
c) Llamativo
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12. Cómo personalizar la animación
1. Para personalizar la animación del texto, hay que seleccionarlo e ir a
Presentación, Personalizar animación, Agregar efecto. Donde hallamos las
siguientes opciones:
a) Entrada
b) Énfasis
c) Salir
d) Trayectoria de desplazamiento
Nota: Cada una de las opciones contiene varias opciones alternativas.
Cómo mejorar una animación
1. Para realizar este proceso, primero debe haberse aplicado una animación al
texto, siga los siguientes pasos:
a) Selecciona el texto al que deseas agregar un efecto adicional
b) En el menú Presentación haz clic en Personalizar animación
c) Clic en la flecha del elemento seleccionado y clic en Opciones de efectos
d) En la opción Efecto, Mejoras, haz clic en Después de la animación y haz tu
selección
Trabajando con fondos
Otra manera de captar la atención de tus espectadores y presentarles el mensaje
de una manera alegre y espectacular es mediante insertar en las diapositivas un
fondo colorido y agradable a la vista, veamos:
Cómo insertar un fondo (diapositiva)
1. Para insertar un fondo, hay que ir a Formato, Fondo. Este se puede aplicar a
una o a todas las diapositivas de la presentación
Cómo insertar un fondo (marcador de posición)
1. Para insertar un fondo, hay que seleccionar el marcador de posición, ir a
Formato, Marcador de posición, Colores y líneas. Y elegir la opción deseada en
Relleno.
Cómo insertar un fondo (estilo)
Para insertar un fondo/estilo, hay que ir a Formato, Estilo de la diapositiva, y
elegir el que más te guste.
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13. Trabajando con objetos
Los objetos son los bloques de construcción de las diapositivas. Contienen, sobre
todo, texto, gráficos o dibujos, aunque también pueden contener otros elementos,
como tablas, hojas de cálculo u organigramas.
Una de las maneras más sencillas y efectivas de mejorar una diapositiva es
agregándole un objeto dibujado. Puedes dibujar formas comunes, tales como
elipses y rectángulos. También puedes dibujar formas menos convencionales,
tales como estrellas, flechas y cubos. También es posible dibujar líneas y arcos
con las herramientas de dibujo de PowerPoint.
La forma de un objeto o forma, está definida como un objeto cerrado (tal como un
círculo, una elipse, un cuadrado o un rectángulo) que se dibuja con las
herramientas de PowerPoint.
Para activar la barra de herramientas Dibujo, haz un clic
en Ver. Barras de herramientas, Dibujo y se colocará en la parte inferior de la
pantalla.
Cómo dibujar una forma cualquiera
1. En la barra de herramientas Dibujo
Haz clic en la herramienta rectángulo o elipse
Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto
Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el
ratón, aparecerá el contorno del dibujo.
Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del
ratón. El objeto quedará seleccionado automáticamente.
Cómo dibujar una forma automática
En la barra de herramientas Dibujo
Haz clic en la herramienta Autoformas
Selecciona la opción de tu preferencia
Haz clic en la forma que desees
Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto
Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el
ratón, aparecerá el contorno del dibujo.
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14. Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del
ratón. El objeto quedará seleccionado automáticamente.
Cómo dibujar una forma perfecta
En la barra de herramientas Dibujo
Haz clic en la herramienta que desees usar
b) Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto
c) Presiona y mantén oprimida la tecla MAYUS
d) Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el
ratón, aparecerá el contorno del dibujo.
e) Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del
ratón. El objeto quedará
seleccionado automáticamente.
Cómo dibujar del centro hacia afuera
En la barra de herramientas Dibujo
Haz clic en la herramienta que desees usar
Mueve el apuntador del ratón a la posición donde deseas dibujar el objeto
Presiona y mantén oprimida la tecla CTRL
Haz clic y arrastra el ratón en cualquier dirección. Conforme se mueva el
ratón, aparecerá el contorno del dibujo.
Cuando el dibujo tenga el tamaño y la forma deseados, suelta el botón del
ratón. El objeto quedará seleccionado automáticamente
Cómo cambiar una forma por otra
1. Selecciona la forma a cambiar y en la barra de herramientas Dibujo
Haz clic en la herramienta dibujo
a) Haz clic en Cambiar autoforma
b) Selecciona la opción que desees
c) Haz clic en la forma que más te guste
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15. Cómo dibujar líneas y curvas
1. Para dibujar líneas y curvas:
a) Haz clic en Autoformas
b) Selecciona Líneas
c) Mueve el apuntador del ratón a la posición inicial de la línea
d) Oprime y mantén oprimido el botón del ratón hasta llegar a la posición final
e) Suelta el botón del ratón
En el caso de una curva, mueve el ratón al sitio donde se formará la curva, haz un
clic y continúa hasta terminar la curva con un doble clic.
Cómo seleccionar un objeto
Antes de modificar un objeto (color, tamaño, moverlo, copiarlo, eliminarlo, etc.) hay
que seleccionarlo, veamos como:
a) Para seleccionar un objeto, haz clic sobre él.
b) Para seleccionar varios objetos, oprime y mantén oprimida la tecla MAYUS
cuando
selecciones cada uno de los objetos.
Cómo mover un objeto
1. Para mover un objeto, hay que seleccionarlo y arrastrarlo a la posición
deseada.
Cómo cambiar el tamaño de un objeto
Para cambiar el tamaño de un objeto, selecciónalo y arrástralo de los puntos para
cambiar su tamaño en la dirección deseada. Puedes usar CTRL o MAYUS, según
convenga.
Cómo alinear objetos
Ocasionalmente, tal vez desees alinear los objetos en una diapositiva para darle
mejor presentación, veamos cómo se hace.
1. Para alinear objetos, selecciónalos
a) Haz clic en la herramienta Dibujo
b) Selecciona Alinear o distribuir
c) Haz clic en la opción que necesites
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16. Cómo girar un objeto
Girar un objeto es moverlo hasta 360 grados
Para girar un objeto, selecciónalo
a) Haz clic en la herramienta Dibujo
b) Selecciona Girar o voltear
c) Haz clic en la opción que desees
Cómo voltear un objeto
Voltear un objeto es invertirlo (ya sea en forma horizontal o vertical)
Para voltear un objeto, selecciónalo
a) Haz clic en la herramienta Dibujo
b) Selecciona Girar o voltear
c) Haz clic en la opción que desees
Cómo copiar un objeto
Para copiar un objeto, selecciónalo, haz clic con el botón derecho del ratón y haz
clic en Copiar, puedes copiarlo a otra diapositiva, presentación o aplicación, haz
clic en Edición, Pegar.
Cómo apilar objetos
Para apilar objetos, simplemente arrastre un objeto sobre otro
Cómo ordenar objetos
Para ordenar objetos apilados, seleccione un objeto
Haz clic en la herramienta Dibujo
a) Selecciona Ordenar
b) Haz clic en la opción que desees
Cómo eliminar un objeto
Para eliminar un objeto, selecciónalo, haz clic con el botón derecho del ratón y
haz clic en Cortar.
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17. Cómo agrupar objetos
Agrupar objetos permite tratarlos como uno solo y modificarlos simultáneamente,
no importa que estén separados o uno sobre otro
• Para agrupar objetos
a) Haz clic en la herramienta Seleccionar objetos
b) Rodea los objetos a seleccionar
c) Modifícalos a tu gusto
d) Haz clic en área en blanco para deseleccionarlos
Trabajando con colores y estilos de línea
Todos los objetos que dibuja PowerPoint tienen un color de línea, un estilo de
línea y, excepto las líneas, un color de relleno. Puedes seleccionar uno de los
estilos de líneas gruesas, líneas dobles, líneas triples, líneas de guiones,
punteadas, mixtas o discontinuas. Si el objeto es una línea puedes agregar puntas
de flecha a sus extremos. Veamos
Cómo seleccionar un color de relleno, un color de línea y un estilo de línea
• Para seleccionar un color de relleno
Selecciona el objeto
Haz clic en Formato, Autoforma
Clic en Colores y líneas
Selecciona el color de relleno, color, tipo, y estilo de línea
Trabajando con rellenos degradados, textura, trama e imagen
En una presentación de diapositivas, por lo general, los objetos rellenos son más
atractivos que los sencillos, ahora veamos
Cómo aplicar un relleno degradado
• Para aplicar un relleno degradado
Selecciona
el objeto
Haz clic en Formato, Autoforma
Clic en Colores y líneas
Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno
Clic en Degradado
Selecciona tus Colores, Transparencia y Estilos de sombreado favoritos
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18. Cómo aplicar una textura
Para aplicar una textura
a) Selecciona el objeto
b) Haz clic en Formato, Autoforma
c) Clic en Colores y líneas
d) Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno
e) Clic en Textura
Selecciona tu Textura preferida
Cómo aplicar una trama
Para aplicar una trama
a) Selecciona el objeto
b) Haz clic en Formato, Autoforma
c) Clic en Colores y líneas
d) Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno
e) Clic en Trama
Selecciona la Trama, Primer plano y Segundo plano que más te agrade
Cómo aplicar una imagen
Para aplicar una imagen
a) Selecciona el objeto
b) Haz clic en Formato, Autoforma
c) Clic en Colores y líneas
d) Clic en Relleno, Color, Efectos de relleno
e) Clic en Imagen
Selecciona la Imagen que desees
Cómo agregar sombra a un objeto
Para aplicar una sombra
a) Selecciona el objeto
b) Haz clic en la herramienta Estilo de sombra de la Barra de Dibujo
c) Selecciona el estilo de sombra que prefieras
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19. Trabajando con inserciones
PowerPoint ofrece varias alternativas de inserción, como:
1. Nueva diapositiva (Insertar/Nueva diapositiva)
2. Duplicar diapositiva (Insertar/Duplicar diapositiva)
3. Número de diapositiva (Insertar/Número de dispositiva)
4. Fecha y hora (Insertar/Fecha y hora)
5. Símbolo (Insertar/Símbolo)
6. Comentario (Insertar/Comentario)
7. Diapositivas de archivo (Insertar/Diapositivas de archivo)
8. Diapositivas del esquema (Insertar/Diapositivas del esquema)
9. Imagen (Insertar/Imagen/Imágenes prediseñadas)
10. Organigrama (Insertar/Imagen/Organigrama)
11. Autoformas (Insertar/Imagen/Autoformas)
12. Word Art (Insertar/Imagen/Word Art)
13. Diagrama (Insertar/Diagrama)
14. Cuadro de texto (Insertar/Cuadro de texto)
15. Películas y sonidos (Insertar/Películas y sonido)
16. Gráfica (Insertar/Gráfico)
17. Tabla (Insertar/Tabla)
18. Objeto (Insertar/Objeto)
19. Hipervínculo (Insertar/Hipervínculo)
Trabajando con diapositivas
Entre las cosas que PowerPoint permite hacer con las diapositivas se hallan:
Abrir (Archivo/Abrir)
Acercamiento (Ver/Zoom)
Cerrar (Archivo/Cerrar)
Clasificador (Ver/Clasificador de diapositivas)
Comentario (Insertar/Comentario)
Configuración de la acción (Presentación/Configuración de la acción)
Configurar página (Archivo/Configurar página)
Cuadrícula (Ver/Cuadrícula y guías)
Del archivo (Insertar/Diapositivas de archivo)
Del esquema (Insertar/Diapositivas del esquema)
Diseño (Formato/Diseño de la diapositiva)
Duplicar (Edición/Duplicar)
Efectos de animación (Presentación/Efectos de animación)
Eliminar (Edición/Eliminar diapositiva)
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20. Encabezado y pie (Ver/Encabezado y pie de página)
Estilo
(Formato/Estilo de la diapositiva)
Fecha y hora (Insertar/Fecha y hora)
Fondo Formato/Fondo)
Guardar (Archivo/Guardar)
Guardar como (Archivo/Guardar como
Guardar como página Web (Archivo/Guardar como página Web)
Idioma (Herramientas/Idioma)
Imprimir (Archivo/Imprimir)
Insertar (Insertar/Nueva diapositiva)
Intervalos (Presentación/Ensayar intervalos)
Marcas (Ver/Marcas)
Mostrar (Presentación/Mostrar diapositiva)
Normal (Ver/Normal)
Notas (Ver/Página de notas)
Nueva (Archivo/Nuevo)
Nueva (Insertar/Nueva)
Numerada (Insertar/Número de diapositiva)
Ocultar (Presentación/Ocultar diapositiva)
Ortografía (Herramientas/Ortografía)
Patrón (Ver/Patrón)
Personalizar animación (Presentación/Personalizar animación)
Regla (Ver/Regla)
Seleccionar (Ver/Seleccionar todo)
Transición (Presentación/Transición de diapositiva)
Vista preliminar (Archivo/Vista preliminar)
Trabajando con presentaciones
Algunas de las opciones que tenemos para trabajar con presentaciones son:
1. Abrir (Archivo/Abrir)
2. Botones de acción (Presentación/Botones de acción)
3. Cerrar (Archivo/Cerrar)
4. Clasificar (Clasificador de diapositivas)
5. Combinar (Herramientas/Comparar y combinar presentaciones)
6. Configuración de la acción (Presentación/Configuración de la acción)
7. Configurar (Presentación/Configurar presentación)
8. Configurar página (Archivo/Configurar página)
9. Difusión en línea (Presentación/Difusión en línea)
10. Efectos de animación (Presentación/Efectos de animación)
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21. 11. Ensayar intervalos (Presentación/Ensayar intervalos)
12. Grabar narración (Presentación/Grabar narración)
13. Guardar (Archivo/Guardar)
14. Guardar como (Archivo/Guardar como
15. Guardar como página Web (Archivo/Guardar como página Web)
16. Idioma (Herramientas/Idioma)
17. Imprimir (Archivo/Imprimir)
18. Notas (Herramientas/Notas de la reunión)
19. Nueva (Archivo/Nuevo)
20. Ocultar diapositiva (Presentación/Ocultar diapositiva)
21. Ortografía (Herramientas/Ortografía)
22. Patrón (Ver/Patrón)
23. Personalizar (Presentación/Presentaciones personalizadas)
24. Personalizar animación (Presentación/Personalizar animación)
25. Transición de diapositiva (Presentación/Transición de diapositiva)
26. Ver (Presentación/Ver presentación)
27. Vista preliminar (Archivo/Vista preliminar)
Trabajando con impresiones
PowerPoint permite imprimir cualquiera de los componentes de una presentación:
diapositivas, páginas de notas, documentos y esquema.
Cómo imprimir
• Para imprimir diapositivas, documentos, páginas de notas o esquema
Haz clic en Archivo, Imprimir u oprime CTRL + P
En Imprimir, selecciona de: Diapositivas, Documentos, Páginas de notas o
Vista esquema
Si elegiste Diapositivas, en Intervalo de impresión selecciona cual o cuales
diapositivas se imprimirán
Si elegiste Documentos, en Documentos selecciona el número de
diapositivas por página y el orden de impresión, sea horizontal o vertical
Una vez hecha tu selección, elige el número de copias y haz clic en Aceptar
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22. Trabajando con Presentaciones Automáticas
Ocasionalmente hemos presenciado algún tipo de presentaciones en grandes
monitores o pantallas que se exhiben en exposiciones, ferias, muestras, etc., estas
presentaciones se reproducen continuamente frente a los visitantes de manera
automática, ahora veamos
Cómo asignar intervalos de transición a las diapositivas
• Para asignar intervalo de transición a las diapositivas
a) Haz clic en Presentación, Transición de diapositiva
b) En Diapositiva avanzada, hacer clic en Automáticamente después de, y
asignar el tiempo deseado
Cómo grabar los intervalos de transición de diapositivas
• Para grabar los intervalos de transición de diapositiva mientras ensayas
a) Haz clic en Presentación, Ensayar intervalos
b) Se iniciará la presentación en modo de ensayo
c) Haz clic en el botón Siguiente cuando lo creas conveniente
d) Repite el procedimiento con cada diapositiva
e) Cuando llegues al final de la presentación, haz clic en Sí para aceptar los
intervalos, o en No para empezar de nuevo
Cómo asignar intervalos de transición a los elementos de la diapositiva
• Para asignar los intervalos de transición a los elementos de la diapositiva
a) Haz clic en Presentación, Personalizar animación
b) Selecciona el elemento con animación
c) Si no tiene efecto, haz clic en Agregar efecto y selecciona el que te guste
d) En Velocidad, selecciona la opción de tu agrado
e) Repite el procedimiento con cada elemento de la diapositiva
Cómo reproducir una presentación de manera continua
• Para reproducir una presentación de manera continua
Haz clic en Presentación, Configurar presentación
En Configurar presentación, Opciones de presentación
Selecciona Repetir el ciclo hasta presionar ‘Esc’
Haz clic en Aceptar
Cómo configurar la acción de un objeto de la diapositiva
• Para configurar la acción de un objeto de la diapositiva
22

23. a) Haz clic en Presentación, Configuración de la acción
b) En Configuración de la acción, Clic del mouse
c) Acción al hacer clic, selecciona la opción que gustes
Cómo insertar botones de acción en la diapositiva
• Para insertar botones de acción en la diapositiva
a) Haz clic en Presentación, Botones de acción
b) Selecciona el botón que desees y dibújalo en la diapositiva
c) En Configuración de la acción, Clic del mouse
d) Acción al hacer clic, selecciona la opción que gustes
Cómo personalizar una presentación
• Para personalizar una presentación
a) Haz clic en Presentación, Presentaciones personalizadas
b) En Presentaciones personalizadas, haz clic en Nueva
c) En Definir presentación personalizada, selecciona las diapositivas de la
presentación que quieras exhibir y oprime Agregar
Cómo combinar presentaciones
• Para combinar presentaciones
a) Abre la presentación a la que quieres insertar diapositivas de otras
presentaciones.
b) Haz clic en Ver, Clasificador de diapositivas , haz clic en el lugar donde se
insertará otra diapositiva.
c) Haz clic en Insertar, Diapositivas de archivos.
d) En el Buscador de diapositivas haz clic en Examinar.
e) En Buscar en: Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla
la presentación de donde se tomará la diapositiva a insertar. Selecciona la
presentación y haz clic en Abrir.
f) Haz clic en la diapositiva que quieras y haz clic en Insertar.
g) Repite el procedimiento hasta insertar las diapositivas que necesites y
finalmente haz clic en Cerrar.
Cómo insertar una presentación en otra presentación como un objeto
• Para insertar presentación como objeto
a) Abre la presentación y muestra la diapositiva en donde se insertará otra
presentación como objeto.
b) Haz clic en Insertar, Objeto.
c) En Insertar objeto haz clic en Crear desde archivo y haz otro clic en
Examinar.
23

24. d) En Buscar en: Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla
la presentación a insertar. Selecciona la presentación y haz clic en Aceptar.
e) En Insertar objeto haz clic en Aceptar.
f) Ajusta el tamaño del objeto a tu gusto y colócalo en donde sea más
conveniente. Al hacer clic sobre el objeto se activará la presentación.
Cómo insertar una presentación en otra presentación como un icono
• Para insertar presentación como icono
a) Abre la presentación y muestra la diapositiva en donde se insertará otra
presentación como icono.
b) Haz clic en Insertar, Objeto.
c) En Insertar objeto haz clic en Crear desde archivo y haz otro clic en
Examinar.
d) En Buscar en: Selecciona la carpeta o unidad de disco en donde se halla la
presentación a insertar. Selecciona la presentación y haz clic en Aceptar.
e) En Insertar objeto haz clic en Mostrar como icono y haz clic en Aceptar.
f) Ajusta el tamaño del icono a tu gusto y colócalo en donde sea más
conveniente. Al hacer clic sobre el icono se activará la presentación.
Cómo usar Microsoft Graph
24

25. Si has trabajado con programas de hojas de cálculo, tales como Microsoft Excel,
sabes que puedes crear representaciones gráficas de los datos que introduces en
una hoja de cálculo. Una gráfica es una herramienta efectiva para presentar
datos con claridad, y proporciona un impacto visual inmediato. De un vistazo, es
más fácil entender una gráfica que tratar de comprender filas y columnas con
números y datos. Dado el alto impacto que proporcionan las gráficas (sobre todo
en una presentación), PowerPoint incluye un programa llamado Microsoft Graph,
para que crees tus propias gráficas.
Cómo agregar una gráfica a una diapositiva
Para agregar una gráfica a una diapositiva, debes crear una nueva presentación
en PowerPoint o abrir una existente. Después de abrir la presentación, muestra la
diapositiva en la que deseas insertar la gráfica o agrega una diapositiva nueva a la
presentación. La diapositiva debe contener un marcador de posición para gráfica.
Para crear una diapositiva que contenga un marcador de posición para gráfica,
haz clic en Formato, Diseño de la diapositiva. A continuación haz clic en el diseño
de la diapositiva que te haga falta.
Puedes agregar una gráfica a una diapositiva, si haces clic en Insertar, Gráfico. O
en el botón Insertar gráfico de la barra de herramientas Estándar.
Cómo iniciar Microsoft Graph
Cuando seleccionas uno de los diseños de diapositiva que incluye una gráfica,
PowerPoint muestra una diapositiva con un marcador de posición que incluye un
icono para gráfica. Un marco punteado define los límites del marcador de
posición para gráfica. Dentro del marco está una pequeña imagen de una gráfica
de columnas.
Iniciar Microsoft Graph es tan fácil como indican las instrucciones en el marcador
de posición: sólo haz clic en el icono para gráfica. Después de algunos
segundos, aparecerá una gráfica de barras de muestra dentro del marcador de
posición para gráfica de la diapositiva.
Una hoja de datos aparecerá en una ventana separada. La hoja de datos y la
gráfica dependen una de la otra. La gráfica refleja los datos de la hoja de datos;
cuando cambian los datos de ésta, Graph actualiza automáticamente la gráfica
25

26. para reflejar los cambios.
Los menús y la barra de herramientas de Microsoft Graph
Cuando está activo Microsoft Graph, la barra de herramientas Graph sustituye a la
barra de herramientas Estándar de PowerPoint. Los menús son idénticos a los de
PowerPoint, excepto porque se agregan los menús Datos y Gráfico y se elimina al
menú Presentación. Sin embargo, los comandos de cada menú son específicos
para las gráficas y no para las diapositivas de PowerPoint. Los botones de la barra
de herramientas Estándar de Graph simplifican mucho el trabajo con gráficas.
Uso de la hoja de datos
Una hoja de datos de Microsoft Graph, formada por filas y columnas, es similar a
una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Las filas están numeradas del 1 al 3,999
y las columnas se titulan A, B, C, AA, AB, AC y así sucesivamente, hasta la
columna EWU. La intersección de una fila y una columna es una celda, en la que
introduces texto o un número. Sin embargo, a diferencia de una hoja de cálculo de
Excel, una hoja de datos de Microsoft Graph no utiliza fórmulas.
Nota: Si la ventana de la hoja de datos te tapa la gráfica, arrástrala a una posición
más conveniente. También puedes cambiar su tamaño conforme lo necesites.
Debido a que la hoja de datos aparece en su propia ventana, puedes cerrarla en
cualquier momento. Por ejemplo, tal vez desees cerrar la ventana de la hoja de
datos si los datos son estables y sólo necesites trabajar con la gráfica. Cuando
necesites volver a usar la hoja de datos, puedes volverla a abrir.
Para cerrar la ventana hoja de datos, selecciona Ver, Hoja de datos o haz clic en
el botón Hoja de datos de la barra de herramientas Estándar de Graph. La ventana
de la hoja de datos se cerrará. Cuando estés preparado, puedes volver a abrirla
mediante el mismo método.
Cómo seleccionar celdas, filas y columnas
Para seleccionar una celda de una hoja de datos, usa las teclas de flechas o haz
clic sobre la celda. La celda activa o resaltada se destacará con un borde grueso.
26

27. Conforme introduces y editas datos en la hoja de datos, es posible que desees
trabajar con un grupo de celdas en lugar de sólo con una. Por ejemplo, tal vez
desees mover un grupo de celdas
a una posición nueva. Para ello, puedes seleccionar un rango de celdas, o bien
filas o columnas completas.
Un rango de celdas es cualquier grupo rectangular de celdas. Para seleccionar un
rango, haz clic en la celda de la esquina superior izquierda del rango y arrastra el
ratón a la celda de la esquina inferior derecha del rango. Se resaltará todo el
rango.
Seleccionar una fila o columna completas es tan fácil como hacer clic en el
encabezado de la fila o de la columna. Por ejemplo, para seleccionar todas las
celdas de la fila tres, haz clic en el encabezado de dicha fila; para seleccionar
todas las celdas de la columna D, haz clic en el encabezado de dicha columna.
También puedes seleccionar varias filas o columnas arrastrando el ratón a través
de los encabezados de las filas o columnas. Por ejemplo, para seleccionar las filas
1, 2 y 3, haz clic y arrastra el ratón a través de los encabezados de las filas 1, 2 y
3. Se resaltarán todas las celdas de cada fila. También puedes presionar y
mantener presionada la tecla Mayúsculas conforme resalta celdas con las teclas
de flecha.
Para cancelar cualquier sección, ya sea que hayas seleccionado un rango de
celdas o un grupo de filas o columnas, haz clic en cualquier celda.
Cómo introducir datos
Debido a que la hoja de datos siempre contiene datos de muestra cuando inicia
Microsoft Graph, siempre deberás sustituir los datos de muestra con los datos
propios. Por ejemplo, puedes sustituir Este, Oeste y Norte con Ventas, Servicios y
27

28. Capacitación. O bien, 1er. Trim, 2do. Trim, 3er. Trim y 4to. Trim con Enero,
Febrero, Marzo
y Abril.
El modo sobrescribir siempre está activo en la hoja de datos, para que cualquier
contenido que escribas en una celda sustituya automáticamente el contenido
actual.
Si es necesario, también puedes agregar más datos a la hoja, llenando filas y
columnas en blanco.
Para introducir o cambiar datos en la hoja, sigue estos pasos:
1. Selecciona la celda en la que deseas introducir los datos.
2. Escribe los datos nuevos.
3. Para completar el contenido de celda, presiona Enter, o la tecla Tab o
cualquiera de las teclas de flecha para moverte a otra celda.
Nota: Al oprimir Enter, el cursor se moverá una celda hacia abajo, la tecla Tab lo
moverá una celda a la derecha, Mayúsculas + Enter lo moverá una celda hacia
arriba y Mayúsculas + Tab lo moverá una celda hacia la izquierda.
Cómo editar el contenido de una celda
Ya aprendiste que para introducir datos nuevos en una hoja de datos, en realidad
cambias los datos de muestra que proporciona Microsoft Graph al escribir sobre
ellos. Sin embargo, sobrescribir no es la única manera de cambiar datos en una
celda. Cuando un contenido contiene un error menor, considera editarlo en lugar
de sobrescribirlo.
La edición te permite cambiar sólo caracteres seleccionados dentro de una celda.
Si una celda contiene un número de parte, por ejemplo, BXN-231-781S y
descubres que la B debe ser una C, puedes simplemente corregir el error en lugar
de volver a escribir el número completo.
Para corregir un error, usa la tecla Retroceso o Supr. Oprimir Retroceso borra
caracteres a la izquierda del punto de inserción; la tecla
Supr borra caracteres a la derecha del punto de inserción.
Sigue estos pasos para editar el contenido de una celda:
Haz doble clic en la celda con el contenido incorrecto. Aparecerá un punto de
inserción en la celda.
28

29. Usa las teclas de flecha a la derecha y a la izquierda para colocar el punto de
inserción en la posición deseada.
Presiona Retroceso o Supr para corregir cualquier error. Los caracteres que
escribas aparecerán a la izquierda del punto de inserción.
Para terminar el cambio, presiona Enter o cualquiera de las teclas de flecha para
moverte a otra celda.
Cómo insertar y eliminar filas y columnas
Conforme introduces tus propios datos en la hoja de datos, tal vez necesites
insertar una fila o columna nuevas, o eliminar una fila o columna existentes. Supón
que en tus filas de datos mensuales dejas fuera. Sin advertirlo, el mes de marzo,
por lo que deseas introducir una columna entre febrero y abril. O bien, si por
accidente introdujiste una serie de datos dos veces, tal desees borrar la fila
duplicada.
Puedes insertar una sola fila o columna, o varias. Sin embargo, antes de hacer
esto debes seleccionar la fila o la columna correctas. Antes de insertar una fila
única, elige la fila bajo la cual deseas colocar la nueva. Por ejemplo, para insertar
una fila antes de la cuatro, selecciona ésta. Antes de insertar una columna única,
selecciona la columna a la derecha del lugar en el que deseas la nueva. Para
insertar una columna nueva a la izquierda de la columna D, selecciona ésta.
Para insertar una sola fila o columna, selecciona la fila
o columna correctas y después elige Insertar, Celdas, o selecciona Insertar del
menú contextual.
Si seleccionas por error una celda única en lugar de una fila o columna completas,
dado que Microsoft Graph no sabe lo que deseas insertar, aparecerá la caja de
diálogo Insertar. En éste, selecciona Insertar toda una fila o Insertar toda una
columna y después elige Aceptar.
Para ahorrar tiempo, Microsoft Graph te facilita la inserción de varias filas o
columnas a la vez. Selecciona la cantidad de filas o columnas que deseas insertar
y haz clic en Insertar, Celdas. Microsoft Graph insertará automáticamente la
cantidad de filas o columnas que seleccionaste. Por ejemplo, si seleccionaste las
columnas B, C y D, Graph insertará tres columnas, empezando en la columna B.
29

30. Para eliminar filas o columnas de la hoja de datos, selecciona las filas o columnas
que quieres eliminar y haz clic en Edición, Eliminar o haz clic en Eliminar del menú
contextual. Observa que la tecla Supr del teclado no tiene la misma función que
el comando Edición, Eliminar. La tecla Supr borra el contenido de las celdas, pero
las celdas mismas siguen siendo parte de la hoja de datos.
Cómo seleccionar un tipo de gráfica.
Cuando inicia Microsoft Graph, se crea una gráfica de columnas tridimensional a
partir de los datos de muestra. Sin embargo, una gráfica de columnas no es el
único tipo de gráfica que se puede crear en Microsoft Graph. También puedes
crear los siguientes tipos de gráficas:
|Columnas |XY (Dispersión) |Superficie |Cónico
|
|Barras |Áreas |Burbujas |Piramidal
|
|Líneas |Anillos |Cotizaciones |
|
|Circular |Radial |Cilíndrico |
|
El tipo de gráfica se selecciona en la caja de diálogo Tipo de gráfico. Para
mostrarlo haz clic en Gráfico, Tipo de Gráfico o haz clic en Tipo de gráfico del
menú contextual. En la caja de diálogo, selecciona la opción que más te agrade de
los tipos de gráficas disponibles.
Para casi todos los tipos de gráfica, Microsoft Graph ofrece al menos una o dos
variaciones o subtipos.
Por ejemplo, si seleccionas el tipo de gráfica Áreas, después podrás elegir uno
entre varios subtipos de ese estilo. Para cada subtipo que selecciones, podrás ver
una vista preliminar.
Para seleccionar un tipo de gráfica, sigue estos pasos:
Haz clic en Gráfico, Tipo de gráfico o Tipo de gráfico del menú contextual.
Aparecerá la caja de diálogo Tipo de gráfico.
En la opción Tipos estándar selecciona el tipo de gráfica.
En Subtipo de gráfico selecciona el subtipo de tu preferencia.
Haz clic en Aceptar. El nuevo tipo de gráfica se aplicará a la actual.
30

31. Si no estás seguro del tipo de gráfica que debes usar, prueba tipos diferentes.
Nota: Puedes usar el botón Tipo de gráfico de la barra de herramientas, para
cambiar con rapidez el tipo de gráfica.
Cómo agregar elementos visuales a una gráfica
Además de la gráfica misma, es decir, las barras, líneas, sectores o columnas, la
mayor parte de las gráficas tiene elementos adicionales que facilitan su lectura e
interpretación. Por ejemplo, puedes agregar un título para describir el objetivo de
la gráfica. También puedes agregar títulos (tales como miles de pesos, porcentaje
o 2003) para identificar las unidades del eje X (horizontal) o del eje Y (vertical).
Una leyenda identifica cada serie de datos representada en una gráfica. Los
rótulos de datos señalan los valores exactos representados en la gráfica. También
puedes agregar líneas de división, que ayudarán al lector a encontrar los valores
de cada punto de datos con mayor precisión
Cómo agregar títulos
Para agregar un título a la gráfica, al eje X o al eje Y, usa la caja de diálogo
Opciones de gráfico. Para abrir esta caja de diálogo, selecciona la gráfica, haz
clic en Gráfico, Opciones de gráfico. En la caja de diálogo que aparece, selecciona
Titulos e inserta el título que te haga falta. Por cada título que elijas, Graph
insertará un objeto de texto en la gráfica actual. Graph ajustará el área de trazado
de la gráfica con el fin de abrir espacio para los títulos seleccionados. Puedes
editar el objeto de texto para modificarlo.
Nota: Las opciones para insertar títulos varían dependiendo del tipo de gráfica que
escojas.
Sigue estos pasos para insertar títulos en una gráfica:
Selecciona la gráfica.
Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico o haz clic en la opción Opciones de
gráfico del menú contextual.
En la caja de diálogo Opciones de gráfico haz clic en Títulos.
Introduce los títulos que necesites y haz clic en Aceptar.
Sigue estos pasos para editar un título:
31

32. Selecciona el título a editar haciendo un clic sobre él.
Introduce en texto correcto.
Haz clic en un área en blanco de la gráfica o presiona Esc para salir del cuadro
de texto.
Si es necesario, cambia el tamaño del cuadro de texto del título como con
cualquier otro cuadro de texto.
Nota: Para cambiar cualquiera de los atributos de texto de un título, selecciónalo y
en el menú contextual haz clic en Formato del título del gráfico. Aparecerá la caja
de diálogo Formato del título del gráfico.
Cómo agregar una leyenda
Una leyenda utiliza cuadros codificados por colores para identificar las series de
datos de una gráfica. Por ejemplo, si la serie de datos Este se representa en una
gráfica mediante barras rojas, la leyenda mostrará un pequeño cuadro rojo junto a
Este. Microsoft Graph agrega automáticamente una leyenda a cada gráfica nueva,
para que no haya necesidad de agregarla.
Si no deseas incluir la leyenda, puedes quitársela; selecciónala y haz clic en
Edición, Borrar, Todo o haz clic en Borrar del menú contextual o presiona la tecla
Supr. Para volver a colocar la leyenda en la gráfica, haz clic en Gráfico, Opciones
de gráfico, Leyenda y selecciona Mostrar leyenda.
Nota: Para activar o desactivar con rapidez una leyenda haz clic en el botón
Leyenda de la barra de herramientas Estándar de Graph.
Cómo agregar rótulos de datos
Los rótulos de datos marcan el valor o porcentaje exacto representado por un
punto de datos. Los rótulos de datos con
frecuencia se utilizan en gráficas de barras o columnas para precisar valores
cuando los puntos de datos están muy cercanos entre sí. También se usan con
frecuencia en gráficas circulares para identificar el porcentaje exacto representado
por cada sector.
Para agregar rótulos de datos a una gráfica, utiliza la caja de diálogo Opciones de
gráfico. Para abrir esta caja de diálogo, haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico o
haz clic en Opciones de gráfico del menú contextual.
Para agregar rótulos de datos a un gráfico, sigue estos pasos:
1. Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico.
32

33. 2. En Opciones de gráfico, haz clic en Rótulos de datos.
3. Selecciona la opción que prefieras.
4. Haz clic en Aceptar.
Cómo agregar líneas de división
Las líneas de división son líneas verticales y horizontales que cubren una gráfica.
Estas líneas te ayudan a seguir un punto del eje X o Y para determinar el valor
exacto de un punto de datos. Las líneas de división son útiles en gráficas grandes,
que contienen muchos puntos de datos o en los que los puntos de datos están
muy cercanos entre sí.
La gráfica de columnas de muestra que crea Microsoft Graph incluye líneas de
división horizontales. Cuando seleccionas un tipo de gráfica nueva, se incluye al
menos un grupo de líneas de división (horizontales o verticales, dependiendo de la
orientación de la gráfica) para hacer más fácil su lectura. Puedes agregar el
conjunto opuesto de líneas de división, cambiar de uno a otro, o retirar todas las
líneas.
Para especificar qué líneas de división deseas utilizar, usa la caja de diálogo
Opciones de gráfico. Para abrir esta caja de diálogo, haz clic en Gráfico, Opciones
de gráfico o haz clic en Opciones de gráfico del menú contextual. Observa que la
opción Líneas de división de la caja de diálogo contiene opciones para las líneas
de división principales y secundarias.
Las líneas de división de la gráfica de columnas de muestra que crea Microsoft
Graph están colocadas en los intervalos principales del eje. Usar líneas de división
principales ayuda a resaltar puntos exactos en una gráfica sin saturarlo. Sin
embargo, cuando las líneas de división principales no proporcionan detalle
suficiente, usa las líneas de división secundarias, que caen entre los intervalos
principales del eje.
Para activar o desactivar las líneas de división de una gráfica, sigue estos pasos:
1. Selecciona la gráfica.
2. Haz clic en Gráfico, Opciones de gráfico.
3. En la caja de diálogo Opciones de gráfico, haz clic en Líneas de división.
4. De las opciones: Eje de categorías (X), Eje de series (Y) y Eje de valores (Z),
selecciona las que prefieras.
5. Haz clic en Aceptar.
Nota: Para activar o desactivar con rapidez las líneas de división principales, haz
33

34. clic en el botón Líneas de la cuadrícula del eje de categorías o Líneas de la
cuadrícula del eje de valores de la barra de herramientas Estándar de Graph.
Cómo especificar colores, diseños, bordes y fuentes de una gráfica
A lo largo de esta lección, has visto cómo Microsoft Graph crea una gráfica de
muestra a partir de datos de muestra. Del mismo que puedes cambiar el tipo de
gráfica utilizada para la gráfica
de muestra, puedes cambiar los colores, diseños, bordes y fuentes usados en la
misma. Cambiar estos atributos puede mejorar el aspecto de una gráfica.
Puedes aplicar colores, diseños y bordes a casi cualquier elemento de una gráfica.
En la gráfica de columnas de muestra las columnas que representan las series de
datos aparecen con un color predeterminado. Cada columna tiene un borde negro.
Todas las columnas aparecen en color sólido en lugar de tener un diseño de dos
colores. El cuadro de la leyenda y los planos laterales de la gráfica (que son
visibles debido a las líneas de división horizontales) aparecen en blanco y las
líneas mismas aparecen en negro. Puedes cambiar los colores de cada uno de
estos elementos.
Para modificar el color, el diseño, o el borde de un elemento de la gráfica, haz
doble clic en él. Por ejemplo, si quieres que aparezcan las líneas de división en
rojo y no en negro, haz doble clic en una de las líneas. Si deseas cambiar los
diseños de una gráfica de columnas, haz doble clic en la columna que deseas
cambiar. Aparecerá la caja de diálogo apropiada (las cajas de diálogo varían,
dependiendo del elemento que selecciones).
Para cambiar el color, diseño o el borde de un elemento de la gráfica, sigue estos
pasos:
1. Selecciona la gráfica.
2. Haz doble clic en el elemento que desees cambiar. Aparecerá la caja de
diálogo apropiada para el elemento seleccionado.
3. Selecciona las opciones que más te agraden.
4. Haz clic en Aceptar.
Para cambiar cualquier objeto de texto de una gráfica, puedes modificar la fuente,
el tamaño, el estilo, el
34

35. color y el color de fondo. También puedes especificar subrayado o agregar efectos
especiales, tales como tachado, superíndice y subíndice. Estos atributos se listan
en la caja de diálogo Formato (del elemento seleccionado). Para mostrar esta caja
de diálogo selecciona el objeto de texto y haz doble clic sobre él.
Nota: También puedes seleccionar el elemento y hacer clic en Formato, Fuente de
la barra de herramientas Estándar de Graph.
Sigue estos pasos para cambiar el formato de texto:
1. Selecciona el objeto de texto al que deseas dar formato.
2. Haz doble clic sobre él. Aparecerá la caja de diálogo apropiada.
3. Selecciona las opciones que más te agraden.
4. Haz clic en Aceptar.
Nota: También puedes seleccionar un objeto de texto y usar el botón Formato (del
objeto seleccionado) de la barra de herramientas Estándar de Graph.
Cómo insertar una gráfica en una presentación
Conforme trabajas en Microsoft Graph y haces cambios en tu gráfica, estos
cambios se actualizan en la diapositiva de PowerPoint. Mientras continúas
trabajando en Graph, la barra de menús y la barra de herramientas de Graph
permanecen activas.
Cuando estés satisfecho con tu gráfica y desees regresar a PowerPoint, haz clic
en un área en blanco de la dispositiva fuera del área de la gráfica o presiona la
tecla Esc. La gráfica se convertirá en un objeto de la diapositiva y regresarán los
menús y la barra de herramientas de PowerPoint. Para guardar la gráfica, haz clic
en Archivo, Guardar o haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas
Estándar de PowerPoint.
Cómo editar una gráfica
Después de terminar una gráfica y regresar a PowerPoint, tal vez desees hacer
algún cambio en ella. Para ello, haz doble clic en la gráfica para volver a iniciar
Microsoft Graph. Se exhibirá la hoja de datos para la gráfica, y los menús y la
barra de herramientas de Graph sustituirán a los de PowerPoint. Realiza cualquier
cambio a la hoja de datos o a la gráfica misma y después haz clic en un área en
blanco de la diapositiva o presiona la tecla Esc para regresar a PowerPoint.
Uso de PowerPoint y Excel para crear una gráfica
La potencia de Microsoft Office es la capacidad de compartir información. Sólo
35

36. piensa en el tiempo y la energía que ahorrarás al usar los datos de una hoja de
cálculo de Excel para crear una diapositiva para gráfica en PowerPoint. Además
puedes establecer comunicación entre las aplicaciones, de modo que si cambias
los datos en Excel se modifique también automáticamente la gráfica en
PowerPoint. Al hecho de usar las dos aplicaciones juntas y compartir los datos de
esta manera, se le conoce como vincular.
Un panorama del proceso de vinculación
El primer paso para crear un vínculo entre Excel y PowerPoint es introducir los
datos en una hoja de cálculo o abrir una existente. Debes introducir algunos datos
en una hoja de cálculo de Excel y guardar el archivo. Después Excel y la hoja de
cálculo se convertirán en la fuente para el procedimiento de vinculación.
El paso siguiente es abrir una presentación existente o crear una nueva en la que
utilices los datos de Excel. Elaborarás una presentación nueva en PowerPoint con
una diapositiva para gráfica,
preparada para recibir los datos de Excel. Por lo tanto, el documento de
presentación de PowerPoint se convertirá en el destino de los datos vinculados.
Una vez preparados los dos documentos, deberás vincular los datos de Excel a la
diapositiva de PowerPoint. Después de vincular el objeto, podrás modificar los
datos de Excel en cualquier momento y el documento de PowerPoint se
actualizará automáticamente.
Además de vincular los datos de una aplicación a otra, agregarás un título y
podrás mejorar la gráfica creada en PowerPoint.
Cómo introducir los datos en Excel
Cuando introduces datos en Excel para crear una hoja de cálculo, puedes también
compartirlos con otras aplicaciones. Puedes utilizar cualquiera de sus hojas de
cálculo para crear una gráfica en la aplicación de PowerPoint, con el fin de
mostrarla en una proyección de transparencias, una presentación con diapositivas
o un documento impreso.
Para introducir los datos en Excel, sigue estos pasos:
1. Abre una hoja de cálculo en blanco.
2. Introduce los datos necesarios para crear una gráfica.
3. Guarda el libro de Excel con un nombre apropiado.
Nota: Guarda siempre un archivo antes de intentar compartirlo con otra aplicación,
en caso de que surjan problemas. No desearás perder por accidente tus datos.
36

37. Cómo crear una diapositiva para gráfica en PowerPoint
Ahora cambia a PowerPoint y elabora o abre una presentación nueva. Crear una
diapositiva para gráfica a fin de vincular los datos de Excel convierte al documento
de PowerPoint en el destino del vínculo.
Para crear una diapositiva para gráfica en PowerPoint, sigue estos pasos:
1. Abre una presentación en blanco.
2. Haz clic en Formato, Diseño de la diapositiva.
3. Selecciona un diseño de diapositiva para gráfica.
4. Haz clic en el icono de gráfica para crear la gráfica.
5. Aparecerá una gráfica de columnas de muestra.
Cómo vincular los datos de Excel con PowerPoint
Vincular los datos entre las dos aplicaciones proporciona una excelente manera de
conservar actualizados y precisos todos los documentos. Sin embargo, vincular
sólo opera en un sentido: de la fuente al destino. Por lo tanto, no puedes modificar
los datos en PowerPoint (el destino) y esperar un cambio en Excel (la fuente).
Nota: Puedes vincular un objeto fuente con varios documentos destino en la
misma aplicación o en una diferente. Cuando cambies el objeto fuente, la
modificación tendrá efecto en todos los objetos vinculados.
Cómo cambiar de una aplicación a otra
Puedes con rapidez de una aplicación a otra mediante la combinación de teclas
ALT + TAB o haciendo clic en el botón de la aplicación en la barra de tareas.
Para iniciar el vínculo entre los dos documentos, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el botón de Excel en la barra de tareas.
2. Selecciona los datos de la hoja de cálculo y haz clic en Edición, Copiar.
3. Haz clic en el botón de PowerPoint en la barra de tareas.
Cómo vincular los datos
1. Haz clic en Edición, Pegar vínculo.
2. Aparecerá una caja de diálogo de Microsoft Graph notificando que los datos a
vincular reemplazarán a los existentes y esperará confirmación. Haz clic en
Aceptar.
3. En la hoja de datos de Microsoft Graph aparecerán los datos nuevos y en la
diapositiva la gráfica.
4. Haz clic en el botón cerrar de la hoja de datos de Microsoft Graph, y la gráfica
37

38. está a tu disposición.
Ahora puedes cerrar la hoja de cálculo de Excel y darle el formato de tu
preferencia a la gráfica usando la barra de herramientas Estándar de Microsoft
Graph.
Cómo empacar presentaciones para verlas en otro equipo
Abre la presentación que quieras empacar.
Si quieres empacar la presentación en un disquete, insértalo en la unidad.
Haz clic en Archivo, Presentaciones portátiles.
En la primera pantalla del Asistente para presentaciones portátiles haz clic en
Siguiente.
Selecciona las opciones deseadas y haz clic en Siguiente hasta Finalizar.
Nota: Para ver la presentación hay que ir a la carpeta o unidad de disco en donde
se haya copiado la presentación y desempaquetarla. No se pueden empaquetar
presentaciones que contengan contraseña. Si el equipo en donde se ejecutará la
presentación no tiene Microsoft PowerPoint hay que incluir el Visor de PowerPoint.
38