El documento proporciona instrucciones sobre el recibo y despacho de documentos. Presenta 27 definiciones relacionadas con estos procesos y pide al lector resaltar las palabras correspondientes a cada definición en una sopa de letras. El objetivo es enseñar los conceptos y procedimientos básicos para la recepción, radicación, clasificación y envío de documentos en una entidad.

1. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
Actividad de Aprendizaje
O L R E G R E V I S T A S A N E R E C E P C I O N E R
A R E G I C O P I A S R E G L A M E N T A R I A S L E
N O R Y Z X T P N O R A D I C A B L E S R T M A L O V
E S T I G A N D U T S M T S N U M E R A C I O N O L I
X E A L O E N V I B O L A T H T C O N T A B L R G P S
T L S E L A N O R M L V I N A L E S I R C U L S U O C
E F A S C I R E R A D I A B U A L R E G S T I B A F I
R O T D I C I E R C R I C A N A I L N U M I S A G I R
M L I I R N E X O A E N T A I D L F O A C O N T A C C
U L R N C E X T G E L L O R C I R E S F S E L L X I U
R E C C U D T L E Y G D E T V I L H S N O R A D O A L
A T S E L N E F O L L E E N V I O G F D U L L E S L A
D O E T R O R O I N T O N A S O F N J O R T S I G E R
I S S R E P A L R A D I C U R E V I E I N S P E C S E
C R E J U S D L E I N S P E C C I O N S I S T E I O S
C O N S E E M E T M A N U O H R H M E X T E O T C M A
O N O O O R A T N O F I A V V T E I M S O S F X C A C
N O I F T R A M I T E X T I R I O C V U N U M E E S I
T R C I A O C O N S E C U T V S T X E O L I A T X N D
A A A C O C R E G I S T R U E N O U C P S L N H T U A
B D C I S E L L O R A D I C A D O R C O C A E Y E M R
L I I A E D I E R A D I C S C O N S I E O A Y S R E E
E C N T L D B Y A D I O N E T C O R R O S S A G E R G
S I U E L A E G S A C I N C E T S A M R O N A N O A I
N A M T I D R E C O N T A B L A U M A N R A O U M D S
U N O A N I A N E R A C I D A R M I G E U R A C A U T
M E C P A N C I N D I F O L L E E R T E L E G R A M O
E X A A N U R A P U B L I C A N A X E X T E R I O R A
P R O P A G A N D A R I A M O D E L O Y E S T I L O T
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.

2. Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de
las definiciones y resaltarlas en la sopa de letras.
1. Señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de
documentos.
2. Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones de una entidad.
3. Uno de los requisitos de la normalización.
4. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en:
5. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes.
6. Situar un documento en la empresa.
7. Conforman el grupo más voluminoso de documentos comerciales que se
producen en una oficina o entidad.
8. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
9. La recepción se fundamenta en una labor de:
10. Al imprimírselo al documento, indica que éste es de propiedad de la empresa.
11. Anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato
para su control y trámite dentro de la entidad.
12. Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a
las dependencias que deben atenderlos.
13. Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trámite es
diferente al de la correspondencia ordinaria.
14. Se controla su rotación mediante un formato que se adhiere a de la
publicación.
15. Estos documentos no requieren de ningún control especial.
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.

3. 16. Nos permiten simplificar los procesos de elaboración, organizar la presentación
y el manejo de las comunicaciones.
17. Se refieren a la presentación física del documento como: márgenes, espacios y
cuerpo de la comunicación.
18. Toda comunicación debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el
nombre de:
19. Es un compendio numérico-cronológico de todas las copias de las
comunicaciones despachadas por la entidad.
20. .Uno aspectos que se observan en el momento de verificación es:
21. Consiste en asignar un número a cada comunicación.
22. Último paso del procedimiento de despacho de documentos.
23. Estas comunicaciones se numeran y registran en forma independiente.
24. Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información de
una organización.
Son 27 palabras en total. Animo...
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.