1. DE CORRESPONDENCIA

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
 Ante las perentorias exigencias constitucionales y
legales se deben establecer métodos y
procedimientos de trabajo que permitan tener
registros al ingresar los documentos recibidos por
una organización, y que la moderna labor
archivística la dote de herramientas para atender
cualquier situación de índole documental.

3. ORGANIGRAMA DE CORESPONDENCIA
VICERECTORIA
SECRETARIA DE CEDE
SECCION
DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
JEFE DE SECCION
UNIDAD DE ARCHIVO UNIDAD DE MENSAJERIA

4. FUNCION DEL GRUPO DE CORRESPONDENCIA:
 Controlar el recibo, trámite y despacho de la
correspondencia que llega y sale.
MANUAL DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA:
 El Manual de Archivo y Correspondencia nace ante la
necesidad de crear un documento en el que se
encuentren plasmadas las normas vigentes y los
procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo
de las funciones relacionadas con el archivo y la
correspondencia.

5. UNIDADES DE CORRESPONDECIA
 Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el
cargo del funcionario, y no generan trámites para las
instituciones.
 Lo que hace la correspondencia es recibir y enviar al
archivo los documentos que sean de esta dependencia,
estos documentos son de suma importancia tanto como
para personas naturales como personas jurídicas.

6. FUNCIONES DE UNA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA:
 Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la
unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación
 La distribución de sus comunicaciones, debe ser de forma clara de tal
manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental y los programas de conservación, la
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión, centrales e históricos.
 Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias
sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a
sus necesidades.
 Se centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones
oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En
todo caso, se debe propender por el control y normalización
unificado en cada entidad.

7. COMUNICAIONES OFICIALES:
 Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. Las
comunicaciones oficiales recibidas que contengan
peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en
la forma y el plazo que para tales casos establezcan las
normas vigentes al momento de su radicación. Los
términos dentro de los cuales se deberán responder estos
tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a
partir del día siguiente al de su radicación.

8. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

A-Z TAMAÑO OFICIO
HUELLERO
CAJONERA
COMPUTADOR
IMPRESORA
FAX
TELEFONO
FOTOCOPIADORA
COSEDORA
SCANNER
PERFORADORA
FORMATO DVD
SELLOS
SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA / OFICIO
SOBRE BLANCO

9. DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y
SUS CLASIFICACIONES:
 Definición y unificación de presentación de los
documentos que se elaboran en la entidad a partir de las
normas internacionales o nacionales que existan en cada
país.
 Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad
para la firma de los documentos.- Procedimientos para el
recibo, registro y distribución de la correspondencia
externa; controles de respuesta y procesos de despacho de
las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio
interno y/o al externo.

10.  Manejo, uso y control del fax institucional, definición
de legalidad o no de los documentos recibidos por este
sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir
con la correspondencia de tipo “personal” de los
funcionarios.
 Definición del concepto de archivo y sus componentes
de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.
 Estructuración del sistema de ordenamiento para la
clasificación de los documentos de archivo.

11.  Definición del procedimiento y papelería usada para
la conservación de documentos de archivo, y de los
medios reprográficos (como la fotocopiadora).
 Definición de los tiempos de conservación de los
documentos enmarcados en la TRD, previamente
elaborada y aprobada por el comité de administración
de documentos.

12.  Métodos y procedimientos autorizados para la
conservación permanente de documentos de acuerdo
con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco
óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-
ROM), etc.
 Métodos y procedimientos autorizados para la
destrucción de los documentos de archivo.-
Metodologías y procedimientos para la realización,
revisión y publicación del manual de correspondencia
y archivo, y definición de los integrantes del comité
de administración de documentos.

13. CONCLUSIONES
 Podemos concluir que este tema es muy importante ya que se
maneja toda la correspondencia que se recibe y que se envía a
la entidad y además se lleva un control de todas ellas, para que
así no halla ningún problema en cuanto a los documentos que
se generen
 Se maneja la correspondencia de manera que le lleguen a todas
las dependencias y/o personas que trabajan en la empresa .
 Se maneja de manera organizada toda la documentación en la
entidad y su radicación es en forma consecutiva de los
documentos con el fin de no mantener errores.
 Lo que se trata de hacer es que los documentos lleguen al
destino por el cual llegaron a la empresa ósea su respectiva
dependencia.

14. GRACIAS
KELLY MARTINEZ
JANSON LEON
GUZTAVO ZARATE
YEISON BONILLA
JORGE SERNA