Trabajo realizado para la asignatura "Sistemas de información en la gestión empresarial" del "master executive en TI" que estoy realizando en el IDE CESEM. El trabajo trata sobre la implantación de un ERP en una discográfica.

1. LION RECORDS
IMPLANTACIÓN DE UN ERP
José Ayuso Hernandez
Manuel Crespo González
Sistemas de información en la gestión empresarial

2. Lion Records. Historia de la
compañía.
• Discográfica fundada en Madrid en 1986 por 4 socios con un capital inicial de 12,000 de
Euros.
• Inicialmente el modelo de negocio de Lion Records es estudiar las diferentes tendencias
musicales emergentes en cada momento y contratar nuevos artistas. Estos firman un
contrato de exclusividad con la compañía de al menos 5 discos. Lion Records financia la
grabación de los discos, se encarga del marketing en radio y prensa especializada y confía
en distribuidores externos.
• En 1988 contaban con 10 grupos y artistas en exclusiva. 4 de ellos lograron en ese año
varios números 1. En total se vendieron mas de 3 millones de discos. Adicionalmente Lion
Records gestiona los derechos editoriales de los temas para explotación en medios.
• En 1990, con mas de 30 grupos y artistas en España y en torno a 12 millones de discos
vendidos, la facturación en diferentes conceptos ascendía a 72 M de Euros. Ese año la
compañía decide encargarse de la distribución de los discos adquiriendo para ello una
empresa de distribución.
• En 1993 Lion Records decide una expansión internacional abriendo su primera filial en el
Reino Unido con un paquete artístico inicial de 10 bandas británicas e irlandesas. La
distribución corre a cargo de varias empresas contratadas.
Para facilitar las comparativas todas las monedas se han convertido a Euros

3. Lion Records. Historia de la
compañía.
• En 1995, Lion Records facturaba en el Reino Unido 70 M de Euros y en España 130 M de Euros.
• En 1996, Lion Records se expande a Alemania. En 1997, a Francia. En 1998 abre filial en Italia.
• Desde 2002 Lion también se encarga del management exclusivo de sus artistas.
• En 2005 ante la bajada de ventas por la piratería la evolución de los ingresos de Lion Records se ha
diversificado, siendo la venta de discos solo un 30% del volumen de negocio, el 50% corresponde al
management en exclusiva de sus artistas y el 20% de la gestión de derechos de autor, esta distribución
de negocio permanece así en 2010.
• En todos los países excepto en España la distribución corre a cargo de empresas distribuidoras.
• En 2006 el 30% de los discos vendidos en el Reino Unido son distribuidos por amazon.co.uk. Casos
parecidos ocurren en Francia y Alemania con las filiales de Amazon.
• En 2006, Lion Records abre su propia tienda virtual para España e Italia, donde no tiene presencia
Amazon.
• En 2006 se empieza a distribuir también a través de iTunes.
• Entre los años 2003 y 2009 los ingresos anuales han disminuido un 35% en parte debido en parte a la
piratería. Estos años los esfuerzos de la compañía se han centrado en posicionarse en las redes sociales
(facebook, Twitter, Souncloud, last.fm) para centrar los ingresos en el management, gestión de festivales
para dar salida a las bandas y gestión de derechos.
• Debido a estos esfuerzos y la complicación técnica de abrir nuevos mercados desde el año 1998 Lion
Records no ha abierto ninguna filial nueva.
• En 2010 la dirección de la empresa propone un plan de renovación informativa para implantar un ERP
para poder facilitar la apertura de nuevos países.
Para facilitar las comparativas todas las monedas se han convertido a Euros

4. Lion Records. Modelo empresarial
internacional.
Año 2010, M.euros España UK Aleman. Francia Italia TOTAL
Ventas música 150 100 30 20 12 312
(discos, mp3)
Ventas management 90 60 18 12 7 187
(conciertos,
festivales)
Ventas gestión 60 40 12 8 5 125
derechos
Coste ventas -250 -170 -45 -30 -14 -509
Margen bruto 50 30 15 10 10 115
Sueldos 25 12 8 6 3 54
Otros gastos 11 7 3 2 3 26
explotación
EBITDA 14 11 4 2 4 35
Impuestos 3 2 1,5 1 1 8,5
Beneficio Neto 11 9 2,5 1 3 26,5

5. Lion Records. Evolución de personal
1986 1990 1994 1998 2002 2006 2010
Administración 1 6 12 20 22 22 20
Logística 1 10 15 22 22 18 16
AR 2 8 16 24 26 24 19
Artístico 0 2 2 2 18 25 27
Comercial 1 6 10 24 20 20 18
IT 1 3 6 14 14 22 22
Total 6 34 61 106 122 131 122
Administración: Facturación, contabilidad, consolidación.
Logística: Distribución de discos y gestión de distribución con empresas externas (otros países).
AR: Contratación, descubrimiento de nuevos artistas y marketing
Artístico: Departamento encargado de la gestión de eventos y management de los artistas.
Comercial: Ventas, nuevos mercados y social media.
IT: Informática interna y webs.
Aperturas:
1986 España / 1993: UK / 1986: Alemania / 1987: Francia / 2006: Tienda virtual

6. Lion Records. Evolución de sistemas
de gestión y sistemas información
• Departamento de contabilidad:
– De 1986 a 1994 se usa Contaplus para España. En 1994 se adquiere el paquete Siges de
contabilidad.
– A medida que se abren países se adquieren soluciones de contabilidad específicos para dichos
países
– La consolidación se ha realizado siempre de modo manual en una hoja Excel.
• Facturación:
– De 1986 a 1994 se usa Factplus
– En 1994 se termina de construir una solución de facturación a medida. Cada país añadido requiere
un análisis de los métodos de facturación de dichos países e implementación. Dicha solución aún
se mantiene para hacer mejoras, por ejemplo, importación automática de datos de ventas de web,
nuevos canales, B2B con Amazon, etc.
• Logística:
– Inicialmente toda la logística se hacia mediante hojas Excel y gestión con Outlook, ya que la
distribución era realizada por empresas externas y no requería mas que la tramitación con dichas
compañías.
– En 1990 al pasar la logística a cargo de Lion Record en España, se decide adquirir un producto de
gestión logística. Este producto está integrado con los sistemas de contabilidad, pero no con los de
facturación.

7. Lion Records. Evolución de sistemas
de gestión y sistemas información
• AR / Comercial:
– Toda la gestión de estos departamentos se ha realizado con MS Office: Word y Outlook para la
gestión de documentos y agendas.
• Artístico:
– Cuando Lion Records decide llevar el management de artistas (agendas, actuaciones) y la
organización de conciertos y festivales, los cuales requieren una gestión del tiempo de los
diferentes elementos como escenarios, equipos de sonidos y luces, personal técnico, se decidió
realizar una aplicación a la medida basada en automatización de Outllook y Excel. La aplicación
actualmente es complicada de mantener.

8. Lion Records. Implementación de
ERP
• Módulos a implementar
– Ventas. Usado por dpto. Comercial.
– Logística (Incluye GIS). Usado por dpto. Artístico para la gestión de eventos. Usado por el
departamento de logística para la gestión de la distribución de discos y diferente material.
– Pagos.
– Inventario: Usado por el departamento de logística y ventas. Este departamento decide junto los
AR la reedición de discos. Automatizando la evolución de la ventas se puede parametrizar un
reporte para tomar esta decisión.
– Contabilidad
– Compras
– RRHH

9. Lion Records. Implementación de
ERP
• Pros de la implantación de un ERP
– Aumento de la productividad de los diferentes
departamentos
– Facilidad de apertura de nuevos mercados en otros países
– Facilidad de consolidación de contabilidades y reportes
– Mejor optimización de los recursos del departamento
artístico.
– Disminución del importe en compras
– Empresa conectada: Conexión entre diferentes
departamentos del mismo y de diferentes países
– Externalización de parte de los servicios IT al tener que
dejar de mantener las aplicaciones propias.

10. Lion Records. Implementación de
ERP
• Desventajas de la implantación de un ERP
– Tiempo de la parametrización e implementación largo
– Riesgo de una mala estrategia de implementación
– Inflexibilidad: Los ERP son muy inflexibles en muchos casos obligando a
las empresas a redefinir sus procedimientos.
– Coste del ERP e implementación, ROI bajo
– Depender del implementador para ampliar la parametrización en caso de
nuevas expansiones de negocio.
– Necesidad de formación de todo el personal.

11. ERP: Estrategias de implantación
• La implantación en un ERP es un proceso tan critico que debe ser considerado desde el inicio del
proyecto, formando parte de la elección del producto, e implicando a todos los actores, tanto dentro de
la empresa, como al vendedor y al implantador. Una buena practica es consultar a los vendedores
durante el proceso de evaluación de herramientas cual es el método de implantación que
recomiendan. Las estrategias de implantación mas ampliamente utilizadas son:
– Big bang - La implantación se realiza en un solo paso. Todos los usuarios empiezan a usar el
nuevo sistema en una fecha determinada, y el sistema antiguo queda fuera de uso. No hay
convivencia entre ambos.
– Despliegue por fases - La migración se realiza por fases durante un largo periodo de tiempo. Los
usuarios se mueven al nuevo sistema paso a paso.
– Adopción en paralelo - Ambos sistemas se utilizan simultáneamente, los usuarios se familiarizan
con el nuevo, mientras siguen trabajando con el antiguo.
Resulta interesante ver los resultados de una encuesta reciente realizada a través de Twitter entre 45
organizaciones que han realizado recientemente una implantación. La encuesta consiste en cuatro
simples preguntas:
1. ¿Que estrategia de implantación a usado tu empresa? Big bang, despliegue por fases, adopción en
paralelo u otra.
2. Si has seleccionado otra, describe cual por favor
3. ¿Fue la implantación un éxito?
4. Si no lo ha sido, por favor, explica porque.

12. Estrategias de implantación: Encuesta
Podemos ver que en un 89% de los casos, se ha utilizado el big-bang, ó el despliegue por fases. En el
único caso en que la respuesta ha sido otro, la explicación ha sido:
Diseño por componentes, proyectos pilotos, pruebas, revisión e iteración, despliegue a una unidad de
negocio, si el resultado es correcto, extenderlo al resto de unidades

13. Estrategias de implantación: Resultados
Solo en cinco casos la implantación ha fracasado, las razones para explicarlo son:
• Problemas logísticos (retraso en el pago, retrasos en la recogida de datos, falta de soporte por la dirección). –
Despliegue por fases.
• No se ha completado el cierre del sistema antiguo, continuamente surgen problemas que lo impiden - Adopción en
paralelo
• Todavía se esta trabajando el paralelo ¡tres años después! – Adopción en paralelo
• Un año de retraso a pesar de que todos los hitos se han cumplido. - Big Bang
• Solo se tuvo en cuenta la herramienta, no la arquitectura. - Big Bang

14. Estrategias de implantación: Big-Bang
Como su nombre indica, la implantación big bang ERP se realiza en un solo paso de puesta en
producción. Todos los módulos de se instalan a toda la organización a la vez. Por supuesto la transición
desde los sistemas previos no se produce sin una planificación adecuada. Hay muchas actividades
previas que necesitan completarse antes del big bang.
Cuando las actividades planificadas se han ejecutado satisfactoriamente, el sistema antiguo se apaga y el
nuevo es activado. En este punto no hay vuelta atrás. En todo caso deben existir planes de contingencia
para el caso de fallo en el cambio.
La estrategia big bang tiene defensores y detractores. La critica mas común es el factor de riesgo; hay un
numero de cosas que pueden ir mal en el momento del cambio. En todo caso la implantación es rápida y
mas barata que una planificación cuidadosa por fases. Estos son los beneficios:
Ventajas Desventajas
Tiempo de implementación mas rápido Mayores dificultades
Se corre el peligro de obviar ó renunciar a detalles esenciales con las
Las dificultades y “malos ratos” están condensados
presión del cambio.
Los empleados tienen menos tiempo para aprender a usar el sistema
El coste es mucho menor que en una implantación por fases
nuevo
Los empleados solo necesitan formación y entrenamiento en el El testeo integral (end-to-end) es complejo de realizar antes de la
nuevo sistema, no sobre el periodo de cambio implementación
La implantación ocurre en una fecha bien definida y conocida Los escenarios de contingencia son mas difíciles de lo que se piensa
por todos inicialmente
Un fallo en una parte afecta al otras
Hay un periodo de “rodaje”

15. Estrategias de implantación: Big-Bang
Ken Eason, una conocida autoridad sobre estrategias de implantación de sistemas de software establece
para la estrategia big-bang lo que él denomina "Initial Dip Phenomenon.“, que consiste en una perdida
inicial de rendimiento en la empresa por la adaptación de los empleados a la nueva herramienta.

16. Estrategias de implantación: Despliegue por
fases
Manteniendo la analogía cosmológica podemos asemejar este proceso a la teoría de “creación continua”
del universo: En lugar de la implementación en un solo paso, haremos pequeños cambios en el tiempo.
La organización se mueve en pequeños pasos desde los sistemas antiguos al nuevo. Esta aproximación
tiene tres técnicas bien conocidas:
• Fases basadas en módulos - Esta es la estrategia mas frecuente, los módulos se implantan uno a
uno. Típicamente se empieza con las funciones mas criticas del negocio para la operación diaria,
añadiendo a continuación el resto de los módulos. Sin embargo algunos expertos aconsejan
empezar por el modulo mas sencillo que suele ser el de contabilidad.
• Fases basadas en unidades de negocio - En esta aproximación la implantación se realiza por
departamentos, empezando por ejemplo por RRHH, según el equipo de implantación se va
moviendo entre departamentos, gana experiencia, lo que hace el proceso mas eficiente.
• Fases basadas en la ubicación geográfica - Para organizaciones con múltiples sedes, el despliegue
geográfico es la aproximación mas frecuente. El nuevo sistema ERP se introduce en una ó mas sedes
cada vez. Esto también se conoce como despliegue basado en “pilotos”. En grandes organizaciones
es casi la única forma de garantizar el éxito.
A continuación veremos las ventajas de esta estrategia

17. Estrategias de implantación: Despliegue por
fases
Ventajas Desventajas
La compañías ganan conocimiento y experiencia durante la
No tan focalizado y urgente como el big bang
primera fase que pude aplicarse a las siguiente
Es posible implantar módulos mientras se programan los
Implica cambios continuos durante un largo periodo de tiempo
siguientes
Cada modulo requiere información de otros módulos, alguna
Hay tiempo disponible para hacer ajustes
información critica se puede perder
No es necesario entrenar a los empleados, pues van
Son necesarios continuos ajustes
aprendiendo con el uso
Los usuarios tienen mas tiempo de adaptación La duración del proyecto es mucho mayor que en el big bang
El personal tecnico puede dar atencion individualizada Los planes de contingencia son mas complejos con cada fase
El jefe de proyecto desarrolla habilidades que pueden se Es necesario crear enlaces temporales entre el sistema antiguo y el
usadas para otros proyectos nuevo.

18. Estrategias de implantación: Adopción en
paralelo
La estrategia de la que menos se habla es de la adopción en paralelo, esta estrategia es la menos
arriesgada de todas. Incluye ejecutar simultáneamente el sistema antiguo y el nuevo.
El usuario puede aprender a usar el sistema nuevo mientras sigue utilizando el antiguo. Una vez que el
sistema nuevo funciona correctamente, se puede desconectar el antiguo
La adopción en paralelo, puede considerarse que está a mitad de camino entre las dos anteriores.
La adopción en paralelo es el sistema mas caro de los tres, y tener al personal introduciendo datos en
ambos sistemas es ineficiente. Si el coste adicional es menor que el posterior a un fallo en una
implantación big bang, entonces resulta un plan razonable, pero como el coste de un fallo en el big bang
no es calculable fácilmente, este modelo a perdido popularidad.

19. Estrategia de implantación elegida y
modelo de implantación
Los factores principales a tener en cuenta para definir la estrategia a emplear y el modelo de
implantación son los siguientes:
• Empresa pequeña.
• Múltiples sedes en diferentes países.
• Personal informático escaso y no cualificado para operar un ERP comercial.
Debido a estos factores, propondremos un ERP barato y que pueda ser contratado en la nube, por
ejemplo Microsoft Dynamic.
La estrategia de implantación será por fases basada en la ubicación geográfica, empezando por la sede
principal en España.
Elegiremos un partner adecuado al tamaño de nuestro proyecto y le solicitaremos un presupuesto
cerrado y referencias de implantaciones similares en otros clientes. Debemos valorar que tenga sedes el
los otros países, o en su defecto que el técnico asignado a nuestro proyecto tenga buen nivel de ingles y
disponibilidad para viajar.

20. GRACIAS