LA POLITICA ARCHIVISTICA COLOMBIANA DE ACUERDO A LA LEGISLACION VIGENTE

1. LA POLITICA ARCHIVISTICA COLOMBIANA DE ACUERDO A LA
LEGISLACION VIGENTE
Presentado por: Maritza Alexandra Román Granados
Presentado a: Erinela Peñaranda Gómez
SENA
Abril 16 de 2015

2. El Gobierno Nacional preocupado por el desorden de los archivos, y con el
propósito de combatir la corrupción, decretó la Ley General de Archivos: Ley 594
de julio 14 del 2000.
Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un
resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos, la
mala administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos,
en las entidades. Esto ha ocasionado la liquidación de muchas empresas en el
país, las cuales entraron a la quiebra no solo por malos manejos administrativos,
sino por el inadecuado manejo de los archivos que es donde reposan todos los
registros de las actividades de una empresa y es garante de la transparencia de
sus actividades.
Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y
principios que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito
de aplicación para las entidades públicas como las privadas con funciones
públicas, pero se aspira que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las
empresas privadas, con el fin de unificar el sistema para la organización,
conocimiento y administración apropiada de la información.
En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el
vocabulario archivístico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen
con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que
tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de
manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.
La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivística, con estos
principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la importancia
de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas.
Estos principios son:
Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación
organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información y se
facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un

3. servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio
de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la
buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos
ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como
parte de sus políticas de gobierno.
La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para la
administración de cualquier empresa, como para la cultura, esta incluido dentro de
los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se
desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas
sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia,
además de respaldar cualquier gestión.
El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los
documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el
soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el
campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el
campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y
obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.
El principio de responsabilidad: para los servidores públicos con respecto a la
organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir
que tanto las entidades publicas como las privadas con funciones publicas, deben
cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su
gestión.
El principio de dirección y coordinación de la función archivística: el gobierno
ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado de orientar y
coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y las vigiladas por

4. este, con el fin de difundir la cultura de la organización de los documentos,
proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país sin historia o una ciudad
sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro. Esta entidad ha sido
designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una obligación del estado
proteger la riqueza cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo
indica la Constitución Política del país.
El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del estado
velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el derecho de
los ciudadanos del acceso a la información, deben proporcionarse las condiciones
y aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la organización y
administración de los archivos, proporcionar igualmente el acceso a los
documentos que él público solicite con las excepciones de ley.
El principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a los
lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en
la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración pública,
permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención
oportuna para quien requiera consulta e información.
El principio de modernización: para el crecimiento de una nación, es
indispensable la modernización en procesos y sistemas no solamente para estar a
la par de lo que demanda el mundo entero, sino también para garantizar la
conservación y protección de la información, pues allí donde reposa la razón de
existir de una empresa. Son los documentos donde se ha registrado información,
sea cual fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las actividades o
gestiones de un país entero. Es por ello que la modernización es parte de la

5. organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán cumplir con su
función y se aprovechara mejor este recurso.
El principio de interpretación: para la adecuada interpretación y aplicación de
esta ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la
capacitación y acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas con
funciones públicas en la modernización y organización de sus archivos. Esta
entidad ha desarrollado una labor muy importante, su gestión en este campo ya
que esta generando frutos pues hoy en día la acogida a este llamado es nutrida y
esta despertando a las empresas del letargo nocivo como es el desconocimiento
del valor de la información.
El sistema nacional de archivos esta constituido por órganos asesores,
coordinadores y ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General de la
Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de
organización administrativa, territorial y por servicios.
Esto con el fin de que los programas de organización de archivos se desarrollen
no solo bajo los principios y políticas y normas ya establecidas, sino para que esta
operación sea debidamente coordinada y descentralizada.
El objetivo del gobierno es que por medio de esta Ley, su aplicación y seguimiento
se logre conocer y controlar la información y sus soportes en todas las entidades,
pues bien sabemos lo que hoy en día sufrimos a causa de la corrupción, el no
poseer pruebas por falta de organización y control de los archivos ha impedido
que la ley se aplique a muchas personas que han realizado actividades corruptas
y en detrimento del patrimonio nacional.

6. En él articulo 6º. Donde se trata de los planes y programas, esto quiere decir que
todas las entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos, deben
esmerarse por llevar a cabo todo el programa propuesto por el Archivo General de
la Nación, con respecto a la organización de los archivos en general. Para ello
pueden contar con la asistencia técnica del mismo, apoyados también por los
consejos territoriales y los comités técnicos. No cabe duda que este es un plan
bien concebido, que el gobierno tiene solo expertos en el tema, todo para lograr un
propósito: la organización de la información.
La información es el eje y la base de cualquier gobierno y cualquier
administración, en nuestro país donde sufrimos el flagelo de la corrupción todos y
cada uno de nosotros debemos contribuir no solo en nuestros empleos sino,
dando a conocer el tema a nuestra familia, amigos, en fin... para que aprendamos
a valorar la información. Crear conciencia acerca de su importancia no solamente
le compete al gobierno nacional ni a las empresas ya sean publicas o privadas,
igual nosotros como ciudadanos responsables debemos contribuir para que este
sueño se cumpla.
La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de
los archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según
organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos
organismos están obligados a organizar sus archivos.
Para la organización de los archivos de acuerdo a la ley, se debe contar con un
programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr el interés y participación
del personal encargado de los archivos, Directivos responsables y todo el personal
que en la empresa de una u otra forma maneja información.

7. En él título IV de esta Ley, además de que recuerda que es obligación conformar
los archivos públicos, también indica que cada administración publica es
responsable de que esto se cumpla. Deben dotar los archivos de los espacios e
instalaciones adecuadas y de acuerdo a los parámetros establecidos tanto
estructurales como climáticos, para la protección y conservación de la información.
La información publica debe manejarse con ética y para ello se requiere de
personal idóneo, por esa razón la responsabilidad de la organización y manejo de
los archivos es una responsabilidad integral y aunque la Ley es clara y sancionará
a los directos responsables en caso de que suceda algo contrario, es importante
tener muy claro cuáles son nuestras responsabilidades y obligaciones en esta
importante tarea.
Para el desarrollo de este programa de organizar los archivos, la misma ley está
indicando que debemos tener en cuenta en el plan:
Conocer la Ley 594 del 2000 para tener muy claro las responsabilidades,
obligaciones y su ámbito de aplicación.
Elaborar y presentar un proyecto o programa de gestión documental donde se
incluya:
Sensibilización hacia los archivos y su organización
Proponer el uso de nuevas tecnologías y soportes que faciliten no solo la
administración y control de la información, también el acceso para el público que
desee consultar, igualmente deben ser sistemas que garanticen la conservación
de la información de acuerdo a la Ley.
Un programa de capacitación que incluya: procesos archivísticos desde que se
produce o recibe el documento hasta su destino final, para ello es muy importante
que el personal se familiarice con el ciclo vital del documento, este se cumple en
las tres fases de archivo: se inicia en el archivo de gestión, pasa al archivo central

8. y posteriormente al archivo histórico, siempre teniendo en cuenta para que en
estas dos últimas etapas los documentos se valoren, el resultado de esta
valoración determina si deben conservarse por un tiempo, en forma permanente o
si por el contrario pueden eliminarse en el mismo archivo de gestión.
Elaboración de inventarios para asegurar el control de los documentos.
Elaboración de las tablas de retención, presentarlas para su aprobación primero al
comité de archivo de la misma empresa y luego a la entidad encargada de su
revisión y aprobación que ha designado el gobierno.
Una vez aprobadas las tablas de retención deben ser difundidas al interior de la
empresa y proceder a capacitar al personal para su debida aplicación.
Un plan de acción con el respectivo seguimiento, para verificar la aplicación de los
procesos, para que la conformación de los archivos sea exitosa.
Es la organización de los archivos la que garantiza la transparencia de las
actividades de una entidad, facilita las funciones de los empleados por el orden y
la fácil ubicación de la información, se facilita el acceso del publico a la consulta de
los documentos a excepción claro de los que protege la ley.
El gobierno a través de los órganos competentes, realiza el control y vigilancia de
los archivos a las entidades que obliga la ley e igualmente esta trabajando el
Decreto que le permitirá igualmente vigilar las entidades privadas, esto con el fin
de combatir la corrupción que tanto daño hace a nuestro país.
Igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo públicos sino
también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y
estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto
efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o
persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por
ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información

9. es irrecuperable.
La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones,
ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy en
día somos conscientes de que la información se ha constituido en uno de los
principales activos o patrimonio de las empresas, pues es el soporte de la
actividad y la fuente de organización en cada una de sus áreas.
La sensibilización y capacitación del personal de la empresa, son vitales pues la
administración de la información requiere de la importancia y las practicas
documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la
empresa.
Aunque hoy en día las nuevas tecnologías de la información, imponen la
necesidad imperante de renovar conocimiento y ofrecer servicios automatizados,
nuestra vista hacia el futuro de la administración de la información debe guiarse
por los esquemas establecidos para la organización de los archivos, así se
garantizan la confiabilidad y efectividad en los procesos archivísticos.
Para concluir, nosotros como empleados y como futuros profesionales, debemos
esmerarnos por conocer cuál es la situación de los archivos en la empresa para la
cual laboramos, si aun no se ha propuesto un programa de gestión documental, es
nuestra responsabilidad hacerlo aunque otras personas sean las encargadas y si
es nuestra función con mayor razón. Trabajemos con ahínco en este propósito
como empleados, como civiles y sobre todo como colombianos. Siendo
multiplicadores de este propósito de organizar los archivos, podemos contribuir a
que algún día nuestra Colombia sea diferente: haya orden y tengamos paz.