Manual-word-2010

Manual Microsoft Word 2010
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Este tema está pensado para las personas que no conocen nada de Word 2010, aquí aprenderemos a crear y
guardar nuestro primer documento, te darás cuenta de lo fácil que es Word 2010 y esperamos que te
animes a seguir el resto del curso.
Que es Word 2010
Microsoft Word, es un programa editor de texto ofimático muy popular, que permite crear documentos
sencillos o profesionales. Microsoft Word es incluido en el paquete Microsoft Office de Microsoft. De todas
maneras, también es vendido por separado.
Microsoft Word posee herramientas de ortografía, sinónimos, gráficos, modelado de texto, etc. Además
tiene una muy buena integración con el resto de las aplicaciones del paquete Microsoft Office.
1.1. Arrancar Word 2010
Lo primero que hay que hacer para trabajar con
Word 2010 es, obviamente, arrancar el programa.
Podemos hacerlo de varias formas:
Desde el menú Inicio.
Al menú Inicio se accede desde el botón situado,
normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla y desde él se pueden arrancar
prácticamente todos los programas que están
instalados en el ordenador.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega
un menú parecido al que ves en la imagen. El
aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión
de Windows.
Pero sea como sea tu menú, verás la opción Todos
los programas que al desplegarse mostrará una lista
con los programas que hay instalados en tu
ordenador. Frecuentemente los programas se
organizan en carpetas. La carpeta llamada Microsoft
Office contendrá la opción que buscamos: Microsoft Office Word 2010.

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Desde un acceso directo en el escritorio:
Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2010, haz doble clic
sobre él para iniciar el programa.
Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el
programa Word en el menú Inicio como acabas
de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el
botón derecho del ratón sobre él. Se
desplegará el menú contextual. Sitúa el cursor
sobre la opción Enviar a y selecciona Escritorio
(como acceso directo).
También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria
externa o incluso de internet, el programa arranca automáticamente para permitirte visualizarlo.
No es necesario que las aprendas todas, con que sepas que tienes las opciones a tu disposición es suficiente.
Es conveniente que vayas poniendo en práctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso. Para ello, te
recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word. Si no sabes cómo
alternar rápidamente entre distintas ventanas o cómo asignar media ventana a cada programa.
1.2. El primer texto
Al arrancar Word 2010 aparece una pantalla inicial como ésta.

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En la parte superior encontramos, en color celeste, la barra del título. En ella aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando.
Cuando arrancamos Word 2010 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco
y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños
errores y cómo desplazarte por el documento.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin más. Observarás que los saltos de línea se realizan
automáticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de línea de forma explícita,
deberás utilizar la tecla INTRO (también se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande
situada en la zona derecha del teclado alfabético. Su dibujo representativo suele ser una flecha con la forma
que indica que baja la línea y se sitúa al principio de la siguiente (a la izquierda).
Una pequeña barra vertical parpadeante es la que marca tu posición en el texto. Se llama punto de
inserción, porque allí donde esté situada es donde se introducirá el texto que teclees. Observarás que va
avanzando según vas escribiendo.
No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón.
- El cursor tiene esta forma cuando está dentro del área de texto,
- esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más
adelante.
Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección del
teclado, mueves el punto de inserción.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redacción de textos en ordenador tiene la ventaja de facilitar
su corrección. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo
encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.
- Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez para que
retroceda una posición borrando la última letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguirá borrando
letra tras letra hasta que la sueltes, así que utilízala con cierto cuidado para controlar su efecto.

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- Es posible que no te des cuenta del error hasta después de haber escrito unas cuantas letras más. En ese
caso no sería factible que borraras toda la frase por un error que está al principio de la misma. Lo normal es
que desplaces el punto de inserción hasta el error y una vez te hayas situado, utilices el RETROCESO.
El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del teclado.
Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.
- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de él, lo mejor es hacer clic tras la letra
que queremos borrar.
Es importante que lo hagas de esta forma por cuestión de tiempo. Dejar el teclado para coger el ratón y
hacer clic supone una pérdida de tiempo, por lo que sólo utilizaremos el ratón en los casos en que el
desplazamiento con teclado nos vaya a costar más.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de
inserción.
1.3. Guardar un documento
Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdería y
no lo podrías recuperar. Con el comando Guardar quedará grabado en el disco duro del ordenador (o en un
dispositivo externo, como una memoria usb) de forma permanente.
Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas CTRL+G y aparecerá una
ventana similar a esta.

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Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento
que estás guardando y la carpeta que contendrá tu documento.
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Notas escolares.
- El tipo del documento para los documentos Word será Documento de Word, que ya viene escrito por
defecto.
- Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. Por defecto normalmente se
guardarán en la carpeta Mis documentos. Pero siempre podrás elegir otra carpeta o incluso, como
comentábamos, guardarlo en un disco extraíble.
Una vez hayas definido los tres aspectos, deberás hacer clic en el botón Guardar. La barra de título indicará
el nombre que le hayas dado en lugar de Documento1.
En la Unidad 4 veremos con más profundidad todo lo que referente a guardar documentos.
1.4. Cerrar documento
Después de guardar un documento, Este continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él.
Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo.
Para cerrar un documento hacer clic en la pestaña , y luego hacer clic en Cerrar. Si hemos hecho
alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos
guardar los cambios; contestar que Sí. Al cerrar el documento veremos cómo Este desaparece de la pantalla
y vemos el fondo gris de la ventana Word. El programa sigue abierto, permitiéndonos crear un nuevo
documento o abrir uno existente.
Otra forma de cerrar un documento es cerrar la aplicación Word, lo veremos más adelante.
1.5. Abrir un documento
Para utilizar un documento que tenemos guardado debemos abrirlo. Para ello hacer clic en la pestaña
y seleccionar la opción Abrir, o bien pulsar las teclas CTRL+A. Aparecerá una ventana similar a la
que vemos aquí.

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Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana lo hemos de seleccionar haciendo clic sobre
él (quedará marcado de color azul) y luego pulsar en el botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el
documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente el documento aparecerá en nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos que están en la misma carpeta que nuestro archivo Notas
escolares. Pero también podría haber subcarpetas que nos ayuden a organizarlos. Las carpetas tienen el
siguiente icono y hemos de hacer doble clic en ellas para abrirlas y ver los documentos (o subcarpetas)
que contienen.
Otra forma de abrir archivos es mediante el listado de los últimos documentos utilizados, que
encontraremos en Archivo>Reciente.
Si no tenemos Word abierto y tenemos el archivo a mano en Windows y hacer doble clic sobre él será
suficiente para iniciar el programa y mostrarlo.
1.6. Cerrar Word
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello, escogeremos la opción
en el menú Archivo. La forma de proceder es la misma que cuando cerramos un
documento, es decir, que también nos preguntará si conservar los cambios no guardados. La diferencia es
que se cerrarán todos los documentos abiertos, en caso de que estuviésemos trabajando con más de uno.
Las teclas rápidas para cerrar la aplicación son ALT+F4.
Aunque la forma más normal de cerrar el programa es la misma que con la mayoría de ventanas en
Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha del programa.

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Vamos a ver los elementos básicos que componen la ventana de Word 2010. Aprenderemos cómo se llaman,
donde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto
estaremos en disposición de empezar a crear documentos en el siguiente tema.
2.1. Elementos de la pantalla
Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:
La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar las herramientas y
botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo,
que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los
nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

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1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que
más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y
Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas
herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar
nuestro trabajo.
2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se
está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.
3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene
las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que
engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.
4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Aunque
en la imagen veamos únicamente la vertical, si la hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos
una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior.
5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver
una vista general del resultado.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%).
Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se
suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.
7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y
palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre
ella, ya que normalmente se trata de botones realmente.
2.2. La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque contiene todas las opciones que
se pueden realizar con los documentos. Veámosla con más detalle.
Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su
vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene
los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el
curso a la opción Copiar, la nombraremos como Inicio>Portapapeles>Copiar.

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Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior
derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en
cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En el
grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.
Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste
en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea
abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará visible
de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y la seleccionamos.
Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos
ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menú
Archivo>Opciones>Personalizar Cinta.
En las últimas versiones de Word se apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo
por completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños
recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para
acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para
disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el
momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes
mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior

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2.3. La ficha Archivo
La pestaña Archivo se encuentra destacada en color azul, ¿por qué?
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la
modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones
referentes a la aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se
cubre el documento con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha
llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a
comentar a parte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha
como las que hemos visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú
vertical. Esta pestaña equivalía al botón Office en la versión Word 2007, y en
versiones anteriores era el menú Archivo. Es decir, en Word 2010 hemos vuelto a
sus orígenes, pero con un diseño mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
También puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma
Reciente y Salir de la aplicación. Las opciones Información, Imprimir y Compartir las
veremos más adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden
mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño recuadro azul que no ocupa todo el
ancho del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.
- Opción que despliega una lista de opciones.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que ocupa todo el ancho del
menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul más intenso, de forma que sepamos qué información se
está mostrando en el panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.

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2.4. Ayuda de Word
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda en Microsoft Word.
Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante de la zona superior
derecha
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.
También, como ya has visto, dispones de la opción
Ayuda en la pestaña Archivo.
Sea cual sea el método que utilices para acceder a la
documentación, accederás a una ventana como la de
la imagen.
En ella encontrarás un menú superior con diversos
botones .
- Botones básicos de navegación: Adelante, Atrás,
Detener y Actualizar. Y la opción para volver a la
página de Inicio.
- Y botones de acción que te permitirán Imprimir o
Cambiar tamaño de fuente, que te ayudará a ver más
grandes (o pequeñas) las letras de la documentación.
Pero posiblemente las opciones que más te ayuden a
la hora de explorar el contenido de la documentación
sean:
1. Buscar. Introducir el texto a buscar y pulsar INTRO o hacer clic sobre la lupa. Nos mostrará una lista con los
temas relacionados con el texto introducido, la cual se realiza en base a la ayuda de Microsoft Office en
Internet.
2. Mostrar tabla de contenido para examinar los artículos disponibles en una especie de índice que se
mostrará en un panel lateral.

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Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cómo desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar
y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras y las distintas formas de ver un mismo
documento.
3.1. Introducción de datos
Hemos visto que escribir nuestro primer documento básicamente se trata de teclear el texto y controlar
siempre dónde está situado el punto de inserción. En este apartado vamos a ver algunas consideraciones
útiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estéticas y de formato que veremos más adelante.
En el documento podemos definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál los párrafos de contenido.
Ésta distinción no es únicamente estética, sino que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del
documento y esto a la larga nos ayudará en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado siempre es
más sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creación de índices.
Desde la pestaña Inicio> grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo de texto que
vamos a introducir.
De este modo, si pulsas Título 1 y a continuación escribes algo, se considerará que el texto introducido es un
título. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo.
Al pulsar INTRO, Word asumirá que quieres cambiar de elemento y pasará al formato Normal. Pero siempre
puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Título 2 (que supone un nivel más bajo en la jerarquía
estructural) para incluir un subtítulo.
Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como párrafo, deberás elegir el estilo Párrafo.
Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de unos
márgenes y pasa a la línea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que, si algún
momento quieres realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinación de
teclas MAYÚS+INTRO.
A primera vista el resultado será el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es así. Si pulsas
INTRO lo que Word interpreta no es un salto de línea, sino la intención de empezar un nuevo párrafo. En tus
inicios esto carecerá de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo a dar formato estableciendo una
distancia entre párrafos concreta o utilizando la sangría, sí que puede afectar al resultado final.
Los saltos de página se insertan automáticamente cuando llegamos al margen inferior de una
página y seguimos escribiendo. También se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a

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la página siguiente aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaña Insertar> grupo Páginas> opción
Salto de página.
La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de
línea o mediante párrafos. La encontrarás en la pestaña Inicio> grupo Párrafo. Tiene el siguiente aspecto:
Si la utilizas, el documento se llenará de marcas como las que ves en la imagen.
En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYÚS+INTRO para realizar un salto
de línea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para empezar
un párrafo nuevo.
Fíjate que, además de los saltos de línea y los cambios de párrafos también se muestran otros símbolos
como un punto medio que señala que hay un espacio separando las palabras, o una marca de salto de
página.
Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón.
Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que están iniciándose en la utilización de Word
es saber cómo afrontar las acciones que Este realiza sin previo aviso ni autorización. Por ejemplo, si tratas de
escribir una nota aclaratoria y empiezas un párrafo con el asterisco (*) y a continuación un espacio y texto:
Word automáticamente dará por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que estás utilizando
el asterisco como viñeta.
Esto tiene varias implicaciones. El asterisco será substituido por un punto y el texto tendrá una tabulación,
por lo que no estará al mismo nivel que el resto.

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En estos casos, deberemos pulsar el pequeño icono flotante en forma de rayo que aparece junto al texto. Al
hacerlo se desplegará un menú que nos permitirá deshacer la acción de Word si va en contra de nuestros
intereses.
Pero Word no sirve únicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografías, logotipos,
tablas, gráficos y muchos otros objetos que enriquecerán el documento. Cómo hacerlo lo iremos viendo a lo
largo del curso.
3.2. Insertar símbolos
Insertar texto no tiene secreto, únicamente hay que escribirlo, pero ¿qué ocurre
si queremos insertar algún símbolo o un carácter especial? ¿O si queremos
insertar ecuaciones matemáticas?
En tal caso deberemos ir a la pestaña Insertar> grupo Símbolos.
El botón Ecuación nos permitirá acceder a una herramienta específica que facilita
la inserción de ecuaciones.
Desde el botón Símbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como
símbolos monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el
submenú que se despliega, haz clic en Más símbolos.... Se abrirá una ventana como la siguiente:
El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un símbolo, o seleccionarlo y pulsar el botón
Insertar, se incluirá en el documento allí donde esté situado el punto de inserción. La ventana no se cerrará

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hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitirá insertar varios símbolos sin tener que abrir
cada vez la ventana.
Los símbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrás cambiar la fuente en el
desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable Subconjunto el tipo de
símbolo que buscamos, para filtrar el resultado.
Un truco: Si un símbolo lo utilizas con regularidad, selecciónalo y observa las teclas que lo insertan
automáticamente en la zona inferior. Así no tendrás que recurrir cada vez al cuadro de diálogo. Por ejemplo,
en la imagen hemos seleccionado el símbolo del euro (€), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja
esa combinación, la puedes cambiar por otra desde el botón Teclas....
3.3. Desplazarse por un documento
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El
primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos
movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por
el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción ,
que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.
Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:
Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se
colocará en ese lugar.
Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la
izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla
FIN nos lleva al final de la línea y la tecla INICIO al principio de la línea.
Combinación de teclas:
Para desplazarse Presione las teclas
Una palabra a la izquierda CTRL + flecha izquierda
Una palabra a la derecha CTRL + flecha derecha
Un párrafo arriba CTRL + flecha arriba
Un párrafo abajo CTRL + flecha abajo

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Desplazamientos a lo largo de todo el documento:
Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo
mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de
la página la definimos nosotros.
Combinación de teclas:
Una página adelante CTRL + AvPág.
Una página atrás CTRL + RePág.
Al principio del documento CTRL + Inicio
Al final del documento CTRL + Fin
Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup,
RePág=Pdn
Mediante las Barras de desplazamiento.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica.
La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado
pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos
desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla
hacia arriba/debajo del documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por
ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos
colocaremos en la página 10 aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o triángulo de la parte superior/inferior nos
desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea
a línea de forma rápida hasta que la soltemos.
- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos
permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la
página, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una página
arriba/abajo.
Haciendo clic en el botón central del círculo podemos cambiar el objeto página por otros, como por
ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

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Las barras de desplazamiento horizontal.
Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido
horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos
porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.
Panel de navegación.
En la pestaña Vista tenemos la opción Panel de navegación que nos muestra una especie de índice en un
panel que se situará a la izquierda del documento. Para verlo, deberemos tener activada su casilla de
verificación, como se muestra en la imagen.
Este índice se genera automáticamente con los títulos que vayas incluyendo en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior:
Mapa del documento.
Ir a.
Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incómodo realizar el
desplazamiento de las formas que hemos visto. Imagina que estás trabajando con un
documento de 350 páginas y quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de tiempo ir
página a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a. La encontraremos
en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar. Una forma más rápida de ejecutar
el comando es con las teclas CTRL+G o haciendo clic en el texto Página Y de N de la barra de estado.
A la izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opción más habitual
es Página, aunque también podrías, por ejemplo, elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc.
3.4. Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word
sobre qué parte de texto tiene que actuar; en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica
claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en azul o negro).

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Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado:
Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos métodos:
Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el
cursor hasta el final de la selección.
Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una
flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo
quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un
recuadro negro.
Teclado
Para seleccionar Presione las teclas
Un carácter a la derecha Mayús. + flecha derecha
Un carácter a la izquierda Mayús. + flecha izquierda
Palabra a la derecha Ctrl + Mayús.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda
Hasta el final de la línea. Mayús. + Fin
Hasta el principio de la línea. Mayús. + Inicio
Una línea abajo Mayús. + flecha abajo
Una línea arriba Mayús. + flecha arriba
Hasta el final del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha abajo
Hasta el principio del párrafo Ctrl + Mayús. + flecha arriba
Una pantalla abajo Mayús. + AvPág
Una pantalla arriba Mayús. + RePág
Hasta el final del documento Ctrl + E
Opción Seleccionar.
En la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un menú que te permitirá, por
ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.

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3.5. Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar
previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar Presione las teclas
Un carácter a la izquierda Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda Ctrl + Retroceso
Un carácter a la derecha Supr
Una palabra a la derecha Ctrl + Supr
Un truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la
primera letra de la palabra correcta, automáticamente se borrará la palabra seleccionada y podremos seguir
escribiendo en su lugar la palabra correcta.
3.6. Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de borrar un párrafo
completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que queríamos borrar, no es necesario que nos
llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y
recuperar el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones:
La última acción realizada.
Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono
Deshacer, de la barra de acceso rápido.
Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL+Z.
Las últimas acciones realizadas.
Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono
deshacer , aparecerá una lista con últimas acciones para
deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al
colocar el cursor en la tercera línea de la lista desharemos tres acciones.

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La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por
ejemplo, Escritura "á seleccionado, pero " significa que deshará todo el texto de la frase, partiendo de ese
punto.
Rehacer.
Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones
que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la acción porque
pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que sí queda mejor en
cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en cursiva.
Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.
3.7. Copiar, cortar y pegar
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos
de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios
métodos.
Mediante el ratón y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio:
1. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar.
2. Hacer clic en el icono copiar o cortar,
3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.
Mediante ratón:
Vamos a ver varios métodos:
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho,
elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición donde vamos a
copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.

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2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca
un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a
copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí.
Con el teclado:
Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionamos letras, (con MAY+Ctrl+flechas, seleccionamos
palabras).
Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por último, ir a la posición donde vamos a pegar, pulsar Ctrl+V.
Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea más cómodo. Tener en cuenta que el
método Sólo con el teclado, no requiere coger el ratón y, aunque parece engorroso, para las personas que
teclean rápido, puede ser muy eficaz.
Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de los
últimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.
3.8. Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tenía. Por ejemplo, si
copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar se pegará también en negrita y tamaño 18.
Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar
donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado.¿Cómo se usan estas
opciones? Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si hacemos clic en ella se despliega una lista con las
opciones que puedes ver en esta imagen.

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De izquierda a derecha, las opciones permiten:
- Mantener el formato de origen (opción predeterminada).
- Combinar formato.
- Mantener sólo texto, que copiará el texto, pero sin los estilos que tenga.
Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana como la que se observa a continuación.
En ella te permite elegir cómo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podrías convertir
un texto que hayas copiado a objeto de tipo imagen.
Desde el apartado Resultado puedes consultar la descripción de la acción que realizará cada tipo de pegado,
simplemente seleccionándolo en la lista superior.
3.9. Buscar
Mediante el botón Buscar podemos buscar texto en el documento.
Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio> grupo Edición> opción Buscar o con la combinación de teclas
CTRL+B.

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Se abrirá el panel de Navegación que ya hemos visto anteriormente en el apartado Desplazarse por un
documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores versiones de Word.
En el cuadro de búsqueda de la zona superior del panel debemos escribir el término que queremos localizar
y pulsar INTRO.
Ten muy presente que Word buscará por defecto en todo el documento, excepto si hay una selección
realizada. Si hay texto seleccionado buscará únicamente en la selección.
También es importante que tengas en cuenta que la búsqueda por defecto no es sensible a mayúsculas y
minúsculas. Es decir, que si buscas el término apartado, también considerará como resultado válido
Apartado. Si quieres que tu búsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y como lo has escrito en la caja
de búsqueda, deberás introducir el término entre comillas, así: "apartado". En el ejemplo de la imagen no
obtendríamos resultados, puesto que las 5 coincidencias están escritas con A mayúscula.
En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarán los términos encontrados con un fondo
amarillo. Además, Word nos situará en la página y posición donde se encuentre la primera coincidencia. Lo
distinguirás porque la palabra, además de encontrarse con fondo amarillo, tendrá el fondo de selección azul.
Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.
Puedes colocarte fácilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel de Navegación
del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de una coincidencia a otra,
en orden de aparición.
La mayoría de veces será suficiente con esta búsqueda, pero si necesitas refinarla dispones de más opciones
de búsqueda que puedes consultar en el siguiente avanzado: .

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3.10. Buscar y reemplazar
Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el botón Reemplazar
.
Podemos ejecutarlo desde la pestaña Inicio> grupo Edición> opción Reemplazar, o con la combinación de
teclas CTRL+L.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la
palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres
acciones que nos permiten los tres botones disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente, sin preguntar cada
vez. Al acabar nos informa del número de ocurrencias que ha reemplazado.
3.11. Las vistas
Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo mismo, la vista
. También puedes hacerlo desde la pestaña Vista > grupo Vistas de documento.
Diseño de impresión. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de las tareas
habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los gráficos ni los encabezados y pies de
página.

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Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos,
imágenes, encabezados y pies de página, etc.
En la parte superior se aprecia la siguiente barra, con botones para desplazarnos más cómodamente por el
documento:

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En esta vista, como puedes apreciar, desaparecen todas las barras, reglas, y elementos de diseño. El
documento se visualiza en dos páginas por pantalla en forma de libro.
Al hacer clic sobre el botón central que indica la página en la que se encuentra, se abre un menú que permite
seleccionar las opciones de Ir a la última página de lectura, Ir a la primera página o seleccionar exactamente
el número de página al que se desea ir.
También podemos utilizar el botón Buscar, ver miniaturas de las páginas del lado izquierdo y habilitar la
opción Panel de navegación.
Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vería desde un navegador
como Internet Explorer o Firefox si lo publicáramos.
Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarquía de los apartados que conforman el
documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.

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Borrador. En esta vista se optimiza el tamaño de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en
pantalla. Se muestra con la misma longitud de línea que en la versión impresa, pero elimina elementos como
los encabezados o pies de página, que suelen ser más retoques para la publicación que contenido útil en un
borrador.
3.12. Ver varios documentos a la vez
En la pestaña Vista encontramos el grupo Ventanas, que nos ayudará a decidir cómo organizar las ventanas
de Word en caso de que estemos trabajando con más de un documento a la vez.
El botón Cambiar ventanas despliega un menú con el nombre de cada uno de los documentos abiertos,
permitiéndonos elegir cuál queremos ver en primer plano.
Al pulsar el botón Organizar todo se situará un documento sobre el otro, permitiéndote ver los dos de
forma simultánea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de título más
coloreada. En el ejemplo de la imagen, la inferior.

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Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la
ventana.
Podemos variar el tamaño y la posición de cada ventana a nuestro gusto:
- Para modificar el tamaño hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando tome
forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarán la altura, los bordes laterales la
anchura y las esquinas ambas.
- Para cambiar la posición, arrastra la ventana desde su barra de título.
3.13. Dividir la pantalla
Podemos crear una línea de separación dentro de un mismo documento, pudiendo utilizar la zona superior y
la inferior de forma independiente y trabajar con ellas como si de un duplicado se tratase.
Esta opción es especialmente útil en documentos extensos en que necesitamos ver dos partes del mismo a la
vez constantemente, pero que distan mucho entre sí. Así nos evitamos tener que ir cambiando de página
una y otra vez.
En la pestaña Vista> grupo Ventanas>Dividir encontramos la herramienta que nos permite esta
funcionalidad. Haremos clic en el punto exacto donde queramos insertar la separación. No te preocupes
mucho por ajustarlo, ya que luego podrás arrastrarlo.

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Si te fijas, estamos visualizando a la vez la primera y última página del documento. Cada una de las divisiones
tendrá su propia barra de desplazamiento y sus reglas. Las herramientas de la cinta en cambio son comunes
para ambas y los cambios se apliarán allí donde se encuentre el punto de inserción o la selección.
Cuando hayamos incluido una división, el botón se convertirá en Quitar división y al pulsarlo de nuevo la
podremos eliminar.
4.1. Guardar y Guardar como
Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaña Archivo,
o bien el icono de la barra de acceso rápido.
- Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación
que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el
documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un
archivo diferente. De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

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- Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono no se abrirá ningún cuadro de diálogo,
simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese
caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle.
En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aún así, aunque la
estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en
cuenta:
- Dónde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo
Veamos cómo elegir estos parámetros:
Dónde se guarda:
En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que
estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una
carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.
Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los
documentos. Pero también se puede cambiar la carpeta predeterminada.
La imagen de muestra está basada en el cuadro que se presentaría en un sistema Windows 7. Desde el panel
de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona
central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO para volver al nivel
superior.
Otra forma de explorar carpetas es desde el título superior, en la imagen Bibliotecas>Curso aulaclic. Para
ello, deberías pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submenú en cuál te
quieres situar. O bien pulsar la flecha que señala hacia abajo, a la derecha del todo de la dirección, para abrir
los sitios recientes.
Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.
En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar sobre la flecha,
deberás utilizar el desplegable Guardar en para elegir la carpeta.

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Para crear una nueva carpeta deberías utilizar el siguiente icono .
4.2. Guardar y abrir documentos
El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.
Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del
contenido del documento.
El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.
Normalmente por defecto será Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos elegir otros
tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF y así evitar que quien lo vaya a recibir lo pueda
editar.
Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro
de diálogo avisándonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que
estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como,
para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía,
es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

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Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.
Herramientas.
Junto al botón Guardar encontrarás la opción Herramientas. Si haces
clic en ella, verás que se abre un menú que te permite conectar a
una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de red en
vez de en tu equipo. También puedes acceder a las Opciones al
guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imágenes.
La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de diálogo también puede variar de las
imágenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versión de Windows, sino que es
algo fácilmente personalizable: se trata de las Vistas.
Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrará un submenú que te permitirá seleccionar cómo visualizar los
elementos. Dependiendo de tu versión de Windows, las vistas disponibles serán unas u otras, pero las
opciones son muy similares:

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A la izquierda, las vistas en Windows Vista. A la derecha, las vistas en Windows 7.
La vista más útil normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su
fecha de creación o modificación, etc) y además te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas
propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de diálogo del ejemplo.
En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que más te guste.
4.3. Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir de la pestaña Archivo.
También podemos hacerlo pulsando CTRL+A.
Normalmente lo único que deberemos hacer es localizar el documento que queremos abrir en la lista que se
nos muestra, y hacer doble clic sobre él para abrirlo.

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Búsqueda del archivo dentro de una carpeta.
Este cuadro de diálogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal es que el cuadro Nombre y
el desplegable de tipo de archivo actuan de forma distinta: nos ayudan a encontrar el archivo que queremos
abrir.
Obviamente, al abrir un archivo no deseamos nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que
el cuadro de Nombre de archivo nos permite acotar la búsqueda en la carpeta en que estemos situados. Si
escribimos v, se despliegará una lista con los archivos que empiecen por v que te permitirá hacer clic en él
directamente. Ésto es útil en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.
Si conocemos el nombre exacto del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del archivo y hacer
clic en el botón Abrir.
También el desplegable de tipo de archivo nos ayuda a encontrar un archivo determinado. Si elegimos un
tipo en concreto ocultará todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran
Todos los documentos de Word, pero podríamos, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para
mostrar únicamente los que tengan el formato antiguo.
Si no estamos seguros de en qué carpeta está el archivo lo mejor es que utilices el buscador que
encontrarás en el cuadro de diálogo.
Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas están unas dentro de otras, en orden
jerárquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Mis
documentos, deberás situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de búsqueda, ya que
Este incluye las subcarpetas en su ámbito de búsqueda.
4.4. Eliminar y recuperar archivos
Desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o carpeta que esté listado.
Para ello haremos clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento y elegiremos la opción Eliminar. O
bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR.
Pero, ¿y si lo borramos por error y queremos recuperarlo?
En los sistemas Windows los elementos eliminados se envían a una papelera. Para restaurar un archivo o
carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde ésta.

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1. Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de reciclaje.
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la
tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYÚS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botón secundario del ratón sobre uno de los elementos
seleccionados y elige Restaurar en el menú contextual.
Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no
sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lístalos en vista Detalle y fíjate en la ruta que
aparece en la columna Ubicación original antes de restaurarlos, ya que es ahí donde lo guardará.
Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los
archivos por este método.
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word
2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las
primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que
revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así.
Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro
documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no
es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y ¡Vasta ya de gritar!.
Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen
en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión
gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son
buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe contrastar con los
diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atención a los posibles fallos gramaticales, que al
depender del contexto, son más difíciles de identificar para el programa.
Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos.

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5.1. Revisar mientras se escribe
De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que
contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo
hará a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.
Estas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del
ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas.
En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error gramatical es Este. En la de la
derecha vemos que hay varias sugerencias: juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que
nos interese.
Sabiendo esto ya estamos en disposición de poder corregir nuestros documentos sin problemas. Pero vamos
a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar con el corrector y sus opciones.
Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias opciones interesantes:
- Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas
que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a
identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los
fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error es producido por su
dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una
vez.

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- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar
subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por ejemplo, términos
científicos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa (aulaClic) y
siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en
cada uno de los documentos.
- Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya automáticamente la palabra errónea por
otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle más adelante.
- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
- Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de diálogo que nos ayuda a realizar
la revisión de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el
siguiente apartado.
- Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una búsqueda de la palabra en los
distintos diccionarios instalados, así como en internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras
coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas.
Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga
del documento resulte lenta. Ésto se debe a que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su
contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han
escrito otras personas, no nos interesará tener activa la corrección. En ese caso, te recomendamos que la
desactives.
5.2. Forzar la revisión
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar la revisión
una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde la pestaña Revisar> grupo Revisión> opción
Ortografía y gramática, o bien pulsando la tecla F7.
Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y lo
mostrará en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática que nos permitirá decidir qué hacer.
Este mismo cuadro de diálogo también se mostrará si elegimos las opciones Ortografía o Gramática en el
menú contextual del error resaltado mientras escribimos.
Veamos cómo funciona:

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En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la
corrección, en este caso, el Español. Lo podemos cambiar desde el desplegable Idioma del diccionario que
encontramos en la parte inferior de la ventana.
El botón Opciones de la esquina inferior izquierda abre el cuadro de diálogo que hemos visto en un básico
anterior, donde aprendíamos cómo desactivar la opción de revisar mientras escribes.
En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada en el diccionario (juguete)
y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha
encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la
palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.
Para cambiar la palabra errónea por la sugerida únicamente debemos cerciorarnos de que esté seleccionada
la que deseamos aplicar y pulsar Cambiar. La mayoría de veces la primera opción será la correcta, de modo
que ni siquiera tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.
Si ninguna palabra sugerida se adapta a nuestras necesidades, podremos modificarla directamente en el
cuadro No se encontró.
Los botones disponibles dependerán del tipo de error.
- Para errores ortográficos, dispondremos de las opciones que ya hemos visto anteriormente en el menú
contextual: Omitir, Agregar al diccionario, Autocorrección...
- Para errores gramaticales podremos Omitir esta vez u Omitir regla, así como pulsar Explicar para abrir un
panel de ayuda con una explicación sobre por qué Word lo ha considerado un error. Ten presente que estos
errores sólo se mostrarán si está activada la casilla Revisar gramática de la zona inferior.

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Una vez finaliza la revisión de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el siguiente:
Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones realizadas se pasarán por alto y
volverán a identificarse como errores.
Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una acción en Word, y por lo
tanto son susceptibles de ser deshechas con el botón Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas
en alguna corrección, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la acción, para luego proseguir
con la revisión.
5.3. Autocorrección
Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos ofrece la
posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiará automáticamente por u once. O bien, si detecta que
empiezas una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.
Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cómoda de automatizar la corrección en errores que solemos cometer
frecuentemente.

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- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiará automáticamente una palabra
sin que nos demos cuenta y es posible que no nos interese en algún caso en concreto. Por eso no
recomendamos automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no tengamos apenas
control de lo que estemos escribiendo.
Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal es mirar la
pantalla a la vez que escribimos para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta práctica
para ello, es posible que te interese desactivar esta opción de corrección.
Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorrección según nuestros intereses. Para hacerlo:
1. Elegir la pestaña Archivo > Opciones.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo. Allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión.
3. Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección....
Aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más interesantes.
Corregir DOsMAyúsculasSEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al
principio de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula.

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Por ejemplo: Corregir DOsMAyúsculasSEguidas se corregiría a: Corregir Dos Mayúsculas Seguidas.
Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un
signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de
interrogación, etc.
Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece
por mayúscula.
Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQmAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en
minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en
minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas.
Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar
por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la
imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrás de una exclamación va siempre con tilde.
Si queremos podemos Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.
- Para reemplazar algún término por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el listado y
pulsar Agregar.
- Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.
Por ejemplo, podríamos agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por
Organización de las Naciones Unidas.
También tenemos disponible el botón Excepciones... que nos permite especificar unas excepciones a
algunas opciones de Autocorrección.

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Por ejemplo, podemos especificar No poner mayúsculas después de determinadas palabras, agregándolas a
una lista para evitar que en esos casos se aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
Tenemos otras dos pestañas para asignar excepciones en otros casos.
5.4. Más funciones de revisión
Además de la corrección de textos, Word consigue facilitar nuestro trabajo a la hora de la redacción y
ayudarnos a crear documentos de valor. Para ello, nos ofrece una serie de fuentes de información y
consulta.
Pueden resultar muy útiles, especialmente si disponemos de conexión a internet, ya que en tal caso también
podremos consultar contenidos de la red directamente en Word.
Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver
con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en sí seguirá siendo el mismo.
La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también para facilitar y motivar
su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados
espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarán a dar cierto diseño, de las más generales a las
más específicas:
Aprenderemos a aplicar un tema.
Luego a incluir una portada y cambiar el color de página.
A modificar el formato del texto.
Y el de los párrafos.
Además, también veremos cómo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetación del documento y
cómo copiar el formato de un texto a otro.
6.1. Los temas
Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que introdujimos
en el tema 3 de edición básica.
Como recordarás, al definir cada texto con un estilo desde la pestaña Insertar > grupo Estilos, indicamos a
Word qué parte es un título, qué parte un subtítulo y cuál es el párrafo que compone el cuerpo, entro otros
elementos. Es decir, a través de la aplicación de estilos, definimos la estructura del documento.

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Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno
de los estilos y elementos que componen el documento. En un
tema, por ejemplo, se define que todos los títulos serán de un
determinado color, con un determinado tamaño y una
determinada tipografía. Y así con todos los estilos. De este
modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque
si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiará su
formato por completo con un único clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde
la pestaña Diseño de página > grupo Temas > opción Temas.
Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones
de una larga lista de opciones (observa que puedes ver más
bajando la barra de desplazamiento).
Además, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes
crear temas personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más
se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores,
Fuentes y Efectos que hay junto al botón Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya
utilizadas en otros temas. De este modo, podríamos, por
ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero
añadirle la combinación de colores del tema Austin, la combinación de fuentes del tema Chincheta y los
efectos del tema Ejecutivo. Con esta mezcla habríamos creado un nuevo tema que podríamos conservar
para futuros proyectos pulsando el botón Guardar
tema actual....
6.2. La portada
En ocasiones el tipo de documentos que realizamos
necesitan de una portada: proyectos,
memorándums, informes... Word 2010 facilita
mucho esta tarea, ya que pone a nuestra disposición
una serie de portadas predefinidas.
Para incluir una portada debemos ir a la pestaña
Insertar> grupo Páginas> opción Portada.
Se desplegará un menú con varios diseños. Haciendo
clic en uno de ellos se insertará una nueva página al
principio del documento con el aspecto elegido.
La portada suele incluir cuadros que deben
rellenarse con los datos adecuados, como el título, el

pág. 44
subtítulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre corchetes:
[Escribir el título ...]. Al hacer clic sobre él se muestra un cuadro de edición, donde hay que indicar el nuevo
texto.
Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el tema aplicado
al documento. Es decir, que el aspecto variará ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema
en cuestión y así dar un aspecto al conjunto más homogéneo.
6.3. Cambiar el fondo de página
Otro detalle que nos ayudará con los últimos retoques del documento es cambiar el fondo de las páginas.
Por defecto las páginas se muestran blancas, porque es el color más normal del papel de impresión y por
tanto dejarlo así supone un menor gasto de tinta en la impresión.
Pero si queremos dar color a las páginas, podemos hacerlo desde la pestaña Diseño de página> grupo Fondo
de página.
Encontraremos tres herramientas que nos permitirán cambiar el fondo de todas las páginas a la vez:
Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la página, por ejemplo Confidencial o
Borrador. Al hacer clic se desplegará el menú siguiente que te permitirá elegir el que quieras del listado:

pág. 45
Color de página. Al hacer clic, un menú te permite elegir el color en una paleta de colores.

pág. 46
Para recuperar el color blanco, elige la opción Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la paleta, pulsa
Más colores.... También puedes crear fondos más complejos, que no sean simplemente de un color sino que
utilicen degradados, texturas y tramas.
Bordes de página. Al pulsar esta opción se abre un cuadro de diálogo como el siguiente:
La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha.

pág. 47
1. Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. El cuadro
seleccionado es el que está enmarcado en azul.
2. Luego, selecciona el estilo de línea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de línea, podrás especificar su color y ancho.
En cambio, si escoges un Arte, el borde será un motivo realizado por una consecuencia de dibujos.
Por lo tanto sólo podrás establecer un ancho, y en algunos casos el color (cuando el programa lo
permita) porque el color y forma son características propias del dibujo.
3. Por último, elige en la vista previa qué bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se
muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su lado
podrás decidir cuáles mostrar. También podrás decidir qué ámbito de aplicación tendrán: todo el
documento, sólo la primera página, todas excepto la primera...
4.
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrás utilizar las tres a la vez
en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un color muy claro y es
posible que no se aprecie con según qué colores de fondo.
6.4. La fuente
Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan cada una de las letras, números
y signos de puntuación que se escriben como texto.
Como hemos visto se puede dar un estilo diferente a las fuentes del documento a través de los temas y
estilos. Pero en este apartado aprenderemos a realizar estos cambios de forma manual y precisa, para
poder, por ejemplo, aplicar un formato distinto a un texto en concreto.

pág. 48
En versiones más antiguas de Word se utilizaban estas herramientas de forma exclusiva para formatear todo
el texto. Esto suponía mucho tiempo y esfuerzo para lograr un resultado profesional. Afortunadamente con
la posterior aparición de herramientas útiles que facilitan el trabajo, como los estilos y los temas, éstas se
pueden utilizar para perfeccionar y ajustar los estilos en casos más concretos.
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.
También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase.
Vamos a comentar las herramientas más importantes de estos paneles.
Fuente
De forma común, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la tipografía. En
la imagen vemos que la tipografía de fuente actual es Calibri. Haciendo clic sobre el pequeño triángulo que
hay a su derecha se despliega el listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos
ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto
es así para que el listado resulte más práctico y, si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente entre
las primeras posiciones de la lista.

pág. 49
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan
apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para
movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista, puedes escribirlo directamente en
la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida
que escribes el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que buscas, de modo que es posible que
al introducir únicamente dos o tres letras, ya se muestre la que te interesa.
Tamaño de la fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el
triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados
son 10 y 12 puntos.
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de A que
también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno
de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que
apunta hacia abajo lo disminuye.
Efectos básicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al activarse la opción se muestra el fondo
anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso. Como puedes apreciar en la
imagen , se pueden activar varios a la vez: Ejemplo.
- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.
- Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea simple bajo el texto. Si pulsas la
pequeña flecha triangular de su derecha se despliega un menú que te permite cambiar

pág. 50
el estilo de la línea, pudiendo elegir entre líneas onduladas, discontínuas, dobles, gruesas, etc.
- Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.
- Subíndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más abajo que el resto del texto.
- Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más arriba que el resto del texto.
Subíndice y superíndice son los únicos estilos que no se pueden aplicar a la vez. Porque, obviamente, el texto
se posiciona arriba o abajo, pero no en ambos sitios a la vez.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta, dentro de la ficha Inicio.
Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el cuadro de diálogo Fuente. También puedes
especificar qué fuente quieres que se utilice de forma predeterminada en todos los nuevos documentos que
crees.
6.5. Cambio mayúsculas/minúsculas
En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y
minúsculas... podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha
triangular que nos permite cambiar el formato de mayúsculas a
minúsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:
Tipo oración. La primera letra después de cada punto en
mayúsculas el resto en minúsculas.
minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.
Poner en manyúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la
palabra en minúsculas.
Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando MAYÚS+F3, las palabras del
texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas: mayúsculas, minúsculas y tipo oración.
6.6. Color y efectos de texto
Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas
que también se pueden aplicar a la vez:
Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la
letra A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. También
dispone de una paleta de colores que se muestra al pulsar su
correspondiente flecha.

pág. 51
Si no encuentras el color que deseas, puedes pulsar Más colores... y seleccionarlo de la paleta más completa
que se mostrará en un cuadro de diálogo.
Desde la opción Degradado puedes desplegar un submenú que permite dar cierto efecto degradado al texto.
El degradado tendrá en cuenta todo el texto, no cada una de las letras de forma independiente.
Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botón el cursor cambiará y tomará la forma de un
rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos
sobre una hoja de papel con un rotulador.
Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la
paleta de colores disponibles.
Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para
dejar el texto resaltado pero dejar de utilizar el lápiz especial y recuperar el
formato normal del cursor, pulsa Detener resaltado.
Efectos de texto: Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un menú con 20 formatos
prediseñados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto al fondo, y demás
efectos.
Para eliminar un efecto aplicado, debemos elegir la opción Borrar efectos de texto.
Si no te gusta ninguno de ellos, puedes utilizar las opciones que hay justo debajo para crear un efecto
personalizado.
6.7. WordArt
Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de
crear un rótulo vistoso en nuestro documento. Pero Word
dispone de una herramienta que permite crear rótulos de forma
sencilla, escogiendo de entre los formatos predefinidos
existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar> grupo Texto y
pulsaremos el botón WordArt.

pág. 52
Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que deberemos hacer es hacer clic sobre la
que más nos guste.
A continuación se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado. Si hemos seleccionado texto
previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio para cambiar aspectos como
la fuente, el tamaño, el color o los estilos, tal y como lo harías con cualquier otro texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a medio camino de ser
imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo,

pág. 53
con una pestaña de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un
error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
6.8. Formato párrafo
Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionarlo y modificar las
características que queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características de formato,
pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Otras unidades más amplias son las secciones, que veremos
más adelante.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas están
disponibles en la pestaña Inicio.
Alineación.
Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo tiene
establecida alineación
izquierda.
Este párrafo tiene
establecida la alineación
centrada.
Este párrafo tiene
establecida alineación
derecha.
Este párrafo tiene una
alineación justificada.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los
márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el
texto se encuentra en una tabla. La forma de fijar los márgenes de la página se verá en el capítulo
correspondiente.
Otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir es Escribir al Vuelo. Esta función permite
escribir en cualquier parte de la página directamente sin tener que insertar líneas en blanco.
Sangría.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza
seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaña Inicio en el grupo
Párrafo, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar
otro valor que deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones de la pestaña Inicio, como la
forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado.

pág. 54
Relación entre saltos de página y párrafos.
Como sabes, al llegar al final de la página se produce un salto de página. Esto no supone ningún problema,
pero es posible que en un momento dado no quieras que un párrafo quede dividido en dos páginas.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se encuentra en el cuadro de
diálogo Párrafo > pestaña Líneas y saltos de página.
En ocasiones nos interesará que Word divida una palabra en dos líneas, o bien que dos palabras no sean
separadas en distintas líneas.
6.9. Listas con viñetas y numeradas
En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para crear listas.
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos por un símbolo,
dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas dependiendo de si los elementos guardan o
no un orden secuencial. Para aplicarlas, podemos:
Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la lista.
O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Esta es la forma manual de crear listas, pero existe otra forma: dejar que Word la cree de forma automática.
Si empiezas a introducir elementos precedidos por un signo (como - o * ) Word entenderá que
quieres introducir una lista de viñetas.
Si lo que haces es introducir elementos precedidos por letras o números también creará una lista, en
este caso numérica.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a continuación de la tecla INTRO.
Si quieres que dos elementos estén en la misma viñeta, deberás separarlos por un salto de línea, pulsando
MAYÚS+INTRO en vez de INTRO.
El resultado será el siguiente:
Si quieres que un elemento de la lista numérica no empiece por 1 o no siga la secuencia, utiliza la opción
Establecer valor de numeración del submenú que despliega su correspondiente flecha.

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Una característica de los elementos de una lista es que se pueden ordenar alfabéticamente. Lo haremos
seleccionándolos y pulsando el botón Ordenar que se encuentra también en la pestaña Inicio, junto a los
botones de lista. En el cuadro de diálogo lo único que debemos hacer es escoger si queremos una
ordenación ascendente o descendente y aceptar.
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que Este está un nivel inferior que el
anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas multinivel. Las listas multinivel
pueden ser tanto de viñetas como numéricas.
También encontrarás la opción Cambiar nivel de lista en cada uno de los botones de lista , si
despliegas su submenú pulsando la flecha triangular que hay a la derecha de cada uno de ellos.
Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la flecha triangular situada a la
derecha de cada uno de los botones.

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Podrás escoger entre varios modelos, pulsando directamente sobre la pequeña muestra del menú que se
despliega. También puedes crear un estilo de lista personalizado pulsando Definir nueva viñeta, Definir
nuevo formato de número o Definir nueva lista multinivel.
6.10. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de
tabulación TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word2010
tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las
posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las
tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación repetir estos dos
pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que para activarla debes pulsar el botón que hay justo sobre la
barra de desplazamiento vertical.

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1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que
vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones:
izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangría de primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer
clic, veremos cómo se inserta el icono con la tabulación seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y
hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
Por ejemplo, en la regla de la imagen se han
establecido las siguientes tabulaciones:
Izquierda en la posición 2,5
Centrada en la posición 4,7
Derecha en la posición 6,7
Barra de tabulaciones en la posición 8,2
Decimal en la posición 9,2
También podemos hacer doble clic sobre una de las
marcas de tabulación de la regla horizontal para que
aparezca el cuadro de diálogo de tabulaciones que
vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla parecida a la que vemos
en la imagen inferior.
Observar la alineación de cada tabulación: la columna de cítricos está alineada a la izquierda, la de tipo al
centro y la de origen a la derecha. Luego vemos la barra de tabulación vertical y la alineación decimal.

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6.11. Copiar formato
En la pestaña Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono para Copiar formato . Este icono
permite copiar las características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo
una o varias veces:
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y
hacer clic en Copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que
queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en Copiar formato
, el cursor tomará la forma de brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y
para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o líneas, una vez el cursor
tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar
formato, copia tanto el formato carácter como el formato párrafo.
7.1. Introducción
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cuál es su función en el mismo, o cuál es su
naturaleza.
Por ejemplo, existe el estilo Título 1, y el estilo Título 2. Los números no son simples formas de diferenciar
uno de otro, sino que denotan una jerarquía. El Título 1 será el título principal, y el Título 2 será un título
situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iríamos desencaminados si decimos que los estilos ayudan a
definir la estructura del documento.
Además, los estilos incluyen un formato que se aplicará al texto y que cambiará aspectos como su color, su
tamaño o la distancia que mantendrá con los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos
predeterminados, o crear uno personalizado.
Los encontraremos en la pestaña Inicio> grupo Estilos de la cinta.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver todos los estilos
disponibles.

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También puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botón del extremo derecho inferior del
grupo Estilos o pulsando la combinación de teclas CTRL+ALT+MAYÚS+S.
La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarán una vista previa de su formato como lo
hacen en la cinta. Si queremos que así sea, deberemos activar la casilla inferior Mostrar vista previa.
7.1. Introducción
Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cuál es su función en el mismo, o cuál es su
naturaleza.
Por ejemplo, existe el estilo Título 1, y el estilo Título 2. Los números no son simples formas de diferenciar
uno de otro, sino que denotan una jerarquía. El Título 1 será el título principal, y el Título 2 será un título
situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iríamos desencaminados si decimos que los estilos ayudan a
definir la estructura del documento.
Además, los estilos incluyen un formato que se aplicará al texto y que cambiará aspectos como su color, su
tamaño o la distancia que mantendrá con los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos
predeterminados, o crear uno personalizado.
Los encontraremos en la pestaña Inicio> grupo Estilos de la cinta.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver todos los estilos
disponibles.
También puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botón del extremo derecho inferior del
grupo Estilos o pulsando la combinación de teclas CTRL+ALT+MAYÚS+S.

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La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarán una vista previa de su formato como lo
hacen en la cinta. Si queremos que así sea, deberemos activar lasilla inferior Mostrar vista previa
Iremos viendo más diferencias y opciones del panel a lo largo del tema.
7.2. Aplicar y quitar estilos
Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre cualquier otro estilo para
empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a continuación. También podemos aplicar un estilo
determinado a un texto ya escrito. Para ello, deberás seleccionarlo y pulsar sobre el estilo que desees.

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Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento del documento: Cita,
Énfasis, Título, Subtítulo, Referencia, etc. Es importante que no los escojas por motivos estéticos, sino por
ser la etiqueta más adecuada para el tipo de texto. El formato se puede modificar, así que no debemos
preocuparnos por él. Sin embargo, a nivel estructural supone muchas ventajas escogerlos en función de la
verdadera naturaleza del texto.
Borrar formato
Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podrías seleccionarlo y aplicar el primer estilo
llamado Normal. Pero en ocasiones Word no te permitirá cambiarlo, por ejemplo puede presentarte
problemas cuando hayas especificado estilos distintos en un mismo párrafo. En ese caso, hay que
seleccionar el texto en cuestión, desplegar el menú que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.
También dispones de la opción Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona exactamente igual.
7.4. Crear, modificar y borrar estilos
Crear un estilo
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre tendremos la opción de crear
algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
1. Lo primero será crear un estilo nuevo a partir de otro ya existente. Lo ideal es que partamos de un estilo
que tenga el nivel jerárquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo de Título 1,
partiremos de Este mismo.
Lo seleccionaremos en la cinta con un clic y desplegaremos el botón Más de la esquina inferior derecha.

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Seleccionamos la opción Guardar selección como un nuevo estilo rápido.... Se abrirá una ventana donde
podremos darle un nombre al nuevo estilo y al Aceptar verás que se incluye en el listado junto al resto de
estilos.
2. Ahora dispones de dos estilos iguales, lo que vamos a hacer es modificar el nuevo estilo. Para ello,
hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre él y seleccionamos la opción Modificar....
Se abrirá una ventana donde personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamaño de fuente,
negrita, cursiva, subrayado, color, alineación, interlineado, sangría, bordes... La vista previa y el cuadro de
resumen de las características aplicadas te ayudarán a hacerte una idea del resultado final.
Como norma general un estilo sólo está disponible en el documento en que se crea.

pág. 63
Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de diálogo como son los cuadros Estilo basado en, Estilo
del párrafo siguiente, etc., visita este tema avanzado sobre las Propiedades de los estilos. El tema de estilos
es un poco más complejo que lo que habíamos visto hasta ahora en el curso, por lo tanto te recomendamos
practicar primero los conceptos sencillos antes de empezar con los conceptos avanzados.
También es posible crear un nuevo estilo desde el panel. Para ello, simplemente aplicamos un formato a un
texto determinado y a continuación pulsamos el botón Nuevo estilo.
Se abriría la misma ventana que hemos visto anteriormente, donde veríamos aplicados los formatos que
hubiésemos escogido para el texto y simplemente deberíamos darle un nombre y guardarlo. El problema de
este sistema es que este nuevo estilo no tendría definido su nivel jerárquico en el documento, sino que
simplemente sería un conjunto de formatos que aplicar rápidamente. Debemos tener esto presente si
decidimos hacerlo de esta forma.
Modificar un estilo
Como hemos visto al crear un estilo, para modificarlo lo único que debemos hacer es hacer clic con el botón
derecho del ratón sobre él en la cinta y seleccionar la opción Modificar....
Pero también podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el cursor sobre el nombre del estilo
sin hacer clic. Veremos que aparece un triángulo en el lateral derecho. Hacemos clic en él para desplegar el
menú de opciones de estilo, entre las que se encuentra Modificar....
En ambos casos se abrirá la ventana que vimos anteriormente.
Un truco interesante que puede resultar muy útil es aplicar una Lista multinivel al estilo Título 1. Con esta
sencilla modificación, se aplicará el formato de numeración correcto a los su apartados de forma
automática, como Título 2, Título 3, Título 4, etc. Así, conseguiremos que los distintos apartados y su
apartados que se van creando se numeren automáticamente.

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Borrar un estilo
Antes de nada ten presente que si eliminas un estilo, todo texto que estuviese utilizándolo quedará sin
formato.
Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el triángulo de la derecha del estilo en
cuestión. Se desplegará el menú con la opción Eliminar..., como puedes ver en la imagen.
Ten en cuenta que sólo podrás borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto con Word.
También es importante que sepas que para borrarlos definitivamente debes hacerlo desde el panel como se
ha explicado. Si eliges la opción Quitar de la galería de estilos rápidos desde el menú contextual de un estilo
de la cinta no lo estarás eliminando realmente. Simplemente estarás quitando el acceso directo a él de la
cinta y el texto que utilice el estilo en cuestión no perderá el formato.
7.5. Preferencias entre estilos
Los estilos modifican el formato de un documento, pero también se puede modificar el formato de forma
manual, sin aplicar estilos, como ya vimos en este curso. Entonces, ¿Qué ocurre si un párrafo de un
documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle además un formato manual? ¿Cómo interactúan
los diferentes tipos de estilos entre sí? ¿Qué preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos
sobre un documento?
Planteado el tema así parece un poco complejo, pero en realidad no lo es. Las prioridades se adivinan, la
mayoría de veces, con un poco de sentido común.
Las normas generales son estas tres:
1. El formato que se aplica en último lugar tiene preferencia sobre los anteriores.
2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.
3. Tiene preferencia el formato carácter sobre el formato párrafo.

pág. 65
Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos que
requieren un estudio más detallado.
Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo párrafo que pone la letra en cursiva
(además de otras características), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato carácter que
tiene la letra en cursiva (además de otras características) ¿Cuál será el resultado? Pues esa cierta palabra del
texto no quedará en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razón es que Word interpreta que el estilo carácter
pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto está en cursiva, para que se
diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante lógico.
7.6. Ver los formatos aplicados del documento
Inspector de estilo y Mostrar formato.
El botón Inspector de estilo abre un cuadro de diálogo que
permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier
parte del texto.
Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos
apartados los estilos y formatos en función de su naturaleza.
Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo
personalizado de aulaClic y además un formato de párrafo que
consiste en un sangrado de 1,25cm. Pero no sólo esto, sino que
también se nos indica que, en el texto seleccionado, hay dos
características de formato de nivel de texto que tampoco formaban
parte del propio estilo: un tamaño de letra de 36pto y un
subrayado.
En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botón que tiene cada cuadro a su derecha ,
podremos borrar un formato o estilo de forma independiente al resto de formatos aplicados. O bien Borrar
todo.
Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qué formatos están aplicados, deberemos pulsar el
botón Mostrar Formato , que encontraremos desde el propio inspector. De este modo se abrirá un
nuevo panel que, no sólo indicará explícitamente los formatos aplicados de forma manual, sino también los
que formen parte del propio estilo.
El ejemplo que veíamos cambiará para mostrar lo siguiente:
Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestión, acompañada de un conjunto de
especificaciones de Fuente, Párrafo e incluso Sección. Es decir, que situamos el elemento en un contexto y
pasamos por alto cómo fue aplicado cada formato, dando más importancia a ver qué formato es
exactamente el que hemos aplicado.

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Si nos interesa saber qué formatos forman parte del estilo y cuáles no,
es decir, su origen, deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen
de estilo.
Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es
que podremos cambiar las características de una forma sencilla. Si
hacemos clic sobre el enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de párrafo,
Alineación, Márgenes o cualquiera de sus características, se abrirá
directamente el cuadro de diálogo donde se edita, de forma que no será
necesario conocer a fondo dónde se encuentra cada una de las
herramientas de Word para poder modificar un formato ya aplicado,
por ejemplo, por otra persona en el documento.
Además, desde aquí podremos a acceder a una opción muy interesante:
comparar el formato de dos textos.
Para ello, activamos la casilla Comparar con otra selección. Los detalles
se ocultarán y deberemos seleccionar otro texto. Será entonces cuando,
en el listado de características, veremos que únicamente aparecen las
diferencias entre uno y otro.

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8.1. Configurar página
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que
luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales
no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página,
donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientación, Saltos de página,
Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve,
podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.

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También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en
el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí
también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.
Tanto si escogemos la opción de personalizar, como si pulsamos el pequeño botón de la esquina inferior
derecha del grupo Configuración de página, veremos la siguiente ventana:

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En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados en cada campo:
Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de Encuadernación, que es un espacio adicional
reservado para encuadernar las hojas.
- Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para aplicar el margen de
encuadernación.
- Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada
apaisada).
- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos,
Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará
claramente en qué consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de
cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
- Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales serán los que se utilicen en los
nuevos documentos que creemos.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y también la
bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
En la pestaña Diseño fijaremos la posición de
Encabezados y pies de página. Hemos dicho que
fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay
una excepción; los encabezados y pies de página se
escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a
utilizar encabezados o pies de página, debemos
tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los
márgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que
haya entre el borde superior del papel y la primera
línea del encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar
entre la última línea del pie de página y el borde
inferior de la página.
Para apreciar el efecto global de los márgenes en
nuestro documento debemos visualizarlo con la vista
de Diseño de impresión.
Si no estás seguro de estar visualizándolo así,
selecciona la opción en la pestaña Vista. Esta imagen

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es un ejemplo de vista Diseño de impresión de un documento con encabezado y pie de página.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de
los márgenes.
También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea
del pie de página queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta
colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando
el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.
Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para
no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.
8.2. Encabezados y pies de página
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para
escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los
números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o
Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se mostrará una nueva pestaña, Herramientas para encabezado y pie de página > Diseño, que contiene los
iconos con todas las opciones disponibles:
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea punteada y con los elementos que lo
contienen en modo edición:

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Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos conveniente, insertar numeración
de página, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación.
Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón
Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.
Elementos rápidos. Permite, desde la opción Propiedad del documento, escoger distintos elementos de un
listado desplegable. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un
sólo clic el autor del documento o la fecha.
La opción de Elementos rápidos también está disponible directamente en la pestaña Insertar, pero se incluye
en la de Diseño de los encabezados y pies de página porque es una herramienta muy útil en este tipo de
ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que más se prestan a la personalización para

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mejorar la comodidad de la redacción en Word. Así que probablemente lo utilizarás más a menudo desde la
pestaña Insertar directamente. Con él podemos insertar rápidamente párrafos completos y demás contenido
que solemos repetir constantemente con un sólo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas.
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imágenes prediseñadas.
Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione.
En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:
Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la
primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del
documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.
Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la
izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.
8.3. Números de página
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese
número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no
aparece en el documento
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos
deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo
dónde queremos que aparezca el número.

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Encontraremos la misma opción en la pestaña Diseño de las Herramientas de encabezado y pie de página,
cuando tengamos un encabezado en modo de edición.
Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más
nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están
organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.
En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.
En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta:
En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de
formato
En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por ejemplo
En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar
de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone de más formatos.
Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo
vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal. Una vez insertado el

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número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página. Al seleccionarla,
se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.
Desplegando el menú Formato de número veremos una lista con posibles formatos predeterminados
entre los que elegir.
Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas:
1. Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección).
2. Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo
junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.
8.4. Saltos de sección
Los saltos de sección de Word indican cuándo acaba un determinado apartado o sección. Esto permite que
los elementos que comúnmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie de página o las
tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuación.
Puede resultar muy útil para aplicar un formato distinto en las páginas de un mismo documento o bien en
distintas zonas de la misma página.
Las posibilidades son muchas, por ejemplo podríamos:
Tener una única columna en la primera mitad de la página y dos columnas en la mitad restante.
Aplicar una numeración de páginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o capítulos.
Establecer un tamaño de página y orientación distintas en un mismo documento.
Aplicar márgenes distintos a una página en concreto, independientemente de los establecidos en el
documento, etc.

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Para incluir un salto de sección en el documento, nos situamos en la ficha Diseño de página > grupo
Configurar página > desplegamos el menú Saltos y escogemos cualquiera de las opciones de la categoría
Saltos de sección. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.
Para eliminar un salto de sección debemos:
1. Cambiar a la vista Borrador desde la pestaña Vista.
2. Situar el cursor en la línea que representa el salto.
3. Pulsar la tecla SUPR.
Importante: Al eliminar un salto de sección, Word interpreta que ahora todo forma parte del mismo
apartado y por tanto se pierde el formato específico de la sección inmediatamente superior al salto para
adoptar el de la sección inferior.
Lo veremos más claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imágenes muestra una misma página con
dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una columna con margen
normal. Observamos que si eliminamos la línea de salto en la vista borrador, la sección superior adquirirá el
formato de la inferior y el formato de la página será, por lo tanto, de una única columna con márgenes
anchos.

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9.1. Antes de imprimir
Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si está todo
correcto.
Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresión. En la pestaña Vista
deberá estar seleccionado Diseño de impresión, o bien deberemos comprobar que en la barra de estado
esté marcada esta opción .
Como ya sabes, esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y
pies de página, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la Vista preliminar. En Word
2010 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaña Vista las
opciones más interesantes, que son las de Zoom:
El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la
pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos
páginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.
Pero, ¿y si tenemos más páginas? ¿Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 páginas que tiene el
documento?
Para hacerlo, deberemos pulsar el botón Zoom
Se abrirá una ventana con una opción muy interesante:
Varias páginas.
Haremos clic en el botón con forma de monitor y se
desplegará un submenú donde podremos seleccionar
cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar
organizadas.
Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa
de un documento de 15 páginas, así que hemos decidido
mostrar 3 filas con 5 columnas cada una. Seleccionamos
las páginas del modo en que queremos. Justo bajo el
menú indicará que vamos a mostrar 3 x 5 páginas.
En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al

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pulsar Aceptar veremos el resultado real.
Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una página contiene sólo
una o dos líneas de texto, lo ideal sería intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y así
ahorrar un papel. También veremos de forma más rápida y cómoda si los gráficos o imágenes del documento
están bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante será que volvamos a la vista que
normalmente utilizamos para trabajar.
- La opción Ancho de página ajusta la página al ancho de la ventana de Word.
- La opción 100% muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el tamaño de la ventana de Word.
9.2. Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña Archivo y seleccionar
Imprimir. En la pantalla verás las opciones de impresión, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

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A la derecha podrás ver una vista previa del documento tal y como se imprimirá. Si te gusta el resultado será
suficiente con pulsar el botón Imprimir y ya dispondrás de tu copia impresa. Eso es todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuración que nos ayudarán a
lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.
9.3. Ventana de impresión
Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de
una página, podremos cambiar la página a visualizar:
- Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar .
- O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la página
. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El
botón de la derecha permite ajustar la página para que se vea entera con un sólo clic.
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuración de la
impresión, que nos permitirán:
Elegir cuántas copias imprimir del documento.
Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no
queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos
modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir en blanco y negro.
Opciones de Configuración como:
- Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada.
- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por
ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un documento que ocupa cuatro
páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo
ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientación y el tamaño del papel.
- Modificar los márgenes.
- Escoger cuántas páginas se incluirán en cada hoja impresa.
- Acceder a la Configuración de página.

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9.4. Configurar página
La mayoría de las opciones que hemos mencionado las encontraremos también en el cuadro de diálogo que
se muestra al hacer clic en el enlace Configurar página.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Las opciones están clasificadas en las pestañas Márgenes, Papel y Diseño. No vamos a verlas con detalle
porque son opciones que ya hemos ido viendo en la unidad de Diseño de página, pero sí vamos a mencionar
las opciones que pueden resultar más interesantes.

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Por ejemplo, la opción Aplicar a. Esta opción nos permite mezclar configuraciones en la impresión de un
único documento.
Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 páginas y en horizontal el resto. En versiones
anteriores de Word habrías tenido que realizar dos impresiones distintas, una de las páginas 1 a 5 y otra de
las demás. Pero ahora ya no es necesario. Si estás situado en la página 6 en la vista previa en el momento en
que accedes al cuadro de diálogo, podrás cambiar la orientación y escoger la opción De aquí en adelante en
el desplegable Aplicar a.
Esto es sólo un ejemplo, podríamos modificar los márgenes o cualquier otra opción configurable en el
cuadro de diálogo.
Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parámetros (márgenes, orientación, tipo de papel,
etc.), lo ideal es pulsar el botón Establecer como predeterminado tras haber configurado la impresión. De
esta forma se imprimirá siempre así por defecto.
9.5. Otras opciones de impresión
La configuración de Word también afecta a
la impresión, aunque a veces no seamos
conscientes de ello.
Si te paras a pensarlo, existen algunos
elementos que por defecto no se
imprimen, como los colores e imágenes de
fondo. Normalmente está configurado así
para ahorrar tinta en las copias impresas,
pero podemos cambiarlo.
En Archivo>Opciones abrimos la ventana
de Opciones de Word. Deberemos
situarnos en la opción Mostrar del menú
que se encuentra en el lateral izquierdo y
ahí es donde encontraremos una serie de
Opciones de impresión que podremos
activar o desactivar según nuestras
necesidades.
Desde la ventana de Configuración de
página que hemos visto en el apartado
anterior también podemos acceder a estas
Opciones de impresión. Lo haremos desde
la pestaña Papel, pulsando su correspondiente botón.

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9.6. La impresora
La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador.
Hoy en día es muy fácil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayoría utilizan la
tecnología Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada más conectarla
al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. Esto es especialmente aplicable en
sistemas operativos más actuales como Windows 7, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello,
no vamos a entrar en detalle sobre cómo instalar la impresora de forma manual, ya que con la tecnología
actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresión, podemos seleccionar la impresora de entre las
que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que realmente no existe físicamente. Es una especie de "engaño" al
sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de enviar la información que
se imprime a la bandeja de impresión, lo que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecerá un
cuadro de diálogo preguntándonos dónde guardar el archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que dispongamos de la
que incluye Windows, llamada Microsoft XPS DocumentWriter, que imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es interesante
que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que tienes un listado de dos
o tres impresoras disponibles, cuando en realidad sólo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.
Además, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la utilices para
realizar pruebas de impresión o los ejercicios. Así no gastarás tinta ni papel.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar
texto, números o gráficos.
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar
una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución
de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción
de páginas Web para Internet.
Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u
otros métodos.

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10.1. Crear tablas
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar>
grupo Tablas> botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas
de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada
cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará
en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la
selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el
ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de 3x3.
2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una
ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la
tabla.
3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos
dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear
tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que
disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño> grupo Dibujar bordes,
encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.
El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuación pulsar Dibujar
tabla para empezar a dibujar.

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Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos
permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.
10.2. Anidar tablas
Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro de otra.
De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en
cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y esto incluye las tablas
anidadas que podamos haber creado.
¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.
10.3. Aplicar un estilo de tabla
Hasta ahora hemos visto cómo crear la distribución de celdas, pero existe otro aspecto importante: el estilo
de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña Diseño> grupo Estilos de
tabla.
Al pasar el ratón sobre ellos verás cómo cambia el formato de la tabla. Para aplicarlo definitivamente
haremos clic sobre él. Luego, podrás retocar el resultado final, si lo deseas, con las herramientas de
Sombreado y Bordes.
Además, los estilos se pueden ajustar según nuestra conveniencia en base a distintas opciones que tenemos
disponibles justo a su derecha. Podemos elegir pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales

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o las filas y columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello simplemente deberemos
marcar o desmarcar cada una de las Opciones de estilo de tabla.
10.4. Ajustar la tabla
Alineación.
Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su alineación
con respecto a la página y con respecto al texto que la rodea.
Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas de tabla. En la
pestaña Presentación > grupo Tabla haremos clic en el botón Propiedades.
O bien seleccionamos Propiedades de tabla... en el menú contextual de la tabla.
Se abrirá la ventana que vemos en la imagen.

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Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y
una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha).
Mover libremente una tabla:
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder moverla. Al pasar
el ratón sobre la superfície de la tabla, veremos que aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si
hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos mover la tabla.
Ajustar tamaño:
También al pasar el ratón sobre la superfície de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina inferior
derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y visual el tamaño de la
tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificará la altura del borde inferior y la anchura
del borde derecho. De esta forma su posición no variará, ya que el punto que indica la posición de la tabla es
la esquina superior izquierda.
10.5. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no
hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner
texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual
que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se
puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas
específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Una celda a la izquierda MAYÚS + TAB
Una celda a la derecha TAB
Una celda arriba flecha arriba
Una celda abajo flecha abajo
Al principio de la fila Alt + Inicio
Al final de la fila Alt + Fin
Al principio de la columna Alt + RePág
Al final de la columna Alt + AvPág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

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Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor
tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se coloreará.
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma
de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se coloreará.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también
colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo
largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si
sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre
la forma de desplazar el resto de las columnas.

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10.6. Combinar y dividir
En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por ejemplo, una fila
contenga una única celda que ocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto
totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o más celdas sin afectar al resto.
Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaña Presentación> grupo Combinar.
- El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda seleccionada en la tabla. Esto es así,
obviamente, porque antes de nada debemos indicar cuáles queremos combinar.
- Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones dividir la celda seleccionada. El
ejemplo anterior mostraba una división en dos columnas y una fila, pero perfectamente podríamos haber
realizado una división horizontal en dos filas y una columna.
- Por último, Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla aquella que se
encuentre seleccionada o con el punto de inserción.
10.7. Alineación y dirección del texto
Ya hablamos anteriormente de cómo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los márgenes
de la página. Nos queda ver la alineación interna de sus propios elementos, es decir, la alineación del
contenido de las celdas con respecto a éstas.
Lo haremos desde la pestaña Presentación> grupo Alineación.
- Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las combinaciones
de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo único que hay
que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera aplicar la alineación estén
seleccionadas con anterioridad.

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Además de texto, las celdas admiten otro tipo de contenido, como imágenes, fotografías o formas. Éstas
también se pueden alinear y ajustar en la celda exactamente igual que se haría si estuviesen fuera de la
tabla. Si necesitas verlo con detalle puedes visitar la unidad de imágenes y gráficos donde se explica cómo
trabajar con estos objetos.
- Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la dirección que
señalen las flechas, que por defecto será horizontal hacia la derecha (dirección de lectura occidental). Las
posibilidades son tres:
- Por último, comentar que desde el botón Márgenes de celda podremos asignar un margen fijo a las celdas
de toda la tabla, así como definir el espaciado entre celdas.
10.8. Tamaño de las celdas
Cuando creamos una tabla el tamaño que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo. Pero es
posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamaño se vaya ajustando y la tabla se vaya
deformando.
Desde la pestaña Presentación> grupo Tamaño de celda, podemos controlar el aspecto que tendrán las
celdas.
- Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el borde y
arrastrarlo hasta que quede con el tamaño deseado. El único inconveniente es que esto lo haríamos
totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores
exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las flechas que permiten ir
cambiando el valor en cm.
- Las opciones de distribución también pueden resultar muy interesantes. Toman como referencia el
tamaño total de la tabla y lo dividen por el número de filas o columnas (según el tipo de distribución que
utilicemos). De esta forma conseguimos una distribución uniforme y exacta.
- La herramienta Autoajustar también puede ser muy útil, especialmente la opción de ajustar el tamaño al
contenido de la celda.

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10.9. Tratamiento de datos
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo más importante de las
tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es tanto o más importante saber sacarles provecho. Las
herramientas que veremos a continuación se encuentran en la pestaña Presentación> grupo Datos.
Ordenar.
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar sus datos. No importa si los
datos son alfabéticos, numéricos o de tipo fecha, la herramienta es válida para todos ellos. Además,
podremos escoger si hacerlo de forma ascendente o descendente.
Al hacer clic en el botón se abrirá una ventana como la siguiente:
Como puedes observar, el proceso es sencillo:

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1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habíamos utilizado encabezados de columna en la
tabla detectará los nombres automáticamente.
2. Especificar el tipo de datos (texto, número o fecha) de la columna en cuestión.
3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.
Podemos utilizar más de un criterio de ordenación, para que, por ejemplo, si dos personas tienen el mismo
nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos rellenando este mismo formulario en la sección Luego por
inmediatamente inferior.
Repetir filas de título.
En caso de que una tabla ocupe más de una hoja, suele presentarse el típico problema de que los
encabezados quedan únicamente en la primera y a veces puede resultar molesto tener que "adivinar" a qué
equivale cada una de las columnas.
La solución al problema es activar el botón Repetir filas de título . De esta forma, el encabezado
se mostrará en todas las hojas que ocupe la tabla.
Convertir texto a tablas.
Frecuentemente ocurre que ya disponemos de los datos y lo que queremos hacer es situarlos dentro de una
tabla. Word 2010 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos estructurados (por ejemplo
mediante tabulaciones) a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es
sorprendente.
También es posible realizar el proceso contrario. Es decir, pasar los datos contenidos en una tabla a texto.
Fórmula.
En los casos de las tablas que contienen datos numéricos es muy frecuente el uso de filas o columnas de
totales. Word es capaz de calcular estos totales de forma automática, a través de una fórmula. Lo único que
deberemos hacer es colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar el botón
. Se abrirá una ventana donde podremos configurar algunos parámetros. Por defecto se utilizará la
SUMA, pero en el desplegable Pegar función podremos elegir otras fórmulas, al igual que también podremos
elegir qué formato utilizar para mostrar el resultado.

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Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:
- Podemos especificar qué celdas se calcularán, pudiendo
escoger entre las que se encuentren arriba (ABOVE), abajo
(BELOW), a la derecha (RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la
celda que contenga la fórmula. Por tanto, la sintaxis será
=FORMULA(POSICION)
- A la hora de calcular con valores numéricos el sistema suele
ignorar los encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo,
si utilizamos otras fórmulas como pueden ser COUNT (para
contar) sobre valores de tipo texto, es posible que sí que
considere el encabezado como un valor más a contar. Debemos tener cuidado con este comportamiento.
- El resultado de la fórmula no se recalcula si cambia alguno de los valores que se han incluido en el cálculo.
Deberemos volverla a ejecutar.
11.1. Introducción
En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora fotografías, gráficos y
cualquier otro objeto que apoye su contenido con material más visual. Por eso cada nueva versión de Word
se ocupa de ir mejorando las herramientas de
ilustraciones, facilitando su inserción y su retoque y
ajuste.
Los elementos de que consta Word se encuentran en la
pestaña Insertar> grupo Ilustraciones, y son los
siguientes:
- Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Word en una librería organizada por categorías. Estas
imágenes en su mayoría están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o
pequeñas sin perder resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir
cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que están basadas en una fotografía).
- Imágenes de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de
programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas
imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden
desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un
color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de
tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de
imágenes no vectoriales.

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- Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos también
son vectoriales.
- SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.
- Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el
tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a
continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación
para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica
atractiva.
11.2. Tipos de archivos
Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados.
Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por
ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.
- JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre
todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.
- GIF. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos,
tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.
- BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en
la imagen tapiz de Windows.
- PNG. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF,
porque también permite transparencias.
- WMF. Formato de la mayoría de imágenes prediseñadas de Word, normalmente de las vectoriales.
11.3. Insertar imágenes prediseñadas
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral Imágenes prediseñadas.

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En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco,
aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la imágenes que
tengan relación con ese concepto.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarán. En el ejemplo de la imagen vemos que está
seleccionada la opción Todos los tipos de archivos multimedia, pero podríamos modificar esta opción para
seleccionar uno o varios tipos de archivos en concreto, de entre las ilustraciones, fotografías e incluso vídeos
y audio.
Todos estos contenidos están en la Galería multimedia de Microsoft Office. La galería es una herramienta
externa que está disponible para los distintos programas del paquete Office.
Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com está marcada, se listarán
imágenes que no vienen incluidas con la instalación de Word, sino que constantemente se van actualizando
e incluyendo en su página web.
En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema solicite el disco de Word 2010
para poder utilizar alguna imagen.
11.4. Insertar imágenes desde archivo
En este caso haremos clic en la opción Imagen . Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra
cuando queremos abrir un documento Word, y que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botón que

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permite mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imágenes sin tener que abrirlas,
simplemente seleccionándolas.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará
en nuestro documento.
En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que cuando se
realice un cambio en la imagen original quede automáticamente actualizada en el documento de Word. Para
ello, deberemos pulsar la pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar y
seleccionar la opción Vincular al archivo.
Incluir imágenes de internet
Para incluir en el documento una imagen de Internet, el proceso será el mismo. Lo único que deberemos
aprender es a guardar la imagen en el disco duro para poder utilizarla como haríamos con cualquier otra
imagen.
Cuando estamos navegando y vemos una imagen que nos interesa conservar, tenemos que hacer clic con el
botón derecho del ratón en ella y elegir la opción Guardar imagen como... del menú contextual.
Dependiendo de tu navegador, puede que se llame de forma ligeramente distinta. En la ventana que se
mostrará, escoge dónde guardarla y con qué nombre.
En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos
en una esquina de la imagen, si hacemos clic lograremos el mismo resultado.

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Incluir imágenes desde portapapeles
Seleccionando y copiando una imagen que estamos utilizando en otro programa, como PaintoPhotoshop, la
podremos Pegar en Word.
11.5. Insertar captura de pantalla
Una opción que puede resultar útil es la de Captura de pantalla. La captura de pantalla es una imagen exacta
de lo que se está visualizando en la pantalla de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de
pantalla, normalmente son:
1. Pulsar la tecla Imppant (Imprimir pantalla). Para hacer la "foto" (copia de lo que estamos
visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaña Insertar y la opción Imagen desde archivo.
En Word 2010 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botón.
Al hacer clic sobre Captura de pantalla, se despliega un menú que permite escoger qué captura queremos.
Esto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas abiertas no
minimizadas.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows
7. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en la captura, se
omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos por que Word
nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás manipular la imagen para
cambiarle el tamaño y otras propiedades.

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11.6. Manipular imágenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen quedará
enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que disponemos de las Herramientas de imagen agrupadas
en la pestaña Formato.
Tamaño
Los círculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden arrastrar para
modificar simultáneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los
círculos sirven para modificar únicamente la altura o la anchura, dependiendo de cuál arrastremos.
Otra forma de modificar el tamaño es desde la pestaña Formato de . Lo haremos estableciendo la altura y la
anchura en centímetros.
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con sólo una parte de la imagen,
también lo podremos hacer desde aquí con la herramienta Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujará un
borde negro que rodea la imagen. Lo único que debemos hacer es acercar el cursor al borde y hacer clic e ir
arrastrando. Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al hacer clic fuera de la imagen se aplicará el
recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de
recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Estilos
En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rápidos para dotar a la imagen de un contorno
vistoso que puede simular un marco de fotografía o aplicar sombreados y relieves.

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Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botón Más situado justo en la esquina inferior
derecha de la muestra que hay en la cinta. Con los botones Contorno, Efectos y Diseño de imagen podremos
crear un estilo personalizado o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Ajustes
Hemos visto diversas formas de modificar sustancialmente una imagen, pero en ocasiones con unos
pequeños retoques será suficiente. En el caso de las fotografías las Correcciones nos permiten ajustar la
nitidez, brillo y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores, Word
lo que hace es mostrar un conjunto de pre visualizaciones entre las que elegiremos cuál nos gusta más.
Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturación y tono, así como la opción de colorear la
imagen, también con el mismo sistema de pre visualización.
Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrás de unas Opciones que abren un
cuadro de diálogo donde podrás hacerlo.
Los Efectos artísticos también pueden dar un buen acabado a una imagen. Aunque se suelen aplicar en
contadas ocasiones porque distorsionan bastante la imagen original, pueden resultar útiles para dar un
efecto curioso a una imagen de portada, por ejemplo.
Organizar
Desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas que nos permiten posicionar, voltear, alinear
y ajustar la imagen a su contexto.
- Posición ajusta la imagen respecto a la página. En cambio, Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del
texto que la rodea.

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- Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.
Las opciones de organización son especialmente útiles cuando trabajamos con más de una imagen a la vez.
Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una única imagen, alinearlas o definir cuál estará
encima de cuál con las herramientas Traer al frente y Enviar al fondo.
No importa cuántos cambios realicemos sobre las imágenes, siempre dispondremos de las opciones
Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamaño para devolver a la imagen su aspecto original.
11.7. Insertar formas y dibujar
Word también dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, existen varias formas predefinidas entre las
que escoger. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispondrás de rectas, curvas ajustables y
dibujo a mano alzada para que puedas dar rienda suelta a tu imaginación.

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Para utilizarlas deberemos pulsar el botón Formas de la pestaña Insertar. Selecciona la que más te guste y
haz clic sobre ella. Enseguida podrás volver al documento y ajustar sus características a tu antojo.
Existe una forma llamada Cuadro de texto que es un tanto especial, porque permite insertar texto en su
interior. Solía utilizarse para incorporar texto en otra forma, creándolo sobre ella y agrupando después los
objetos. Esto ya no es realmente necesario, porque en las últimas versiones de Word es posible incorporar
texto en cualquier forma, desde la opción Agregar texto de su menú contextual. Aún así, es interesante
saber de su existencia, ya que puede resultarnos útil en algún caso.
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

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Observa que el texto es considerado como tal, y es revisado por el corrector ortográfico. Si lo recuerdas, ésto
no ocurría así con otras herramientas como WordArt.
11.8. Manipular formas
Tamaño, posición y forma
Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones.
Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y
aparecerán unos puntos de control a su alrededor.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la
derecha.
Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚS mientras se arrastra desde una de las
esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.
Para girar el gráfico, lo seleccionamos y hacemos clic sobre el círculo verde que vemos en la parte superior
central de la imagen. Moveremos el ratón y apreciaremos con una figura semitransparente cómo quedará.
Soltaremos el clic cuando esté en la posición deseada. Además, algunos gráficos también tienen un rombo
amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este ejemplo un triangulo isósceles se
ha convertido en escaleno.
Formato
Desde la pestaña Formato podemos modificar aspectos estéticos como el color de su contorno o relleno,
sombra o añadir efectos 3D. Además de la mayoría de opciones de organización y ajuste de tamaño que ya
hemos visto anteriormente.

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En esta imagen se ha aplicado:
- Relleno azul.
- Contorno morado de guiones y ancho de 3 ptos.
- Y efecto de iluminación verde.
11.9. Insertar gráficos de Excel
Word 2010 utiliza Excel para representar información numérica de forma gráfica.
En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón Gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde
podremos seleccionar el tipo de gráfico que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos
Aceptar.

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Aparecerá el gráfico y la hoja de Excel que nos servirá como punto de partida.
Como puedes observar, el gráfico que se ha insertado representa a la tabla de datos de ejemplo de Excel.
Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos y
nombres para las series y categorías. Nos desplazaremos a través de las celdas de la hoja de cálculo igual que
lo hacíamos en las tablas de Word. El gráfico se dibujará automáticamente a partir de los datos introducidos.
Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico que aparece en la
pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico. Desde la pestaña Formato que hemos ido viendo a lo
largo del tema podremos establecer el estilo y visualización del gráfico tanto globalmente como de cada uno
de sus componentes. También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las
opciones de presentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc.

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12.1. Introducción
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un
organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo
la organización de cargos en una empresa.
Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización
jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de
secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una
secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la
estructura y elementos que lo forman.
12.2. Crear un organigrama
Crear organigrama

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Para insertar un diagrama debemos:
- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.
- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y
pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.
Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos.
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

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Agregar formas
Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo
negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel
estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener
compañero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son
subordinados de A.
Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa.
Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.
12.3. Modificar el diseño
El botón Diseño sirve para modificar el diseño del organigrama.

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Podemos seleccionar entre diversos diseños que modifican la estructura de colocación de los recuadros.
Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la
imagen.
Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical
desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la izquierda o bien a la derecha.
Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical
desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la izquierda.
Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical
desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la derecha salvo los ayudantes.

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Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del
organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.
Cambiar el orden de los elementos.
Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a
izquierda.
Utilizando esta función podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:
Cambiar el diseño.
Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar el diseño de nuestro
diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic. Lo haremos desde la pestaña Diseño> grupo
Diseños:
Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará automáticamente. También podemos
seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico SmartArt.

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Ten en cuenta que cuando cambiamos de categoría de diagrama, la estructura puede que no sea la misma,
obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ella. Lo que se tomará en cuenta a la hora de
convertir un diagrama en otro será su estructura en el Panel de texto.
El Panel de texto.
Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama.
Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos editarlo utilizando este
panel.
Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus
propiedades desde la pestaña Inicio. Como veremos más adelante también podrás cambiar su aspecto.
Para añadir nuevos elementos sitúate en el lugar que quieras insertarlo y pulsa INTRO. Se creará un nuevo
elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo
12.4. Modificar el aspecto del diagrama
Modificar el aspecto de tus diagramas es muy
sencillo, en este apartado veremos todo lo
relacionado con cómo hacerlo. Con un poco de
imaginación podrás crear organigramas, diagramas y
gráficos muy vistosos.
En primer lugar seguiremos viendo las opciones que
tenemos en la pestaña Diseño.
SmartArt ofrece, además de muchas formas de
estructuras, un rango muy amplio de diferentes

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estilos y colores para cada una de ellas. Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en
la sección Estilos SmartArt:
Podemos escoger una combinación de colores preestablecida para nuestro gráfico, para ello, simplemente
despliega el menú Cambiar colores y selecciona el que más te guste.
Verás que a medida que vas pasando el ratón por cada una de las opciones, tu gráfico mostrará la pre
visualización de cómo quedaría si aceptases esa opción.
Estos colores están clasificados por diferentes categorías, por lo que lo más recomendable es que en un
mismo documento todos los gráficos que introduzcas sigan la misma línea para conseguir un aspecto más
homogéneo.
Más adelante veremos que podemos modificar estos colores de
forma personalizada.
La segunda opción que nos será más útil todavía es la de los estilos
de gráfico predefinido.
Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma
en que se visualizan.
Existen diferentes formas de visualización para cada uno de los
gráficos, de hecho hay algunos que tienen un número sorprendente
de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta última edición de Word,
los gráficos 3D tienen una calidad impresionante.

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Para seleccionar un tipo de visualización despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno.
Mientras vayas pasando con el ratón verás lapre visualización en tu gráfico.
En cualquier momento puedes hacer clic en la opción Restablecer gráfico de la pestaña Diseño
para devolver el diagrama a su configuración inicial. La información se mantendrá, pero se eliminarán los
cambios en la estructura y el estilo.
En la pestaña Formato también encontraremos opciones para configurar la estética del diagrama.
En los casos en que hayamos seleccionado una visualización en 3D podremos seleccionar el modo Editar en
2D para pasar el gráfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con más comodidad.
Cuando hayas terminado vuelve a hacer clic sobre ese botón y el gráfico tomará de nuevo la apariencia 3D.
Los otros tres botones que se encuentran en la sección Formas nos ayudarán a diferentes tareas:
Mayor. Este botón aumenta el tamaño de la forma en el organigrama. Cuantas más veces lo pulses más
grande se hará.
Menor. Este botón disminuye el tamaño de la forma en el organigrama. Cuantas más veces lo pulses más
pequeño se hará.
Cambiar forma. Este botón despliega un menú desde donde podrás cambiar la forma de un elemento
cualquiera del diagrama, gastará con seleccionarlo, desplegar este menú y seleccionar la forma que quieres
que tome. Podrás escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.
Más a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento
del gráfico o si está seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.

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Desde aquí podremos establecer rápidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas. Para
ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando los estilos
de forma. Selecciona uno de ellos y se aplicará automáticamente.
Igual que antes cada vez que pases el ratón por cada uno de ellos verás la pre visualización en el diagrama
del documento.
Este tipo de estilos rápidos sólo pueden ser aplicados sobre los elementos del gráfico. Para modificar
aspectos relativos al gráfico completo utilizaremos los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma
y Efectos de formas.
Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los
que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.
Observa que en Relleno de forma, además de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una
imagen, un degradado o una textura. Seleccionando la opción Sin relleno, el elemento tendrá un fondo
transparente y en el caso de que por ejemplo el gráfico tuviese algún elemento detrás (texto, imágenes,
tablas....) serían visibles a través de él.

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Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendrá el todo el
diagrama o parte de él. Además de poder elegir su color también podremos modificar su grosor y el tipo de
línea (sólida, a rayas, punteada...). Observa que hay un desplegable dedicado a cómo se mostrarán las
flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.
Dentro del desplegable Efectos de formas encontrarás las opciones más jugosas en cuanto a la visualización
del diagrama.
Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cuáles son las que más te gustan.
Aún así diremos que al final de los desplegables que forman este menú casi siempre encontraremos una
opción para abrir el siguiente cuadro de diálogo:

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Desde aquí se pueden modificar todas las características del formato del gráfico.
Este cuadro de diálogo también está accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el gráfico y
seleccionando Formato de forma.
12.5. Tamaño y organización
También en la pestaña Diseño encontramos las opciones referentes a la organización y tamaño de los
diagramas.
Como puedes ver, las opciones del grupo Tamaño son muy fáciles de comprender. Con ellas puedes
establecer el alto y ancho del gráfico con un par de clics.
Para ajustar mejor tus objetos es muy útil, pues a pesar de que podríamos definir el tamaño del gráfico
colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y
arrastrando. El resultado que lograríamos así no sería tan exacto pero es mucho más visual.

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El resto de opciones tienen que ver con cómo se comportará el gráfico con el resto del documento. Como
observarás, son las mismas opciones que se utilizan para trabajar con los gráficos e imágenes, que ya vimos
en su correspondiente tema. Posición te permite seleccionar la ubicación exacta del gráfico dentro de la
página. Y en Ajuste de texto establecerá cómo se comportará el objeto gráfico con respecto al resto del texto
que lo rodea.
La opción Más opciones de diseño abrirá el cuadro de diálogo Diseño avanzado. Desde él podrás colocar el
gráfico en la posición exacta que desees, escogiendo la posición vertical y horizontal del objeto respecto a
otros objetos (hoja, párrafos, caracteres, etc...).
13.1. Introducción
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura
y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las
tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar
documentos idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm
para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los
cambios que apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla.
Word 2010 incluye muchas plantillas. Aprenderemos cómo utilizarlas y posteriormente veremos cómo
modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. También veremos cómo crear plantillas nuevas a partir

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de un documento Word. Podríamos crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con
controles más complejos, pero éstos los veremos en el tema Compartir documentos.
13.2. Elementos que se guardan en una plantilla
Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero
también conservan otros elementos:
- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si añadimos o quitamos iconos estas modificaciones
también se guardarán en la plantilla.
- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla.
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2010. De ahí la potencia de las plantillas
para trabajar de modo más eficiente con Word 2010.
13.3. La plantilla por defecto
En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.
Al crear un documento vacío nuevo, siempre se crea con unos márgenes ya establecidos, y con una fuente y
estilos predeterminados. Todo esto está definido internamente en una plantilla Normal.dotm que se aplica
por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el botón Predeterminar en alguna opción para forzar a
Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la
nueva preferencia.
También podemos modificar la plantilla Normal.dotm abriéndola normalmente desde Word, como un
documento cualquiera. Para abrirla será necesario saber dónde está. Averiguarlo es sencillo. En
Archivo>Opciones>Avanzadas encontraremos al final de todo el botón Ubicaciones de archivos.... Si
hacemos clic en él se abrirá una ventana donde está la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las
Plantillas personales. Luego lo único que resta hacer es ir a Archivo>Abrir y buscar la plantilla en la ruta que
acabamos de averiguar.
Como hemos dicho, todos los cambios realizados sobre ella se aplicarán a los nuevos documentos. Pero si
por cualquier motivo queremos recuperar la plantilla original que venía por defecto, lo único que tendremos
que hacer es borrar, renombrar o cambiar de directorio Normal.dotm. Ya que, de esta forma, Word no la
encontrará y creará una nueva.

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13.4. Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo>Nuevo.
Normalmente dejábamos marcada la opción Documento en blanco y pulsábamos Crear. Para utilizar una
plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias
posibilidades a la hora de elegir una plantilla:
- Plantillas recientes permite elegir entre las últimas plantillas utilizadas en el ordenador.
- Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.

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- Mis plantillas es donde aparecerán las que hayamos creado nosotros.
- Y más abajo veremos una sección completa de Plantillas de Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso
a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aquí. Las podremos descargar
gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la página. Además, las encontraremos
perfectamente clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc.
Las categorías y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones.
Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla
o categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas.
Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de búsqueda.
Si utilizas la búsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un
enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podrían resultar de
utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez más a disposición de
los usuarios.
Si en cambio estás explorando las categorías para ver las plantillas deberás utilizar los botones de la zona
superior, para ir atrás y adelante o volver a la primera página haciendo clic en Inicio.
El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botón
Crear que aparecerá a la derecha junto a la pre visualización. En el caso de las plantillas de Internet el botón
se llamará Descargar.
Observa que junto al botón Crear está marcada la opción Documento. Esto implica que crearemos un
documento a partir de la plantilla, que es lo más normal. Pero si en algún momento queremos crear una
plantilla a partir de otra, simplemente deberemos pulsar el pequeño botón circular que hay en la opción
Plantilla.
13.5. Trabajar con el documento creado
Una vez hemos pulsado el botón Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la estructura de la
plantilla escogida. Observarás que la barra de título contiene un título predeterminado como Documento1,
propio de los archivos no guardados.

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Lo más habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto que no debería, en principio,
cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos aplicado una plantilla de currículum ejecutivo. En él
distinguimos varios elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre ellos,
como es el caso de la Dirección de correo electrónico. Al hacer clic sobre el texto [Escriba su correo
electrónico] ha pasado a mostrarse dentro de un borde azul etiquetado, en modo edición, para permitirnos
cambiar el texto.
Una vez rellenada la información, guardaremos el documento normalmente, dándole nombre. La plantilla no
se verá afectada.
13.6. Modificar plantillas
Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas
proporcionadas por Word como las que creemos nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto anterior. En la pestaña
Archivo > Nuevo, escogemos Plantillas de ejemplo y seleccionamos una plantilla. Nosotros hemos elegido
currículum ejecutivo. Luego, en la parte inferior derecha, bajo la vista previa, deberemos seleccionar la
opción Plantilla. Así indicamos que lo que queremos crear no es un documento a partir de ella, sino una
plantilla. Por fin, hacemos clic en el botón Crear.

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Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseño que queramos. Por
ejemplo, podríamos introducir los datos que siempre se repetirán, como el nombre Usuario1 por el nombre
real, correo electrónico, dirección y teléfono. Así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También
cambiaremos el tamaño y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseño. Ahora sólo nos quedaría guardar la plantilla modificada, para
ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos a continuación.

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Observar dos cosas importantes.
Automáticamente Word 2010 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan
las plantillas creadas por los usuarios (la misma donde se encontramos Normal.dotm). Hay que guardarla en
esta carpeta para que luego aparezcan en la lista de Mis plantillas de Archivo > Nuevo.
El Tipo de archivo seleccionado es Plantilla de Word (*.dotx). Esto es así porque al abrir la plantilla
elegimos Plantilla, si hubiésemos escogido Documento se estaría guardando como un documento Word
ordinario.
Sólo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Técnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una personalizada en Mis plantillas a
partir de una original de las Plantillas de ejemplo. Si quisiéramos modificar una plantilla como tal, lo único
que tendríamos que hacer es guardarla con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.

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13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word
Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2010 podemos crear una plantilla simplemente
cambiándole el tipo de documento.
Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2010 tendremos que:
1. Diseñar el documento Word 2010.
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos incluir campos del estilo
Haga clic aquí..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también
podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.
2. Guardar como plantilla.

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Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de documento. Como ya sabes,
automáticamente Word 2010 te propondrá que la guardes en la carpeta Plantillas. Recuerda que debes
guardarla ahí si quieres que luego aparezca en el apartado Mis plantillas.
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta
según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas
existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la
impresión de sobres, etc.
14.1. Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de
datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de
distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una
tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta
potente utilidad de Word.

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14.2. Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic
en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona
inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de
asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo
electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo
paso del asistente.

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En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la
cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción
seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente
(una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para
buscar el archivo que contiene el origen de datos.

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- Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la
opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer
clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo
Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así que no entraremos en
demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo
donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción Todos los
orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinación. Obviamente también
podríamos cambiarlo por cualquiera de las opciones válidas. Puedes desplegar el menú para examinar las
distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia,
en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.
Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo,
si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro de
Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.

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En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que estén
todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que desactivar su casilla haciendo
clic en ella. También podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados,
etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos
siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de
nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de
combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la
posición donde queremos que aparezca el campo de combinación
y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el
elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de
saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada),
o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la
lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de
la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en

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Siguiente para seguir con el asistente.
En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien
Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios...
para corregir algún error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la
opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por
ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar
luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los
registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento
creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores
cerramos el panel de tareas.

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14.3. La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la
pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.
. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los
cambios convenientes.
. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el
asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.
. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro
del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.

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En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios.
También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.
14.4. Insertar campos de combinación
Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la pestaña Correspondencia y
se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos,
seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los
campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí
va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.
Aquí tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.
14.5. Ver datos combinados
Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón . Este
botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

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La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de
son del origen de datos. Una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono
, los campos del origen de datos aparecerán resaltados.
14.6. Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se generarán
tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas
del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
Primer registro del origen.
Registro anterior.
Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el número de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer
registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.
Registro siguiente.
Último registro.
14.7. Buscar un registro

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Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto
pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón
. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo
tiene que buscar.
Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos en la
imagen.
En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.
Hacer clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos
lo indica mediante un mensaje.
La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro
no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos
devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un cuadro de diálogo
donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características.
14.8. Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no sólo para
mostrarlos en el documento, sino también para manipularlos. Haciendo clic en el icono se abre
el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia donde encontraremos opciones
interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.

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En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarán con el documento
principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará un documento (carta,
mensaje de correo electrónico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar qué
destinatarios queremos utilizar, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic
sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte
inferior y pulsamos Edición.
Se abrirá este cuadro de diálogo:

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Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos. También podremos
posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botón Buscando.
Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos
interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo que te
explicamos en el siguiente apartado.
14.9. Filtrar destinatarios
Podemos filtrar los destinatarios para que sólo se utilicen los registros que tengan un determinado valor en
un campo de combinación. Por ejemplo podríamos decidir utilizar únicamente los clientes de Alicante.
En la pestaña Correspondencia hacemos clic en . En el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este caso Población,
y se desplegará una lista con varias opciones:

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(Todos) se seleccionan todos los valores de población.
Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las
poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los
destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.
(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Este cuadro también se puede abrir haciendo clic
en Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar . La ventana es como la que se
aprecia en la siguiente imagen:
En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen de
datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. Cada línea es una
condición.

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Lo único que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparación a realizar de entre
las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no será necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe si
el valor está o no vacío. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin dirección, seleccionaremos
Campo:dirección y Comparación:No está vacío. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto
no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendría sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con
nada.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: población es igual a Valencia, de esta
forma sólo aparecerían combinados los clientes de Valencia.
Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas,
como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que
tuviesen algo en el campo dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se
muestra negra, sino azulada.
14.10. Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan
ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el
nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo.
Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden
inverso.
También podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y
dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso
tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Recuerda que
accedemos a ella haciendo clic en el botón Editar lista de destinatarios y desde ahí ya podemos seleccionar
Ordenar....

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Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si
queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por más campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldrían las cartas ordenadas por población y dentro de una misma población por
código postal.
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
14.11. Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una línea de saludo, etc.
Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estándares para referirse al nombre del destinatario,
su dirección, población, etc. Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro
origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me
permite decirle a Word cómo se llama el campo estándar en nuestro origen de datos para que Word pueda
luego realizar la asociación necesaria.
El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones.
Este cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos....

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En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estándares que utilizar Word en combinar
correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos con el que se
corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estándar, Word hace
automáticamente la asociación. Para el resto de los campos estándares tendríamos que desplegar la lista y
elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opción Bloque de
direcciones, ni la línea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una
asociación no definida nos lo preguntará o veremos que falta algo.
14.12. Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo siguiente.
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el
Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el
primero.
En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
último.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los
tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).

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Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.
14.13. Combinar en correo electrónico
La opción Enviar mensajes de correo electrónico
permite enviar cada carta del resultado de la
combinación en un correo electrónico. Con la
creciente y casi inevitable utilización del correo
electrónico es evidente que esta utilidad nos va a
ahorrar mucho trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de diálogo de
la derecha, en este, además de indicar qué grupo de
registros queremos enviar (como con la opción
Combinar al imprimir) debemos completar los
parámetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el
campo que contiene la dirección de e-mail del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto
sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo electrónico
compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2010, ya que se iniciará para poder realizar el
envío de correos.
14.14. Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cómo utilizar el asistente de combinación de correspondencia para enlazar
unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero ésta no es la única opción.
Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos también imprimir datos en sobres
o en etiquetas que serán pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente
en la creación masiva.
Tenemos dos opciones:
Utilizar la opción de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear
un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el
ejemplo de las cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrónico de
Microsoft Office.

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La primera opción sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar
combinación de correspondencia en la pestaña Correspondencia. Es ahí donde seleccionaremos si deseamos
crear Sobres o Etiquetas. También podríamos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en
el panel lateral.
En cada caso se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que permite su configuración.
Los sobres disponen de opciones para modificar el
tamaño del sobre, la fuente y la posición del texto,
en la pestaña Opciones de sobre. Es interesante
observar el dibujo que muestra la vista previa del
resultado. Además, podremos indicar la
orientación del sobre en la bandeja de entrada,
desde la pestaña Opciones de impresión.
En el caso de las etiquetas lo principal es indicar
qué tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el
desplegable de Marcas deberemos elegir la marca
del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el
cuadro inferior, seleccionar de qué tipo en
concreto se trata. El listado es bastante completo,
de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word
ya sabrá sus proporciones y será capaz de imprimir
el texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras
etiquetas no aparecen en el listado deberemos
crear una Nueva etiqueta con el botón y establecer
sus propiedades.

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Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los límites de las
etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero está ahí, por eso aparecen las pestañas de
Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos,
aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresión.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo único que restaría hacer es Seleccionar
destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo
incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un único sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de
contactos de Outlook, lo más sencillo es situarnos en la pestaña Correspondencia > grupo Crear y
seleccionar Sobres o Etiquetas.

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En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, la diferencia es que nos sitúan en distintas
pestañas de él.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeño botón en forma de agenda que permite
importar los contactos de Outlook. Además, vemos información como la orientación del papel en la bandeja
de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresión
desde el botón Opciones. Cuando esté todo listo, lo único que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opción interesante puede ser la de Agregar franqueo electrónico. Para poder utilizarla es necesario
descargar un programa de franqueo electrónico, aunque sólo está disponible en determinados países.
Infórmate en tu oficina de correos más cercana de si es posible realizar tal operación.
15.1. Introducción
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word llama
tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo que
nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y
tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De
un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite
enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los términos
importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán
organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por parte de los lectores.
15.2. Conceptos básicos
Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice
está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros
llamamos índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele
colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen
podemos ver parte de un índice.

pág. 142
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los
títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el
número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de
contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qué
temas tratará. Si hemos dado a los títulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema
(Ver Unidad 15) casi tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla
de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos a imprimir el
documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser una vista
que está sólo disponible en la versión digital del documento.
15.3. Insertar marcas de índice
Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que
posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Existen dos formas de marcar las entradas del índice:
De forma automática:
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo documento donde
tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes características:
- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.

pág. 143
- En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el
índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es
Capítulo 2. Tipos de vehículos en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si
escribiéramos capitulo 2. Tipos de vehículos no sería correcto ya que la c está en minúscula y la i no está
acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.
- También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Capítulo 2
una subentrada llamada Vehículos de motor entonces en la segunda columna pondremos Capítulo 2. Tipos
de vehículos:Vehículos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.
- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.
- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la
opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automáticamente.
- Abrimos el documento a marcar.
- Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice
Aparece el diálogo de Índice.

pág. 144
- Hacemos clic en el botón Auto marcar
Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word ha incluido unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el siguiente apartado.
De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice
o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación de teclas
Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice. Si habíamos seleccionado el texto aparecerá ya escrito en el
recuadro Entrada, en caso contrario debemos introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el que
posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada
principal y sangrada a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.

pág. 145
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiará en
la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos
marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté
activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.
15.4. Insertar índice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automáticamente, podemos crear
el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al
final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro de
diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada
principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

pág. 146
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice.
Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.
Desde el diálogo de Índice podemos acceder a modificar el estilo del índice presionando sobre el botón
Modificar. Nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de
los niveles.

pág. 147
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos
seleccionándolo y presionando sobre Modificar....
15.5. Tabla de contenido
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por los títulos de los apartados
que aparecen en el documento.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de
contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.
1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad de Esquemas que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de
esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos al crear la tabla de
contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de
esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título
apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista > Esquema.
3. Crear estilos de títulos personalizados.
Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta
cuando generemos la TDC.

pág. 148
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez estemos en la pestaña
de Tabla de contenido en el diálogo Tabla de contenido (que veremos a continuación) debemos pulsar sobre
el botón Opciones...
Nos aparece el diálogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos
Título 1, Título 2 , etc. lo lógico es que le asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2 el Nivel de TDC 2 y
así sucesivamente.
Generar la tabla de contenido.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles
según hemos visto anteriormente y por lo tanto ya
estén definidos los elementos que formarán la tabla de
contenido sólo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos
insertar la tabla de contenidos (Normalmente una
tabla de contenidos suele colocarse al inicio del
documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el
menú Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas.
Eligiendo uno de ellos se generará una tabla de
contenidos de forma instantánea, con el estilo que
tiene predefinido.

pág. 149
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero
aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de contenido...,
donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentación que
tendrá el estilo seleccionado.
Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear números de
página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces marcaremos la opción
Usar hipervínculos en lugar de número de página.

pág. 150
Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde
podemos establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que
aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra
TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Título 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre
Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero pulsando en
Guardar selección en galería de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se
añadirá al desplegable para que podamos elegirla en futuras ocasiones.
15.6. Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automáticamente. Si una vez
creada la TDC modificamos el documento añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un
par de clics de ratón de una manera fácil y cómoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaña Referencias disponemos del botón
- Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente donde
encontraremos la opción Actualizar campos.

pág. 151
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el diálogo Actualizar la
tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo. En él indicaremos si deseamos actualizar sólo los
números de página o toda la tabla.
15.7. Tablas de ilustraciones y otras
También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas
y después generar la tabla.
De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de
ilustraciones:
- Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por
Word.
Para utilizar esta opción debemos seleccionar el objeto
(ya sea tabla, imagen, gráfico, etc.), acceder a la pestaña
Referencias y pulsar el botón Insertar título.
Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen.
Como podemos ver el título se va a insertar en una tabla,
aunque podemos asignarle el título a cualquier otro tipo
de elemento.
Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc y
seleccionar Título, Word lo detecta automáticamente y
le asigna el título y el tipo de rótulo adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la
selección o por debajo de la selección.
Además vemos una serie de botones:
- Nuevo rótulo... Sirve para modificar el Título de la ilustración.
- Numeración... Abre el cuadro de diálogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la
numeración de los títulos.

pág. 152
- Autotítulo... Sirve para generar automáticamente los títulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos
hacer que se generen automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos
incluyendo en el documento.
- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.
Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los gráficos, tablas, y
demás objetos no son una excepción. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados
de ilustraciones y asignárselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese motivo, posteriormente
cuando hallamos aplicado un título a la ilustración podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocerá esos tipos personalizados.
En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustración.

pág. 153
Generar la tabla de ilustraciones.
Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaña Referencias y
hacer clic en el botón Insertar tabla de ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla.
Seleccionar si deseamos mostrar los números de página y alinearlos a la derecha o si por el contrario
preferimos utilizar hipervínculos en lugar de números de página.

pág. 154
En la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla,
ilustración, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla, puesto
que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
16.1. Introducción
Hoy en día todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema de seguridad en el
ordenador. Lo habitual es disponer como mínimo de un antivirus, especialmente si el sistema tiene acceso a
internet.
Pero también debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se descuida. Es muy
interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documentos en entornos de trabajo
donde usuarios diferentes pueden utilizar una misma máquina. Por ejemplo, en una empresa un empleado
puede tener acceso a un ordenador con documentos que no debería poder modificar porque pertenecen a
otro empleado de otro turno distinto.
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En esta unidad
veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
Añadir contraseña a un documento.
Controlar quién puede abrir, modificar o imprimir un documento.
Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.
Proteger el documento contra virus de macros.
Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene completar con
otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.
16.2. Añadir contraseña al documento
Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignándole una
contraseña para que únicamente la persona que conozca esa contraseña pueda abrir y modificar el
documento.
Una contraseña (o password) es una combinación de caracteres que pueden contener tanto letras como
números y que utilizan un sistema de cifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres
indescifrables.

pág. 155
Accediendo por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento y elegimos la
opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo desde el que introduciremos la
contraseña.
Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a repetir la contraseña. Así
el sistema se asegura de que se ha introducido correctamente y sin errores tipográficos.
Modificar la contraseña a posteriori es tan sencillo como acceder a esta misma ventana y cambiar el valor.
Para borrarla, lo único que haremos será eliminar la contraseña actual dejando el cuadro de texto en blanco.

pág. 156
Tabla de contenido
Unidad 1. .........................................................................................................................................................................1
Mi primer documento......................................................................................................................................................1
Que es Word 2010 .......................................................................................................................................................1
1.1. Arrancar Word 2010..............................................................................................................................................1
1.2. El primer texto.......................................................................................................................................................2
1.3. Guardar un documento .........................................................................................................................................4
1.4. Cerrar documento .................................................................................................................................................5
1.5. Abrir un documento ..............................................................................................................................................5
1.6. Cerrar Word ..........................................................................................................................................................6
Unidad 2. .........................................................................................................................................................................7
El entorno de Word 2010.................................................................................................................................................7
2.1. Elementos de la pantalla .......................................................................................................................................7
2.2. La cinta de opciones ..............................................................................................................................................8
2.3. La ficha Archivo ...................................................................................................................................................10
2.4. Ayuda de Word ...................................................................................................................................................11
Unidad 3. .......................................................................................................................................................................12
Edición básica ................................................................................................................................................................12
3.1. Introducción de datos..........................................................................................................................................12
3.2. Insertar símbolos.................................................................................................................................................14
3.3. Desplazarse por un documento ...........................................................................................................................15
3.4. Seleccionar..........................................................................................................................................................17
3.5. Eliminar...............................................................................................................................................................19
3.6. Deshacer y rehacer..............................................................................................................................................19
3.7. Copiar, cortar y pegar..........................................................................................................................................20
3.8. Opciones de pegado............................................................................................................................................21
3.9. Buscar .................................................................................................................................................................22
3.10. Buscar y reemplazar ..........................................................................................................................................24
3.11. Las vistas ...........................................................................................................................................................24
3.12. Ver varios documentos a la vez .........................................................................................................................27
3.13. Dividir la pantalla...............................................................................................................................................28
Unidad 4. .......................................................................................................................................................................29
Guardar y abrir documentos..........................................................................................................................................29
4.1. Guardar y Guardar como .....................................................................................................................................29
4.2. Guardar y abrir documentos................................................................................................................................31
4.3. Abrir....................................................................................................................................................................33
4.4. Eliminar y recuperar archivos ..............................................................................................................................34
Unidad 5. .......................................................................................................................................................................35
Ortografía y gramática...................................................................................................................................................35

pág. 157
5.1. Revisar mientras se escribe .................................................................................................................................36
5.2. Forzar la revisión .................................................................................................................................................37
5.3. Autocorrección....................................................................................................................................................39
5.4. Más funciones de revisión ...................................................................................................................................42
Unidad 6. .......................................................................................................................................................................42
Formato del documento ................................................................................................................................................42
6.1. Los temas ............................................................................................................................................................42
6.2. La portada ...........................................................................................................................................................43
6.3. Cambiar el fondo de página.................................................................................................................................44
6.4. La fuente .............................................................................................................................................................47
6.5. Cambio mayúsculas/minúsculas ..........................................................................................................................50
6.6. Color y efectos de texto.......................................................................................................................................50
6.7. WordArt ..............................................................................................................................................................51
6.8. Formato párrafo..................................................................................................................................................53
6.9. Listas con viñetas y numeradas............................................................................................................................54
6.10. Tabulaciones .....................................................................................................................................................56
6.11. Copiar formato ..................................................................................................................................................58
Unidad 7. .......................................................................................................................................................................58
Estilos.............................................................................................................................................................................58
7.1. Introducción........................................................................................................................................................58
7.1. Introducción........................................................................................................................................................59
7.2. Aplicar y quitar estilos .........................................................................................................................................60
7.4. Crear, modificar y borrar estilos ..........................................................................................................................61
7.5. Preferencias entre estilos ....................................................................................................................................64
7.6. Ver los formatos aplicados del documento..........................................................................................................65
Unidad 8. .......................................................................................................................................................................67
Diseño de página ...........................................................................................................................................................67
8.1. Configurar página................................................................................................................................................67
8.2. Encabezados y pies de página..............................................................................................................................70
8.3. Números de página .............................................................................................................................................72
8.4. Saltos de sección .................................................................................................................................................74
UNIDAD 9.......................................................................................................................................................................76
Impresión.......................................................................................................................................................................76
9.1. Antes de imprimir................................................................................................................................................76
9.2. Imprimir ..............................................................................................................................................................77
9.3. Ventana de impresión .........................................................................................................................................78
9.4. Configurar página ................................................................................................................................................79
9.5. Otras opciones de impresión ...............................................................................................................................80
9.6. La impresora........................................................................................................................................................81
Unidad 10. .....................................................................................................................................................................81

pág. 158
Tablas.............................................................................................................................................................................81
10.1. Crear tablas .......................................................................................................................................................82
10.2. Anidar tablas .....................................................................................................................................................83
10.3. Aplicar un estilo de tabla ...................................................................................................................................83
10.4. Ajustar la tabla ..................................................................................................................................................84
10.5. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas ..................................................................................................85
10.6. Combinar y dividir .............................................................................................................................................87
10.7. Alineación y dirección del texto.........................................................................................................................87
10.8. Tamaño de las celdas.........................................................................................................................................88
10.9. Tratamiento de datos ........................................................................................................................................89
Unidad 11. .....................................................................................................................................................................91
Imágenes y gráficos .......................................................................................................................................................91
11.1. Introducción......................................................................................................................................................91
11.2. Tipos de archivos...............................................................................................................................................92
11.3. Insertar imágenes prediseñadas ........................................................................................................................92
11.4. Insertar imágenes desde archivo .......................................................................................................................93
11.5. Insertar captura de pantalla...............................................................................................................................95
11.6. Manipular imágenes..........................................................................................................................................96
11.7. Insertar formas y dibujar ...................................................................................................................................98
11.8. Manipular formas............................................................................................................................................100
11.9. Insertar gráficos de Excel.................................................................................................................................101
Unidad 12. ...................................................................................................................................................................103
Organigramas y diagramas ..........................................................................................................................................103
12.1. Introducción....................................................................................................................................................103
12.2. Crear un organigrama......................................................................................................................................103
12.3. Modificar el diseño..........................................................................................................................................105
12.4. Modificar el aspecto del diagrama...................................................................................................................108
12.5. Tamaño y organización....................................................................................................................................113
Unidad 13. ...................................................................................................................................................................114
Plantillas ......................................................................................................................................................................114
13.1. Introducción....................................................................................................................................................114
13.2. Elementos que se guardan en una plantilla......................................................................................................115
13.3. La plantilla por defecto....................................................................................................................................115
13.4. Utilización de las plantillas de Word ................................................................................................................116
13.5. Trabajar con el documento creado ..................................................................................................................117
13.6. Modificar plantillas..........................................................................................................................................118
13.7. Crear plantillas a partir de documentos Word .................................................................................................121
Unidad 14. ...................................................................................................................................................................122
Combinar correspondencia..........................................................................................................................................122
14.1. Conceptos previos ...........................................................................................................................................122

pág. 159
14.2. Crear el documento principal ..........................................................................................................................123
14.3. La pestaña Correspondencia............................................................................................................................128
14.4. Insertar campos de combinación.....................................................................................................................129
14.5. Ver datos combinados.....................................................................................................................................129
14.6. Desplazarse por los registros ...........................................................................................................................130
14.7. Buscar un registro............................................................................................................................................130
14.8. Destinatarios de combinar correspondencia....................................................................................................131
14.9. Filtrar destinatarios .........................................................................................................................................133
14.10. Ordenar destinatarios....................................................................................................................................135
14.11. Asignar campos .............................................................................................................................................136
14.12. Combinar al imprimir.....................................................................................................................................137
14.13. Combinar en correo electrónico ....................................................................................................................138
14.14. Sobres y etiquetas .........................................................................................................................................138
Unidad 15. ...................................................................................................................................................................141
Tablas de contenidos, de ilustraciones e índices .........................................................................................................141
15.1. Introducción....................................................................................................................................................141
15.2. Conceptos básicos ...........................................................................................................................................141
15.3. Insertar marcas de índice.................................................................................................................................142
15.4. Insertar índice .................................................................................................................................................145
15.5. Tabla de contenido..........................................................................................................................................147
15.6. Actualizar la TDC..............................................................................................................................................150
15.7. Tablas de ilustraciones y otras .........................................................................................................................151
También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de tablas..............................151
Unidad 16. ...................................................................................................................................................................154
Seguridad.....................................................................................................................................................................154
16.1. Introducción....................................................................................................................................................154
16.2. Añadir contraseña al documento.....................................................................................................................154

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