Este documento describe las propiedades de los campos en Microsoft Access 2003. Explica propiedades como el tamaño del campo, formato, máscara de entrada, valor predeterminado, requerido e indexado. También cubre la creación de índices simples y compuestos para mejorar el rendimiento de las búsquedas en las tablas.

1. PROPIEDADES E ÍNDICES
en Microsoft Access 2003

2. Propiedades de los campos
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 Dentro de cada tabla, además del tipo de
datos, podremos definir una serie de propiedades
para cada campo.
 Nos centraremos en la solapa “General” en la que se
definen las propiedades del campo activo.
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3. Propiedades de los campos
 Tamaño del campo 3
 Formato
 Lugares decimales
 Máscara de entrada
 Título
 Valor predeterminado
 Regla de validación
 Texto de validación
 Requerido
 Permitir longitud cero
 Indexado
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4. Propiedades de los campos
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 Tamaño del campo
 Determina el número de caracteres que puede contener un
campo. El valor por omisión es 50.
 EJEMPLO: en un campo que contenga un teléfono no tiene
sentido asignarle un tamaño mayor de 11 cifras.
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5. Propiedades de los campos
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 Formato
 Permite mostrar las fechas y los números con un formato
determinado.
 EJEMPLO: fecha corta, fecha larga, etc.
 Los formatos predefinidos relacionados con números, con
monedas y con fechas y horas dependen de la configuración
regional del panel de control de Windows.
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6. Propiedades de los campos
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 Lugares decimales
 Determina el número de decimales en los campos numérico o
de moneda.
 EJEMPLO: ahora para el Euro necesitamos dos
decimales, algo que no ocurría con la peseta.
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7. Propiedades de los campos
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 Máscara de entrada
 Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a
un formato determinado.
 Sólo funciona con tipos de datos texto o fecha.
 EJEMPLOS:
 Podríamos poner 27/09/1969 ó 27-sep-69
 Código postal: sólo cinco números (no letras)
 Ejemplo: 00000 para obligar a que sean números.
• Ver pág.60 Guía Práctica Anaya
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8. Propiedades de los campos
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 Máscara de entrada
 Nota:
si se crea una máscara de entrada para un
campo de una tabla, esa máscara se utilizará
también en todas las consultas, formularios e
informes que usen la tabla. Por tanto, si se
desea usar la máscara sólo para ingresar datos a
través del formulario, se puede crear la máscara
para el control del formulario y no para el
campo de la tabla.
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9. Propiedades de los campos
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 Máscara de entrada y Formato:
 Recuerda la diferencia entre la propiedad formato y la
propiedad máscara de entrada. La primera sirve para mostrar
los datos, y la segunda para introducirlos.
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10. Propiedades de los campos
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 Título
 Sustituye al nombre del campo que actualmente aparece en la
vista diseño a la hora de crear formularios e informes.
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11. Propiedades de los campos
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 Valor predeterminado
 Es el valor que tomará el campo por omisión cada vez que se
agregue un nuevo registro a la tabla.
 EJEMPLO: si estamos en un campo “Ciudad” en el que el 90% de
los registros pertenecen a Murcia, podríamos agregar la palabra
“Murcia” a la propiedad Valor Predeterminado para ahorrarnos la
escritura de la palabra muchas veces.
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12. Propiedades de los campos
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 Regla de validación
 Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se
pretende introducir en el campo para ser aceptado.
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13. Propiedades de los campos
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 Texto de validación
 Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se
pretende introducir no cumple la anterior regla de validación.
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14. Propiedades de los campos
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 Requerido
 Indica si es obligatorio o no introducir un dato en el campo.
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15. Propiedades de los campos
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 Permitir longitud cero
 Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo
texto o memo.
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16. Propiedades de los campos
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 Indexado
 Determina si el campo será un índice de la tabla o no (para
acelerar las búsquedas).
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17. Propiedades de los campos
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 NOTA:
 como es lógico, no todas las propiedades aparecen en todos los
tipos de campos. Ejemplo: no tiene sentido usar la propiedad
“números decimales” en un campo de tipo texto.
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18. Propiedades de los campos
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 Ejercicio:
 Copia la tabla “pedidosfinal” del archivo database1.mdb
como “pedidosfinal2” (sólo la estructura) y para el
campo fecha-venta asigna las siguientes propiedades:
 Formato: fecha mediana
 Máscara de entrada: fecha corta
 Título: Fecha de la venta
 Valor predeterminado: dejar en blanco
 Regla de validación: >=#01/01/1900# Y <=Fecha()
 Texto de validación: la fecha no es correcta
 Requerido:Sí
 Indexado:Sí con duplicados
Inventa datos para crear dos nuevos registros – Inserta la fecha
mal para ver que se activa el texto de validación
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19. Índices
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 Con los índices lo que conseguimos es que Access
encuentra más rápidamente un dato dentro de un
campo.
 Al decirle a un campo que sea indexado, Access
construye internamente un índice para él. Es como
el índice de un libro.
 Cuando sepamos que vamos a buscar datos muy a
menudo por un campo crearemos un índice para
él. Por ejemplo, para un campo apellidos.
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20. Índices
20
 La propiedad indexado admite tres valores:
 No  no crea índice para el campo
 Sí, con duplicados  crea un índice en el que se admiten
duplicados (Ejemplo: un nombre de ciudad, porque se
puede repetir)
 Sí, sin duplicados  crea un índice para el que no se
admiten valores duplicados (Ejemplo: un campo DNI).
Todas las claves primarias tienen un índice de este tipo sin
duplicados.
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21. Índices
 Access crea por omisión 21 índices en orden
los
ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9)
 Si queremos que el índice sea descendente habrá
que especificarlo en la columna Orden del cuadro
de diálogo Índices. (Se accede a él a través de VerÍndices)
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22. Índices
 Para el índice hay tres características:
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 Principal: esta característica es propia de la clave
principal de cada tabla. Sólo puede haber una.
 Única: indica si el índice permitirá valores duplicados
o no.
 Ignorar nulos: permite excluir del índice los registros
cuyo valor sea nulo (si seleccionamos No). Si se elige Sí,
entonces admitirá valores nulos.
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23. Índices
 Los índices pueden ser simples o compuestos:
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 Los simples ya están vistos.
 Los compuestos estarán formados por varios campos.
Por ejemplo: los apellidos y el nombre (dos campos en
este caso)
 EJEMPLO:
 Dentro del cuadro de índices habrá que crear una nueva entrada
(al final), asignando un nombre al índice y eligiendo el campo.
 Después en la siguiente fila dejamos en blanco la entrada de
nombre del índice y elegimos el siguiente campo de la tabla para
crear el índice compuesto.
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24. Índices
 Ejercicios: 24
 Para la tabla “pedidosfinal2” vamos a crear un índice
compuesto:
 Para la tabla “almacenb” crearemos el índice “nproducto”
formado por el campo “nombre-producto”.
 Accedemos al cuadro de índices y creamos una nueva entrada
llamada “destino-vendedor” que estará compuesto de los
campos “destinatario” y “vendedor”. Cierra el índice y la tabla.
 Para la tabla “otrosclientes” crearemos el índice “ncliente” que
estará compuesto por los campos “nombre-cliente” y “apellidos”
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25. Índices
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 Eliminación de índices:
 Es tan sencillo como entrar al cuadro de diálogo de los
índices y eliminar la fila en la que está dicho índice
(botón derecho del ratón y eliminar filas).
 Borrad todos los índices creados en el apartado
anterior. Deberán quedar las tablas tan sólo con los
índices correspondientes a las claves primarias de cada
una de las tablas.
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