Este documento explica cómo crear formularios y informes en Access. Detalla los pasos para crear formularios utilizando el asistente o diseño manual y las partes clave de la ventana del formulario. También explica cómo crear informes seleccionando los campos en el asistente para informes y las partes importantes de la ventana del informe.

1. ESCUELA POLITECNICA DEL EJERCITO
GABRIELA MORENO
G-203

2. FORMULARIO EN ACCESS
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar
para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta.
Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos,
como qué campos o filas de datos se van a mostrar.
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios
ven y alcanzan las bases de datos.
Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que
los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan

3. CREACION DE FORMULARIOS
1.-En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que
contiene los datos que desee ver en el formulario.
2.-En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic
en Formulario.

4. PARTES DE LA VENTANA
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en
el Panel de Navegación.
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan
en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es
más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y
después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el
formulario a nuestras necesidades.

5. Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin
contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior
opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece
ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el
objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación del formulario.
Navegación te permite crear un formulario dedicado a la
navegación, que simula la estructura típica de menús de una
página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.

6. CREAR FORMULARIOS CON EL ASISTENTE EN
ACCESS
-Nos ubicamos en el panel izquierdo y seleccionamos la tabla
origen para el formulario y seleccionamos la opción “crear” en la
parte superior de la cinta de opciones y seguidamente
seleccionamos la opción “Asistente para formularios” de la
sección Formularios

7. Nos aparece en pantalla el Asistente para formularios
Nos aparecen en la parte izquierda los campos disponibles y en la
parte derecha los campos que vamos a ir seleccionando para que
aparezcan en el formulario.
Podemos presionar el botón “>>” si queremos escoger todos los
campos de la tabla, o seleccionamos campo por campo con el
botón “>”.

8. Luego escogemos la distribución
que va a tener el formulario. En
columnas, Tabular, Hoja de datos o
Justificado.
Le damos un título o nombre al formulario.

9. INFORMES EN ACCESS
Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a
presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de
crear el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos
que utilizaremos
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los
formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se
pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los
informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar
totales por grupos

10. CREACION DE INFORMES
El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde
obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la
ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el botón
Informe

11. PARTES DE LA VENTANA
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que
contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel
de Navegación.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos
aparezcan en él.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso
por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el
siguiente apartado.

12. EL ASISTENTE PARA INFORMES
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando
el botón .
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el
informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los
datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si
queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una
consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
informe esa consulta

13. IMPORTANTE
Se debe seleccionar primero la tabla que servirá como base para el
informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado.
Access creará un informe básico que tendrá por columnas los
campos de la tabla seleccionada