Este documento presenta una introducción a las herramientas de informática 1. Explica conceptos básicos sobre sistemas de información, bases de datos en Access y publicaciones electrónicas en Publisher. Incluye definiciones de términos como campo, registro, tabla, formulario e informe. También describe las unidades y características principales de la interfaz de Access.

1. Apuntes de herramientas I
Colegio de Bachilleres del Estado de Querétaro, plantel 7 “El Marques”.
Profesora: Ramírez Velázquez luz del Carmen.
Alumna: Ramírez Martínez María del Carmen.
Grupo: 3.4

2. Portada
Índice Introducción
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

3. índice
 Unidad 1: sistemas de información para la
administración de negocios.
 Unidad 2: base de datos (Access).
 Unidad 3: publicaciones electrónicas
(Publisher).
 Conclusiones.
 Bibliografía.

4. introducción
El tema del trabajo es de herramientas de informática 1, tanto teóricas como
practicas; para el desarrollo de habilidades en el aula, con el fin de que se sepa
utilizar bien las aplicaciones que tiene estas. Delo importante que es saber
utilizarlas y como para un o una buena presentación de trabajo.
Se presentara como crear una base de datos utilizando el programa de ACCESS y
crear publicaciones electrónicas en Publisher.

5. Sistemas de Información
 Definición de sistema.
 Definición de información.
 Actividades de un sistema.
 Definición de sistemas de información.
 Objetivos de sistemas de información.
 Ciclo de vida de un sistema.

6. Sistema
Un conjunto de información
ordenada con un fin en
común.
Medio
ambienté
Abiertos
Intercambien
materia,
energía o
forma.
Cerrados
No
intercambian
materia,
energía o
forma.
Naturaleza
Concretos
Físico o
tangible.
Abstractos
Simbólicos o
conceptuales.
Origen
Naturales
Generados por
la naturaleza,
tales como los
ríos.
Artificiales
Son
producidos por
la actividad
humana (son
concebidos y
creados por el
hombre).
Relaciones
Simples
Con pocos
elementos y
relaciones.
Complejos
Con
numerosos
elementos y
relaciones.
Cambio en el
tiempo
Estáticos
No cambia el
tiempo
(sistema
numérico).
Dinámicos
Cambia el
tiempo.
Variable que lo
define
Discretos
Variables
discretas
(lógica
booleana).
Continuos
Variables
continuas
(ríos).

7. Actividades de un sistema.
 Entrada: toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas
pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que
provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfaces automáticas.
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8. Proceso: efectúa los cálculos de acuerdo con una secuencia
de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden
efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para la
toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.
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9.  Almacenamiento: es una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta información
suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos.
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10.  Salida: saca la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras,
terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y
los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un
Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema
de Información o módulo.

11. Definición de información
 Conjunto de datos organizados y procesados que constituyen mensajes,
instrucciones, operaciones, funciones y cualquier tipo de actividad que tenga lugar
en relación con un ordenador.
 El procesador del mismo requiere de información para cumplir una orden recibida,
y toda tarea computacional implica el intercambio de un dato informativo de un
lugar a otro.
 Esto no sólo ocurre en forma electrónica al interior del ordenador, sino que
también es natural a las acciones que un usuario cualquiera ejecute con
una computadora.

12. Sistemas de
información
Apoyo a la toma de
decisiones.
Conjunto de programas y
herramientas que
permiten obtener
oportunamente la
información.
Es un ambiente de
incertidumbre.
Estratégicos.
Maneja la información
procesada de una
organización.
Se puede utilizar para
alcanzar el objetivo.
Transaccionales.
Diseñado para redactar,
almacenar, modificar y
recuperar todo tipo de
información.
Proceso que genera o
modifica.
Un conjunto de componentes
relacionados que recolectan,
procesan, almacenan y distribuyen
información.

13. Objetivos de sistemas de
información.
Generales.
Respalda la toma de
decisiones y generales.
Proporciona un
diagnostico de la
empresa en un momento
dado.
Particulares.
Analizar y rediseñar los
procesos de ventas o
importación de
repuestos, para iniciar el
análisis y diseño.
Evaluar las distintas
alternativas a partir del
análisis.

14. Análisis.
Ciclo de vida de un sistema
•Investigación a conciencia para tratar de conocer todos los requisitos e implicaciones del proyecto que
estamos por abordar. Es de vital importancia que reunamos toda la información pertinente al software
a desarrollar y que comprendamos la naturaleza del problema o necesidad que tratamos de cubrir.
Diseño.
•Se enfoca en modelar la base de datos, la arquitectura del software, la interfaz y los algoritmos o procedimientos del
mismo.
Desarrollo.
•Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados
a la medida del solicitante.
Capacitación.
•Se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con
las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Implementaci
ón.
•Esta es la fase en que ponemos el software en funcionamiento en el mundo real, o dentro de la organización para la que fue
desarrollado.
Mantenimient
o.
•Como sabemos las organizaciones no permanecen igual, cambian a lo largo del tiempo, así también los gustos y necesidades de las
personas cambian, entonces el software necesita ser modificado para que se adapte a esos cambios, y es por ello que surge lo que en el
software general las famosas actualizaciones.

15. Base de Datos (ACCESS)
 ¿Que es una base de datos?
 Ventajas y desventajas de la base
de datos.
 ¿Que es ACCESS?
 ¿Que es una tabla y una tabla de
registros?
 ¿Que es un campo?
 Como esta integrada la pantalla
inicial de Access.
 Tipos de campos.
 ¿Que es un campo llave y uno no
llave?
 Tipos de relaciones entre tablas.
 ¿Qué es un formulario y como
hacer uno?
 ¿Qué es un informe y como
hacerlo?
 Abarrotes.
 Videoclub.

16. ¿Que es una base de datos?
 Es una colección de información organizada de forma que un programa de
ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que
necesite.
 Es un sistema de archivos electrónicos.

17. Base de datos
Ventajas Desventajas
Compartir los datos. Tamaño.
Aumenta la productividad de los
programadores.
Complejidad.
Mejora el mantenimiento de los
programas.
Costo.
Seguridad. Requerimientos adicionales del
equipo.
Balance de requerimientos de
conflictos.
Complejo al recuperar los datos.

18. ¿Que es Access?
Es un sistema de administración de base de datos relacionales, diseñado
especialmente para ser utilizado bajo Windows.
Un sistema de administración de base de datos relacionales es un instrumentó
que nos permite ingresar, recuperar y manejar la información contenida en la
base de datos.

19. ¿Que es una tabla y una tabla de
registros?
 Es un conjunto de registros referentes a una categoría determinada de
información. Por ejemplo, una tabla podría ser una lista de alumnos, de
clientes, de autos, de pedidos, un inventario de artículos, entre otras mil
cosas mas.
 Los datos de la tabla se representan con columnas (llamadas campos) y con
renglones (llamados registros) que reúne la información de un elemento de la
tabla.
Campo
Tabla
.
Registros.

20. ¿Que es un campo?
Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de
datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder;
un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir
campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de
cálculo los campos son llamados celdas.

21. Barra de
titulo.
Barra de
herramientas de
acceso rápido.
Panel de
navegación.
Botón de
minimizar
cinta de
opciones.
Cinta de
opciones.
Ayuda.
Minimiza
r.
Tamaño
.
Cerrar
.
Pantalla
inicial de
Access
Barra de estado.

22. Tipos de campo
Valor Tipo de dato
Texto Son combinaciones tanto testo como numero.
Memo Es de texto extenso o igualmente combinación extensa.
Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.
Moneda Valores monetarios que contienen entra uno y cuatro
decimales.
Auto
numeración
Números sucesivos únicos.
Si/No Contienen uno de entre dos valores.
Objeto OLE Objeto vinculado o incrustado en una tabla.
Asistente para
búsquedas
Crear un campo que permite elegir un valor o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado.
Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como
textos y utilizada como dirección de hipervínculo.

23. ¿Que es un campo llave y uno no llave?
 Un campo llave o combinación de campos que identifican singularmente cada
registro de una tabla. Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar
datos entre tablas. Aunque no se requiere, su uso es altamente recomendado.
Acelera la recuperación de los datos y permite definir relaciones
predeterminadas entre tablas. Si una tabla no incluye un campo clave
principal obvio, es factible que Access asocie un numero único a cada
registro.

24. Tipos de relaciones entre tablas.
 Relación de uno a varios (1,n). Se crea una relación de uno a varios si uno de los
campos relacionados es una clave principal. Esta relación es la más común. Cada
registro de una tabla puede estar enlazado con varios registros de una segunda
tabla, pero cada registro de la segunda sólo puede estar enlazado con un único
registro de la primera.
 Relación de uno a uno (1,1). Se creará una relación de este tipo si ambos campos
relacionados son claves principales. En este tipo de relación, un registro de la
tabla uno sólo puede estar relacionado con un único registro de la tabla dos y
viceversa. No es muy usada.
 Relación de varios a varios (n,m). En este caso, ninguno de los campos
relacionados son claves principales. Cada registro de la primera tabla puede estar
enlazado con varios registros de la segunda y viceversa. Este tipo de relación
implica la repetición de los campos de cada tabla; esto es lo que Access pretende
evitar. Para establecer relaciones de este tipo, es necesario crear una tabla
intermedia que esté relacionada con las dos de uno a varios.
siguiente

25. Relaciones entre tablas.
Uno a uno
Uno a
varios

26. ¿Qué es un formulario y como hacer uno?
 Un formulario es un diseño mes conveniente para introducir, cambiar y ver los
registros en una base de datos.
 En un formulario en Access es factible incluir listas de valores seleccionables,
usar colores para resaltar los datos importantes o presentar mensajes que
indiquen cuando se ha introducido un valor correcto, entre otras múltiples
cosas.
siguiente

27. Lo primero que se debe hacer para crear un asistente para formularios es:
 Ir a la cinta de opciones y darle clic en crear he ir hacia el icono Asistente
para formularios.
 Luego aparecerá un cuadro que será de esta forma:
Tendrás que darle clic al
icono seleccionar todos
campos.
Después darle
siguiente.
siguiente

28. Luego tendrás que escoger una
distribución que en este caso será
justificado.
Luego te pedirá el titulo y como lo deseas
abrir en este caso le dejamos el mismo
titulo y lo abriremos en forma para
modificarlo.
Y le daremos finalizar.
siguiente

29. Así se vería el formulario
terminado.

30. ¿Qué es un informe y como hacerlo?
 Es información organizada, según el criterio que hayamos elegido: impresa o
visualizada en pantalla. Se puede usar un informe para agrupar registros de
un diseño personalizado. La variedad de formas en que se puede presentarse
la información, citaremos por ejemplo: Lista de precios , etiquetas, facturas,
informes con totales y subtotales, inventarios, correspondencia
personalizada,etc.
siguiente

31. Ejemplo de un informe
siguiente

32. Para crear un informe se debe de dar clic a esta
icono
Se aparecerá este
cuadro Dónde solo se selecciono el campo de
películas.
Y le daremos
siguiente
En este no pondremos
nada.
siguiente

33. Aquí en distribución le pondremos
tubular y orientación horizontal.
Y le daremos
siguiente.
Aquí pondrás el titulo y
como deseos la vista del
informe.
Y por ultimo le darás finalizar.

34. Publicaciones eléctricas (Publisher)
 ¿Qué es Publisher?
 Ventajas y desventajas de Publisher.
 Plantillas de Publisher.
 Folleto.
 Libreta de direcciones.
 Calendario.
 Currículo.

35. ¿Qué es Publisher?
 Está diseñado para ayudar a las empresas a crear publicaciones internas
profesionales de forma rápida y personalizada. Con Publisher, puede crear,
diseñar y publicar materiales profesionales de marketing y comunicación para
imprimir, enviar por correo electrónico y publicar en Web.

36. Publisher.
Ventajas.
 Basta con haber usado antes Word,
Microsoft PowerPoint u otros
programas Office para que los
usuarios aprendan rápidamente a
manejarse con Publisher y a
emplear la herramienta Office
adecuada para cada tarea
 Ahorrar tiempo al volver a usar el
trabajo.
 Crear publicaciones personalizadas
a partir de una base de datos.
Desventajas.
 Compenetración con otros
programas del mercado.
 No es profesional, y no puede
compararse con el resultado del
trabajo de un experto en diseño
grafico que use programas como
Photoshop y Corel...pero esta
bastante bien para el usuario
común.
 Ocupa bastante para ser un
programa tan simple.

37. Plantillas de Publisher.
siguiente

38. siguiente

39. siguiente

40. siguiente

41. siguiente

42. siguiente

43. siguiente

44. siguiente

45. siguiente

46. siguiente

47. siguiente

48. siguiente

49. siguiente

50. siguiente

51. siguiente

52. siguiente

53. siguiente

54. siguiente

55. siguiente

56. siguiente

57. siguiente

58. siguiente

60. Conclusiones.
 En este trabajo se puede comprender como utilizar y hacer un buen uso de
bases de datos y como sirve hacer publicaciones.
 En este trabajo yo pude comprender como crear este tipo de archivos y los
útiles que son para hacer buenos trabajos.

61. Bibliografía.
 En este trabajo no fueron utilizadas fuente de internet solo mi libreta de
apuntes de Herramientas de Informática en la cual tenia los informes
anteriores, las imágenes unas fueron encontradas en Google imágenes y otras
de mi base de datos y archivos.