5. ÍNDICE
OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO ............................................ 11
NOCIONES GENERALES .............................................................. 12
Archivos: técnica y ciencia ............................................... 16
Conceptos del documento ................................................. 18
Documentos privados ................................................... 19
Documentos públicos.................................................... 19
Documentos administrativos ....................................... 20
Documentos judiciales ................................................. 21
Documentos diplomáticos............................................. 22
Documentos heurístico-históricos ................................ 23
Documentos auténticos ................................................ 26
Documentos ejecutivos ................................................. 26
Archivalía ........................................................................ 27
INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS ............................................ 31
Los principios ................................................................... 31
Unidades de ordenación ............................................... 41
Principio de procedencia y de orden original................ 49
Los conceptos ................................................................... 55
Concepto de ordenación ................................................ 57
Concepto de clasificación .............................................. 70
Niveles jerárquicos .................................................. 75
6. 6
Clasificación decimal Dewey .................................... 76
Clasificación documental LC (Library of Congress) .. 78
Taxonomía ....................................................................... 80
Necesidad de una clasificación ................................. 81
¿Especie o tipo documental? ..................................... 81
Designación de un tipo documental ......................... 82
Clasificación jerárquica ........................................... 83
Filogenia .................................................................. 83
Sistema tradicional de clasificación ......................... 84
Metodologías alternativas ........................................ 84
Taxonomía diplomática ............................................ 85
Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los
organismos................................................................ 85
La Sistemática ............................................................. 86
El uso de los nombres tipológicos ................................. 87
Sistema de clasificación ............................................... 89
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS .................................................... 91
El ciclo vital de los documentos........................................ 92
Traslado y transferencia .............................................. 96
Fase activa ............................................................... 103
Fase administrativa................................................. 105
Fase intermedia ....................................................... 105
Fase de conservación permanente ........................... 107
Fase tecnológica ....................................................... 108
Sistemas de información en el ciclo vital de los
documentos ................................................................... 111
LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO ............. 119
Caracteres externos ......................................................... 119
Clase y tipo documental ............................................... 120
Clasificación de los documentos diplomáticos .......... 129
Documentos públicos: regios ................................ 130
Documentos públicos pontificios .......................... 130
Documentos privados ........................................... 131
Contenedor o formato ................................................... 131
Cantidad....................................................................... 133
Soporte o forma ............................................................ 134
Minutas.................................................................... 137
7. 7
Documentos originales ............................................. 138
Categorías intermedias ............................................ 140
Copias....................................................................... 140
Caracteres internos .......................................................... 141
Entidad productora ...................................................... 142
Fecha y lugar de producción ........................................ 143
Orígenes funcionales .................................................... 144
Contenido sustantivo.................................................... 146
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO ............................. 148
Conceptos generales ......................................................... 148
Sistemas........................................................................... 148
Teoría general de sistemas .............................................. 149
Empresas y organismos de servicio en la teoría de
sistemas ........................................................................ 152
Clasificación de sistemas ................................................. 153
Sistemas físicos y abstractos ....................................... 154
Naturales y elaborados ................................................ 154
Técnicos y civiles o sociales.......................................... 154
Abiertos y cerrados ...................................................... 154
Sistema de producción ................................................. 155
Clasificación de los sistemas de servicio por su proceso ... 155
Clasificación de los sistemas de servicio por sus fines ..... 156
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS ............................................... 157
Archivos audiovisuales..................................................... 157
Archivos cartográficos ...................................................... 157
Archivos impresos ............................................................ 158
Archivos legibles a máquina ............................................ 158
Archivos públicos ............................................................. 159
Archivos administrativos ................................................. 162
Archivos eventuales ......................................................... 162
Archivos centrales............................................................ 162
Archivos intermedios ....................................................... 163
Archivos de conservación permanente o históricos .......... 164
Archivos generales ........................................................... 164
Archivos privados ............................................................. 164
Archivos particulares ....................................................... 166
Archivos económicos ........................................................ 166
Archivos eclesiásticos ....................................................... 166
8. 8
El Archivo del Vaticano.................................................... 167
Archivos secretos ............................................................. 168
Archivos vivos .................................................................. 168
Archivos muertos ............................................................. 169
ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA .................................................... 170
Tendencias de las organizaciones..................................... 171
Evolución de las organizaciones ....................................... 172
Concepto de estructura .................................................... 173
Criterios para comprender la estructura ......................... 175
La delegación ............................................................... 175
La departamentalización ............................................. 175
La descentralización .................................................... 176
Estructura formal e informal ...................................... 176
Tipos de departamentalización......................................... 177
Departamentalización por funciones ............................ 177
Departamentalización por servicios ............................. 178
Departamentalización por área geográfica................... 179
Departamentalización por tipo usuarios ...................... 179
Departamentos staff y de servicios .............................. 179
DIAGRAMAS ............................................................................. 181
Propósito de los diagramas .............................................. 182
Flujogramas ................................................................. 182
Organigramas .............................................................. 183
Estructura orgánica......................................................... 183
Comunicación............................................................... 186
Análisis ........................................................................ 188
Limitaciones .................................................................... 190
Modelos de organigramas................................................. 191
Principales formas de organigrama ................................. 193
Diagramación............................................................... 195
Codificación de los cargos del diagrama ........................... 201
Tipos de diagrama de estructura ..................................... 202
Relevamiento de la información ....................................... 204
LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN .............. 207
Generalidades................................................................... 207
Las actividades ................................................................ 218
Actividades de planificación ......................................... 221
9. 9
Actividades políticas..................................................... 222
Actividades de decisión................................................. 222
Actividades de influencia ............................................. 225
Actividades de información .......................................... 226
Actividades operativas ................................................. 227
Actividades de control .................................................. 228
Actividades de fomento................................................. 229
Actividades de servicio ................................................. 230
Actividades de coordinación ......................................... 230
IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES .......................... 232
Aproximación a una metodología archivística ................. 232
Precisión de conceptos ...................................................... 237
Hipótesis ...................................................................... 237
Teoría ........................................................................... 239
Leyes ............................................................................ 241
Operativa del método ................................................... 242
Los métodos documentales ............................................... 244
Análisis de los tipos documentales ............................... 250
Determinación del tipo de información que se desea
obtener ...................................................................... 250
Las unidades documentales ......................................... 253
División de los fondos en unidades documentales ........ 253
Identificación de los fondos documentales ........................ 255
Método de identificación de fondos ............................... 256
Identificación de la entidad productora ........................ 257
Identificación de los orígenes funcionales .................... 259
Identificación del tipo documental ............................... 260
Identificación del documento ........................................ 261
Especificaciones o requerimientos documentales ......... 263
Delimitación del concepto de serie documental ............ 266
El método sistémico ......................................................... 266
El modelo sistémico .......................................................... 267
El contexto ....................................................................... 268
Organización del fondo documental ................................. 268
La ordenación de las unidades mayores........................... 270
Los grupos documentales ................................................. 270
Las colecciones de manuscritos........................................ 272
La ordenación de las unidades intermedias ..................... 274
Series documentales..................................................... 275
10. 10
Formación de la serie documental ............................... 278
Ordenación de las series .............................................. 279
Series de manuscritos ...................................................... 279
El método interrogativo.................................................... 280
Determinación de la obtención de datos ........................... 280
Forma de obtener los datos .............................................. 281
La entrevista.................................................................... 282
Sistema de entrevistas ..................................................... 283
Limitaciones .................................................................... 285
Sistema de consultas........................................................ 286
Sistema de encuestas ....................................................... 286
Encuesta y cuestionario ................................................... 288
Clasificación de los cuestionarios ..................................... 289
Preparación de formularios .............................................. 290
El formulario.................................................................... 291
El método del test ............................................................. 291
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ........................................................ 293
11. OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO
– Conocer y aplicar correctamente la terminología
archivística.
– Conocer y comprender los métodos y procedimien-
tos administrativos.
– Distinguir los tipos documentales que producen las
entidades.
– Perfeccionar el vocabulario profesional y los con-
ceptos empleados por la Archivología en el marco de la
ordenación y clasificación en sus distintos niveles.
– Conocer los distintos elementos que intervienen
en la clasificación documental.
– Conocer los principios archivísticos.
– Distinguir las distintas unidades documentales.
– Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe
realizar el archivero como consejero de la organización
de documentos activos para efectivizar el servicio.
12. NOCIONES GENERALES
LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus técnicas
actuales data de épocas remotas. Los archivos comenza-
ron a formarse prácticamente desde la aparición de las
escrituras. Los egipcios, predecesores de muchos cono-
cimientos de la actualidad, los sumerios y los macedo-
nios, en el florecimiento de sus respectivas civilizacio-
nes —detalle a considerar—, se vieron en la necesidad
de crear depósitos dedicados a la conservación de los
documentos.
Este fenómeno, de carácter netamente social, consi-
derado como una constante en la historia de la humani-
dad, permite aseverar que la formación de los archivos
responde a una necesidad explícita. En la medida que
aumenta el número de la población, se requiere de una
memoria más amplia que dé testimonio de todos sus
acontecimientos, sociales en primera instancia, que pos-
teriormente pueden convertirse en históricos.
Esta aseveración nos lleva a manifestar, con justa ra-
zón, que en los grados de civilización superior, es decir,
bajo determinadas condiciones como la existencia de todo
13. 13
un contexto jurídico-cultural, se establecen como deter-
minantes para la formación de archivos.
La Archivología como ciencia en formación es relati-
vamente moderna, surge como una técnica empírica
para dar arreglo y conservación de los archivos.1
La con-
figuración como ciencia independiente y como ciencia
auxiliar de la Historia, es reciente.
Fueron muchos los archiveros preocupados por este
desarrollo, sustentado en la misma necesidad de infor-
mación de las instituciones y sus administraciones. Al-
gunos hitos son reconocidos, como la difusión del ma-
nual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin,
que se editara en 1898.
La Archivología, que se diferencia conceptualmente
de la Archivística, por la aplicación de tecnología moder-
na, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplo-
mática, Paleografía, Biblioteconomía, Historia y final-
mente Administración, colaborando en su desarrollo,
pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusi-
ve del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los ar-
chivos administrativos logrará, en cierta forma, buscar
menos dependencia de la influencia negativa de la His-
toria y la Biblioteconomía sobre los archivos.
La Archivología tiene alcances demasiado amplios,
lo que, al momento de la formación de profesionales, pre-
senta variadas opciones de aplicación, pero básicamen-
te pueden citarse:
– Definición de la misma y establecimiento de su cam-
po de estudio, lo que conforma todo un cuerpo teórico
permanentemente actualizado.
– Análisis de su objeto, método y finalidad.
1
Antonia Heredia Herrera: Archivística General - Teoría y Práctica,
Diputación Provincial de Sevilla, 1991.
14. 14
– Elaboración, estudio y aplicación de los principios
relacionados a sus actividades como profesión.
– Gestión de documentos y administración de archi-
vos a lo largo del ciclo vital de los documentos
– Estudio de la evolución de la práctica archivística
en todos sus campos.
– Bibliografía y formación profesional.
– Consideración de las instalaciones, conservación
material, reproducción en todas sus variantes y con toda
su problemática.
La Archivología requiere entonces para el logro de
sus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomática, Pa-
leografía, Cronología, Sigilografía, Historia institucio-
nal, Derecho administrativo, Administración, Arquitec-
tura, Restauración, Reproducción, Química, Biología e
Informática.
A la Archivología la podemos considerar sin muchas
vueltas como una ciencia de las clasificaciones, porque
en cada uno de sus aspectos o capítulos, clasifica previa-
mente sus conocimientos y los aplica a los distintos con-
tenidos que participan de su saber.2
A la necesidad explícita de la formación de los docu-
mentos y de su posterior centralización en archivos, des-
de la antigüedad, podemos clasificarla en dos cualida-
des:
La cualidad testimonial: de las decisiones jerárqui-
cas, sean de realeza o no, se “petrifican” para su conser-
vación permanente, constituyéndose en memoria de las
actividades de determinado ejercicio administrativo, po-
lítico o simplemente de poder.
La cualidad de constancia: efectúa evidencia sobre
la propiedad o un derecho adquirido, producto de una
2
Consideramos que el lector ha leído previamente, el contexto teó-
rico de la Archivología.
15. 15
cultura intelectual en desarrollo; que permite concep-
tuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que
al ser registrados en un documento, cobran valor legal y
de requisito para demostrar ante herederos y comer-
ciantes, la acreditación de la propiedad como tal. Son los
aspectos que determinan el estado jurídico, la organiza-
ción del gobierno que hace prevalecer ese estado de de-
recho.
Lo evidente es que en la antigüedad existieron de-
pósitos documentales, con un nombre u otro, y se modi-
ficaron los soportes documentales acorde con el desa-
rrollo tecnológico del momento.
La aparición y desarrollo de la escritura originan la
necesidad de un depósito con propósitos específicos: re-
unir, ordenar, conservar y recuperar la información ce-
losamente guardada. Paralelamente con el desarrollo
de la escritura, se conforman varias clases de documen-
tos, que contribuyen al conocimiento diplomático, y per-
miten posteriormente la aparición de la Paleografía.
Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fe-
hacientemente los documentos librarios y se diferencian
de documentos administrativos por la finalidad de su
creación y su esencia. Los documentos librarios encie-
rran pensamientos, por decirlo así, mientras que los ad-
ministrativos eran fruto de una acción o decisión.
Los descubrimientos continuos realizados por la Ar-
queología contribuyen aportando datos de interés sobre
esta rama del saber. Es así que en las excavaciones rea-
lizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se
descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuan-
do no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba
la existencia de cantidades documentarias, generalmen-
te ubicadas en los palacios reales o en los templos, es-
tos últimos son considerados como los repositorios más
16. 16
antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdo-
tes sobre asuntos oficiales y sobre la administración de
los bienes pertenecientes al templo, lógicamente que
existieron documentos sobre asuntos seculares.
Los palacios reales o de magistrados allegados al rey
conservaban los diplomas, leyes y demás textos, escritos
unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, pa-
piro, y más tarde en pergamino y papel. Es decir, efec-
tuamos una clasificación de los soportes documentales
en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza
intrínseca del soporte.
Los archivos constituyen, definitivamente, el depó-
sito natural donde se conservan primero y luego son con-
sultadas, todas las series de escritos llamados de “ac-
ción”, acto, hecho, actuación; o de decisión, resolución,
determinación.
ARCHIVOS: TÉCNICA Y CIENCIA
Los archivos resguardan documentos que difieren en
la apreciación de su valor con el transcurso del tiempo,
sometiéndose generalmente a la investigación históri-
ca. Estos documentos pueden ser diferentes en su signi-
ficado, pero mantienen información de una organici-
dad. Los archivos son esencialmente orgánicos.
El desarrollo de la investigación en la Sociología, al
igual que en la Historia económica, cobraron importan-
cia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que obligó
a prestar una mayor atención de la organización de los
archivos, asimismo se comprende que los documentos
encierran un valor incalculable en investigaciones de
Etnología, Diplomática, Paleografía (hoy Grafística).
17. 17
Se modifica enormemente el interés por los documen-
tos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un
amplio desarrollo de las técnicas documentales. Esto nos
lleva a la conclusión de que todo archivo debe estar pre-
parado para el servicio de investigación, y no sólo en la
consulta eventual de documentos administrativos, sino
para facilitar información continua que permita adqui-
rir un mayor conocimiento en el campo científico o, como
en el caso de las actuaciones administrativas, tomar deci-
siones acertadas. Esto compromete a quienes hasta aho-
ra, en forma idónea, se hicieron cargo de los archivos; se
establece entonces que la función básica de todo archive-
ro es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a
esta conclusión, se ha desarrollado una serie de expe-
riencias hasta conformar el conocimiento actual, que es
sólo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba
sólo por los medios descriptivos. La ordenación y clasi-
ficación es un proceso aplicado muy recientemente.
Las necesidades de información adecuada en la toma
de decisiones permiten aplicar un conjunto de técnicas
que, aglomeradas bajo una misma dirección, conforman
un saber, aún naciente, pero que desarrolla en la medi-
da en que la sociedad demanda un mayor conocimiento
social. La Archivología surge necesariamente.
El conocimiento sobre los archivos tiene modifica-
ciones continuas; se habla de archivos públicos, privados
eclesiásticos, de archivos administrativos, económicos e
históricos. Clasificamos a los archivos por sus fines con-
cretos, por los soportes que contienen o por el aspecto
legal que los sustentan. El papel de los archivos desor-
ganizados no favorece la perduración de los documen-
tos, ni permite una adecuada selección documental. La
ordenación documental de los archivos se convierte en
una técnica que adecua el control para el archivero.
18. 18
La dinámica documental hace necesario un estudio
sobre su comportamiento, se establecen principios, de
acuerdo a estos permanentes análisis, existen estudios
paralelos sobre el comportamiento de la información con-
tenida en los documentos; se generan investigaciones al
respecto, la Archivología alcanza el nivel de ciencia y se
engloba en las Ciencias de la Documentación.
CONCEPTOS DEL DOCUMENTO
El documento es la materia prima de nuestros estu-
dios, el objeto formal de la Archivología y de las Cien-
cias de la Documentación. Archivísticamente hablando,
significa cualquier escrito o imagen impregnado en un
soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la
información. Es ambiguo hablar del documento sin su
contexto, su definición varía de acuerdo con la ciencia o
disciplina que lo estudia.
Se define el documento como “cualquier soporte de
cualquier índole que contiene información de interés para
una determinada materia”.3
Al decir soporte se especi-
fica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, per-
gamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guar-
da un signo determinado como información que deber
ser extraída por quien o quienes se interesen. Si bien po-
demos realizar una clasificación del documento por sus
soportes, nos interesa más por su objetividad.4
3
Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”,
en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 8, Buenos Aires, 1979,
año VIII, p. 17.
4
Ver objetivación del documento en Víctor Hugo Arévalo Jordán:
Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, editorial virtual e-
libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.
19. 19
Documentos privados
El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en
confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que
está reservado a una sola persona o a un pequeño grupo
de personas, por oposición a público. Como acto parti-
cular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de
la economía, se considera un sector privado al sector de
la economía de un país generado por las empresas, las
economías domésticas e instituciones privadas con fines
de lucro. El criterio que separa al sector público y al pri-
vado de la economía es la naturaleza de las decisiones
económicas. Es decir, se considera que pertenecen al sec-
tor público las instituciones cuyas decisiones son adop-
tadas por una autoridad centralizada y al sector privado
aquellas cuyas decisiones están condicionadas por el
mercado. Por un lado existen empresas de titularidad
pública que se rigen por el mercado (sus decisiones se
adoptan a partir de la lógica del mercado) y otras em-
presas de titularidad pública combinan en su gestión las
decisiones de carácter público con aquellas que emanan
de la lógica del mercado.
El documento privado, entonces, es el producido por
entidades privadas y particulares. También se interpre-
ta como el redactado por partes interesadas, con testi-
gos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcio-
nario público que le dé fe o autoridad.
Documentos públicos
El adjetivo público es bastante ambiguo en sus sig-
nificados, pero en términos generales nos dice pertene-
ciente o relativo a toda la comunidad, por oposición a
privado. Desde el punto de vista económico y político,
20. 20
se habla del sector público, como el conjunto de activida-
des económicas en las que el Estado participa o ejerce
un control directo de la gestión.
El documento público es entonces “el otorgado o au-
torizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por
notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario
público competente para acreditar algún hecho, la mani-
festación de una o varias voluntades y la fecha en que se
producen”.5
Documento producido por entidades públi-
cas o estatales.
Documentos administrativos
“Los provenientes de la autoridad administrativa o
los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la
administración pública. El de carácter privado, desde
que se incorpora a un expediente o a actuaciones de ín-
dole administrativa. El relacionado con la administra-
ción, gestión económica y organización de los asuntos
privados. A efectos registrales, los que, por reunir au-
tenticidad y proceder de autoridades o funcionarios pú-
blicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como
admisible y eficaz titulación”.6
La enorme variedad de los documentos administra-
tivos nos llevan aun a una nueva clasificación, que po-
demos resumir sin agotar el tema.
El término administración implica la acción y efecto
de administrar. Esta acción se interpreta como un con-
junto de actos de gestión y disposición ejecutados sobre
un patrimonio.
5
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología Hispanoamericana. Teo-
rías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC,
Dirección General de Publicidad, Córdoba. 1ª parte, 3ª reimpresión, 1979,
p. 42.
6
Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977.
21. 21
Documentos administrativos públicos: se susten-
tan en la gestión de los intereses públicos, realizada por
los organismos competentes y el conjunto de organismos
encargados de cumplir esta función.
Documentos administrativos eclesiásticos: son
los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que com-
prende una dimensión espiritual, referente a las jerar-
quías, jurisdicción, etc., y una dimensión temporal, refe-
rida a la gestión de bienes y servicios.
Documentos administrativos militares: parten de
la administración pública del Estado que se ocupa de ges-
tionar todos los asuntos militares.
Documentos administrativos diocesanos: deri-
vados de una diócesis, que tiene a su cargo la recauda-
ción de los ingresos o de las rentas de una diócesis y su
empleo en los gastos de la misma.
Documentos administrativos centrales: deriva-
dos de la administración central, o el conjunto de órga-
nos superiores de la administración pública.
Documentos administrativos autónomos: prove-
nientes de la administración autónoma, constituida por
los órganos administrativos de las distintas comunida-
des autónomas que componen el Estado y la administra-
ción local. Sector de la administración pública integrado
por los entes menores de carácter territorial, como son
las provincias, los municipios, etc.
Documentos judiciales
Por el adjetivo judicial se entiende todo lo pertene-
ciente o relativo al juicio, a la administración de justicia
o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar.
Por lo tanto, los documentos se refieren a “Cualquiera
de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju-
22. 22
risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos
y providencias. Los que forman parte de autos, aun pro-
venientes de una parte y otro interesado que la causa o
requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a
terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones,
edictos, las diversas formas documentales de relaciones
jerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; su-
plicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes y
despachos y oficios diversos. A los efectos de los regis-
tros de la propiedad, los que cumplen la función de titu-
laridad que en los actos y contratos inscriptos o inscribi-
bles se requiere”.7
Podemos apreciar, definiciones para el término do-
cumento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de
vista diplomático, histórico y documentalista.
Documentos diplomáticos
“Un testimonio escrito, redactado en forma determi-
nada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurí-
dica, que tiene por fin darle fuerza probatoria”.8
El documento diplomático requiere tres aspectos
esenciales:
– Ser producido en una entidad organizada, por con-
siguiente, ser producto de una actividad.
– Haber sido realizado, redactado, elaborado, con de-
terminadas fórmulas internas que caracterizan directa-
mente su contenido y haber cumplido con formas exter-
nas determinadas.
– Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.
7
Luis Piazzali: op. cit.
8
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit, p. 18.
23. 23
Documentos heurístico-históricos
“Escritos, con existencia propia e independiente,
mediante los cuales quedan garantizados los hechos ju-
rídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian
según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de
tal manera que estos testimonios escritos resultan idó-
neos para el cumplimiento de fines jurídicos”.9
Desde el punto de vista documentalista, tenemos la
definición del FID citada anteriormente. Amat Noguera
lo considera: “Todo conocimiento fijado materialmente
sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para con-
sulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para
transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de
los hechos”.10
Para Couture de Troismonts “es toda base material
de conocimiento susceptible de emplearse para la con-
sulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simul-
táneamente un soporte, un conocimiento y un testimo-
nio”.11
En concordancia con estas definiciones dadas, com-
prendemos entonces que el documento es la base de par-
tida, no sólo para la Archivología, sino para las Ciencias
de la Documentación. Resumiendo, observamos que to-
das las definiciones de alguna u otra manera contienen
tres elementos:
– Un elemento de carácter probatorio.
– Un elemento tangible, soporte.
– Un elemento informativo.
que nos dan un concepto aproximado del documento.
9
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología, op. cit., p. 19.
10
Ibídem.
11
Roberto Couture de Troismonts: Manual de técnicas en documen-
tación, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.
24. 24
Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en
realidad, todo lo que existe es un documento. Si obser-
vamos un pedazo de tiza, y sabemos cómo obtener un de-
terminado tipo de información, veremos que el pedazo
de tiza nos da continuamente información, primero por
el color, la forma nos dará un concepto de trabajo, un
concepto de cultura, sus componentes químicos son otro
tipo de información. Los archiveros prefieren delimitar
el concepto, encerrándolo en aquellos documentos pro-
ducidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a
limitar los elementos que son propios de un archivo.
En descripción, cuando se estudian los caracteres in-
ternos y externos del documento, esencialmente se con-
sideran dos aspectos diferentes:
– La forma.
– El contenido.
Al hablar de caracteres externos lo hacemos enton-
ces de la forma, los datos evidentes, como lo califican al-
gunos autores.
Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su con-
tenido, los datos latentes.
25. 25
DOCUMENTO
(docere)
(Emilia Currás)
→ Objeto físico
→ Carácter probatorio
→ Finalidad informativa
→ Proyección histórica
↓
↓ Hacia su mundo exterior
Su forma → Ordenar
dato
evidente
→ Archivar
Su contenido → Clasificar
dato latente → Inventariar
→ Catalogar
→ Informatizar
↓→ Multi-media
FID Cualquier
soporte
de cualquier
índole
que contiene
informacion
de interés
para una
determinada
materia.
→ Objeto físico
→ Su forma - Dato evidente
→ Finalidad informativa - Su
contenido - Dato latente
→ Carácter probatorio
→ Proyección histórica - Mundo
exterior
Cuadro 1. Documento.
Estos aspectos son determinantes de la ordenación y
la clasificación en la Archivología, así tenemos que los
documentos se ordenan por su forma y se clasifican por
su contenido. De acuerdo al sistema elegido.
26. 26
Documentos auténticos
Se clasifican en cuatro grupos principales:
1) Documento auténtico pontificio: que son tradu-
cidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los
obispos de las respectivas diócesis.
2) Documentos auténticos otorgados en el ex-
tranjero: que exigen la legalización de acuerdo a conve-
nios entre países o de acuerdo con el derecho interna-
cional.
3) Documentos auténticos no redactados en cas-
tellano: que deberán ser traducidos por funcionarios
autorizados.
4) Documentos auténticos por sí mismos: que no
necesitan requisitos y autentificación ni legislación al-
guna.
Documentos ejecutivos
Es el instrumento, título o pieza documental que con-
lleva ejecución que se presenta para efectividad de la
obligación que contenga en su texto.
27. 27
Cuadro 2. Documento como fenómeno.
ARCHIVALÍA
En varias oportunidades nos referimos a este térmi-
no utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado
Manual de Archivología. “El contenido esencial ineludi-
ble, de los archivos como secciones o instituciones, es la
Archivalía, que muchos tratadistas identifican con el
DOCUMENTO (fenómeno)
→ Hecho (Causa - efecto)
→ Componente Mental
→ Componente Material
↓ ↓
Sentido Administrativo Sentido Histórico
Certifica: Testimonia:
→ Acciones → Historia
→ Funciones → Educación
→ Actividades → Investigación
→ Tareas → Usuario
↓ ↓
Técnicas del Archivo Técnicas Documentarias
→ Clasificación → Clasificación
→ Ordenación → Catalogación
→ Descripción → Indización
→ Selección → Análisis
→ Tratamiento
informático
→ Tratamiento
Multimedia
Información
Relativa ----- Perpetua
28. 28
archivo. Nos parece más conveniente, delimitar los dos
términos. La palabra archivalía no ha recibido todavía,
su ‘carta de ciudadanía’ en la lengua castellana, la usan
en México especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos
adherimos por completo a su empleo por su practicidad,
claridad y fuerza expresiva”.12
“El vocablo archivalía fue introducido por T. Sche-
llemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado
como plural, archivale como singular, en holandés
archivalía, en inglés archivalia, como masa de documen-
tos preservadas en un archivo”.13
De acuerdo con su origen, la archivalía sería los do-
cumentos de un archivo, pero tal afirmación no es tan
fácil de comprender. Veamos la definición: “Por archi-
valía entendemos todo material escrito, gráfico (dibujos,
mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro, au-
diovisual (películas) proveniente de una entidad, produ-
cido o recibido en función de sus actividades o, en gene-
ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo-
mento en que cumplió su función inmediata que originó
su creación, y se conserva con fines administrativos, ju-
rídicos y científicos o culturales”.14-15
Lógicamente podemos pensar que este término pue-
de facilitarnos algunos aspectos de la Archivología, pero
su interpretación depende del punto de vista desde el
que lo tratemos. Veamos:
En la segunda fase de formación de los archivos pre-
sentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivalía ver-
dadera como la documentación que cumple algunos re-
quisitos:
12
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.
13
Ibídem.
14
Ídem.
15
Por su importancia este título lo extractamos de Teoría, funda-
mentos y práctica de la archivología del mismo autor.
29. 29
– Que ha cumplido su función inmediata.
– Que ya no sirve para la tramitación completa.
– Que ha pasado al archivo administrativo.
El problema se presenta para denominar a los do-
cumentos de la primera fase, gestación y gestión de los
documentos, archivalía en potencia, como concepto está
muy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posterior-
mente pasa la documentación a convertirse en fuentes,
sin dejar de ser archivalía.
Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la archi-
valía como objeto de la Archivología, aclaremos antes que
aquí habría una superposición de términos, el objeto de
la archivología es el archivo, el objeto del archivo sería
la archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la postura
de Vázquez, la archivalía sería el objeto formal de la Ar-
chivología; volviendo al tema, nos dice: “Esta palabra con
el correr de los años no ha hecho sino aumentar su ne-
cesidad y debe ser adoptada, por dos razones:
”l) Quienes no usan la palabra archivalía han de de-
finir la palabra archivo como el edificio o institución y
como los documentos que contienen creando un equivo-
cismo que es pobreza y dificulta el entendimiento de
textos.
”2) Con el auge de la disciplina documentación, la pa-
labra documento, documentación ha dejado de ser patri-
monio de los archiveros y necesitamos hacer la preci-
sión documento de archivo y evitar la palabra documen-
tación. Entonces la palabra archivalía es la justa, la in-
discutiblemente archivística”.16
Los términos documento y documentación no dejan
de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido
16
Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivísti-
ca”, en Revista General del Archivo de la Nación, vol. 8, año VIII, Buenos
Aires, 1979, p. 17.
30. 30
patrimonio completamente, por su misma ambigüedad
el documento podría ser patrimonio de todas las cien-
cias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como
Ciencias de la Documentación y de la Información, His-
toria, Paleografía, etc.
Pero el principal problema es cuando deja de ser ar-
chivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera.
Aparentemente la archivalía comienza cuando el docu-
mento ingresa definitivamente en un archivo, sea éste
como sección de la entidad productora o el archivo in-
termedio. Resultaría más interesante denominar archi-
vería a los documentos del archivo sin discriminar las
etapas, así podemos hablar de la archivería como se ha-
bla de librería para la bibliotecología.
No altera entonces ninguno de nuestros conceptos
sobre el documento, el archivo y la Archivología, el he-
cho de adoptar el término archivería.
Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atri-
buciones del archivo moderno, al hablar de archivería,
en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del
documento. El archivero puede interpretar que su papel
sólo le corresponde a la archivería, dejando de interve-
nir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad sería
un retroceso en sus funciones.
31. INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS
LOS PRINCIPIOS
ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al
margen de toda actividad administrativa, esperando sólo
los documentos que han de llegar para su resguardo y
conservación. Anna Szlejcher comenta que “El archivero
empieza a actuar desde el momento de la creación de
papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su acción,
por consiguiente, deberá preocuparse de las condiciones
en que llegarán al archivo los documentos, así como de
aquellas condiciones en que se efectuará el tránsito de
los mismos desde la etapa administrativa a la etapa his-
tórica. Sería deseable, por ello, la instauración de reglas
o procedimientos para asegurar la participación del ar-
chivo desde la elaboración de los legajos de documentos
hasta el momento de su archivo”.17
El problema “receptar la documentación” no es tan
sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci-
17
Ana Szlejcher: Organización de archivos vivos, Córdoba, CIDA, 1975,
p. 4.
32. 32
mientos que permiten una adecuada recepción documen-
tal. Vicenta Cortés Alonso distingue dos aspectos en la
recepción: uno activo y uno pasivo. “Recepción activa, es
decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El
principio de esta actividad debe tender a la participa-
ción en el proceso mismo de la producción documental,
a fin de que el nacimiento y trámite, la normalización de
la tipología documental, la normativa sobre la vigencia
de los documentos y la programación de los expurgos,
así como la recogida de los fondos, se haga de una mane-
ra sistemática y periódica. Estas actuaciones previas,
por su carácter específico y técnico, son de exclusiva com-
petencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar
en íntimo contacto con los administradores —producto-
res de la documentación— por un lado, y con los consul-
tantes —clientes de esa documentación— por otro, para
solucionar los difíciles problemas de la perdurabilidad
de los papeles, que hoy se producen en cantidades enor-
mes”.18
La recepción entonces no se limita a un simple espe-
rar a que la documentación llegue por inercia propia al
archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar
compenetrado en las necesidades de servicio que requie-
re una administración en cuanto a la documentación se
refiere. Asimismo debe participar en los procesos de
creación documental, en su tipología, evitando inclusive
la duplicidad de documentos que contengan igual infor-
mación.
La recepción pasiva se refiere sobre todo a la entre-
ga de documentos a un sector determinado para los trá-
mites.
18
Vicenta Cortés Alonzo: “Archivos: función y exigencias”, en Re-
vista del Archivo General de la Nación, vol. 6, año VI, Buenos Aires, 1977,
p. 9.
33. 33
Lamentablemente no existen criterios uniformes a
este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene
de que el archivo debe permanecer inactivo como un de-
pósito de papeles. De ser así, la ordenación y la clasifi-
cación no se justifican como conocimiento archivístico.
La mayoría de los sistemas administrativos consideran
a las oficinas receptoras de documentación en trámite a
un nivel dependiente de secretaría general, administra-
ción, inclusive, separándolas y colocándolas muchas ve-
ces por encima del archivo, sustentándose con una le-
gislación y un manual de procedimientos, pero sin crite-
rios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento.
Las unidades receptoras cumplen la función de con-
tacto del archivo con la administración y con el usuario.
Sus funciones esenciales son la atención del público en
general, usuarios, terceros, a las distintas unidades ad-
ministrativas de la institución que generan al archivo, a
los investigadores en general y si la naturaleza del ar-
chivo permite la difusión de sus contenidos, es substan-
cial en el campo educativo. Es un campo no muy explo-
tado por la teoría de los archivos.
Las unidades receptoras en la Argentina son propia-
mente las mesas de entradas y salidas, encargadas de
todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con
inventario), comprobación de inventarios con los fondos
documentales, registros de entrada.
La participación del archivero viene a mano por el
hecho de que para aplicar los principios, debe conocer
la procedencia de ellos y establecer así las distintas ta-
reas que le corresponde.
Tampoco debería sorprendernos encontrarnos con
mensajes como “Ordenar y clasificar no son operaciones
exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos perió-
34. 34
dicamente libros o fotos. La clasificación es un acto men-
tal que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de
tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en
la tienda del mercado o cuando observamos pasar los
transeúntes, repartimos instintivamente estos objetos
en distintas categorías que corresponden a nuestra cla-
sificación personal. Sin embardo, no sentimos la necesi-
dad de recurrir a un lenguaje de clasificación”.19
Desde el punto de vista archivístico, hablar de orde-
nación, clasificación, es dirigirnos directamente al esta-
blecimiento de los principios archivísticos.
Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que
se interesaron en los sistemas modernos de archivos ho-
landeses, por lo cual se ocupó de los principios que regi-
rían el orden de los documentos en los archivos, consi-
derando que la ordenación cronológica o numérica fue
abandonada, para realizar un sistema de archivos por
materia, imitando una práctica alemana establecida.20
Así mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que sólo
había dos principios de ordenación, el de procedencia y
el de pertinencia, de los cuales todas las demás formas
de ordenamiento son variaciones.
Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Harden-
berg llegan a otra conclusión en Nederlandse archieftar-
minologie (Terminología archivística holandesa).21
Los holandeses le atribuyeron un significado limita-
do al término procedencia. S. Muller define a este tér-
mino en 1908 como: “El principio de procedencia (her-
komstbeginsel) es el método de ordenamiento de archi-
19
Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificación.
Concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales, Ma-
drid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993, p. 19.
20
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para
el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118.
21
Ibídem.
35. 35
vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al
grupo de archivos y a la sección del grupo a la que per-
tenecía el grupo cuando el grupo era aún un organismo
vivo”.22
Pero debemos comprender que este principio se re-
fiere solamente a los documentos individuales. Los gru-
pos de archivos tienen un orden interno. Así, parece con-
traproducente anunciar un principio de orden origi-
nal, considerando que todo documento administrativo
nace con un orden determinado, que no debe ser afecta-
do. Por esta misma razón, Muller menciona la sección a
la cual perteneció originalmente el documento.
El procedimiento archivístico parte de su misma his-
toria, señala el origen de los papeles que encierra. La
clasificación constituye un destacado método documen-
tal escalonando desde las grandes agrupaciones de do-
cumentos hasta la pieza simple. La pieza documental está
constituida por la mínima unidad documental, sea el do-
cumento, expediente, o la pieza documental en algunos
casos, como unidad indivisible.
Las primeras agrupaciones reunidas en atención a
su origen, son los fondos integrados por documentos pro-
cedentes de una institución o administración importan-
te que tiene una organización, funciones y fines conoci-
dos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la
segunda categoría de las divisiones:
Cada uno de estos grupos quedará constituido por
los documentos producidos por las grandes divisiones
de la institución que constituyen las divisiones encarga-
das de las diversas funciones desarrolladas para la con-
secución del fin o fines encomendados.
22
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.
36. 36
Las series están integradas por otras unidades me-
nores: los tipos documentales, entendiendo como tales
no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye
un todo que no puede ser separado porque las partes que
lo integran tienen sentido en cuanto están unidas al con-
junto, como sucede con el expediente.
Sobre el término “colección” es necesario precisar que
en algunos textos, en lengua española, y en algunas tra-
ducciones, la palabra colección es usada impropiamente,
al emplearse como sinónimo de fondo archivístico.
Se trata de una acepción del término, introducida des-
de hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario
aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo
querría que la palabra colección fuese prohibida en el
vocabulario archivístico, solamente para establecer este
importante hecho; es decir que los archivos no son ‘co-
leccionados’”.23
Y Antonia Heredia precisa: “La idea
de colección es ajena al archivo”.24-25
Las colecciones de documentos se consideran de to-
dos modos, como agrupaciones artificiales de papeles
(hablamos de archivos) que deben su formación a causas
distintas a la actividad administrativa de una entidad o
23
Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture
for a new course in archive administration delivered at University Colle-
ge, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of
Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Glouces-
ter, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio
Lodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y
la ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Adminis-
tración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968,
año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
24
Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini:
“El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la orde-
nación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administración
de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº
I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
25
Elio Lodolini: “El problema fundamental...”, op. cit.
37. 37
individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo,
obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, inves-
tigación, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuen-
tran depositadas en los archivos. Las colecciones denomi-
nadas particulares, que pertenecen a personas con cierto
renombre público o cuya profesión les obliga a generar,
recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas
orgánicas, en virtud de que cuentan con status jurídico.
Pese a que los documentos pueden clasificarse des-
de distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad,
dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme tam-
bién a las distintas disciplinas científicas, temática ad-
ministrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación
que agrupe a los documentos de una organización de
acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e in-
formación que implica el desempeño de cada una de
ellas. “Un archivo no puede estar ordenado ni descrito
de cualquier manera. No puede estar ordenado ni des-
crito, desde luego, de la manera que se ocurra subjeti-
vamente al archivista, pues de ahí se seguiría el peligro
de cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntos
de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un
archivo en esas condiciones nunca estará realmente or-
ganizado”.26
De ahí nuestro interés de conocer algunos
principios, sobre todo el principio de procedencia, apli-
cado con mucho entusiasmo.
La Nederlandse archiefterminologie dice: “El princi-
pio de procedencia es el principio por el cual todo do-
cumento de archivo debe volver al grupo de archivo des-
de el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio
original”.
26
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación y la descripción ar-
chivísticas en América Latina, Córdoba, Argentina, Centro Interameri-
cano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5.
38. 38
Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuen-
cias, podríamos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin
mencionan superficialmente la división de grupos en los
archivos (respect des fonds), pero sí encontraremos una
noción definida como el principio de destino, señalando
que es su destino y no el contenido sustantivo del docu-
mento, lo que determina el lugar que se le asigna en el
grupo de archivo. Se define entonces así: “El principio
de destino es el principio por el cual todo documento
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó
de acuerdo con su naturaleza”.
Para comprenderlos mejor, los holandeses estable-
cen para diferenciar que el principio de destino consti-
tuye una operación activa, dedicado a documentos par-
ticulares; en términos estrictos, compondrían una colec-
ción, o producción personal de documentos que por ra-
zones históricas, pueden ser conservados en los archi-
vos. Mientras que el principio de procedencia es sólo una
derivación o cualidad pasiva que se ocupa de todos los
documentos producidos por una entidad productora.
Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original
de la entidad productora, se convierte en un requisito
para la aplicación del principio de procedencia.
Pero, para mejorar nuestra visión o confusión, de-
pende del ángulo visor del archivero, se menciona tam-
bién en la Terminología archivística holandesa el princi-
pio de estructura archivística (structuurbeginsel): “El
principio de la estructura archivística es el princi-
pio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la es-
tructura teóricamente determinada que no debe ser al-
terada por un sistema de ordenamiento ajeno a este
grupo de archivos”. Generalmente el principio de proce-
dencia se entiende por este principio.
39. 39
Para estos principios obtenidos hasta ahora, siem-
pre existe la condición de restaurar el orden original,
dado que por tendencia natural, los documentos llegan
al archivo por partidas, porque molestan en alguna ofi-
cina, porque no hay más espacio, lo que implica desor-
den; hay que ordenar.
La condición de restaurar o restablecer el orden in-
terno impuesto por la entidad productora se denomina
principio de restitución (restauratiebaginsel): “es el
principio por el cual, cuando se reordena un grupo de
archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que
ya existía en ese grupo; después pueden introducirse
las mejoras de acuerdo con las principales ideas subya-
centes de ese orden”. Este principio genera interpreta-
ciones confusas que nos llevan a pensar en el principio
de pertenencia y en el principio de la estructura admi-
nistrativa, citado en los Principios de la tecnología archi-
vística alemana, (Grundzüge einer deutschen archivte-
minologie) y descrito como “Regulierendes registratur-
prinzip” (Principio regulador de archivo).27
En el sentido anteriormente señalado consideramos
la clasificación como un proceso que consiste en agru-
par dentro de una misma categoría a todos los documen-
tos cuyos caracteres, datos, información contenida, son
apreciablemente similares como para justificar la exi-
gencia de demanda de información en cuanto a conoci-
miento, experiencias y contenidos sustantivos.
Una vez que todos los documentos están clasificados,
naturalmente estamos en condiciones de conocer los dis-
tintos tipos documentales existentes en la institución.
La ordenación y la clasificación en el archivo y en la
Archivología son prácticas fundamentales y tienen ca-
27
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.
40. 40
racterísticas propias de esta ciencia; permiten dar un
orden natural a los documentos, básicamente son tres
los elementos que se consideran para una clasificación
archivística.28
El primer elemento a considerar es el acto, he-
cho o acción, a que los documentos se refieren, es consi-
derado como la unidad básica de la clasificación, las ac-
ciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un obje-
tivo, claro y específico para cada organización o entidad.
El acto es considerado como la manifestación de la vo-
luntad humana en su interregno social, es el hecho vo-
luntario que tiene la capacidad de crear, modificar o ex-
tinguir relaciones de derecho, generando de esta forma
documentos con la validez legal que le sustenta. La ac-
ción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene
un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar dis-
tintos aspectos de la clasificación.
Los actos son componentes intrínsecos de las activi-
dades encaminadas al logro de una función. El acto es la
facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas
propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos
recordarlas para comprender algunos de los principios,
suelen llamarse administrativamente actuaciones. Las
actividades crean los documentos de archivo; los docu-
mentos no son creados con miras al archivo ni con la idea
de que futuros investigadores de historia buscarán en
esos papeles la sustancia histórica, los documentos son
creados por determinadas necesidades de comunicación.
La función es la responsabilidad asignada a cada de-
pendencia de una organización. Es la capacidad de ac-
28
Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y técni-
cas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografía e Histo-
ria, Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia,
1985, pp. 82-94.
41. 41
ción de un ser, apropiada a su condición natural o desti-
nada por el hombre, es la acción y ejercicio natural de
un empleo u oficio.
Para las instituciones del Estado, las funciones están
enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamen-
to interno o manual de funciones que cubre la gama de
acciones y que el archivero está en la obligación de co-
nocer.
A cada función le corresponde una serie de activi-
dades y a cada actividad una serie de actos.
Las actividades a su vez se subdividen en sustanti-
vas y facilitativas.
Actividades sustantivas: son las actividades de fun-
damento, las labores técnicas o profesionales propias de
determinados organismos, estas actividades son especí-
ficas y relacionadas con las funciones institucionales.
Actividades facilitativas: son las actividades de apo-
yo, están más relacionadas con las actividades internas
de la institución.
El segundo elemento a considerar es la estruc-
tura orgánica de la entidad productora. Los documen-
tos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitente
da su situación, su ubicación dentro del organismo en el
que se desarrolla. La clasificación entonces respetará
esa organicidad institucional. Para lograr una buena com-
prensión de la clasificación es conveniente que el archi-
vero efectúe un estudio del organigrama de la institu-
ción a la que pertenece, así podrá delimitar las funciones
y actividades con mayor claridad.
Unidades de ordenación
Cuando hablamos de la estructura orgánica, estable-
cemos las unidades documentales aplicables a las estruc-
42. 42
turas. Schellemberg efectúa una división que se acomo-
da a las exigencias de la clasificación, primero las divi-
de en unidades mayores, intermedias y menores.
Unidades mayores. En esta división se toman en
cuenta los fondos, los grupos documentales, las coleccio-
nes y las secciones.
Los fondos documentales son todos los documen-
tos correspondientes a una institución o instituciones
de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada
archivo.
Los grupos documentales corresponden propiamen-
te a las funciones generales de la institución, los facto-
res de formación se deben principalmente a los orígenes
administrativos, a la cantidad de documentos.
Las colecciones derivan de particulares que efec-
túan donativos documentales a los archivos.
Las secciones son empleadas como auxiliares de sub-
división, sobre todo cuando la entidad productora de do-
cumentos es muy amplia en sus funciones. Correspon-
de aclarar que las secciones corresponden al método
español de clasificación.
Unidades intermedias. En esta división se toma en
cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y se-
ries.
Los subgrupos son unidades que se forman de acuer-
do a las actividades y se acomodan dentro de los grupos,
obedecen esencialmente a la estructura orgánica de la
institución generadora.
Las subsecciones, tomadas también del método es-
pañol, en la misma forma que en los grupos o unidades
mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en ca-
sos de documentación demasiado amplia o abundante.
Las series corresponden a las unidades intermedias,
básicamente es la materia prima del archivo, son con-
43. 43
juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mis-
mo tema, originados por las actividades, por consiguien-
te se ordenan en consecuencia a estos factores.
Unidades pequeñas. Propiamente son las piezas
documentales. Se trata de documentos aislados, agrega-
dos de documentos que deben ordenarse procurando dar-
le siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien
de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en
el trámite o el orden original.
El tercer elemento a considerar es el orden inter-
no. Puede encontrarse con la división por asuntos y den-
tro de los asuntos por materias (principalmente para la
descripción). Debemos tomar en cuenta que la clasifica-
ción por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente
a las actividades, será fácil, pero posiblemente encontre-
mos materias que sean generales a toda la institución
pero que se desenvuelven de manera separada en cada
actividad, para estos casos se sugiere que la clasificación
por materias se efectúe en los auxiliares descriptivos y
no en la ordenación, por la sencilla razón de que al efec-
tuarse en la ordenación, alteraría la organicidad docu-
mental y en un caso dado, podría ser motivo de extravío
de los documentos aludidos.
Bien, volviendo al tema de los principios, nos encon-
tramos también con la definición del principio de es-
tructura administrativa tal como se da en la terminolo-
gía archivística alemana; combina dos conceptos en la
terminología holandesa. Se da el caso de que el orden de
los documentos en el archivo corresponde no sólo a las
funciones de la entidad productora del documento sino
también a su organigrama. En Holanda y en otros paí-
ses, existen instituciones en las cuales el orden de los
documentos se establece bajo normas de trámite, dispo-
niendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener
44. 44
en cuenta la organización de los cargos y sus tareas es-
peciales. Es correcto entonces que se enuncien el prin-
cipio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de or-
ganización (organisatiebaginsel), de los cuales sólo el
último puede traducirse como el principio de estructura
administrativa: “El principio funcional es el principio
por el cual las divisiones, tanto en la creación como en el
ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la
subdivisión de la tarea de la agencia o la persona que ori-
gina o cree en un grupo de archivo”.29
Este principio es
básicamente diferente del principio de pertinencia, el
orden, en el primer caso, se establece objetivamente en
las funciones de la entidad productora, en el segundo
caso, el orden se basa en una división teórica. Sí puede
llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero
continuando con esta variedad de principios, observa-
mos que el principio de estructura administrativa se de-
fine como “El principio de organización es el princi-
pio por el cual tanto en la creación como en el reordena-
miento de un grupo de archivo, los subgrupos se deri-
van tanto de la organización de la agencia creadora como
de la organización de la administración de la agencia”.
Este principio, como podemos observar, nos da la pauta
de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo
consideramos así con el principio de pertinencia.
“El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel)
es el principio por el cual tanto en la creación como en
el reordenamiento de los grupos de archivo, los ítems
deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales per-
tenecen, sin tener en cuenta su destino ni su proceden-
cia”. Consideramos que este principio nos sirve sólo como
aclaratorio de los otros principios, es decir comprende-
29
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.
45. 45
mos mejor los otros principios cuando conocemos ambos
enunciados, pero en la aplicación es prácticamente in-
aceptable, puesto que volveríamos a los archivos “fabri-
cados” por historiadores, es decir, netamente temáticos.
Hemos observado que no existe uno o dos principios,
sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este es-
tudio de modo que podamos comprender que existe una
amplia creatividad sobre el tema de los principios. De
estos principios, los de estructura y restitución de ar-
chivos se han sustentado por mucho tiempo.
Podemos apreciar que el problema de establecer un
orden documental en los archivos es una preocupación
permanente, no resuelta aún, pero que este camino prác-
ticamente se detiene en los países de habla hispana con
la aceptación general del principio de procedencia, dada
su fácil comprensión y aplicación a los estamentos teóri-
cos.
Los inicios del principio de procedencia (término ad-
mitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia
con el respeto de fondos30
), se orientan a Max Lehmann
como el autor de “The Regulations of July 1, 1881” las
cuales en el Privy State Archives prescriben: “respeto
para cada orden original y para cada designación origi-
nal”. La discusión se origina cuando se dice que las Re-
gulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Leh-
mann y adoptadas en una conferencia de funcionarios
del Privy State Archives, presidida por su director, Hein-
rich von Sybel Director de los Archivos Estatales Pru-
sianos (1875 hasta 1895), quien dio sanción oficial y au-
torizó su aplicación. Es a Meinecke a quien se le debe algo
30
Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de proceden-
cia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner,
Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44.
46. 46
de la información sobre los orígenes del principio de pro-
cedencia.31
El principio de procedencia tal como lo conocemos,
deviene del respect pour les fonds enunciado en los re-
glamentos que ministro de Instrucción Pública de Fran-
cia, Guizot, promulgó en 1839.
El respeto de los fondos consiste en mantener agru-
pados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cual-
quier naturaleza, provenientes de una administración,
de un establecimiento, o de una persona natural o mo-
ral determinadas.32
Esa palabra “procedencia” como sello de calidad de
los archivos ha dado a la archivística una posición supe-
rior en las mentes tanto de algunos historiadores como
de los archivistas.33
Tanto la clasificación como la ordenación deben res-
petar la naturaleza orgánica de la institución. La orde-
nación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores
preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tie-
ne dos principios que encierran en sí toda la problemá-
tica de la ordenación.
Podemos apreciar entonces que el principio de pro-
cedencia crea algunas confusiones terminológicas, sobre
todo cuando se habla en términos de archivística. El Dr.
Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación: “pero
lo que el principio establece no es la procedencia literal
31
Friedrich Meinecke: Erlebtes, 1862-1901, pp 137-148, Leipzig,
1941. Cit. en E. Posner: Max Lehmann..., op. cit.
32
Michel Duchein: “El respeto de los fondos en archivística: princi-
pios teóricos y problemas prácticos”, Gazette des archives, 97, 1977, pp.
71-96.
33
L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos como
documentos: algunas definiciones y su aplicación, Institute of Early Ame-
rican, History and Culture, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101-
110.
47. 47
sino archivística”.34
Por medio de este principio se esta-
blece que los documentos deben agruparse de acuerdo a
la procedencia, que se la considera no como del lugar en
que nace el documento, sino más bien el lugar donde ha
sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios.
Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera
necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alte-
rar su esencia. Denominamos entonces principio de pro-
cedencia al lugar donde se origina el documento, y prin-
cipio de pertenencia, al lugar donde el documento ha
continuado su trámite y ha cumplido sus fines.
En la ordenación tenemos entonces la entidad pro-
ductora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efec-
túa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El docu-
mento sigue su trámite en las dependencias de la renta
hasta que emane una resolución, sea ésta positiva o ne-
gativa, el principio de procedencia será entonces el in-
dividuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimien-
to a una serie de funcionarios relacionados por sus acti-
vidades con la naturaleza del reclamo, pero este indivi-
duo no se lleva el expediente, el expediente con la reso-
lución se queda en la institución donde fue gestionado,
encontramos entonces el principio de pertenencia. Na-
turalmente este documento pertenece al archivo de la
renta.
“Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos mati-
ces, el principio del respeto de los fondos, o principio de
procedencia es admitido universalmente como la base
de la archivística teórica y práctica. Ciertamente ha dado
lugar a ciertas críticas, pero generalmente recaen sobre
tales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis-
34
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit., p. 7. Cit.
en Víctor Hugo Arévalo Jordán, Teoría, fundamentos..., op. cit., p. 190.
48. 48
mo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca
más será objeto de discusión fundamental35
, porque
constituye una adquisición definitiva de la archivísti-
ca”.36
Personalmente consideramos que aún nos queda
por descubrir mejores resultados e interpretaciones so-
bre este tema. “En su formulación actual el principio de
procedencia establece que los documentos deben agru-
parse en el archivo, de acuerdo con las entidades de pro-
cedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendo
una condición equívoca. Así, una nota enviada por el Pre-
sidente de la República al ministerio de Relaciones Ex-
teriores debería agruparse entre los documentos de la
Presidencia de la República pues de allí procede literal-
mente; pero lo que el principio establece no es la proce-
dencia literal sino la archivística”.37
El principio de orden original establece que la do-
cumentación debe conservarse en el orden que recibió
durante su función administrativa. Es mucho más sim-
ple manejarse con este principio, porque en realidad con-
tiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuer-
do a la tradición administrativa de cada lugar, debe ser
interpretado acorde a las necesidades de cada institu-
ción.
Establecemos entonces una generalidad para todos
los archivos, que la documentación debe ordenarse res-
petando la pertenencia natural y el orden en el cual se
produjo.
35
Destacado en negritas por el autor.
36
Michel Duchein: “El respeto de los fondos...”, op. cit.
37
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit.
49. 49
Principio de procedencia y de orden
original
En la actualidad, todo proceso archivístico se susten-
ta en los principios de procedencia (PP) y orden original
(OO), lo que nos permite hablar de una metodología ar-
chivística. Estos principios conforman todo un sistema
para preservar y organizar los documentos de acuerdo
con su función inicial y ordenación.
Uno de los hitos de este procedimiento puede consi-
derarse a la centralización del primer archivo de carác-
ter nacional realizado en Francia en 1794, que se enfren-
ta con organizar archivos recibidos de los distintos de-
partamentos que conforman la división política de Fran-
cia. Entre 1839 y 1841 se adopta la práctica del princi-
pio de respect des fonds que es una de las formas origi-
nales de lo que sería el principio de procedencia. Como
observamos en anteriores párrafos, este principio trata
de establecer que los documentos de un departamento
deben conservarse en su integridad, evitando fraccio-
narse y dispersarse, pero este principio pero no estable-
ce aún el orden que debe mantenerse dentro de cada de-
partamento.
Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881,
enunciaron la ordenación archivística combinando el prin-
cipio de procedencia con el del orden original, mantenien-
do la estructura original del archivo donde se crearon
los documentos. Continuaron con el trabajo los holande-
ses Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin, en 1898, en su
Manual de archivos, enunciando las dos normas funda-
mentales. La primera: una colección archivística confor-
ma un todo orgánico, derivado de una fuente u oficina
creadora común. La segunda: el orden archivístico origi-
nal y toda la estructura no es un resultado casual, sino
50. 50
una consecuencia lógica de la organización, de un cuerpo
administrativo, cuyas funciones producen los documen-
tos.
La procedencia da importancia a la entidad crea-
dora de los documentos en vez de a quien los conserva,
a la relación recíproca entre los documentos y quienes
los crearon.
Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordia-
les archivísticos: los documentos en sí y el entorno en el
que fueron creados.
Debemos aclarar que la aceptación del orden crea-
dor no es sustituto de un sistema de clasificación, sino
que la clasificación está sujeta a estos principios o a los
principios que se adopten. Michel Duchein expresa que
sin el principio de procedencia toda tarea archivística
es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razón
de que todos los documentos pueden ser clasificados te-
máticamente de dos o tres maneras.
El principio de procedencia, juntamente con el del
orden original, facilitan la organización archivística y
descripción de los fondos documentales. Schellemberg
nos hace comprender con mucha facilidad, que es clara
la información que revelan los documentos en su rela-
ción con sus funciones de origen.
El principio del orden original. Los alemanes for-
mularon que los documentos deben ser mantenidos en
el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad de la dependencia que los creó. Teó-
ricamente el orden original debe ser retenido si satisfa-
ce las condiciones:
– Preservar las interrelaciones documentales que le
son inherentes.
– Proveer información acerca de la creación y uso de
los documentos o sobre las actividades que testimonian.
51. 51
– Agregar valor a los archivos al ser una evidencia
objetiva de una actividad determinada.
La cuestión de la automatización de documentos nos
recuerda que el orden original está basado en la presun-
ción de que la estructura general de los documentos de
una repartición puede y debe reflejar su estructura orga-
nizacional. El principio de procedencia y el de orden ori-
ginal conforman un sistema de organización coherente
para los archivos.38
Cuando decimos que la descripción es una técnica
documental empleada en los archivos, a fin de conocer
el contenido y la ubicación de los documentos, compren-
demos que existen una serie de actividades que tienen
una sola finalidad, revelar la índole del contenido docu-
mental, pero cuando hablamos de ordenación y clasifi-
cación, nos referimos a dos técnicas a emplear, aparen-
temente distintas, lo cual se manifiesta en expresiones
de poca comprensión al nombrar a esta etapa en el trabajo
archivístico, es decir, hablamos de dos términos semejan-
tes en apariencia pero distintos en su aplicación. Esta
situación genera dudas fundamentadas, conlleva proble-
mas de definición y comprensión; ambos términos tie-
nen un alcance similar, son genéricos en su concepto, y
sirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, se
recomienda, pero queda aún por discutir qué se quiere
decir cuando hablamos de ordenación y clasificación do-
cumental.
Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuan-
do vemos una definición que enuncie “ordenar es clasifi-
car” o lo contrario, cuando veamos que dicen “clasificar
es la acción de ordenar”, es evidente que no están muy
38
Fredric M. Miller: Ordenación y descripción de archivos y manus-
critos, Washington, OEA. 1994, cap. 3.
52. 52
claros los conceptos. Independiente de que obviamos un
principio de la lógica, la que enuncia que una cosa no pue-
de ser otra en el mismo tiempo y espacio.
Los conceptos de ordenación y clasificación, con al-
gunas variantes, se pueden ver en distintos apuntes y
tratados. Esas variantes hacen más valedero el enuncia-
do de estos principios, puesto que no tienen la rigidez
matemática, pero sí la flexibilidad suficiente como para
no salir del margen dispuesto por la definición. Inclusi-
ve se habla de ambos indistintamente, como si se trata-
ran de sinónimos. Lo importante es que hay una cons-
tante que quiere resolver este problema, que no es el úni-
co, en Archivología.
Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escue-
la de Archiveros de Córdoba, escribe refiriéndose al or-
den de los términos, es decir, primero se clasifica luego
se ordena, orden seguido por algunos docentes en la ma-
teria:
“Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso
de los archivos históricos y en el de archivos adminis-
trativos.
”En los primeros pueden a su vez presentarse dos
casos: que la documentación esté organizada de antiguo,
bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta a
la clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria
reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, o
que la documentación esté totalmente desorganizada y
entonces tras el estudio de los organismos que reflejan
la documentación, sus atribuciones, funciones y activi-
dades, reconstruir y plasmar la organización de los fon-
dos.
”En el caso de archivos administrativos, la clasifica-
ción viene dada, encauzada por la misma producción del
documento: es un proceso natural. Al formarse los expe-
53. 53
dientes dentro de la entidad productora nacen orgáni-
camente cumpliendo sus funciones administrativas. Teó-
ricamente el archivero integrará los documentos dentro
de las clases o grupos que ya están determinados por la
misma actividad del organismo de donde proceden.
”En ambos casos la ordenación seguirá a la clasifica-
ción”.39
En estas breves palabras, hemos cruzado todas las
definiciones holandesas y alemanas.
Cuando observamos definiciones que dan por senta-
do que los documentos se clasifican por materias, es de
pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abor-
dar el tema desde su experiencia; debemos comprender
entonces que en lugar de materias, los archiveros habla-
mos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a in-
formación científica contenida en los documentos, pero
eso prácticamente y por el momento, es una exquisitez
de los archivos. Y aun así, incluyendo el término mate-
rias, la metodología tan variada sobre estos dos térmi-
nos hace al tema muy confuso en la actualidad.
La cuestión es si consideramos ambos términos como
se presentan, aplicando letra muerta como pretenden
muchos, o incorporamos otros términos que compliquen
más la situación. Es cierto que pueden surgir algunos
términos más propicios a los archiveros, sobre todo para
aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliote-
cología. Debemos comprender que una terminología si-
milar puede ser utilizada considerando que su significa-
do ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se de-
sarrolla. De ahí que algunos archiveros prefieren hablar
sólo de ordenación y no de clasificación, otros buscan apo-
39
Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, en Archivística. Curso
Básico, Major, Córdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.
54. 54
yo científico para comprender el término clasificación,
inclusive podemos observar una tercera alternativa, en
la que se quiere hablar solamente de organización de los
archivos, este término contribuye a aumentar el estado
indefinido de lo que pretendemos todos.
Theodoro Schellemberg nos marca las pautas de es-
tos términos en su libro Archivos modernos.40
“El proble-
ma del ordenamiento de archivos en sus aspectos teóri-
cos e históricos ha sido de gran interés para los archi-
vistas de varios países y las líneas generales de un desa-
rrollo que culminó en el famoso principio de proceden-
cia fueron ejecutadas convincentemente.41
Lo que ha reci-
bido menos atención son los rumbos del pensamiento his-
tórico que ayudaron a perfilar la teoría de archivos, las
circunstancias bajo las cuales la idea teórica se tradujo
en acción, y no pocos fueron los hombres que ayudaron
a liberar la profesión de archivos de la influencia de ideas
ajenas a sus tareas”.42
Ordenar y clasificar son dos técnicas, perfectamente
diferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez más
complejas tareas que desempeñan los archiveros.
A fin de no extendernos más, analicemos cada defini-
ción, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Pri-
mero entonces la ordenación y luego la clasificación, y
para aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia con
organización.
40
Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos..., op. cit., pp. 358.
41
Contribuyó al Indian Archives (enero-junio 1950) citado por:
Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administración moder-
na de archivos y la gestión de documentos: el prontuario del RAMP. Recopi-
lado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del Con-
sejo Internacional de Archivos, Programa General de Información y
UNISIST, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la
Ciencia y la Cultura, París, diciembre de 1985.
42
Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administración
moderna..., op. cit.
55. 55
LOS CONCEPTOS
Arrastramos permanentemente problemas de lengua-
je, tratamos de extraer significados adecuados a voca-
blos comunes, que acarrean conceptos equivocados: de-
cimos archivística en lugar de archivología, conceptual-
mente son diferentes, uno habla de técnicas aplicadas, y
el otro de generalidades y teoría; decimos documenta-
ción en lugar de documentos, cuando a la hora de inter-
pretar, son diferentes. La documentación es información
procesada. La expresión más generalizada la proporcio-
na la Federación Internacional de Documentación: “el
término documentación se refiere a la creación, trans-
misión, colección, clasificación y uso de documentos; los
documentos pueden definirse en forma amplia como un
documento registrado en cualquier formato”.43
“De acuer-
do con esta definición, la documentación tiene un carác-
ter universal que abarca todo conocimiento, sin impor-
tar el medio y la forma en que se encuentre registrado y
los métodos para implementar su uso. Si el alcance de la
documentación es tan amplio que requiere alguna deli-
mitación para propósitos prácticos, también comprende
una progresión lógica de actividades, familiares al archi-
vista orientada hacia el uso de documentos”.44
Los documentos son productos de las distintas acti-
vidades en las instituciones, estas actividades respon-
den a procedimientos administrativos; la institución que
los origina los consulta periódicamente de acuerdo a sus
43
American Documentation, I: 3 (1950), citado por L.J. Cappon.
“Principios básicos los manuscritos históricos como documentos: algu-
nas definiciones y su aplicación”, The American Archivist, 19/2, 1956,
pp. 101-110, en La administración moderna..., op. cit.
44
L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos... op. cit.
56. 56
necesidades de información, razón por la que le intere-
sa conservar su información. De ahí la urgencia de ge-
nerar procedimientos, técnicas y métodos, que permi-
tan localizar los documentos requeridos en un tiempo
mínimo. Por ello que se recomienda que los documentos
deben estar “debidamente clasificados y dentro de su cla-
se convenientemente ordenada”.45
Este concepto está de
acuerdo con la opinión de Bobone: “Quizá para alcanzar
la imagen diferencial entre una y otra actividad, pode-
mos acudir a dos verbos que nos den una impronta cla-
ra. La clasificación va unida a la idea de separar, la or-
denación a la de unir”.46
Es aceptado por todos los archiveros que utilizan es-
tos términos en su bagaje cultural y curricular, que cla-
sificar es separar, dividir un conjunto de elementos es-
tableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los
elementos de cada grupo estableciendo una unidad de
acuerdo a determinados aspectos o caracteres, princi-
palmente considerando la data, cronológica; el alfabeto,
alfabético, o el número, numérico.
“Una consideración más puede ayudarnos a marcar
las diferencias: la clasificación es aplicable a la totalidad
de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la orde-
nación ha de realizarse sobre los documentos de cada se-
rie y dentro de las unidades de instalación. No tendría
razón de ser el ordenar cronológicamente todos los do-
cumentos de un archivo”.47
Analicemos cada concepto.
45
Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, op. cit.
46
Ibídem.
47
Ídem.
57. 57
Concepto de ordenación
Relativo a orden, establecer un orden, también se dice
ordenanza, en cambio orden vemos que etimológicamen-
te deriva del vocablo latino ordo, -inis, éste a su vez de-
riva del vocablo griego, orthós, recto. El Diccionario de
la Real Academia Española señala a esta palabra como
ambigua, o sea, de ambos géneros, la orden como el or-
den, indistintamente, excepto en los significados de “man-
dato, orden de caballería” y “coro de ángeles”, en que la
da como femenina; sin embargo, actualmente, en el len-
guaje corriente está cristalizado el uso del masculino en
unos casos y el femenino en otros, según se anota en cada
acepción.
Cuando se usa la acepción masculina (en; por) tene-
mos la manera de estar colocadas las cosas o de suceder-
se en el espacio o en el tiempo, cuando está sujeta a una
regla o norma. La clase de regla o norma puede expre-
sarse con un adjetivo o complemento aplicado a “orden”:
Colocaron por orden de fecha. Las fichas están en orden
alfabético. Parece que todos los archiveros se limitan a
admitir esta acepción, lisa y llanamente, pero analice-
mos otros conceptos sobre el mismo vocablo.
Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las co-
sas de un conjunto cada una en el sitio o momento que le
corresponde: Los expedientes están en orden. El depósito
está en orden. Examinaremos (los documentos) por or-
den de asuntos.
“Organización”. Circunstancia de marchar un asunto
o funcionar una cosa con regularidad y coordinación: En
este archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando le
parece.
“Normalidad”. Circunstancia de no estar alterada la
vida o la marcha de una colectividad o una reunión de
58. 58
personas por alborotos, riñas, indisciplina, etc.: Cuando
se restableció el orden, el orador continuó su discurso.
Refiriéndose al género de vida que se hace, regulari-
dad, buena distribución del tiempo, falta de vicios o ex-
cesos.
El Diccionario de la Real Academia Española seña-
la como: “(masc. y fem.) Relación o respecto de una cosa
a otra. (masc.; historia natural) Cada grupo taxonómico
de los que integran una clase, los cuales, a su vez, están
constituidos por varias familias. (V. clasificar)”. Aquí
observamos un concepto mejor logrado del término.
“(fem.; frecuentem. en pl.) Orden sagrada: ‘Haber re-
cibido [Tener] órdenes’. Natural. Manera de existir u
ocurrir las cosas conforme a las leyes de la naturaleza.
Pública. Situación de un país en relación con la sumi-
sión por parte de los ciudadanos a lo establecido por las
autoridades. Religiosa. Instituto religioso formado por
personas que viven en comunidad en conventos o monas-
terios, sometidas a una regla”.
Y mucho más que no colocamos aquí, porque nos da
una idea de cómo se usa el vocablo y porque nos resulta
tan ambiguo a la hora de aplicar la ordenación en el ar-
chivo. Bien, veamos la parte no literal sino conceptual
de este término, y lógicamente, mucho más profunda.
Orden es un término que involucra las nociones de
disposición o correlación entre partes, regidas por al-
gún principio o regla. Este concepto es válido en la Ar-
chivología, porque a través de la ordenación establece-
mos los principios de procedencia y de orden original,
que analizaremos con más detalle. A su vez, esta noción
puede tomarse de varias maneras. Si se hace hincapié
en la disposición de las distintas partes según su esen-
cia o su ser, se habla de un ordo essendi de tipo ontológi-
co, que fue la noción predominante en el mundo antiguo
59. 59
y medieval, donde el orden se entendía como contrapues-
to a caos, e implicaba que lo ordenado está sometido a
regla, medida y razón, de forma que aquello que es orde-
nado sucede según una cierta necesidad.
También nos es comprensible esta definición, sobre
todo cuando hablamos que nos contraponemos al caos.
La ordenación y la clasificación son dos ramas de un
mismo trabajo, ambos están muy ligados, la ordenación
es la materialización de la clasificación, al mismo tiem-
po es el paso ineludible a la descripción.
En la clasificación se observa una relación de conti-
nente y contenido en concordancia con la definición de
Archivología; continente y contenido en cuanto a una ac-
ción que encierra funciones, éstas a su vez encierran acti-
vidades. Los fundamentos de la ordenación no contradi-
cen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad
a la documentación, permitir que su información sea re-
cuperable, es obtener físicamente los contenidos del do-
cumento, agrupar los documentos de una forma racional,
primero ordenar y agrupar los documentos individua-
les enmarcados en las actividades para convertirlos en
unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desa-
rrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas
entre sí, dentro del contexto de la administración que
genera documentos, de modo que reflejen las acciones
de la entidad. Si contenemos esta unidad entre las tres
técnicas: la clasificación, la ordenación y la descripción,
la identidad archivística del documento se mantiene de-
finida, como consecuencia, nos da los propósitos del ar-
chivo y de la entidad.
Si hemos ordenado adecuadamente la documentación,
nos responde de inmediato el fondo de origen, porque
necesariamente los documentos pertenecientes a un de-
terminado organismo productor están reunidos en un
60. 60
determinado lugar. La actividad específica determina
los puestos que estarán dentro de la clasificación, orde-
nados por funciones y actividades. El tipo documental
define la ubicación del documento.
La ordenación está sujeta a los factores de formación
del archivo, es decir, se dará una primera fase, fuera del
archivo, donde los papeles sueltos serán ordenados de
acuerdo a las necesidades primarias del documento. En
esta fase se da una pre-clasificación. Esta ordenación,
llamémosla primaria, estará de acuerdo con las activi-
dades del organismo o institución. Luego se presenta la
segunda fase, cuando el documento ha cumplido deter-
minados fines pero constituye aún un elemento de con-
sulta, la ordenación será la misma, por consiguiente en
esta etapa se sigue denominándola primaria.
Posteriormente los documentos son transferidos a
una fase intermedia, esto sucede cuando han cumplido
exhaustivamente sus objetivos; la ordenación continua-
rá en esta fase a la primaria, pero por su volumen los do-
cumentos estarán ordenados por acciones, por sus res-
pectivas funciones y actividades que constituyen los he-
chos generadores del documento, llamémosla en este as-
pecto ordenación secundaria. Por el número de orden
más que de importancia, esta ordenación permanecerá
en la fase histórica, donde los documentos han sido se-
leccionados por sus valores y necesidades de consulta.
En la ordenación primaria, es posible que el documen-
to esté en diferentes lugares, sea que éstos han sido re-
producidos por copias carbónicas, copias legalizadas, fo-
tocopias o cualquier sistema reprógrafo. Una resolución,
circular, disposiciones de tipo general, normas adminis-
trativas, pueden estar en los archivos eventuales donde
se desarrollan actividades similares o relacionadas con
estos tipos documentales; pero en la ordenación secun-
61. 61
daria, el documento no puede estar materialmente sino
en un solo punto del espacio. La multiplicidad del docu-
mento se realizará a través de los auxiliares descripti-
vos.
Ordenar, en primera instancia, significa poner or-
den, concierto y buena disposición, encaminar o dirigir
hacia un fin. Como consecuencia la ordenación es, siem-
pre en primera instancia, la colocación de las cosas en el
lugar que les corresponde, o como la regla que debe ob-
servarse para hacer las cosas.
En el terreno estrictamente filosófico la primera no-
ción de orden surgió con el pensamiento de Anaximan-
dro, quien concibe el proceso del devenir a partir de su
concepción del ápeiron (ausencia de limites y de deter-
minaciones). Lo concibe como un proceso ordenado que
sigue la seriación del tiempo, y del que se puede dar ra-
zón en tanto que es pensado por el logos. También en este
sentido, el orden puede aparecer próximo al logos de He-
ráclito entendido como “ley eterna”. Mientras que para
los atomistas Leucipo y Demócrito, el orden del cosmos
se podía explicar por la conjunción de los átomos en el
vacío según el contacto (el giro y la confirmación se vin-
cularían a la posición y la figura o esquema, respectiva-
mente), para Anaxágoras, tal como afirma Aristóteles, la
teoría de los cuatro elementos (tierra, aire, agua y fue-
go) no era suficiente para dar explicación del orden del
mundo, como tampoco lo era atribuirlo al mero azar, por
ello postuló la necesidad de un nous que explicase dicha
ordenación.
El enfoque plenamente ontológico de la noción de or-
den se da con Platón, quien entiende la noción de orden
como adecuación a la idea: una cosa está ordenada cuan-
do corresponde a su idea, según la teoría de la partici-
pación. De esta manera, la relación que Platón estable-
