Por Daniel Felipe Sanchez

1. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
DOCENTE: RUTH LOPEZ
DANIEL FELIPE SÁNCHEZ QUINTERO
COLEGIO COFRATERNIDAD SAN FERNANDO
BOGOTÁ D.C.
2016

2. Procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la
lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El
término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una
sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades
y funciones.
También se le llama archivo al lugar donde se custodian documentos
importantes para una organización. El archivo tiene como función básica
ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la
importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.
En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información
digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de
dispositivo.

3. Anteriormente, los archivos eran exclusivamente físicos.
Conservados en carpetas y cajas, los archivos se almacenaban en
estanterías de grandes dimensiones. Con el paso del tiempo,
muchas empresas descubrieron que habían perdido parte de sus
archivos a causa de la acción de la humedad, la cual produce la
descomposición de la materia que luego es poblada por hongos y
devorada por insectos. Por otro lado, según el tipo de tinta
utilizada, algunos documentos antiguos mostraban pérdida de
nitidez, al punto de haberse vuelto prácticamente ilegibles.
La llegada de la era digital ha permitido la conservación de estos
archivos e incluso construir bases de datos que almacenan un
número más robusto de documentos. Aunque, por diferentes
razones, ciertos libros y documentos tienen un valor histórico
intrínseco, lo que requiere su conservación física. Sin embargo,
el paso de su contenido a un ordenador, así como su escaneado
para ser visualizado en tres dimensiones, resultan ideales para
disminuir su deterioro y permitir a la gente revisarlo y observarlo
tantas veces como desee.

4. La organización de archivos tiene como objetivo la localización rápida y efectiva de
la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.
La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.
Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos.
Ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica,
alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

5. La clasificación de archivos permite la identificación y el
agrupamiento sistemático de documentos semejantes con
características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-
funcional de las instituciones y los trámites administrativos que
adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

6. Para la clasificación de archivos, existen diversas maneras de ordenar la documentación
física, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la empresa o institución.
ARCHIVO GENERAL: está destinado para aquella documentación que no está inmersa en
las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que sí deben ser
archivadas.
ARCHIVO ALFABÉTICO: como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra
inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto.
ARCHIVO NUMÉRICO: usa números en vez del alfabeto. Generalmente se usa para
clasificar por años, meses y días. Son muy útiles para cualquier tipo de archivo,
especialmente financiero. Los números consecutivos pueden asignarse de acuerdo a la llegada
de documentos o de importancia.
ARCHIVO ALFANUMÉRICO: es una combinación del alfabético con el numérico: A-1,
A-2, A-100, 1-A, etc.
Cualquiera que sea el tipo de archivo, debe tenerse una hoja de control o guía y un libro de
registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede
la constancia de la entrega o devolución.

7. Informáticamente y de acuerdo a sus elementos o funciones, los
archivos se clasifican en:
ARCHIVOS DE ENTRADA: están compuesto por una serie
de datos almacenados en un dispositivo de entrada.
ARCHIVOS DE SALIDA: contienen aquella información que
se visualiza desde la computadora.
ARCHIVOS DE SITUACIÓN: contienen información que es
actualizada constantemente.
ARCHIVOS CONSTANTE: están conformados por registros
cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.
ARCHIVOS HISTÓRICOS: están compuestos por datos que
varían en el tiempo y con información de los archivos
actualizados.
ARCHIVOS DE MOVIMIENTO: esta clase de archivos se
utilizan junto con los constantes y poseen en común algún
campo.
ARCHIVOS DE MANIOBRA: son un auxiliar; se crean en el
momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez
que finaliza la ejecución

8. Es el instrumento de consulta que describe un fondo o una colección
mediante la reseña de sus series documentales. El inventario no es un
simple listado o relación de los documentos contenidos en un
archivo, es un instrumento de registro, de control y localización tanto
de la documentación como de la información que contiene.

9. Testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de
una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar
y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de
los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la búsqueda
de un documento con eficacia mediante la localización de una signatura
topográfica reflejada en él.
En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene
como objetivo enviar a un lugar distinto la documentación que ya no tiene
utilidad para efectos administrativos en las áreas tramitadoras, y se envían a
bodegas, almacenes o en el mejor de los casos al archivo de concentración.