Gestion!

1. SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
KELLY CUERVO
Cód.. 0172010310
Planeación y diseño estratégico de sistemas de información.

2. Contenido..
¿Qué es el Sistema de Gestión Documental?
Misión
Visión
Proceso de la Gestión Documental
¿En que consiste un proyecto de gestión documental?
Ventajas y beneficios

3. ¿Qué es el Sistema de Gestión
Documental?
La gestión documental es el conjunto de tecnologías y
técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de
documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea
bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías
que permiten el alcance más alto de rendimiento,
funcionalidad y eficiencia.

4. Misión Principal..
Rastreo, almacenamiento y
organización de documentos
electrónicos o imágenes de
documentos en papel.

5. La visión del Sistema de Gestión
Documental (¿adónde se quiere llegar,
cuál es la meta?) es la gestión integral
de todos los recursos informativos
contenidos en los documentos que la
organización recibe y genera en el
desarrollo de los procesos de negocio
pasados, presentes y futuros.

6. Procesos de la
Gestión
Documental
Planeación
Producción
Gestión y
tramite
Organización
Transferencia
Disposición
Preservación a
largo plazo
Valoración

7. ¿En que consiste un
proyecto de gestión documental?
Para poder hacer una correcta implantación de un sistema de gestión documental es
necesario hacer una correcta identificación de las necesidades. Algunos aspectos
interesantes a determinar son:
 Tipos de documentos que circulan en la empresa y que niveles de jerarquía
existen entre ellos.
 Grado de digitalización que se desea lograr.
 Determinar si se van a utilizar tecnologías de reconocimiento automático de texto
en el proceso.
 Identificar cual es el volumen de los distintos tipos de documentos que se
manejan en la empresa y como son utilizados por cada tipo de usuario.

8. Una vez determinadas las necesidades, es necesario elegir la
herramienta o producto que servirá de soporte al sistema de
gestión documental, en base a esto y al volumen y la complejidad
del sistema, se determinará la infraestructura necesaria (hardware y
software adicional básicamente) para poder poner en marcha el
sistema.
Una vez implantado, solo queda realizar las pruebas y la formación
a los usuarios, además de llevar a cabo servicios de soporte para
garantizar la operatividad del mismo. El manejo de este tipo de
herramientas suele ser bastante sencillo, por lo que los gasto de
formación no suelen ser muy abultados.

9. Ventajas y Beneficios
RAPIDEZ Y ACCESO INMEDIATO
 Acceso instantáneo a toda la documentación.
 Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
 Control total sobre la documentación e información.
 Información compartida entre diferentes usuarios.
 Fácil y rápida distribución o envío de documentos.

10. AHORRO MATERIAL
 Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).
 Eliminación de desplazamientos.
 Ahorro de espacio físico.
SEGURIDAD Y FIABILIDAD
 Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.
 Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.
 Evita la duplicidad de documentos.
 Garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros
de los mismos.
 Restringir el acceso a la documentación solamente a las personas
autorizadas.