Este documento describe varios proyectos tecnológicos implementados por CEPSA para apoyar nuevas formas de trabajo, incluyendo: 1) transformación de puestos de usuario, 2) implementación de audiovisuales y videoconferencia, 3) mejoras en movilidad y comunicaciones integradas. También describe proyectos de redes y seguridad, WIFI global, gestión de medios digitales, y soporte para oficinas digitales. El documento concluye resumiendo lecciones aprendidas sobre toma de decisiones, investigación con expertos, y aceptación

1. Infraestructura Tecnológica
Dirección de Sistemas de Información
Tecnología para las Nuevas Formas de Trabajo y
la Transformación en CEPSA
Paulino.Guerrero@cepsa.com
Candidatura a la categoría de Proyecto Innovación Tecnológica y Mejora de la Productividad

2. Proyecto de transformación de la Compañía
1
2 Claves y Estrategia Tecnológica
Tecnologías
Lecciones Aprendidas
3
4
Introducción

3. Introducción
Objetivos que persiguen las nuevas tecnologías de CEPSA
Movilidad y
flexibilidad
Visualización de la
información
Colaboración y
trabajo en equipo
Acceso y gestión del
conocimiento
Herramientas
homogéneas
Formación a
usuarios

4. Proyecto de transformación de la Compañía
Testimonios de referencia
•http://www.cepsa.com/qwerty/premiosAutelsi2015/ProyectoHADI_TransformacionCepsa.html
•http://www.cepsa.com/qwerty/premiosAutelsi2015/InauguracionHallTorreCepsa.html

5. Claves y Estrategia
Tecnológica
1

6. Claves y Estrategia
ANTICIPAR
INNOVAR
TRANSFORMAR
USABILIDAD
Traslado CPD – Externalización
Modelo de servicio centralizado
Innovar en el uso de las
tecnologías.
Potenciar al usuario
Apoyar las nuevas formas de
trabajo.
Facilitar la transformación.
Eliminar barreras para
el uso.
Generar confianza.

7. 2 Tecnología

8. Tecnología
“La tecnología debe facilitar que cualquier
forma de trabajo definida por la compañía
sea posible “

9. Proyectos de Tecnología.
 Dirección de Proyecto, coordinación y compras.
 Externalización CPD y adecuación Torre.
 Audiovisuales y vídeo conferencia.
 Transformación Puesto de usuario.
 Movilidad y Comunicaciones integradas.
 Redes y Seguridad.
 WIFI Global, WIFI Invitados, y 3G.
 Gestión de medios Digitales Multicanal.
 Puesto de trabajo Virtual y Deslocalización de Contratas.
 App Hadi.
 Automatización Parking.
 Soporte a oficina Digital.
 HADI en sedes internacionales.
 Proyecto HALL y Espacios singulares.
 Desinstalaciones.

10. Coordinación y Gestión de Proyecto
TALLER CONTINUO DE DEMOSTRACION DE TECNOLOGIAS.
– Implicación de usuarios finales.
– Demostraciones y formación continuada a embajadores.
APROBACION DE TECNOLOGIAS PLANTA PILOTO
- Mejor valoración de la alta dirección.
- Inquietud: Capacidad para aprovechar las tecnologías.
CLAVES.
- Decisiones de tecnología compartidas por el conjunto del equipo de
proyecto.
- Alineamiento con las nuevas formas de trabajo.
- Maximizar la movilidad y la colaboración de forma global.
- Usabilidad e Innovación Tecnológica.

11. Externalización CPD
OBJETIVO:
- Renovar las infraestructuras y Mejorar el “Tier” actual.
- Facilitar a la Dirección de Patrimonio la negociación
y/o la búsqueda de una nueva sede social eliminado
la dependencia que supone tener el CPD en el
edificio corporativo a la conclusión del contrato de
alquiler.

12. Externalización CPD
MODELO EXTERNALIZADO
- CPD principal y respaldo en TIER 4 +
- Externalización de la Operación.
- Distancia de Campus de fibra entre los dos CPDs
- Maximización del modelo Activo a Activo.
- Máximo uso de las tecnologías de virtualización de servidor,
almacenamiento y nivel 3 de redes (Cisco OTS).
PROYECTO
- Fin de ciclo de equipamiento y adquisición nuevos activos, troncales de red
- Objetivo 100 % continuidad de servicio.
- Dificultades especificas en sistemas scada de tiempo real, sistemas
transaccionales de misión crítica, interdependencias cruzadas.
- 4 CPDs productivos de forma simultánea en una única red extendida durante el
periodo de transición.
- > 90% del traspaso de datos se hizo por línea, resto por traslado físico.
- Proyecto interno, sin ninguna contratación de consultoría o servicios añadidos a
los propios de los proveedores en los proyectos de implantación de las nuevas
infraestructuras.

13. Transformación Puesto Usuario
OBJETIVO:
- Dotar toda la organización del nuevo puesto de
usuario que les permita trabajar bajo las nuevas
formas de trabajo colaborativo y uso flexible de los
espacios.
- Transmitir el mensaje a todos los empleados de
que son igualmente importantes para la
organización facilitándoles nuevas posibilidades
de trabajo digitales y movilidad

14. Portal de Autoservicio y Traspaso de datos

15. Transformación Puesto de Usuario
TRANSFORMACION de Todo el parque de PCs.
- Nuevo Equipo de 13” menos de 1,8Kg para reemplazar el 100% del parque
- Integración vía USB 3.0 para minimizar cables.
- Pantallas con Docking integrada formando un conjunto único con el teclado y todo
ello asociado a la mesa.
- All in One sólo para puestos especiales (Sala de mercados, vigilancia, etc..)
- Nuevos Puestos Técnicos y Puestos especializados WACOM.
- Alimentadores fijos en las mesas, más alimentador adicional para facilitar movilidad.
Proceso de traspaso de datos y preparación PCs
- Pack de entrega.
- Portal de autoservicio.
- Calendario de cita previa.
- Help Desk Físico.
- Entrevistas con las unidades.

16. AUDIOVISUALES y
VIDEOCONFERENCIA
OBJETIVO:
- Transformar salas de reunión en espacios de
colaboración distribuida y trabajo en grupo.
- Hacer extremadamente fácil, fiable y homogéneo el
manejo de los medio técnicos en las salas para la
colaboración.

17. Audiovisuales, Videoconferencia.
TECNOLOGIAS
- Sin proyectores: Pantallas 2K, 4K, 55” a 98”.
- Sin Cables: ClickShare / We Present
- Video Conferencia con equipos Cisco Telepresence SX20
con integración Lync.
- Pizarras Digitales avanzadas 4K.
- Panel de reserva.
- Panel de control.
- Integración Outlook y dispositivos móviles.

18. Audiovisuales, Videoconferencia.
EQUIPAMIENTO EN FUNCION DEL TIPO DE SALA.
- Salas de reunión (6, 8, 12, 14 personas …),
- Salas Abiertas sin reserva
- Salas de proyecto.
- Phone Booth / Think Tanks.
- Salas de Colaboración (Ágoras).
- Salas especiales: Mercado eléctrico, salas crisis.
- Áreas de trabajo, y tránsito.
- Data Room y Visualización.

19. MOVILIDAD y COMUNICACIONES
INTEGRADAS
OBJETIVO:
- Impulsar el uso de los servicios para dispositivos
móviles tanto en terminales de compañía como
privados de los empleados.
- Mejora de productividad mediante la implantación
generalizada de la telefonía sobre Lync y adopción
de comunicaciones integradas.

20. Movilidad y Comunicaciones Integradas
Renovación del parque de terminales (BB) por Smartphone para todos los
usuarios corporativos financiado con renegociación de contrato basado en
perfiles de uso.
Uso de los servicios publicados para movilidad tanto para usuarios
corporativos como empleados con móvil personal.
Adenda a la norma de seguridad de la información para el uso de
dispositivos móviles y suscripción de los usuarios.
Red WIFI de acceso independiente y MDM como servicio.
Servicio de Movilidad
Gestionada (MDM) por Movistar
Comunicaciones integradas a
través de Microsoft Lync

21. REDES Y SEGURIDAD
OBJETIVO:
- Transformar salas de reunión en espacios de
colaboración distribuida y trabajo en grupo.
- Hacer extremadamente fácil, fiable y homogéneo el
manejo de los medio técnicos en las salas para la
colaboración.

22. Adecuación redes y seguridad.
Renovación tecnológica del 100% del equipamiento de red.
Revisión completa de la infraestructura de telefonía Lync.
Otras redes especiales para comunidades
Misma red WIFI en todas las ubicaciones corporativas.
Renovación de infraestructura central de videoconferencia.
Soporte redes gestión del edificio y arquitectura multi inquilino.

23. Seguridad Normativa.
.
Actualización del procedimiento interno sobre el uso
de activos de sistemas de información.
Política BYOD y modelo de conectividad en la red
CEPSA de contratas.
Definición del servicio y responsabilidades para WIFI
invitados como servicio externo
Comunicación con usuarios para los principales
eventos relativos a tecnología de forma homogénea y
coordinada con otros comunicados del proyecto,
incluidos recogida de aceptación y conformidad.

24. WIFI GLOBAL y NAC
OBJETIVO:
- Potenciar la movilidad de los empleados y el uso de
distintos dispositivos.
- Segregar el uso de las redes para empleados,
contratas e invitados facilitando distintos niveles de
control funcionalidad y seguridad.

25. WIFI Global y Proyecto NAC
Renovación tecnológica
Actualización de procedimientos y políticas de uso de
recursos informáticos
Automatización
Servicios externo para WIFI Guest
Vehículo de acceso de contratas o dispositivos de
Empleados

26. GESTION MEDIOS DIGITALES
OBJETIVO:
- Mejorar las capacidades de comunicación con los
usuarios y aprovechar las posibilidades de los
nuevos medios desplegados en salas y otros
espacios
- Dotar a la unidad de comunicación con un
repositorio de medios digitales y una plataforma de
gestión multicanal, multidioma y servicios asociados
para la producción, distribución global, etc.

27. Gestión de Medios Digitales.
Repositorio de medios digitales, y programación e
parrillas.
Gestión de Canales.
Aplicaciones interactivas.
Distribución de contenidos global y multidioma.
Multi plataforma (pantallas de comunicación, intranet,
app Hadi, etc.)
Plataforma de contenidos digitales
propia services

28. PUESTO VIRTUAL Y
DESLOCALIZACION
OBJETIVO:
- Ahorrar los costes que supone dotar de espacio a
contratas, y cumplir con las recomendaciones y
mejores practicas en la gestión de contratas.
- Facilitar el trabajo flexible de las contratas y proteger
el resultado del trabajo sobre activos CEPSA.

29. Puesto virtual y deslocalización
Infraestructura virtual para el puesto de trabajo para el
conjunto de las contratas y comunidades de usuarios
internos.
Acceso por internet para accesos desde la sede del
proveedor y por WIFI-Guest para accesos desde la
Torre.
Dotación a los servicios contratados de acceso virtual
seguro a los recursos CEPSA

30. APP HADI
OBJETIVO:
- Facultar el acceso a información y funcionalidad
relevante para los usuarios desde dispositivos
móviles.
- Transmitir a los usuario la imagen de actualización
tecnológica que acompaña todo el proceso y
proyecto HADI.

31. APP HADI
Experiencia única para los usuarios entre intranet y App
para dispositivos móviles.
Soporte de iOS y Android.
Integración con autenticación de AD corporativo.
Proxy de aplicación para integración con backends y
terceros: Backend de parking, reservas de gimnasio,
directorio corporativos, noticias, etc.

32. Automatización Parking
OBJETIVO:
- Asegurar la gestión y aplicación de políticas de uso
de uno de los recursos clave en la gestión
patrimonial y el proyecto.
- Optimizar el uso del parking y disponer de
información precisa que permita la toma de
decisiones.

33. Automatización Parking
Sensorización por cada plaza y conexión en sistema
SCADA
Backend de gestión.
Integración con proxy de aplicación para conexión con
intranet y app HADI en tiempo real.
Integración con tornos de acceso y con paneles
informativos que a su vez aplican las políticas definidas en
el back-end de gestión y permiten mensajes
individualizados a cada usuario.
Acceso por TAGs

34. SOPORTE OFICINA DIGITAL
OBJETIVO:
- Facilitar mediante la tecnología la implantación de
una oficina digital y las nuevas formas de trabajo
que suponen.

35. Soporte Oficina Digital
Adecuación del sistema de impresoras multifuncionales
para escaneo integrado con el sistema de gestión
documental.
Revisión del proyecto buscador.
Revisión de aplicaciones de negocio de negocio para
completar la migración a factura electrónica y/o hacer
las adecuaciones necesarias para impresión
externalizada.
Integración con servicio externos para intercambio
seguro de documentos digitales y workflow.

36. HADI en SEDES INTERNACIONALES
OBJETIVO:
- Extender las formas trabajo y ventajas obtenidas en
el proyecto en otras sedes.
- Mejoras en la productividad y el trabajo colaborativo
entre los equipos de trabajo alojados en la desde
central y otras sedes (Disponer de tecnologías en
las sedes remotas que permitan el aprovechamiento
de los medios instalados en la torre para la
colaboración remota).

37. Hadi en sedes Internacionales.
Implantación de los estándares HADI con adaptaciones
acordadas por el equipo de proyecto.
Gestión centralizada del despliegue y proveedores
locales.
Especial foco en las tecnologías colaborativas,
despliegue de infraestructura para soporte de Lync
como plataforma de telefonía distribuida.

38. DESIMPLANTACIONES y VENTA de
ACTIVOS.
OBJETIVO:
- Cumplir con los requisitos de fechas y condiciones
de entrega de los edificios desmantelados.
- Generar un ingreso en el proyecto que reduzca la
inversión total requerida en el despliegue de
usuario.

39. Desimplantaciones y venta de activos.
Retirada de equipos por parte de un proveedor logístico.
Contrato global para el borrado certificado de equipos,
instalación de S.O. y garantía.
Portal de compra para empleados.

40. 3 Lecciones
aprendidas

41. Lecciones aprendidas
Toma de decisiones clave para garantizar la continuidad
de los servicios.
Investigación con expertos en diferentes disciplinas de
aplicación corporativa. Rendimientos a largo plazo.
Incertidumbre positiva en la aceptación y empleo de las
nuevas tecnologías por el cliente interno. Seguimiento y
formación en los cambios.

42. Lecciones aprendidas
Puesto de usuario
Hace 6 meses ActuaI

43. Lecciones aprendidas
Traspaso de datos – 1.700 equipos
FUNDA
RATÓN
PORTÁTIL
PERSONALIZACIÓN
+
MOVIL
KIT DE ENTREGA
Equipo personalizado
para la Compañía según
el RAL de nuestra gama
cromática corporativa.

44. CONECTADOS
Lecciones aprendidas
Audiovisuales
Casi 300 reservas diarias a
través de Outlook
Sala 6p.
Sala de Proyectos
Phone Booth
Sala 14p.

45. One Community
14-16 pax
Cepsa talks
17-20 pax
Twin Tables
6pax / 6pax
Free 4
Pax free
Talk & Listening
12-14 paxv
Exhibition cave
Flujo pax
Petit Comité
4-5 pax
Learn & Training
10-12 pax
Lecciones aprendidas
Salas Ágora – Adaptación tecnológica a un espacio multifuncional

46. Salas Ágora – Adaptación tecnológica a un espacio multifuncional
Lecciones aprendidas
Colaboración en
tiempo real

47. Lecciones aprendidas
Pulsa en Agenda y
elige centro CEPSA
Pulsa Videoconferencia
Pulsa llamar.
Comparte contenido
si lo necesitas
Multiplicado por 5
El número de salas equipadas con
videoconferencia a un nº final de 76
Videoconferencia
Autonomía e independencia en las
Comunicaciones

48. Lecciones aprendidas
Plantas Singulares
Planta 17
Integración con el espacio
Standard corporativo
Fomento de la Colaboración
Planta 18Hall
Planta 18

49. Lecciones aprendidas
Redes y Comunicaciones

50. Lecciones aprendidas
Sistema de Comunicaciones Integrado
Julio
Migración >500 usuarios en Lync cuando estábamos
en plenos traslados.
Actualmente
Finales de 2014 ≥ 1.000 usuarios en la actualidad
Desde PC Desde
Smartphone
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 17 16 15 14
Empleados con Telefonía Lync y telefonos retirados
EMPLEADOS EMPLEADOS CON TELEFONIA LYNC TFNOS RETIRADOS

51. Lecciones aprendidas
Continuidad del servicio a los negocios.
– Autenticación SAML: Single Sign on. Estudio y
análisis.
– Riesgos por falta de tiempo. SiteMinder de
manera provisional hasta asentamiento del
servicio.
– Despliegue de Lync a varias unidades de la
Compañía durante el fin de semana de traslado.
Aplicación para smartphone

52. Lecciones aprendidas
– Preparación del Proyecto. Feedback constante con los usuarios.

53.  Formación recibida por especialistas en tecnología de visualización de control profesional
 Última semana de junio – Turnos de operaciones en paralelo Partenón 10 / Torre CEPSA
 Desde el 26 junio – Operando regularmente 24/7
Lecciones aprendidas
SALA DE CONTROL DE
GAS Y ELECTRICIDAD

54. Lecciones aprendidas
Continuamos…
IntegraciónActivos Revisión AmpliaciónRefuerzo