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                                           Asunto: Circulares Externas
                                           Actividad: envio              Anexos:      O     Folios:   O
                                           Remite:   200      Dirección General


   ARCtllVO
   GENERAL
   DE LA )".CIOS



                                                CIRCULAR          EXTERNA No.
                                                                                            oen   _

(200)
Octubre 4 de 2011


PARA:                    MINISTROS;   SECRETARIOS  GENERALES,     JEFES   DE RECURSOS
                         HUMANOS,    JEFES  DE CONTROL     INTERNO,     Y DEPENDENCIAS
                         ENCARGADAS DEL MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVisTICO, DE LOS
                         MINISTERIOS COMPREND[DOS EN LA LEY 1444 DE 2011.

ASUNTO:                 DIRECTRICES O L1NEAMIENTOS AL MANEJO Y ADMINISTRACiÓN DE LOS
                        ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES SEÑALADAS EN LA LEY 1444 DE 2011.

Consideraciones                 previas:

La Ley 1444 creado el 4 de mayo de 2011 ordenó la escisión de los Ministerios del Interior y de
Justicia, Protección Social, y Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial e igualmente en el
articulo 18 otorgó facultades extraordinarias a[ Presidente de la República para "Crear, escindir,
fusionar y suprimir, asi como determinar la denominación, número, estructura orgánica y orden
de precedencia de [os departamentos administrativos" (literal a), así como para "Crear, escindir y
cambiar la naturaleza jurídica de los establecimientos públicos y otras entidades u organismos de
la rama ejecutiva del orden nacional" (Iitera[ e). Esta contingencia genera la necesidad particular
de atender el manejo de los archivos de esas entidades, durante el proceso de escisión, con el
fin de asegurar la integridad de la documentación que conservan y regular la entrega de los
archivos de las dependencias escindidas, a las entidades que se crean, para asi garantizar la
continuidad de los procesos administrativos y la toma de decisiones con base en antecedentes.

De conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, compete al Archivo General de la
Nación regular e[ manejo de los archivos de las entidades, en lo establecido en la Ley 790 de
2002 y en el Decreto 254 de 2000 este último reglamentado por el Decreto 226 de 2004 con
miras a la administración de los archivos durante el proceso de escisión de entidades.

En virtud de lo anterior y en atención al mandato de la Ley 1444 de 2011, el AGN considera
necesario establecer e[ procedimiento que garantice el correcto manejo de los archivos teniendo
en cuenta que el proceso actual que e[ gobierno nacional surte para modificar la estructura de [a
administración pública estableciendo la creación de unas nuevas y la reorganización de las que
se escinden, proceso que tiene diferentes implicaciones en materia de archivos.

Dado que los archivos "en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora
y perpetuadora", mediante la presente Circular, se establecerán algunas directrices para el
manejo y administración de la custodia de las Entidades señaladas en la Ley en mención, las
presentes directrices se rigen por [os principios señalados en el articulo 4° de la Ley 594 de 2000
como ser: instrumentalidad e institucionalidad, racionalidad, responsabilidad, administración y
acceso, manejo y aprovechamiento de los archivos.

Las directrices que se señalan a continuación, establecen los aspectos que se deben tener en
cuenta para el aseguramiento, conservación y entrega de los archivos durante el proceso de
escisión de las entidades. Metodológicamente éstas responden a la conformación de los archivos
desde la perspectiva del ciclo vital de los documentos (articu[o 23 de la Ley General de Archivos)
                                     ESTABLECIMIENTO       PÚBLICO ADSCRfTO AL MINISTERIO         DE CULTURA
    Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 3282888      Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto(ó)archivogeneral.e:ov.co,   Página Web: www.archivOgeneral.gov.co.
              NIT 800128835-6    Atención de Quejas Reclamos y Sugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá 01800091173,     3372035
                                            Bogotá, Colombia.    Fecha: 2011-02-23   V:3 GD-302-FR-171
COI.O"l"1       A




  ARCIUVO
  GENERAL
  DE L- :>;,CI01'ó



y al tratamiento especifico que se deberá dar a cada uno de ellos durante el proceso: archivo de
gestión, archivo central y los eventuales archivos históricos.

Los criterios aqui consignados se deberán aplicar de un modo flexible y proporcionado a la
situación real de los archivos asi como a las particularidades propias de cada entidad, sin perder
de vista la responsabilidad que les compete a los funcionarios públicos en relación con el manejo
de los archivos, asi:

    1. Archivos de gestión:

Tomando en consideración que la Ley 594 de 2000, en el articulo 24, estableció la
obligatoriedad, para todas las entidades del Estado, de elaborar e implementar las Tablas de
Retención Documental, como un instrumento metodológico fundamental para la gestión
documental, las entidades comprendidas en la Ley 1444 de 2011, deben seguir las siguientes
directrices:

    a. La documentación de las entidades en proceso de escisión que haya cumplido con el
       tiempo de permanencia en los archivos de gestión, de acuerdo con lo señalado en las
       Tablas de Retención Documental, deberá ser transferida al archivo central de acuerdo
       con los Iineamientos establecidos por el AGN en el numeral 6 del articulo 4 del Acuerdo
       42 de 2002 "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
       gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se
       regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los articulas 21, 22, 23 Y 26 de la
       Ley General de Archivos 594 de 2000". Esta documentación quedará bajo la custodia de
       la entidad que se reorganiza.

    b. Los documentos que queden en los archivos de gestión de las dependencias escindidas,
       una vez realizada la transferencia señalada, se deben inventariar para ser entregados a
       la entidad o entidades de nueva creación que asuman las funciones de estas
       dependencias, de acuerdo con lo señalado por la Ley 1444 de 2011. Dicho inventario se
       debe elaborar de conformidad con el formato único de inventario documental y su
       instructivo correspondiente, adoptado por el AGN mediante el Acuerdo ya señalado.

   c. Las Historias Laborales que se encuentren a cargo de las oficinas de Administración de
      Recursos Humanos de las entidades en proceso de escisión, deben permanecer bajo la
      custodia y administración de la entidad que se reorganiza, independientemente de las
      modificaciones que se realicen en las plantas de personal de las entidades intervenidas.
      Las entidades de nueva creación procederán a conformar su archivo de historias
      laborales, una vez se determine la planta de personal necesaria para su funcionamiento.

   d. Los contratos que se encuentren a cargo de las oficinas de las entidades en proceso de
      escisión que no se hayan liquidado serán asumidos por las oficinas de las entidades que
      se reorganizan o de las entidades que se crean de acuerdo con las funciones que sean
      asignadas a esas entidades.

   e. La documentación de entidades liquidadas custodiada por alguna oficina de las entidades
      en proceso de escisión, diferente al archivo central, deberá ser entregada a la entidad
      que asuma la función de dicha oficina.

   f.      En el mismo sentido, todos los funcionarios de las entidades en proceso de eSClslon
           serán responsables de los documentos bajo su cargo, los cuales serán entregados en las

                              ESTABLECIMIENTO    PÚBLICO   ADSCRITO    AL   MINISTERIO   DE CULTURA
   Cra.6 N'"6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto@archivoe:eneral.e:ov.co. Página Web: www.archivoe:eneral.e:ov.co.
         NIT 800128835-6 Atención de Quejas Reclamos y Sugerencias, linea gratuita fuera de Bogotá 01800091173, 3372035
                                     Bogotá, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V:3 GD-302-FR-171
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   ARCIUVO
   GENERAL
   DE L       ¡o.;,CION



                 condiciones que establecen [os articulas primero, segundo y tercero del Acuerdo 038 de
                 2002 "Por el cual se desarrolla el articulo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".

     g. Las entidades que se reorganizan y las de nueva creación, procederán a elaborar nuevas
        Tablas de Retención Documental, una vez se determine su estructura orgánica,
        funciones y planta de personal.

     2.         Archivo central

Los documentos producidos por las entidades en proceso de escisión que se conservan en el
archivo central como resultado de las transferencias de todas las dependencias en aplicación de
las TRD, incluidos los que fueron transferidos durante e[ proceso de escisión, entrarán a formar
parte de [os fondos documentales de las entidades que se reorganizan, en aplicación del
principio de procedencia.

De otra parte, en el caso en que en el archivo central existan fondos acumulados, las entidades
que se reorganizan deberán elaborar planes de emergencia para su organización y valoración
bajo las directrices señaladas en el Acuerdo 02 de 2004 "Por el cual se establecen los
lineamientos básicos para [a organización de fondos acumu[ados".

Los fondos, secciones o series documentales que se custodian en el archivo central de las
entidades en proceso de escisión, como resultado de la recepción de documentos de entidades
que [as precedieron (antecesoras) o de entidades liquidadas, serán objeto de entrega a las
entidades de nueva creación, cuando estén vinculados con obligaciones derivadas del
cumplimiento de funciones a cargo de [as dependencias que fueron escindidas. La entrega se
realizará en las condiciones señaladas con anterioridad, en este documento.

Los documentos con valor histórico correspondientes a los Ministerios, Departamentos
Administrativos y Superintendencias deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación de
conformidad con el Acuerdo 08 de 18 de octubre de 1995 "Por el cual se reglamenta la
transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, a[ ARCH[VO
GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por e[ Decreto 1382 de 1995" y el Decreto 998 de 1997
"Por el cual se reglamenta [a transferencia de la documentación histórica de los de los
organismos del orden nacional al Archivo Genera[ de [a Nación ordenada por el Decreto 1382 de
1985".

Agradecemos la atención a estas indicaciones en aras de procurar un verdadero cambio en la
función administrativa del Estado.


Cordialmente,

~Pyp-Ár-=:-
CA'RLOS A. JAPA TÁ C·                  DENAS
Director General

Elaboró: Martha Lucía Sánchez - GNP                                       Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la
Proyectó: Martha Lucía Sánchez - David Felipe Álvarez                     Politica Archivística - Proyectos de normas 311.88
Amézquita GNP
Revisó: Clara Inés Casilimas Rojas -GNP
          Marcela Camacho- DGE


                                 ESTABLECIMIENTO     PÚBLICO ADSCRITO     AL MINISTERIO    DE CULTURA
     Cra. 6 N<:! -91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto(ci)archivo!!eneraLgov.co. Página Web: www.archivol!eneral.gov.co.
               6
           NIT 800128835-6 Atención de Quejas Reclamos y Sugerencias, Línea gratuita fuera de Bogotá 01800091173, 3372035
                                         Bogotá, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V:3 GD-302-FR-171

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Circular externa 004 2011

  • 1. Archivo General de la Nación Al contestar cite este #: 3679 <:OI.()'iI"1 A Fecha: 05/1012011 12:09:00 p.m. Asunto: Circulares Externas Actividad: envio Anexos: O Folios: O Remite: 200 Dirección General ARCtllVO GENERAL DE LA )".CIOS CIRCULAR EXTERNA No. oen _ (200) Octubre 4 de 2011 PARA: MINISTROS; SECRETARIOS GENERALES, JEFES DE RECURSOS HUMANOS, JEFES DE CONTROL INTERNO, Y DEPENDENCIAS ENCARGADAS DEL MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVisTICO, DE LOS MINISTERIOS COMPREND[DOS EN LA LEY 1444 DE 2011. ASUNTO: DIRECTRICES O L1NEAMIENTOS AL MANEJO Y ADMINISTRACiÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES SEÑALADAS EN LA LEY 1444 DE 2011. Consideraciones previas: La Ley 1444 creado el 4 de mayo de 2011 ordenó la escisión de los Ministerios del Interior y de Justicia, Protección Social, y Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial e igualmente en el articulo 18 otorgó facultades extraordinarias a[ Presidente de la República para "Crear, escindir, fusionar y suprimir, asi como determinar la denominación, número, estructura orgánica y orden de precedencia de [os departamentos administrativos" (literal a), así como para "Crear, escindir y cambiar la naturaleza jurídica de los establecimientos públicos y otras entidades u organismos de la rama ejecutiva del orden nacional" (Iitera[ e). Esta contingencia genera la necesidad particular de atender el manejo de los archivos de esas entidades, durante el proceso de escisión, con el fin de asegurar la integridad de la documentación que conservan y regular la entrega de los archivos de las dependencias escindidas, a las entidades que se crean, para asi garantizar la continuidad de los procesos administrativos y la toma de decisiones con base en antecedentes. De conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, compete al Archivo General de la Nación regular e[ manejo de los archivos de las entidades, en lo establecido en la Ley 790 de 2002 y en el Decreto 254 de 2000 este último reglamentado por el Decreto 226 de 2004 con miras a la administración de los archivos durante el proceso de escisión de entidades. En virtud de lo anterior y en atención al mandato de la Ley 1444 de 2011, el AGN considera necesario establecer e[ procedimiento que garantice el correcto manejo de los archivos teniendo en cuenta que el proceso actual que e[ gobierno nacional surte para modificar la estructura de [a administración pública estableciendo la creación de unas nuevas y la reorganización de las que se escinden, proceso que tiene diferentes implicaciones en materia de archivos. Dado que los archivos "en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora", mediante la presente Circular, se establecerán algunas directrices para el manejo y administración de la custodia de las Entidades señaladas en la Ley en mención, las presentes directrices se rigen por [os principios señalados en el articulo 4° de la Ley 594 de 2000 como ser: instrumentalidad e institucionalidad, racionalidad, responsabilidad, administración y acceso, manejo y aprovechamiento de los archivos. Las directrices que se señalan a continuación, establecen los aspectos que se deben tener en cuenta para el aseguramiento, conservación y entrega de los archivos durante el proceso de escisión de las entidades. Metodológicamente éstas responden a la conformación de los archivos desde la perspectiva del ciclo vital de los documentos (articu[o 23 de la Ley General de Archivos) ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRfTO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto(ó)archivogeneral.e:ov.co, Página Web: www.archivOgeneral.gov.co. NIT 800128835-6 Atención de Quejas Reclamos y Sugerencias, línea gratuita fuera de Bogotá 01800091173, 3372035 Bogotá, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V:3 GD-302-FR-171
  • 2. COI.O"l"1 A ARCIUVO GENERAL DE L- :>;,CI01'ó y al tratamiento especifico que se deberá dar a cada uno de ellos durante el proceso: archivo de gestión, archivo central y los eventuales archivos históricos. Los criterios aqui consignados se deberán aplicar de un modo flexible y proporcionado a la situación real de los archivos asi como a las particularidades propias de cada entidad, sin perder de vista la responsabilidad que les compete a los funcionarios públicos en relación con el manejo de los archivos, asi: 1. Archivos de gestión: Tomando en consideración que la Ley 594 de 2000, en el articulo 24, estableció la obligatoriedad, para todas las entidades del Estado, de elaborar e implementar las Tablas de Retención Documental, como un instrumento metodológico fundamental para la gestión documental, las entidades comprendidas en la Ley 1444 de 2011, deben seguir las siguientes directrices: a. La documentación de las entidades en proceso de escisión que haya cumplido con el tiempo de permanencia en los archivos de gestión, de acuerdo con lo señalado en las Tablas de Retención Documental, deberá ser transferida al archivo central de acuerdo con los Iineamientos establecidos por el AGN en el numeral 6 del articulo 4 del Acuerdo 42 de 2002 "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los articulas 21, 22, 23 Y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". Esta documentación quedará bajo la custodia de la entidad que se reorganiza. b. Los documentos que queden en los archivos de gestión de las dependencias escindidas, una vez realizada la transferencia señalada, se deben inventariar para ser entregados a la entidad o entidades de nueva creación que asuman las funciones de estas dependencias, de acuerdo con lo señalado por la Ley 1444 de 2011. Dicho inventario se debe elaborar de conformidad con el formato único de inventario documental y su instructivo correspondiente, adoptado por el AGN mediante el Acuerdo ya señalado. c. Las Historias Laborales que se encuentren a cargo de las oficinas de Administración de Recursos Humanos de las entidades en proceso de escisión, deben permanecer bajo la custodia y administración de la entidad que se reorganiza, independientemente de las modificaciones que se realicen en las plantas de personal de las entidades intervenidas. Las entidades de nueva creación procederán a conformar su archivo de historias laborales, una vez se determine la planta de personal necesaria para su funcionamiento. d. Los contratos que se encuentren a cargo de las oficinas de las entidades en proceso de escisión que no se hayan liquidado serán asumidos por las oficinas de las entidades que se reorganizan o de las entidades que se crean de acuerdo con las funciones que sean asignadas a esas entidades. e. La documentación de entidades liquidadas custodiada por alguna oficina de las entidades en proceso de escisión, diferente al archivo central, deberá ser entregada a la entidad que asuma la función de dicha oficina. f. En el mismo sentido, todos los funcionarios de las entidades en proceso de eSClslon serán responsables de los documentos bajo su cargo, los cuales serán entregados en las ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra.6 N'"6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto@archivoe:eneral.e:ov.co. Página Web: www.archivoe:eneral.e:ov.co. NIT 800128835-6 Atención de Quejas Reclamos y Sugerencias, linea gratuita fuera de Bogotá 01800091173, 3372035 Bogotá, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V:3 GD-302-FR-171
  • 3. C()Ln'-l RIÁ ARCIUVO GENERAL DE L ¡o.;,CION condiciones que establecen [os articulas primero, segundo y tercero del Acuerdo 038 de 2002 "Por el cual se desarrolla el articulo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". g. Las entidades que se reorganizan y las de nueva creación, procederán a elaborar nuevas Tablas de Retención Documental, una vez se determine su estructura orgánica, funciones y planta de personal. 2. Archivo central Los documentos producidos por las entidades en proceso de escisión que se conservan en el archivo central como resultado de las transferencias de todas las dependencias en aplicación de las TRD, incluidos los que fueron transferidos durante e[ proceso de escisión, entrarán a formar parte de [os fondos documentales de las entidades que se reorganizan, en aplicación del principio de procedencia. De otra parte, en el caso en que en el archivo central existan fondos acumulados, las entidades que se reorganizan deberán elaborar planes de emergencia para su organización y valoración bajo las directrices señaladas en el Acuerdo 02 de 2004 "Por el cual se establecen los lineamientos básicos para [a organización de fondos acumu[ados". Los fondos, secciones o series documentales que se custodian en el archivo central de las entidades en proceso de escisión, como resultado de la recepción de documentos de entidades que [as precedieron (antecesoras) o de entidades liquidadas, serán objeto de entrega a las entidades de nueva creación, cuando estén vinculados con obligaciones derivadas del cumplimiento de funciones a cargo de [as dependencias que fueron escindidas. La entrega se realizará en las condiciones señaladas con anterioridad, en este documento. Los documentos con valor histórico correspondientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos y Superintendencias deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación de conformidad con el Acuerdo 08 de 18 de octubre de 1995 "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, a[ ARCH[VO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por e[ Decreto 1382 de 1995" y el Decreto 998 de 1997 "Por el cual se reglamenta [a transferencia de la documentación histórica de los de los organismos del orden nacional al Archivo Genera[ de [a Nación ordenada por el Decreto 1382 de 1985". Agradecemos la atención a estas indicaciones en aras de procurar un verdadero cambio en la función administrativa del Estado. Cordialmente, ~Pyp-Ár-=:- CA'RLOS A. JAPA TÁ C· DENAS Director General Elaboró: Martha Lucía Sánchez - GNP Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Proyectó: Martha Lucía Sánchez - David Felipe Álvarez Politica Archivística - Proyectos de normas 311.88 Amézquita GNP Revisó: Clara Inés Casilimas Rojas -GNP Marcela Camacho- DGE ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra. 6 N<:! -91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto(ci)archivo!!eneraLgov.co. Página Web: www.archivol!eneral.gov.co. 6 NIT 800128835-6 Atención de Quejas Reclamos y Sugerencias, Línea gratuita fuera de Bogotá 01800091173, 3372035 Bogotá, Colombia. Fecha: 2011-02-23 V:3 GD-302-FR-171