Este documento modifica el acuerdo número 07 de 1994 relacionado con el reglamento general de archivos. Se actualiza el artículo 67 del reglamento para incluir nuevas definiciones en el glosario de términos archivísticos, como "acceso a documentos de archivo", "administración de archivos", y "almacenamiento de documentos", entre otros.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.
Este documento describe el proceso de trámite de documentos en las entidades públicas colombianas, incluyendo la normativa legal que lo rige y las actividades involucradas. Explica que un trámite implica una serie de pasos para que una solicitud llegue a su destinatario, y describe los elementos clave como la recepción, distribución, respuesta y seguimiento de los documentos a través de las diferentes dependencias de acuerdo a su competencia. También resalta la importancia de contar con controles y tiempos de respuesta establecidos por la ley
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones y conservación documental. El objetivo es normalizar los procedimientos de correspondencia como parte de la gestión documental en las entidades.
El documento presenta una introducción a la gestión documental, incluyendo conceptos clave como series documentales, tipos documentales, ciclo vital de los documentos, valoración documental, tablas de retención documental y marco jurídico aplicable en Colombia. Resalta la importancia de los archivos para garantizar los derechos ciudadanos y custodiar la memoria institucional.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.
Este documento describe el proceso de trámite de documentos en las entidades públicas colombianas, incluyendo la normativa legal que lo rige y las actividades involucradas. Explica que un trámite implica una serie de pasos para que una solicitud llegue a su destinatario, y describe los elementos clave como la recepción, distribución, respuesta y seguimiento de los documentos a través de las diferentes dependencias de acuerdo a su competencia. También resalta la importancia de contar con controles y tiempos de respuesta establecidos por la ley
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
El documento describe los principales procesos de un programa de gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Estos procesos se encuentran interrelacionados y se desarrollan a lo largo del ciclo vital del documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Cada proceso cuenta con actividades específicas normadas por la legislación colombiana.
Este documento establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo y establece lineamientos sobre unidades de correspondencia, radicación de documentos, control de comunicaciones y conservación documental. El objetivo es normalizar los procedimientos de correspondencia como parte de la gestión documental en las entidades.
El documento presenta una introducción a la gestión documental, incluyendo conceptos clave como series documentales, tipos documentales, ciclo vital de los documentos, valoración documental, tablas de retención documental y marco jurídico aplicable en Colombia. Resalta la importancia de los archivos para garantizar los derechos ciudadanos y custodiar la memoria institucional.
El documento describe los desafíos de mantener un archivo de oficina desorganizado, incluyendo la dificultad de localizar documentos y la pérdida de información. También explica qué es un archivo de oficina, sus funciones principales como organizar y conservar documentos, y los principios básicos para su organización como designar un responsable y contar con un espacio adecuado. Además, distingue entre los documentos administrativos que deben archivarse y los documentos de apoyo informativo que no forman parte del archivo.
Este documento ofrece información sobre técnicas de archivo para organizar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivo como clasificación, ordenación y disposición de documentos usando principios archivísticos y tablas de retención. También cubre temas como valores documentales, legislación, y recomendaciones para la salud ocupacional en la administración de archivos.
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
Este documento presenta un programa de gestión documental como instrumento archivístico. Explica las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de un programa de gestión documental que se desarrollan en cada una de las etapas, con el objetivo de conocer cómo clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. También busca identificar los valores que tienen los documentos en cada fase del ciclo vital.
Este documento describe los principales aspectos de la gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica los objetivos de resaltar la importancia de los documentos, apoyar decisiones administrativas y controlar procesos. También describe los tipos de documentos, actividades de cada etapa y criterios para organizar archivos.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Este documento habla sobre la selección y eliminación de documentos en archivos. Explica que la eliminación es un proceso archivístico para descongestionar espacio y debe seguir la normativa legal. Detalla el procedimiento de eliminación que incluye seleccionar documentos que cumplieron su ciclo vital, inventariarlos, enviar muestra al Archivo General de la Nación para autorización, y eliminar documentos siguiendo protocolos archivísticos. El objetivo es aprovechar mejor los recursos y solo conservar la información necesaria.
El documento presenta conceptos básicos archivísticos. Explica que los fondos acumulados son documentos sin organización archivística y con pocas posibilidades de consulta. Propone concentrar la documentación para crear un archivo total y levantar tablas de retención. Detalla funciones de un archivo como unificar criterios de organización, análisis de documentos y creación de servicios.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
Seguimiento de Supervision de Auditoria GubernamentalLauraCelada84
Este documento describe los procedimientos de supervisión en la auditoría. La supervisión consiste en dirigir y controlar la ejecución de una auditoría para asegurar su calidad y cumplimiento de objetivos de manera eficiente. Los supervisores participan en todas las etapas de la auditoría y revisan el trabajo de los auditores para garantizar que se cumplan las normas y se utilicen los recursos de forma adecuada.
Este documento describe la importancia de las transferencias documentales y los requisitos para efectuarlas. Explica que las transferencias permiten un fácil acceso a la información, evitan la acumulación irracional de documentos y mantienen el orden de la documentación. También describe los pasos para preparar físicamente los documentos antes de transferirlos y los diferentes tipos de archivos como el histórico, de gestión y central.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Este documento presenta un formato de tabla para valorar documentos producidos por entidades colombianas. La tabla incluye campos para la entidad productora, unidad administrativa, código de series documentales, contenido de la documentación, periodo de retención en el archivo central y disposición final como conservación total, eliminación, microfilmación o selección. El formato es usado para organizar y preservar de manera sistemática los documentos de acuerdo a su valor administrativo, legal e histórico.
Esta diapositiva muestra los pasos y requisitos que se deben tener para hacer una transferencia documental, según el mini manual de tablas de retención documental del Archivo General de la Nación.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
Este documento describe el proceso de organización de archivos para la Universidad de La Salle. Incluye instrucciones para clasificar documentos según un cuadro de clasificación, ordenarlos cronológica o numéricamente, prepararlos físicamente, asignar números de foliación, etiquetar carpetas, registrar inventarios y almacenar carpetas en cajas. También describe los servicios de solicitud de información y los usuarios del archivo central.
El documento describe los recursos básicos para archivar documentos, incluyendo ficheros, clasificadores, carpetas, bolsas, legajos, rótulos, índices y guías. Las carpetas pueden albergar hasta 100 documentos y se rotulan en la pestaña. Los legajos utilizan dos tapas de cartulina con gancho para asegurar los documentos de manera ordenada. Los índices identifican el contenido de cada gaveta del archivo.
El documento describe el ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. El ciclo de vida de los documentos físicos se divide en tres fases: la fase activa en la que se encuentran en el archivo de trámite, la fase semiactiva en la que pasan al archivo de concentración, y la fase inactiva en la que ingresan al archivo histórico. El ciclo de vida de los documentos electrónicos también consta de tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 relacionado con el Reglamento General de Archivos en Colombia. Se actualiza el Artículo 67 y el Glosario del Reglamento para definir términos archivísticos clave. El documento presenta definiciones revisadas y actualizadas de más de 100 términos como archivo, serie documental, conservación, descripción, entre otros.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 actualizando el Reglamento General de Archivos. Se actualiza el Artículo 67 relacionado con el uso del Glosario Archivístico, definiendo términos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, archivista, archivística, archivo y otros.
El documento describe los desafíos de mantener un archivo de oficina desorganizado, incluyendo la dificultad de localizar documentos y la pérdida de información. También explica qué es un archivo de oficina, sus funciones principales como organizar y conservar documentos, y los principios básicos para su organización como designar un responsable y contar con un espacio adecuado. Además, distingue entre los documentos administrativos que deben archivarse y los documentos de apoyo informativo que no forman parte del archivo.
Este documento ofrece información sobre técnicas de archivo para organizar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivo como clasificación, ordenación y disposición de documentos usando principios archivísticos y tablas de retención. También cubre temas como valores documentales, legislación, y recomendaciones para la salud ocupacional en la administración de archivos.
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
Este documento presenta un programa de gestión documental como instrumento archivístico. Explica las etapas del ciclo vital de los documentos y los procesos de un programa de gestión documental que se desarrollan en cada una de las etapas, con el objetivo de conocer cómo clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. También busca identificar los valores que tienen los documentos en cada fase del ciclo vital.
Este documento describe los principales aspectos de la gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica los objetivos de resaltar la importancia de los documentos, apoyar decisiones administrativas y controlar procesos. También describe los tipos de documentos, actividades de cada etapa y criterios para organizar archivos.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Este documento habla sobre la selección y eliminación de documentos en archivos. Explica que la eliminación es un proceso archivístico para descongestionar espacio y debe seguir la normativa legal. Detalla el procedimiento de eliminación que incluye seleccionar documentos que cumplieron su ciclo vital, inventariarlos, enviar muestra al Archivo General de la Nación para autorización, y eliminar documentos siguiendo protocolos archivísticos. El objetivo es aprovechar mejor los recursos y solo conservar la información necesaria.
El documento presenta conceptos básicos archivísticos. Explica que los fondos acumulados son documentos sin organización archivística y con pocas posibilidades de consulta. Propone concentrar la documentación para crear un archivo total y levantar tablas de retención. Detalla funciones de un archivo como unificar criterios de organización, análisis de documentos y creación de servicios.
El documento resume los lineamientos legales y técnicos para realizar inventarios documentales en entidades públicas de Colombia. La ley exige que estas entidades elaboren inventarios de los documentos que producen. Los acuerdos 038 y 042 de 2000 establecen el formato único de inventario documental e instrucciones para su diligenciamiento. Este formato incluye 19 campos para registrar información sobre las series documentales, unidades de conservación y metadatos.
Seguimiento de Supervision de Auditoria GubernamentalLauraCelada84
Este documento describe los procedimientos de supervisión en la auditoría. La supervisión consiste en dirigir y controlar la ejecución de una auditoría para asegurar su calidad y cumplimiento de objetivos de manera eficiente. Los supervisores participan en todas las etapas de la auditoría y revisan el trabajo de los auditores para garantizar que se cumplan las normas y se utilicen los recursos de forma adecuada.
Este documento describe la importancia de las transferencias documentales y los requisitos para efectuarlas. Explica que las transferencias permiten un fácil acceso a la información, evitan la acumulación irracional de documentos y mantienen el orden de la documentación. También describe los pasos para preparar físicamente los documentos antes de transferirlos y los diferentes tipos de archivos como el histórico, de gestión y central.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Este documento describe las diferentes clases y formatos de documentos electrónicos, así como sus características y la estructura lógica que deben tener. Explica que los documentos electrónicos se pueden clasificar por su forma de creación, origen o formato, como documentos ofimáticos, correos electrónicos, imágenes, videos, bases de datos y páginas web. Además, señala que para servir como prueba deben poseer autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Este documento presenta un formato de tabla para valorar documentos producidos por entidades colombianas. La tabla incluye campos para la entidad productora, unidad administrativa, código de series documentales, contenido de la documentación, periodo de retención en el archivo central y disposición final como conservación total, eliminación, microfilmación o selección. El formato es usado para organizar y preservar de manera sistemática los documentos de acuerdo a su valor administrativo, legal e histórico.
Esta diapositiva muestra los pasos y requisitos que se deben tener para hacer una transferencia documental, según el mini manual de tablas de retención documental del Archivo General de la Nación.
Este documento establece los criterios para la organización de archivos de gestión en entidades públicas y privadas con funciones públicas. Define que las unidades administrativas son responsables de conformar, organizar, preservar y controlar los archivos de gestión según las Tablas de Retención Documental. También especifica criterios como la identificación y ordenación de carpetas y unidades documentales, el préstamo y consulta de documentos, y la adopción de un formato único de inventario documental.
Este documento describe el proceso de organización de archivos para la Universidad de La Salle. Incluye instrucciones para clasificar documentos según un cuadro de clasificación, ordenarlos cronológica o numéricamente, prepararlos físicamente, asignar números de foliación, etiquetar carpetas, registrar inventarios y almacenar carpetas en cajas. También describe los servicios de solicitud de información y los usuarios del archivo central.
El documento describe los recursos básicos para archivar documentos, incluyendo ficheros, clasificadores, carpetas, bolsas, legajos, rótulos, índices y guías. Las carpetas pueden albergar hasta 100 documentos y se rotulan en la pestaña. Los legajos utilizan dos tapas de cartulina con gancho para asegurar los documentos de manera ordenada. Los índices identifican el contenido de cada gaveta del archivo.
El documento describe el ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. El ciclo de vida de los documentos físicos se divide en tres fases: la fase activa en la que se encuentran en el archivo de trámite, la fase semiactiva en la que pasan al archivo de concentración, y la fase inactiva en la que ingresan al archivo histórico. El ciclo de vida de los documentos electrónicos también consta de tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 relacionado con el Reglamento General de Archivos en Colombia. Se actualiza el Artículo 67 y el Glosario del Reglamento para definir términos archivísticos clave. El documento presenta definiciones revisadas y actualizadas de más de 100 términos como archivo, serie documental, conservación, descripción, entre otros.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 actualizando el Reglamento General de Archivos. Se actualiza el Artículo 67 relacionado con el uso del Glosario Archivístico, definiendo términos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, archivista, archivística, archivo y otros.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 relacionado con el Reglamento General de Archivos en Colombia. Se actualiza el Artículo 67 y el Glosario, definiendo términos clave como archivo, documento, serie documental, conservación, descripción y otros. El objetivo es normalizar conceptos archivísticos en el marco legal colombiano.
Este documento modifica el Acuerdo No. 07 de 1994 para actualizar el Reglamento General de Archivos. Define términos relacionados con la archivística como acceso a documentos, administración de archivos, almacenamiento de documentos, archivo electrónico, archivo histórico, archivo privado, archivo público, clasificación documental, conservación de documentos, descripción documental, documento de archivo, entre otros.
Este documento modifica el Acuerdo número 07 de 1994 relacionado con el reglamento general de archivos en Colombia. Se actualiza el artículo 67 para incluir definiciones actualizadas de términos archivísticos como acceso a documentos, acervo documental, administración de archivos, almacenamiento de documentos, entre otros. El documento provee definiciones concisas de más de 50 términos relacionados con la archivística.
La ley establece las reglas y principios generales para regular la función archivística del Estado. Abarca a la administración pública en todos sus niveles y a entidades privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos clave como archivo, documento de archivo y función archivística. Establece un Sistema Nacional de Archivos que articula las instituciones archivísticas para homogenizar y normalizar los procesos. Define los diferentes tipos de archivos según su jurisdicción, competencia y organización territorial o del Estado. Obliga a las entidades públicas
Este documento presenta definiciones de más de 50 términos relacionados con archivos y la gestión de documentos. Algunos de los conceptos clave definidos incluyen archivo (conjunto de documentos acumulados de manera natural por una entidad), ciclo vital de los documentos (etapas por las que pasan los documentos desde su creación hasta su disposición final), y principios archivísticos como procedencia y orden original. También define tipos de archivos como de gestión, central e histórico; e instrumentos de descripción archivística como invent
La ley establece el Sistema Nacional de Archivos de la República Dominicana y define sus objetivos principales como garantizar el acceso a la información pública, preservar documentos de valor histórico y cultural, y profesionalizar la práctica archivística en el país.
Avance de la elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la Municpalidad ...abamp
El archivo histórico es el "archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente". El Archivo General de la UAL tiene la función de archivo intermedio y archivo histórico.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos documentales acumulados en entidades públicas. Describe cuatro etapas para este proceso: 1) Compilar información institucional; 2) Realizar un diagnóstico; 3) Elaborar y ejecutar un plan de trabajo archivístico; 4) Asignar valores y tiempos de retención a documentos a través de una Tabla de Valoración. El objetivo final es dejar los fondos organizados y disponibles para consulta administrativa y patrimonio cultural.
Este documento establece las reglas para la organización y manejo de los expedientes pensionales en Colombia. Define términos clave como expediente pensional, archivo electrónico, disposición final de documentos, y clasifica los principales tipos de documentos que componen un expediente pensional, como registros civiles de nacimiento y matrimonio. Además, describe las características que debe tener un expediente pensional, como integridad, secuencialidad y cumplimiento de normas técnicas. El objetivo es garantizar los derechos pensionales y proteger la inform
Este documento habla sobre la organización de archivos de gestión y su transferencia al archivo central. Explica conceptos clave como qué es un archivo, el ciclo vital de los documentos, la normatividad archivística, qué es una transferencia documental, los principios archivísticos de procedencia y orden original, y los pasos para preparar físicamente los documentos para su transferencia como la ordenación, limpieza y foliación. El objetivo general es organizar el archivo de la institución aplicando las normas archivísticas.
Este documento presenta información sobre la conservación documental y el Acuerdo 027 de 2006. Define qué es un archivo y explica que es el conjunto de documentos acumulados por una persona o entidad pública o privada. También incluye un extenso glosario archivístico que define términos clave como fondo documental, archivo de gestión, archivo histórico, descripción documental, entre otros.
Este documento presenta información sobre la conservación documental y define conceptos archivísticos clave. Explica que un archivo es el conjunto de documentos acumulados por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión. Además, incluye un glosario con definiciones detalladas de más de 70 términos relacionados con la archivística, como fondo documental, archivo de gestión, descripción documental, clasificación, conservación y otros.
Este documento establece lineamientos para la organización de fondos acumulados en entidades públicas y privadas. Describe cuatro etapas del proceso: 1) compilación de información institucional, 2) diagnóstico de la documentación, 3) elaboración de un plan de trabajo archivístico e implementación, 4) valoración documental. También presenta un formato estándar para tablas de valoración que asignan tiempo de retención y disposición final a series documentales.
La ley establece el marco legal para los archivos en Colombia. Define conceptos clave como archivo, documento y función archivística. Establece el Sistema Nacional de Archivos bajo principios de coordinación y cooperación, liderado por el Archivo General de la Nación. Categoriza los archivos públicos a nivel nacional, departamental y municipal.
Este documento presenta un resumen de la Ley 594 de 2000, también conocida como la Ley General de Archivos de Colombia. En 3 oraciones o menos:
La ley establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado colombiano y de entidades privadas. Define conceptos clave relacionados con archivos y documentos. Además, crea el Sistema Nacional de Archivos de Colombia y establece los roles del Archivo General de la Nación y otras instituciones archivísticas.
Este documento presenta un resumen de la Ley 594 de 2000 de Colombia sobre archivos. Establece el marco legal para la organización y gestión de archivos en el país. Define conceptos clave como archivo, documento de archivo y función archivística. También describe los principios generales que rigen la función archivística y la creación de un Sistema Nacional de Archivos para coordinar a las instituciones archivísticas del país.
Este documento presenta la Ley 594 de 2000, también conocida como la Ley General de Archivos de Colombia. Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado colombiano. Define conceptos clave como archivo, documento de archivo y función archivística. Además, establece el Sistema Nacional de Archivos de Colombia y categoriza los diferentes tipos de archivos públicos de acuerdo con su jurisdicción, territorio y rama del gobierno. Finalmente, determina las obligaciones y responsabilidades de las entidades públicas y sus funcionarios
Similar a Acuerdo 027 de 2006 glosario archivístico (20)
Este documento describe las características y organización de una conferencia. Explica que una conferencia es una reunión donde una persona expone información de manera formal y directa a un grupo de oyentes. El expositor puede usar ayudas audiovisuales y desplazarse por el estrado. La duración debe ser entre 20 minutos y 1 hora. Al finalizar, el conferenciante invita al público a hacer preguntas.
La Unión Europea ha acordado un embargo petrolero contra Rusia en respuesta a la invasión de Ucrania. El embargo prohibirá las importaciones marítimas de petróleo ruso a la UE y pondrá fin a las entregas a través de oleoductos dentro de seis meses. Esta medida forma parte de un sexto paquete de sanciones de la UE destinadas a aumentar la presión económica sobre Rusia y privar al gobierno de Vladimir Putin de fondos para financiar la guerra.
Este documento presenta el Proyecto Educativo Institucional del SENA. Resume la definición jurídica del SENA como un establecimiento público de formación profesional en Colombia. Describe brevemente la historia de la formación profesional en el país y el origen del SENA en 1957. Explica los fundamentos, objetivos y modalidades de formación profesional integral que ofrece el SENA actualmente.
This document lists and defines some of the most important regular and irregular verbs in English. It provides the present, past, and past participle forms of over 100 verbs, along with their pronunciation. Some of the key regular verbs listed include call, calm, camp, and carry. Examples of irregular verbs and their forms include be (was/were, been), become (became, become), and break (broke, broken). The document serves as a guide to help learn the forms of common English verbs.
Este documento ofrece consejos para tener éxito en las entrevistas de trabajo. Recomienda prepararse investigando sobre la empresa y el puesto, conocerse a uno mismo y practicar la entrevista. También proporciona consejos sobre la presentación, cómo responder preguntas comunes, realizar preguntas y agradecer la oportunidad. El objetivo es ayudar al candidato a sobresalir y conseguir el trabajo deseado.
Este documento proporciona información sobre las entrevistas de trabajo, incluyendo su finalidad, los tipos de entrevistas más comunes y las técnicas que utilizan los entrevistadores. Explica que la entrevista es una parte importante del proceso de selección y tiene como objetivo permitir que la empresa y el candidato se conozcan mejor. Describe las entrevistas dirigidas, donde el entrevistador hace preguntas directas, y las entrevistas abiertas, donde el candidato habla más libremente. También incluye consejos sobre cómo prepararse
Las condiciones para los edificios de archivo incluyen: 1) Un terreno estable lejos de contaminantes; 2) Estructuras ignífugas con pisos, paredes y techos resistentes; 3) Áreas de depósito separadas de áreas de trabajo con condiciones ambientales controladas para preservar documentos; 4) Muebles como estanterías diseñadas para almacenar de forma segura diferentes formatos de documentos.
Andrea Liliana Osorio Galicia envió cuatro cartas a diferentes instituciones educativas y al ICBF para justificar las ausencias de sus hijas debido a enfermedades. En las cartas explica que sus hijas se encontraban enfermas y que no tenía con quién dejarlas para asistir a clases o al jardín infantil. Adjunta certificados médicos y recetas para confirmar la justificación.
Este manual proporciona información sobre diferentes aspectos de la soldadura, incluyendo la identificación de materiales, propiedades de metales y aleaciones, tipos de uniones y posiciones, detalles sobre soldadura con electrodo y procesos TIG y MIG, así como consejos para obtener buenas soldaduras. El manual ofrece una guía básica sobre conceptos y procedimientos clave de la soldadura para apoyar a personas que se dedican a esta actividad.
Este decreto modifica el Plan Único de Cuentas para los comerciantes en Colombia. Establece que el Plan Único de Cuentas busca uniformidad en el registro contable de las operaciones económicas de los comerciantes para permitir transparencia, claridad y comparabilidad de la información. Además, incluye el catálogo de cuentas que deben usar los comerciantes y establece las normas para su aplicación gradual a partir de 1993.
Reporte homicidio doloso descripción
Reporte que contiene información de las víctimas de homicidio doloso registradas en el municipio de Irapuato Guanajuato durante el periodo señalado, comprende información cualitativa y cuantitativa que hace referencia a las características principales de cada uno de los homicidios.
La información proviene tanto de medios de comunicación digitales e impresos como de los boletines que la propia Fiscalía del Estado de Guanajuato emite de manera diaria a los medios de comunicación quienes publican estas incidencias en sus distintos canales.
Podemos observar cantidad de personas fallecidas, lugar donde se registraron los eventos, colonia y calle así como un comparativo con el mismo periodo pero del año anterior.
Edades y género de las víctimas es parte de la información que incluye el reporte.
LINEA DE TIEMPO Y PERIODO INTERTESTAMENTARIOAaronPleitez
linea de tiempo del antiguo testamento donde se detalla la cronología de todos los eventos, personas, sucesos, etc. Además se incluye una parte del periodo intertestamentario en orden cronológico donde se detalla todo lo que sucede en los 400 años del periodo del silencio. Basicamente es un resumen de todos los sucesos desde Abraham hasta Cristo
Minería de Datos e IA Conceptos, Fundamentos y Aplicaciones.pdfMedTechBiz
Este libro ofrece una introducción completa y accesible a los campos de la minería de datos y la inteligencia artificial. Cubre todo, desde conceptos básicos hasta estudios de casos avanzados, con énfasis en la aplicación práctica utilizando herramientas como Python y R.
También aborda cuestiones críticas de ética y responsabilidad en el uso de estas tecnologías, discutiendo temas como la privacidad, el sesgo algorítmico y transparencia.
El objetivo es permitir al lector aplicar técnicas de minería de datos e inteligencia artificial a problemas reales, contribuyendo a la innovación y el progreso en su área de especialización.
Este documento ha sido elaborado por el Observatorio Ciudadano de Seguridad Justicia y Legalidad de Irapuato siendo nuestro propósito conocer datos sociodemográficos en conjunto con información de incidencia delictiva de las 10 colonias y/o comunidades que del año 2020 a la fecha han tenido mayor incidencia.
Existen muchas más colonias que presentan cifras y datos en materia de seguridad, sin embargo, en este primer acercamiento lo que se prevées darle al lector una idea de como se encuentran las colonias analizadas, tomando como referencia los datos del INEGI 2020, datos del Secretariado Ejecutivo del Sistema Nacional de Seguridad Pública del 2020 al 2023 y las bases de datos propias que desde el 2017 el Observatorio Ciudadano ha recopilado de manera puntual con datos de las vıć timas de homicidio doloso, accidentes de tránsito, personas lesionadas por arma de fuego, entre otros indicadores.
1. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia
en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo
correspondiente al uso del Glosario, el cual quedará así:
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación ,
dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano,
para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo
en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los
organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
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2. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los
organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los
organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar
la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable
de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del
acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo
de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o
jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o
datos en los archivos
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3. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican
y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo
tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al
orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones
en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los
Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:
• el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que
cumplen funciones públicas.
• la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental
• l
• a evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el
Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los
procesos archivísticos.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el
momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60
de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,
político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad.
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4. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario
competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida
en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura
de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una
persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
D
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la
conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un
material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de
manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que
sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los
documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la
evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
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5. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa
del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por
su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del
mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia
institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada,
y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes
en todas las entidades.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las
relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto
social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o
con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
E
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6. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad
producto del empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama “libro”.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
F
Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o
electrónico, entre otros.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente
vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido
al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los
generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama
también “fuente de primera mano”.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
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7. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
G
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios
archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
I
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de
un fondo.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos
onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su
localización.
Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.
Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Índice temático: Listado de temas o descriptores.
Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
M
Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del
fabricante.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas
imágenes en película de alta resolución.
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y
cualitativos.
N
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8. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de
la práctica archivística.
O
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa
para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es
la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual
se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento
de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
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9. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo
el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o
personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que
regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o
en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
S
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de
carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y
“expurgo”.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de
conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que
aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que
posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
T
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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10. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso
de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener
notas de referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de
éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
U
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o
tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.
V
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio
de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
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11. ACUERDO No. 027-2006
“Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el
derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se
reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de
su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital.
ARTÍCULO SEGUNDO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario
Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en particular el Glosario del Acuerdo 07
de 1994.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C. a los treinta y un (31) día del mes de octubre del año dos mil seis (2006)
MARÍA BEATRIZ CANAL ACERO
Secretaria General
Encargada de las funciones del cargo de
Viceministro 0020 del Ministerio de Cultura
LÁZARO MEJIA ARANGO
Secretario Técnico
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