tarea unidad 3

2. Nombre de la entidad: INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL.
Dirección: Calle 12 B No. 02 – 58
Persona que le ofrece la información y teléfono: NELSON ENRIQUE LOZANO ORJUELA 3138451360.
¿Cuáles series y subseries maneja?
La serie que manejo es CONTRATOS.
La subserie:
›
prestación de servicios y apoyo a la gestión.
›
De arrendamiento.
›
suministros.
›
de apoyo.
›
interadmnistrativos.
¿Cuáles son las etapas del proceso?
Para la organización se debe tener en cuenta tres etapas del proceso:
Precontractual: en esta etapa el abogado encargado de este proceso reúne la documentación para que se pueda contratar a la
persona natural o jurídica.
Documentación:
estudio del mercado
Estudios previos
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Certificación de no planta. Etc.
Contractual: donde se confirma la persona empresa o entidad que va a ejecutar este contrato. Se elabora la minuta y se reúne
la documentación que va soportar esa ejecución.
Documentación:
minuta del contrato
Certificado de registro presupuestal.
Póliza de cumplimiento.
Designación de supervisor.
Acta de inicio.
Ejecución del contrato: en esta etapa el contratista debe informar a través de los informes los avances de ejecución del
contrato, además de la documentación soporte de pagos parafiscales (salud, pensión, ARL).
Documentación:
solicitud de pago.
Certificación de cumplimiento.
Informe de actividades.
Planilla de pago.
Actas de terminación y liquidación del contrato.

3. 
¿Qué se tuvo en cuenta para la organización de cada subserie?
Para la organización de cada subserie fue necesario estructurar unas listas de chequeo para
verificación y organización de la documentación dentro de cada expediente.

¿En qué momento se pasa al archivo de gestión el expediente?
Una vez acabada la parte precontractual y contractual el abogado realiza la entrega al archivo
de gestión, para que se administre y se siga alimentando con la documentación que se
genere.

¿Cuánto tiempo se conservan los contratos en archivo de gestión?
En el archivo de gestión se debe conservar los contratos de los últimos 3 años, contando el
año en curso.

¿Cuáles expedientes se transfieren?
Así mismo los años anteriores se deben transferir al archivo central de la entidad, a menos
que este contrato aun siga vigente.


Ejemplo: los contratos de arrendamiento que se realizan por largos periodos de tiempo.
¿Maneja otras series?
Otra serie que manejo es procesos judiciales.
Su organización es cronológica.

4. 
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




ARCHIVO TOTAL: Es el conjunto general de expedientes y todo lo que
contenga el centro de documentación.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Proceso por el cual pasan los
documentos desde el momento de su producción hasta su disposición final.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de mantener claro el lugar en donde
se crea el documento para cuando se aplique la TRD y se organice.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es mantener el legajo o documento con
sus adjuntos, para no alterar la información.
FOLIO: Un documento con información relevante del expediente y también
planos y fotografías.
LEGAJO: Un conjunto de folios que se encuentran cogidos por un gancho
legajador o de cosedora.
FONDO: Documentos que se crean en una entidad y se conservan en acervos
para su consulta y debidos tratamientos.
SUBFONDO: Se desprende del fondo y son pequeños acervos documentales
que se pueden encontrar por áreas específicas de la entidad.

5. 

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


SERIE: Son documentos generales de contenido homogéneo de la misma
entidad productora.
SUBSERIE: Son documentos específicos en los que se dividen las series.
TIPO DOCUMENTAL: Documentos individuales con los que se conforma
un expediente.
TABLAS DE VALORACIÓN: Son las que se realizan para dar una
disposición final a los documentos que ya no tienen vigencia.
TABLAS DE RETENCIÓN: Son las que definen las disposiciones finales y
el tiempo de retención en cada paso del ciclo vital a los documentos
vigentes de la entidad.
VALOR PRIMARIO: Documentos como actos administrativas que son de
gestión continua, también jurídico, legal y contable.
VALOR SECUNDARIO: Cuando los documentos pierden su valor
administrativo o legal y tienen valor histórico.

6. 
De ejemplos de documentos que se conservan en
dichos archivos por sus valores primarios y secundarios

Primarios: Oficios de solicitud de intervenciones
locativas – Resoluciones
Secundarios: Decreto 002/2007 creación del instituto


7. Serie: 1. PROGRAMAS
2. PROPUESTAS
3. PROYECTOS
 Subserie: 1. Programas de Protección del Patrimonio Arqueológico de
Bogotá D.C
2. Propuestas a proyectos de intervención en Bienes Muebles e
Inmuebles
en Espacio Público
3. Proyectos de Intervención en Bienes Muebles-Inmuebles en
Espacio Público
 Tipos documentales: 1. Comunicación oficial externa recibida
solicitando la intervención de obras con afectación arqueológica.
Concepto Técnico
2. Comunicación oficial externa recibida sobre ofrecimiento de recursos
para patrocinio
3. Comunicación oficial externa recibida solicitando la intervención para la
administración, mantenimiento, conservación y/o restauración de los
bienes muebles - inmuebles de interés cultural en el espacio público.


8. 
Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son
archivados.
R/ta: Las duplicidades documentales, documentos sin firmas, los que no tienen
radicados de entrada.
Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la
foliación de los documentos.
R/ta: Después de tener organizado el expediente se procede a foliar con
lápiz de mina negra en la parte superior derecha en sentido a la lectura, en
la parte anterior de la hoja, números consecutivos, cuando no hay espacio
se folia en sen algún lugar en blanco en dirección de las manecillas del
reloj, carpetas máximo de 200 folios, los planos se folian pero se dejan
aparte del expediente y se relacionan en una hoja guía al comienzo del
mismo.
Los soportes como los cd no se folian, tampoco las portadas ni las hojas en
blanco.

Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.
R/ta: Se organizan en orden cronológico con la fecha de los radicados,
respetando sus anexos, la fecha más antigua arriba y la más reciente
abajo, con el fin de poder seguir con el consecutivo cronológico al final de
la carpeta.


9. 
Mencione los datos que deben tener las
etiquetas de las carpetas y cajas.

Nombre de la entidad
Dependencia
Serie
Subserie
Nombre del expediente
Número de carpeta
Número de caja







10. En ellos reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de
permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas
internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.
Funciones:
• Almacenar y organizar los documentos del archivo activo de cada dependencia.
• Facilitar para la consulta de los funcionarios todos los documentos del archivo de la dependencia.
• Codificar los documentos que se tengan bajo su responsabilidad de acuerdo con la Tabla de
Retención de Documentos.
• Transferir periódicamente los documentos al Archivo Central, debidamente codificados y
relacionados.
• Descartar del archivo los documentos que así determine la Tabla de Retención Documental.
• Tomar las medidas del caso para salvaguardar en forma adecuada e integral la documentación del
archivo activo, es decir, efectuar labores permanentes de limpieza.
• Acatar las normas establecidas para el manejo, conservación y consulta de la documentación

11. Organización
El archivo de gestión reflejará en su organización el esquema planteado en las Tablas de Retención de Documentos,
discutido y aprobado con y por cada una de las dependencias.
La forma de ordenación de las series y tipos documentales, lo establece la TRD
Se utilizarán carpetas tipo legajo tamaño oficio para almacenar la documentación que se genere.
Los documentos generados se colocarán en orden cronológico, empezando con el primer documento que se genere
de arriba hacia abajo (en forma de libro).
Los archivos reposarán en los muebles que se localicen en cada área.
Seguridad y Control
Los archivos serán responsabilidad única del funcionario encargado para la custodia de sus documentos, que este
caso será la secretaría o funcionario que designe el jefe del área respectiva.
El acceso a los documentos será único y exclusivo del funcionario responsable.

12. En su calidad de nivel coordinador desempeñará funciones de normalización, vigilancia, inspección y
control.
Almacenará, organizará y dispondrá el conjunto de documentos de la entidad pertenecientes a las
fases del Archivo Central e Histórico para el caso de los documentos que se determine reposarán en
este lugar, teniendo en cuenta:
Criterios de tipo legal, jurídico, administrativo, fiscal y contable.
Administración central de la documentación.
Consulta de los documentos
Espacio o área física insuficiente en las unidades administrativas.
Funciones
Conformar la memoria institucional mediante el almacenamiento de los documentos vitales y de
conservación permanente.
Mantener actualizado y debidamente organizado el archivo de documentos transferido por las
dependencias.
Atender la consulta de documentos, diligenciando los controles respectivos.
Coordinar con las dependencias de la entidad las actividades de descarte de documentos de los
archivos de gestión.
Administrar las políticas del sistema de correspondencia de toda la entidad.

13. Organización
La distribución de la colección de documentos reflejará la estructura orgánica de la
entidad lo que significa que existe un espacio determinado para cada unidad
administrativa de la entidad y clasificada por años.
Las carpetas que se utilizarán serán en yute tamaño oficio – carpeta legajo.
Los rótulos que se utilizarán en las carpetas serán de color blanco y en ellos estará
impreso los datos que corresponden a la codificación de las series y subseries que
indiquen la TRD, además del título de la carpeta, seguido del año de producción de
los documentos.
Las cajas que se utilizarán para almacenamiento de los documentos serán ref.
X300, debidamente marcadas con el logo de la entidad y un número consecutivo
interno para su localización en el momento de acceso.

14. 
Tomar un documento que se produzca en alguna
dependencia de una entidad visitada y explicar el
proceso que se lleva a cabo con ese documento
desde que se origina hasta su etapa final de
conservación o eliminación.
Citación para notificación personal
 Lo expide el arquitecto a cargo del proyecto con copia a la persona
interesada y los abogados.
 Se scannea y se indexa en una base de datos en Orfeo.
 Se adjunta al expediente en estricto orden cronológico, se folia, se
hace todo el proceso técnico y pasa quedar en conservación total
dado que los expedientes de monumentos y patrimonio no pierden
vigencia.


15. - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el
país?
R/ta: Que reconoce la importancia de la implementación de la tecnología
y el correcto uso aplicativo de las TIC como soporte documental para
cualquier trámite administrativo y que es obligatorio para las entidades
públicas para la gestión documental ya que las tecnologías modifican
procesos y procedimientos en pro de la mejora continua.

- ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental
a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre
los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto
2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a
partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y
explique
R/ta: Los cambios más importantes en el proceso de gestión documental se
perciben con la implementación de documentos electrónicos de archivo
 - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el
contenido del mencionado Decreto?

R/ta: capítulo V, donde se adiciona políticas de manejo de nuevas
tecnologías llamadas TIC para el tratamiento de los documentos, por medio
de los artículos 22, 23, y 24 donde se especifica los aspectos más
importantes características y requisitos de los documentos electrónicos para
conservar su autenticidad y legitimidad.