Circular proceso matricula_2020

MUNICIPIO DE PASTO INSTITUCIÓN EDUCATIVA
MUNICIPAL LIBERTAD
NIT. 814.006.334.-5
CODIGO DANE 152001000769-01
CREADA MEDIANTE DECRETO 0351 DE 26 DE
AGOSTO DE 2003
EMITIDA POR LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN
MUNICIPAL
Pasto, Carrera 13 No. 8-30 Av. Panamericana Teléfonos: 3186789572-3168740962-3173712898 E-mail:
iemlibertad@iemlibertad.edu.co sonia.castillo@iemlibertad.edu.co rocio.bolanos@iemlibertad.edu.co
“Educamos con responsabilidad para la Libertad y la Paz”
CIRCULAR No. 04 (Septiembre 4 de 2019)
DE: RECTORÍA
PARA: COORDINACIONES, DOCENTES, PERSONAL ADMINISTRATIVO., DIRECTORES DE GRUPO
IEM LIBERTAD
ASUNTO PROCESO DE MATRÍCULA AÑO ESCOLAR 2020
Teniendo en cuenta la Resolución de la SEM No. 1097 del 26 de abril de 2019 mediante la cual la SEM
establece el proceso de Gestión de la Cobertura Educativa para el Año Escolar 202, la IEM Libertad
establece a través de la presente Circular, los criterios, competencias, procedimientos, responsables y
cronograma del Proceso Interno de Matrícula Año Escolar 2020.
CRITERIOS
1. Resolución emitida por la SEM No. 1097 del 26 de abril de 2019 la cual se constituye en el
referente por excelencia del proceso de matrícula escolar 2020 de la IEM Libertad.
2. Se comparte y reconoce que la Matrícula Escolar es el Insumo básico que determina la asignación
de recursos del SGP, la definición, distribución y organización de la planta de directivos-docentes,
docentes, personal administrativo y operativo, por tal razón se realizará el máximo acompañamiento,
seguimiento y control de responsabilidades relacionadas con este proceso.
3. La IEM Libertad dispondrá de todos los medios de comunicación posibles para sensibilizar,
informar y orientar a su Comunidad Educativa sobre el procedimiento a seguir con la Matrícula Escolar
2020, atendiendo las competencias y Cronograma respectivo.
4. La asignación de nuevos cupos se sustentará en un estudio previo de Proyección de Matrícula para
el año escolar 2020 realizado por Directivos, representantes docentes y Personal Administrativo cuyos
resultados se registraron en informe presentado a la SEM.
5. Lineamientos legales, pedagógicos y didácticos que establece la política de Educación Inclusiva y
atención a población afectada por el desplazamiento, la violencia y casos especiales por salud.
6. Orientaciones legales y pedagógicas establecidas en el Programa de Educación de Jóvenes y
Adultos de Jornada Nocturna de la IEM Libertad.
7. Capacidad física instalada en Planta Física Sede Central que busca superar los actuales indicadores
de hacinamiento escolar en las aulas de clase y aulas especializadas.
8. Tasas actuales de deserción y reprobación escolar.
9. Documentación completa requerida por la institución para nuevos cupos de acuerdo a
normatividad vigente.
10. La información oficial para uso del proceso de matrícula corresponde a la actualmente registrada
en el programa SIMAT, plataforma interna SAPRED y aquella generada por solicitudes de nuevos cupos
que radica la Comunidad en general.
RESPONSABLES DEL PROCESO DE MATRÍCULA
• Rector
• Coordinadores
• Directores de Grupo

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• Personal Administrativo y de manejo del Programa SIMAT, SIMPADE y SAPRED
• Orientadores Escolares
• Gestoras de Inclusión
• Docentes
• Padres de familia
• Comisión de Admisiones
COMPETENCIAS DE FUNCIONARIOS LIBERTAD.
Además de las establecidas en la Resolución SEM No. 1097 del 26 de abril de 2019 sobre Gestión de
Cobertura Educativa en el municipio de Pasto para el año escolar 2020, se especifican además las
siguientes:
RECTOR
• Conformar un equipo interdisciplinario para analizar integralmente las solicitudes de nuevos
cupos (Comisión de Admisiones y solicitudes de cambios de Jornada)
• Publicar la apertura del proceso de Matrícula 2020 en los diferentes medios de comunicación que
dispone la Institución: portal web, periódico digital libertad, carteleras, pasacalles, chapolas.
• Presentar a Secretaría de Educación y Entidades de control los informes solicitados.
• Atender casos especiales de estudiantes antiguos y solicitudes de nuevos cupos que presenten
coordinaciones y/o Comisión de Admisiones para aprobación correspondiente.
COORDINADORES
• Realizar máximo seguimiento a la Deserción y Reprobación escolar 2019, presentando informes
que permitan analizar con objetividad el comportamiento de la matrícula escolar planteando alternativas
de solución de corto y mediano plazo ante dificultades que se experimentan en cada año escolar.
 Presentar informes periódicos en mesas de trabajo de Directivos, jornadas pedagógicas, mesas
semanales con Jefes de Área para su análisis y aportes al proceso.
• Apoyar al personal administrativo en la realización de estudios de proyección de nuevos cupos
valorando y controlando el informe final.
• Realizar seguimiento y control a personal administrativo encargado de cargar la información al
SIMAT, SIMPADE Y SAPRED, informando oportunamente a rectoría las novedades.
• Articularse con docentes y personal administrativo para valorar la organización de estudiantes en
sus correspondientes listas de grados y grupos 2020 por cada nivel, grado, grupo y jornada, interviniendo
oportunamente los casos que ameriten reorganización de estudiantes.
• Orientar a docentes, directores de grupo, estudiantes y personal administrativo encargado de la
matrícula escolar sobre el proceso que debe aplicarse en la actualización de datos de estudiantes y padres
de familia.
• Diseñar, programar y desarrollar la estrategia “Entrega Pedagógica” de estudiantes promovidos,
reprobados y nuevos cupos aprobados desde el nivel de transición a grado once.

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• Coordinar y desarrollar las reuniones de las Comisiones de Evaluación y Promoción, presentando
oportunamente informe a rectoría.
• Presentar informe a rectoría de casos de estudiantes que por alguna circunstancia quedaron
pendientes de definir su promoción escolar, controlando la información en SIMAT, SAPRED.
• Controlar y acompañar los casos de estudiantes que se matriculan con actas de compromiso por
convivencia o situación académica, informando oportunamente a Secretaría Académica.
• Recibir de manera controlada a directores de grupo las fichas de matrícula, contratos de matrícula,
listas de control, recibos de consignación bancaria por aportes especiales e informe de novedades.
• Programar y controlar el desarrollo de etapas de recuperaciones de estudiantes, verificando en
SAPRED el ingreso oportuno de calificaciones por parte de docentes.
DIRECTORES DE GRUPO
• Aplicar con estudiantes y padres de familia, en fechas establecidas institucionalmente, el
instrumento de reservaciones de cupo 2020, presentando informe a coordinadores sobre novedades.
• Apoyar el diligenciamiento de Ficha de Matrículas (firmas de estudiante, padre de familia y/o
acudiente) en reunión de Padres de Familia en cada curso.
• Realizar seguimiento, control y apoyo de casos de estudiantes con probabilidad de deserción o
máxima probabilidad de reprobación, informando oportunamente a coordinaciones para determinaciones
de apoyo pedagógico complementario.
• Gestionar con estudiantes y padres de familia el proceso de actualización de datos.
• Entregar a coordinaciones las fichas de matrícula y contratos plenamente diligenciados,
acompañado de lista de control e informe de novedades y recibo de consignación de aporte que
concertadamente han establecido los padres de familia con Consejo Directivo.
DOCENTES
• Ingresar de manera oportuna a SAPRED tanto las calificaciones finales de estudiantes como las
correspondientes a recuperaciones.
• Apoyar a Directores de grupo durante el proceso de matrícula en el grado y grupo que le sea
asignado.
ORIENTADORES ESCOLARES
• Participar activamente en la Comisión especial de Admisiones.
• Realizar entrevistas a estudiantes y padres de familia que solicitan nuevo cupo, presentando a
rectoría y Comisión de Admisiones informe de resultados.
• Articularse con coordinaciones y comisión de admisión para informar a rectoría y Entidades de
Apoyo y Control sobre novedades identificadas en las entrevistas o durante el análisis de documentación.
• Articularse con Gestores de Inclusión para diseñar y desarrollar estrategias que permitan
identificar debilidades y potencialidades de la población con concepto de inclusión.
GESTORES DE INCLUSIÓN

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• Elaborar y presentar informe a Rectoría informe sobre casos especiales de estudiantes el cual debe
ser tenido en cuenta en las determinaciones de reprobación o aprobación del año escolar.
• Articularse con Orientadores Escolares y Comisión de Admisiones para efectos de garantizar la
aplicación objetiva y contextualizada de la promoción o reprobación escolar para casos de estudiantes
vinculados al programa de Educación Inclusiva.
PERSONAL ADMINISTRATIVO
• Cargar la información a SIMAT y SIMPADE de manera oportuna. Informar a tiempo a rectoría y
SEM sobre novedades.
• Presentar a rectoría los informes que hayan sido solicitados por la SEM u otra Entidad de control.
• Ejecutar el procedimiento para Promover desde la plataforma SAPRED a los estudiantes que
aprobaron el año escolar 2019.
• Radicar las solicitudes de nuevos cupos y de cambios de jornada.
• Organizar carpetas de solicitudes de nuevos cupos y de cambios de jornada, entregando la
documentación a rectoría para ser canalizada a la Comisión Especial de Admisiones.
• Actualizar la información en SIMAT de acuerdo a las reorganizaciones de estudiantes que realicen
las coordinaciones con Directores de grupo para el año escolar 2020.
• Entregar a coordinaciones al iniciar el año escolar 2020 las listas de estudiantes por cada nivel,
grado, grupo y jornada.
• Informar oportunamente a rector, coordinaciones, orientadores escolares sobre número de cupos
disponibles.
• Entrega de formatos a coordinaciones para efectos de recibir aportes económicos
complementarios de matrícula que haya sido aprobado por Consejo Directivo (recibos de pago en banco).
• Entrega a coordinaciones de tarjetas de matrícula y contratos para efectos de registro de firmas de
estudiantes y padres de familia (apoyo de directores de grupo).
• Recibir a coordinadores la ficha de matrícula y contratos de matrícula.
COMISIÓN ESPECIAL DE ADMISIONES Y GESTIÓN DE SOLICITUDES DE CAMBIOS DE JORNADA
• Analizar la documentación requerida por la Institución para ser aceptado como estudiante de la
IEM libertad
• Reportar a rectoría los listados de aprobación o negación de cupo reportando novedades o casos
especiales.
• Analizar las solicitudes de cambios de jornada, determinando su aprobación en función de cupos
disponibles.
PADRES DE FAMILIA Y/O ACUDIENTE
• Firmar la ficha de matrícula en la fecha establecida institucionalmente de estudiantes activos.
• Consignar oportunamente el valor establecido por concepto de aporte complementario de
matrícula, entregándolo al Director de Grupo en la fecha programada.
• Presentar oportunamente solicitudes de nuevos cupos, transferencias o traslados.

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• Legalizar la matrícula de estudiantes nuevos a quienes se les aprobó el cupo.
• Mantener actualizada la información del estudiante, padre de familia y/o acudiente.
• Informar oportunamente del retiro del estudiante, diligenciando el formato institucional.
ORDEN DE PRIORIDAD PARA ASIGNACION DE CUPOS
MATRÍCULA DE ESTUDIANTES ACTIVOS (matriculados dentro del sistema educativo)
A. Se matricularán primeramente los estudiantes activos de la IEM Libertad para garantizar su
continuidad: promovidos y reprobados (que determinan con sus padres de familia su deseo de continuar
en la institución).
B. Estudiantes asignados mediante convenios (ICBF, Instituciones de trabajo social, organizaciones
comunitarias, etc.).
C. Estudiantes IEM Libertad que registraron en su reservación de cupo la no continuidad, pero hasta
antes de iniciar el año escolar 2020 desisten de tal determinación.
D. Estudiantes que solicitan cambio o transferencia a nuestra institución y que justifican tener
hermanos, tíos, primos, etc.
E. Estudiantes que solicitan cupo y provienen de otra institución educativa local, regional, nacional o
internacional adjuntando toda la documentación requerida en IEM Libertad.
ASIGNACIÓN DE CUPOS A ESTUDIANTES NUEVOS
A. Estudiantes que estuvieron fuera del sistema escolar y desean ingresar
B. Estudiantes en condición de discapacidad, reinserción y desplazamiento o con talentos
excepcionales.
ASIGNACION DE CUPOS PARA GRADO DE TRANSICIÓN: En articulación con la SEM se solicitará aplicar el
reciente concepto del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo respecto a la edad para
matrículas en Transición.
A. Por orden de edad: quienes cumplen primero los cinco años de edad y así sucesivamente
B. Solicitudes que demuestran tener hermanos en la institución
C. Casos con discapacidad, desplazamiento, reinserción, vulnerabilidad.
D. Solicitudes canalizadas por la SEM u otro organismo jurídico.
E. Fecha de radicación de la solicitud.
ATENCION DE SOLICITUDES DE CAMBIO DE JORNADA
Bajo determinación previa de cupos disponibles en la jornada a la cual desea ingresar, se analiza cada caso
en orden de fecha de radicación de la solicitud y se aprueban bajo los criterios siguientes:
A. Tener hermanos en jornada contraria
B. Por concepto demostrado de problemas o dificultades por salud
C. Por orden jurídica
D. Por cambio de lugar de vivienda

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INSTITUCION EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO DE MATRICULA 2020
ETAPA ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE DESCRIPCION
Planeación
Socialización Resolución SEM No.
1097 de Abril 26 de 2019.
Mayo, Junio
2019
Rector
Se publicó Resolución en todos los medios
disponibles de comunicación de la
Institución.
Elaboración, socialización y
publicación de Circular Interna No.
Septiembre 5
de 2019
Rector
Se publica Circular en todos los medios
disponibles de comunicación de la
Institución. Se entrega en medio impreso a
Coordinadores
Estudio de proyección de cupos
2019
Mayo
16/2019
Rector,
Coordinadores,
Secretaria
Académica
Con base en matricula 2018, capacidad
física instalada, estimaciones de deserción
y reprobación se determinó número de
nuevos cupos 2019; se presentó informe a
la SEM
Estrategias de
ampliación de
cobertura.
Programar mesa de trabajo con
Coordinaciones y Docentes,
especialmente de jornada tarde,
para determinar las acciones
orientadas a ampliar cobertura.
Elaboración de material
publicitario. Articular listado ICBF
que entregó a la SEM sobre cupos
destinados a IEM libertad,
jornadas de visitas a la institución
por hogares comunitarios, etc.
Agosto 29 a
Septiembre
15
Directivos,
docentes
Planear estrategias de promoción u oferta
de nuevos cupos. Publicar información en
pendones, pasacalles, publicidad radial,
chapolas, visitas a instituciones que
necesitan garantizar continuidad.
Reservas de
cupo
Entrega y aplicación de
formularios de reserva de cupo
con instrumentos de registro y
control; sistematización y entrega
de resultados
Agosto 28 a
Septiembre
10 de 2019
Secretarías
Secretarios de primaria, bachillerato y
nocturno entregan a coordinadores
formatos de reserva, organizados por
grados y cursos, con listas de registro y
control; coordinadores los entregan a
Directores de Curso para su aplicación en el
aula con padres de familia. Directores de
grupo retornan a coordinadores los
formatos con la información organizada de
acuerdo a guía orientadora. Coordinaciones
sistematizan información y devuelven a
secretarios los formatos y listas de control
totalmente diligenciados.
Solicitud de
cupos. Traslados
y Cambios de
jornada
Ajustes a Proyección de cupos 13 - sept.
Secretarías de
cada sede y
jornada.
Personal administrativo realiza ajuste a los
datos de proyección de cupo de acuerdo al
número de reservaciones de cupo,
solicitudes de transferencias, cambios de
jornada, etc., determinando número de
cupos disponibles por cada grado y jornada,
informe que se remite a rector y comisión
de admisiones.
Entrega a la Comunidad de
formularios para solicitud de
nuevos cupos (preescolar a grado
once)
Septiembre 9
al 20
Los formularios para solicitud de nuevos
cupos estarán disponibles en secretarías de
primaria, bachillerato JM, JT y JN. Se
explicará cómo realizar la inscripción y la
manera de entregar la documentación en
medio físico.
Proceso de pre-inscripción de
nuevos cupos:
Entrega de formularios
diligenciados (anexando
documentación requerida que se
encuentra descrita al respaldo del
el formulario)
Septiembre
23 a octubre
11 de 2019
Secretarías de
cada sede y
jornada.
Luego de recepcionar los formularios
diligenciados se procederá a su análisis en
cada nivel y jornada para efectos de
adjudicar los cupos.
Ajustes a proyección de nuevos
cupos por análisis interno de
reprobación, deserción y
repitencia escolar.
Septiembre
15 a Octubre
11
Directores de
grupo y
coordinaciones
Analizar con directivos la posible
reprobación escolar en cada curso, grado y
jornada, determinando los casos de
repitencia en la institución; realizar con
estos datos nuevos ajustes al número de
nuevos cupos disponibles.
Aprobación de nuevos cupos con
publicación de listados de
admitidos, solicitudes de entrega
de documentos originales
requeridos
Octubre 21 al
23
Comité de
admisión de cada
sede y jornada
Realizar el proceso de verificación de
cumplimiento de requisitos y adjudicación
de cupos.

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AGOSTO DE 2003
MUNICIPAL
Publicación de aprobaciones a
solicitudes por cambios de jornada
y transferencias
Oct ubre 28
de 2019
Secretaria
académica
Rector y Coordinaciones analizarán
previamente solicitudes. Entregarán listado
de aprobaciones a secretaría académica .
Publicación de listas de nuevos
estudiantes admitidos
Octubre 28
de 2019
Secretarías y
coordinación
Publicar por diferentes medios el listado de
solicitudes aceptadas para cupo,
Promoción de
estudiantes
LIBERTAD.
Informes de Promoción,
Reprobación, Recuperación y
Deserción para efectos de
matrícula.
29 nov.
Secretarias y
coordinación
Mesas de trabajo de Comisiones de
Evaluación y Promoción; entrega de
informes por cada grado, curso, jornada de
estudiantes promovidos, reprobados,
desertores, por recuperar una o dos áreas.
Renovación
matricula
Entrega recibos para pagos por
concepto de aportes especiales
para proyectos no financiados por
el MEN
Noviembre
de 2019
Financiera y
secretarías de
cada sede y
jornada
Previamente secretaría financiera
entregará a cada secretaría de cada sede y
jornada los respectivos recibos para
consignación, cada secretaría los organiza y
entrega a directores de grupo con lista de
registro y control
Entrega de tarjetas de matrícula a
Directores de Grupo
2 al 5 de
diciembre de
2019
Cada secretaría de sede y jornada
entregarán a los respectivos directores de
grupo las tarjetas de matrícula con las listas
de chequeo para control de matrícula.
MATRÍCULAS NIVEL TRANSICIÓN
18 al 22 de
Noviembre
de 2019
Directores de
grupo,
coordinadores,
secretarías
Directores de Grupo reciben desprendibles
de pago verificando sellos de banco y
originalidad del recibo, hacen firmar
contrato y ficha de matrícula 2020 a
estudiante y padre de familia, elaboran y
entregan a coordinaciones informe de
casos que no se matricularon para permitir
a personal administrativo gestionar
matrícula extraordinaria.
Se realizarán las matrículas respetando el
horario de cada jornada (los de la mañana
en la mañana y tarde en la tarde)
MATRICULAS BÁSICA PRIMARIA
Diciembre 4
de 2019
Directores de
grupo,
coordinadores,
secretarías
MATRICULAS BACHILLERATO
Diciembre 5
de 2019
Directores de
grupo,
coordinadores,
secretarías
Nuevos ajustes a grupos
conformados por cada grado
Diciembre 6 Coordinaciones
Taller con docentes para reorganizar
grupos atendiendo casos especiales de
desempeño académico y convivencia.
Entrega de listados a personal
administrativo para registro en SIMAT,
SAPRED, SIMPADE
Matrícula de estudiantes que
aprobaron proceso de superación
de insuficiencias académicas
Enero 2020
Personal
administrativo
responsable del
SIMAT, SAPRED
Entrega de informe de estudiantes que
recuperan y reprueban año escolar.
Verificación de recibos de pago, realización
de matrícula.
Ajustes finales a listados de
estudiantes por cada grado, grupo
y jornada. Consolidación proceso
de matrícula 2020
13 y 14 Dic.
Enero 2020
Coordinaciones,
Personal
administrativo
SIMAT, SAPRED,
SIMPADE
Revisión de listados de matrícula
efectuados en SIMAT, SAPRED Y SIMPADE;
ajustes finales a listados de estudiantes por
cada grupo.
Matricula de
estudiantes
nuevos.
Matrícula
extraordinaria
Matrícula de nuevos cupos etapa
extraordinaria.
Enero de
2020 Primera
semana de
planeación
Coordinaciones,
Personal
Administrativo
Comisión de admisiones aprueba cupos e
informa a personal administrativo para
efectuar matrícula.
PAULO EMILIO DÍAZ MONTENEGRO
Rector IEM Libertad

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