Este documento describe los conceptos y métodos fundamentales para la recolección de datos en auditoría de sistemas. Explica que los datos se recopilan para describir los hechos subyacentes y no como un fin en sí mismos. Detalla los objetivos de la recolección de datos, las escalas de medición, los métodos como la observación y encuesta, y las herramientas como hojas de registro para organizar la información recolectada de manera sistemática. El documento provee una guía básica para la planificación y ejecución efectiva de la

1. Auditoria de Sistemas
Ingeniería en Sistemas
Ing. Dulce Díaz

2. RECOLECCIÓN
DE DATOS
Los datos no se recopilan como
un fin en sí mismos, sino como
un medio para describir los hechos
que están tras los datos

3. OBJETIVOS
1. Recopilar datos.
2. Identificar la escala adecuada para cada
característica a recopilar.
3. Redondear datos cuantitativos.
4. Diferenciar métodos y técnicas de recolección de
datos.
5. Elaborar una encuesta
6. Elaborar una hojas de registro.
Al finalizar el tema , el participante será capaz de:

4. 1. ¿Cómo se recopilan los datos?
2. Las escalas de medición
3. El redondeo de datos
4. Fuentes de datos
5. Métodos y técnicas de recolección de datos
6. El muestreo
7. Las hojas de registro
CONTENIDO

5. 2.1 ¿Cómo se recopilan datos?
A. ESTABLECER OBJETIVOS CLAROS
En control de la calidad, los objetivos son:
a) Control del proceso de producción
b) Análisis de lo que no se ajusta a las normas
o estándares.
c) Inspección o auditoria.
Permite determinar qué tipo de datos se
requiere.
Las buenas decisiones se basan en un adecuado
registro de datos, para lo cual se debe:

6. B.DETERMINAR EL TIPO DE DATO
a) Datos para el control: se toman
periódicamente para conocer la variación
diaria dentro de un proceso; es decir, para
verificar su estado de control (estabilidad).
Ejemplo:
Número de pacientes diarios en consultorios
externos por especialidad.

7. b) Datos para el análisis: se registran para conocer
la situación actual de nuestro proceso.
Ejemplo: la tasa de prescripciones que no están
disponibles en la farmacia del hospital.
c) Dato para la inspección: se recopilan al recibir o
entregar un material. Son datos que sirven para
verificar si el producto cumple con las
especificaciones.
Ejemplo: fecha de expiración de un lote de
medicamentos, antes de su ingreso a almacén.

8. C. CONSIDERAR LA CONFIABILIDAD DE
LOS REGISTROS
Tener en cuenta la adecuada calibración de los
instrumentos de medición y la variabilidad en
inspecciones visuales.

9. I. Se debe registrar adecuadamente el origen de
datos (el día, la hora, quiénes fueron los
responsables, qué lote se uso, entre otros).
II. Los datos deben registrarse de manera que
facilite su utilización (hojas de registro).
D. SELECCIONAR FORMAS APROPIADAS DE
RECOLECTAR DATOS.

10. 2.2 Escalas de medición
Los valores son nominativos, sirven para designar.
Sólo se puede realizar un conteo (frecuencias). No
es factible las operaciones aritméticas. Se
analizan a través de la comparación: igualdad y no
igualdad ( = y ).
Ejemplo
Sexo del paciente 1: Masculino 2: Femenino
Grupo sanguíneo A B AB O
Servicio médico 1: Emergencia 2: Ginecología
3: Traumatología 4: Pediatría
ESCALA NOMINAL:

11. Los valores representan un orden. No son
cuantitativos, sólo simbolizan una posición. Se
analizan a través de la desigualdad :mayor que
o menor que (> y <).
Ejemplo:
Calificación : A,B,C,D A > B
Lugar (orden) : 1º , 2º , 3º 1º > 2º
Dolor : leve, moderado, intenso
ESCALA ORDINAL:

12. Se utilizan números cardinales. El cero es
relativo o diferencial, es decir no indica ausencia
de la propiedad. Se pueden realizar operaciones
aritméticas.(+ y -). Es una escala creada por el
hombre.
Ejemplo:
Hora 00:00
Temperatura ambiental 0 ºC
El año en que vivimos 2003
ESCALA DE INTERVALOS:

13. Se utilizan números cardinales. Tienen unidad de
medida (cms, pulgadas). El cero es absoluto,
indica ausencia de la propiedad. Se pueden
realizar operaciones aritméticas (+,-,x ,),
Ejemplo:
Pacientes no atendidos hoy : 0
Nº de hijos en edad de vacunación : 0
Procesos deficientes : 0
ESCALA DE RAZÓN:

14. 1ra REGLA:
Para la respuesta final, debemos redondear
hasta dos lugares más de lo que había en los
datos originales. No se debe redondear en los
pasos intermedios.
Ejemplo : datos originales : enteros
resultado final : 2 decimales.

15. 2º REGLA:
Si la cifra que sigue es mayor a 5, se aumenta 1.
Si la cifra que sigue es menor a 5, el número no
varía.
Ejemplo: Redondeo a 2 decimales
6,176 ……. 6,18
4,123 ……. 4,12

16. 3º REGLA:
Si la cifra que sigue es 5 y el número anterior
es par no se modifica. Pero si el número es
impar, aumenta 1.
Ejemplo: Redondeo a 2 decimales
6,545 ……. 6,54
1,975 ……. 1,98

17. Fuentes de Datos
Datos recolectados anteriormente para alcanzar
otros objetivos. Constituye la primera fuente que se
debe analizar. La técnica más utilizada son las
fichas.
Ejemplo:
Datos publicados (en papel o en forma electrónica)
en revistas especializadas, tesis, censos y en las
hojas de registro anteriores.
A) FUENTES SECUNDARIAS

18.  ¿De donde provienen los datos?
 ¿La fuente es imparcial?
 ¿Los datos comprueban o contradicen otras
evidencias que se disponen?
 ¿Hace falta una evidencia cuya ausencia
conduzca a otra conclusión?
 ¿Cuantas observaciones se tienen?
 ¿La conclusión que obtengo es lógica?
La calidad de los datos debe ser comprobada:

19. Los principales organismos que disponen
de publicaciones son:
1. Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI)
2. Organización Mundial del Trabajo (OIT)
3. Organización Mundial de la Salud (OMS)
4. Organización Panamericana de la Salud (OPS)

20. 1. Constituyen datos recolectados para el
trabajo. Son datos que no existían antes.
2. Se registran bajo dos métodos: directo e
indirecto
B) FUENTES PRIMARIAS

21. Métodos y técnicas de recolección
de datos
El responsable registra personalmente los valores
de la característica.
Ejemplo: registro del tiempo que demora un médico
durante una consulta.
Comprende 2 técnicas.
A) MÉTODOS DIRECTOS

22. 1. Se registra el dato bajo condiciones normales
2. Cuando se mide el desempeño, la persona
observada no debe saber que es sujeta de
observación
3. Se utiliza una hoja de registro.
Ejemplo
La observación del desempeño de una enfermera
durante sus labores en el Servicio de Emergencia.
(a) La observación

23. Se registra un dato bajo condiciones
provocadas simulando el proceso lo más real
posible.
Ejemplo:
Un mercado prueba para introducir un tipo
jabón de antiséptico con fragancia .
(b) La experimentación

24. 1.Se registra la característica a través de
preguntas
2.No se realiza medición
Ejemplo:
Se pregunta a un paciente el tiempo que esperó
antes que sea atendido en el consultorio externo.
Comprende 2 técnicas: la encuesta y la entrevista.
B) MÉTODOS INDIRECTOS

25. 1. Cuestionario de preguntas abiertas o cerradas
2. Al diseñarla se debe:
• Elegir lo temas generales de la encuesta
• Decidir forma de aplicarlo: correo, teléfono o
personal
• Plantear preguntas
• Realizar una prueba piloto y hacer revisiones
finales
Ejemplo:
Encuesta para conocer el grado de satisfacción
de los asegurados a una clínica.
(a) La encuesta

26. 1.Permite recolectar datos o partir de un
dialogo
2.Puede se estructurada o no estructurada
Ejemplo:
Entrevista al Director de una Clínica sobre la
aplicación de norma de calidad.
(b) La entrevista

27. METODOS Y TECNICAS
DE RECOLECCION DE DATOS
FUENTE METODOS TECNICAS
SECUNDARIA FICHAS
DIRECTO OBSERVACION
PRIMARIA EXPERIMENTACION
INDIRECTO ENCUESTA
ENTREVISTA

28. ¿Cómo seleccionar la fuente, el método y la
técnica?
No toda la información requerida será recopilada de
una sola fuente, ni usando un mismo método y técnica.
Casi siempre es una combinación de ellos, para lo cual
hay que:
1. Definir características que interesan registrar.
2. Identificar la fuente de información apropiada para
cada característica.
3. Seleccionar la técnica más conveniente.

29. 2.6 El Cuestionario
 Consiste en un conjunto de preguntas diseñadas
de acuerdo a la necesidad de información.
 Junto con las hojas de registro, es la técnica más
común para la recopilación de datos de fuentes
primarias.

30. 4. Debe evitarse la ambigüedad.
Ejemplo: En un estudio para determinar el grado de
asociación entre la incidencia a cáncer pulmonar y
el hábito a fumar, se hizo la siguiente pregunta:
¿Fuma usted? Si No
5. No formular preguntas dirigidas. Evitar adjetivos, ya
que predisponen a una respuesta.
Ejemplo: ¿Cree Ud. que el precio del medicamento
es alto? Si No
1 2
1 2

31. Preguntas cerradas y abiertas
1. Las posibles respuestas se presentan como
alternativas.
2. Facilita la codificación y operatividad de los
datos.
Ejemplo :
¿Posee Ud. un seguro médico?
Si No
1 2
Preguntas cerradas

32. A. La edición: Se revisan los formularios
(cuestionario y fichas de observación) para
verificar si todas las preguntas han sido
respondidas en todos los ellos. Se debe
verificar incongruencias en de las respuestas.
a. Reencuestar: Si no se respondieron todas
las preguntas y es posible identificar al
encuestado (por ejemplo, se tiene su
dirección), se podría regresar y formular
aquellas preguntas que se obviaron.

33. 2.8 Las hojas de registro (o check list)
1. Para registro: Se anota sistemáticamente la
información.
Ejemplo: Tarjeta de Registro de Asistencia del
personal que labora en una Clínica
2. Para verificación: Se anota información en
determinado tiempo, que debe cotejarse con la
realidad.
Ejemplo: Registro de las recetas no atendidas por
semana.
Son formatos preimpresos que facilitan el registro y
la organización de cualquier tipo de datos. Puede
ser:

35. Hoja de registro de ítems defectuosos
1. Permiten identificar el tipo de defecto más
frecuente.
2. Un producto puede presentar más de un defecto.
3. Es necesario tipificar con antelación los defectos
posibles.
Caso: Hoja de registro de inspección final de cierto
producto plástico moldeado.
EJEMPLO 2

37. Hoja de registro de las causas del defecto
1. Permite una estratificación adicional con el fin de
encontrar las causas de los defectos.
Caso: Hoja de registros de ocurrencias de los defectos
en ciertos accesorios utilizados en la elboración
protesis dental, asignables a maquinaria, trabajadores,
día y tipo de defecto.
EJEMPLO 3

39. HOJA DE COMPROBACIÓN
1. Antes de recolectar datos, se deben establecer
objetivos claros
2. Un objetivo para recolectar datos es realizar una auditoria.
3. Sólo se puede determinar el tipo de dato requerido,
después de establecer objetivos claros.
4. Los datos que se toman periódicamente para conocer el
número de pacientes no atendidos son datos para el
control.

40. 8. El grupo sanguíneo es una característica que se registra con
la escala ordinal
7. El sexo del paciente es una característica que se registra bajo
la escala ordinal
6. Debemos procurar que los datos se registren de una manera
que faciliten rápidamente su utilización.
5. La fecha de expiración de un lote de medicamentos,
antes de la recepción son datos para la inspección.

41. 9. La temperatura corporal se registra bajo la escala de
intervalos.
10. Si se redondea a 2 decimales 73,275 tenemos 73,27
11.La fuente primera es la primera fuente de datos que se debe
utilizar en una investigación.