El documento describe cómo el Centro de Autoaprendizaje de Lenguas (CAL) de la Universidad de Barcelona adoptó los servicios en la nube Moodle y Dropbox para mejorar el acceso a los recursos de aprendizaje de idiomas y la gestión de documentos. Estos servicios permitieron al CAL ampliar su alcance a más usuarios de forma virtual y flexible las 24 horas del día, independientemente de su ubicación física, al tiempo que mejoró la eficiencia operativa del centro.

1. Mi último trabajo ha sido en el Centro de Autoaprendizaje de Lenguas (CAL)
de la Universidad de Barcelona, como becaria .
El CAL es un espacio gratuito de la UB, específicamente dedicado a los
idiomas, donde se pueden encontrar una amplia variedad de recursos para
todos los niveles, información y soporte para el autoaprendizaje y con
flexibilidad horaria total. Dispone de materiales para trabajar sin la ayuda de
un profesor, aunque el personal del centro aporta soporte y asesoramiento
personalizado.
Se trata de un servicio abierto a toda la comunidad de la UB. Pueden hacer
uso tanto estudiantes, profesores, como personal administrativo y de
servicios.
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Soraya Pérez del Barco

2. Cada uno de los ordenadores del centro, en total 7, dispone de un Software
instalado, por el cual se debe pagar licencia de uso, actualizar versiones y
proteger con antivirus y cortafuegos.
Además el Hardware va quedando obsoleto o sufre algún daño por lo que
periódicamente se tiene que ampliar memoria, disco duro o incluso se debe
producir un cambio de equipos.
El CAL decide unirse a Moodle, un servicio cloud gratuito que permite
acceder a los usuarios de la comunidad desde cualquier ordenador a los
diferentes documentos, materiales, etc., sin necesidad de ir físicamente al
centro.
El centro consigue traspasar parte de su Software a la “Nube”, siendo
accesible desde cualquier punto y liberando espacio de los equipos.
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3. Antes de instalar el servicio cloud, las funciones se basaban en la supervisión
del centro, orientación de los usuarios, la atención de consultas en el
centro, etiquetado de materiales, ejecución de inventarios, elaboración de
guías etc.
Para realizar cualquier consulta, los usuarios requerían presentarse
físicamente en el centro, llamar telefónicamente o enviar un correo
electrónico, lo que a veces desbordaba el sistema.
Con la inclusión de Moodle, conseguimos diversificar nuestras tareas y hacer
un centro virtual participativo con nuestros usuarios a través de
foros, chats, wikis, creación de documentos compartidos, actividades de
intercambio lingüístico, disponibilidad en línea de nuestros materiales etc.
Todo ello supuso un ahorro en tiempo y eficiencia de nuestro servicio, ya que
nos permitía trabajar en una “Nube” haciendo llegar a nuestro centro a un 3
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mayor número de usuarios.

4. Otro de los problemas, consistía en la gran cantidad de tráfico de correos
electrónicos del personal interno, de los cuales había que hacer copia de
seguridad.
Como solución optamos por el servicio gratuito Dropbox, a través del cuál se
podían:
• Compartir documentos y guardar copias accesibles desde cualquier
ordenador.
• Sincronización de archivos guardados con rapidez.
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5. Con la instalación de Moodle en pocos meses conseguimos ampliar nuestro
número de usuarios “virtuales” y hacer de nuestro centro, un centro más
eficaz y adaptado a los usuarios.
Además, el servicio permite ampliar la franja horaria del centro, ya que pese
a que no se encuentre abierto, los usuarios pueden acceder al espacio virtual
desde cualquier ordenador, dónde y cuándo lo deseen, siempre que exista
conexión a Internet. De esta manera, nos ajustamos eficazmente a las
necesidades individuales de cada uno de nuestros usuarios.
Por otro lado, gracias al servicio de Dropbox, la gestión de los documentos
podía realizarse desde cualquier ordenador conectado a Internet.
Consecuentemente, conseguimos obtener nuestros documentos actualizados
de forma instantánea sin la necesidad de estar presente en el centro.
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