Como cotizar servicios de desarrollo de software

EQ Soft
Como pedir una cotización
Por servicios de desarrollo de
Software

Eq Soft Consultoría y Soporte E.I.R.L.
Jr. Elvira García y García 2642 Urb. Los Cipreces Lima 1 – Perú
Teléfonos: (511) 5645744 – 997244926 – 997003957
Email : informes@eqsoft.net http://www.eqsoft.net

Esta guía esta preparada para nuestros clientes y colaboradores,
esperamos sea una herramienta sencilla para que cualquier
persona que no sea del área de informática pueda darle forma a
sus requerimientos de “sistemas” y pueda estimar rápidamente el
costo del desarrollo antes de tomar contacto con cualquier
proveedor de este tipo de servicios.

Ernesto Quiñones A.
Gerente Técnico

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Respondamos algunas consultas
sencillas:
1. ¿Necesito software para mi negocio?
2. ¿Necesito que sea hecho a la medida?
3. ¿Como defino lo que necesito?
4. ¿Cuanto cuesta hacer software? ¿porqué demora tanto?
5. ¿Cual es el proveedor adecuado para mi?

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La respuesta viniendo de un proveedor de software resultaría
“cantada”, obviamente la respuesta es SI.

En la actualidad no existe casi ninguna actividad productiva, comercial
o de servicios que no se apoye o mejore sustancialmente sin usar
software, algunas ya actualmente no pueden ni funcionar sin software.

La gestión de la información se hace mejor, más rápido y más precisa
con software, y no solo es la información de ventas, compras,
contabilidad, planillas, etc., existe mucha más información al rededor
de su negocio que necesita ser automatizada muchas veces ó a lo
mejor contar con herramientas de automatización de los procesos.

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El primer paso es ver que estoy haciendo mal ó
ineficientemente, analizar el porque del problema antes que
pensar que un software me va a ayudar.

Muchas veces un cambio en los procesos manuales ayudan a
mejorar radicalmente, siempre habrá software que le ayude a
mejorar pero debe tomar en cuenta que aunque sea libre el
software no es gratis implementarlo, aunque lo haga ud. mismo
y no un consultor entrenado en ello.

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Nuestro principal rubro de negocios es el software hecho a
medida pero debemos ser sinceros en esto, NO siempre el
cliente necesita software hecho a medida.

En el mercado existen cientos o miles de soluciones de todo
tamaño para problemas comunes, contabilidad, finanzas,
facturación, almacén, etc., etc. y ahora no solo son productos
con venta de licencias, también existen muchas decenas de
productos libres para ello que ud. simplemente baja de internet,
instala en su computadora y listo, ya lo puede usar sin pagarle
nada a nadie.

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Ud. debería empezar a tomar en cuenta desarrollar un software
hecho a medida si se dan algunas o todas las siguientes
condiciones:

a) El rubro de mi negocio es tan complicado/innovador/diferente que
nadie hace lo que yo y por ende administra la información como yo la
necesito.
b) Somos tantos usuarios que el costo de licenciamiento es tan alto
que compensaría la inversión de desarrollar a medida, en una
variación podría encontrar que el costo de los productos ya
desarrollados es extremadamente alto para su presupuesto.
c) Simplemente el mercado no tiene soluciones como la que yo
necesito, nuevamente en una variación, ud. podría necesitar
implementar un proceso/herramienta muy propio de su negocio.
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Para explicar un poco más estas consideraciones pongamos
algunos ejemplos:

● Ud. posee una empresa comercializadora de teléfonos móviles,
necesita controlar el almacén, ventas, comisiones, contabilidad, etc.,
es posible que su necesidad se solucione usando un ERP libre como
OpenBravo.

● Ud. posee una empresa productora de baterías de auto, necesita
controlar la linea de producción, calcular producción y costos por
batería, insumos y mano de obra por unidad, etc. es probable que ud.
necesite desarrollar un software especialmente a la medida de su
linea de producción.

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algunos ejemplos:

● Somos un ministerio, requerimos uniformizar los sistemas operativos
de todas nuestras estaciones de trabajo, tenemos 1500
computadoras; en este caso el costo de licenciamiento fácilmente
llegaría a los $150,000 dólares ($100 x pc), es posible que por una
fracción de eso podamos adecuar alguna distribución de Gnu/Linux a
sus necesidades y desarrollar un instalador personalizado a su
infraestructura.

● Somos una empresa que ensambla maquinaría pesada, el software
que nos da nuestro proveedor para el control del ensamblaje supera
los $100,000, seguramente será posible por un precio más razonable
desarrollar una aplicación similar a esta necesidad.
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algunos ejemplos:

● Somos una entidad de custodia valores en fideicomiso, necesitamos
controlar el ingreso de los valores, gestionar inversiones, repartir
intereses ganados a beneficiarios, depreciar los valores, etc.; muy
probablemente en este caso sea necesario estudiar el negocio desde
como funciona para desarrollar una aplicación acorde a las
necesidades.

● Somos una entidad de salud que requiere mantener contacto con
zonas alejadas del país para la captación y procesamiento de
enfermedades infectocontagiosas, en este caso la solución no es
solo desarrollar el software, también se requerirá el diseño del
esquema de comunicaciones.
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Finalmente podemos determinar que existen 3 variaciones de
servicios que podemos solicitar:

a) Implementación de un software libre.

b)Implementación y adecuación de algún software libre a nuestras
necesidades específicas.

c)Desarrollo de software a medida, partiendo incluso del estudio y
análisis del negocio, en casos más complejos se puede llagar a incluir
implementación de plataformas tecnológicas y de comunicaciones.

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Cuando ya se determinó que tipo de servicio necesita debe
plasmar su necesidad en algún documento, recuerde que va a
iniciar el contacto con algún proveedor y que este proveedor
necesita conocerlo, en una reunión o dos el proveedor no podrá
captar totalmente que es lo que necesita.

Un dicho que siempre se escucha es “tenemos que ubicar un
proveedor que conozca de nuestro negocio”, eso es muy bueno
pero muy difícil de conseguir, cuando ud. habla con una
empresa con experiencia en el rubro de su negocio debe
recordar que la experiencia la tiene el equipo humano, no la
empresa en si misma, y que el equipo humano suele rotar muy
rápido en el rubro de informática.
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Que el personal de la empresa haya cambiado no invalida su
capacidad de resolver el problema, pero debe tomar en cuenta
que cualquier proveedor serio va a necesitar hacer un estudio
de su negocio para entender lo que realmente necesita.

Este modelo de ficha podría ayudarle a acelerar el proceso de
inducción del proveedor a su negocio antes de hablar del
software.

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Este documento es
solo una base para
conocerlos, podría
añadir más
información si lo
requiriera o
considera pertinente.

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Dado este primer paso lo que nosotros siempre sugerimos es
conversar cara a cara con el cliente, esto lo hacemos por los
siguientes motivos:

a) Necesitamos saber el grado de organización del cliente, esto solo lo
podemos captar viéndolos trabajar, implementar un nuevo software en
una compañía es un impacto fuerte y el personal debe estar preparado
para ello.

b)Es necesario levantar los requerimientos detallados de lo que hay
que hacer, en esta entrevista se intercambian opiniones con los
directivos de la empresa y los posibles usuarios del sistema (siempre
deben estar ambos) para proponer mejoras y dejar bien en claro que
es lo que hay que hacer.
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Debe de tener algo muy presente, implementar tecnología en su
empresa es una inversión importante, ya sea una
implementación de algo ya hecho o el desarrollo de un software
a medida el esfuerzo (mas haya del costo) que debe hacer la
empresa es muy importante.

Hacer software no es barato, la oferta del mercado es muy
variada, en un mercado como el nacional competir por precios y
no por calidad suele ser algo lastimosamente muy común.

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Un criterio interesante que utilizó hace poco una institución
pública para determinar el verdadero valor del software que
tenían que hacer, luego de cotizar con 3 proveedores fue el
siguiente:

“En ese sentido, se ha visto por conveniente para adoptar el valor
referencial, dado el nivel de las cotizaciones cursadas, descartar el
menor valor; en función a las otras cotizaciones que guardan mayor
valor cercano entre las mismas, por lo que efectuando el valor
promedio se tendría un valor referencial por S/. XY (XY nuevos soles) “

Si el caso hubiera sido inverso, 2 cotizaciones menores y una
demasiado alta, entonces se podría eliminar la demasiado alta.

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No existen procesos ocultos en implementar software en su
compañía, con mayor o menor diferencia las metodologías nos
llevan a lo siguiente:

Estimar
Levantar Diseñar Programar ó
Cotizar
requerimientos solución adecuar
Proyectar
SI SI

Puesta en
Cambios Capacitar NO Problemas Probar
producción

NO

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Estimar y Cotizar son actividades previas a obtener el costo del
proyecto por las cuales mucho proveedores cobran, analizar su
información, entender su negocio toma tiempo y eso tiene un
valor, el proveedor como en nuestro caso puede asumirlo como
una inversión en el cliente, pero en otros el tiempo invertido en
elaborar la propuesta será cobrado.

Pero pasemos a la parte importante, ¿COMO ESTIMO EL COSTO
DE MI PROYECTO?, esto no es fácil de responder, de hecho
estimar para el proveedor no es sencillo.

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El principal costo en un servicio de software son los
profesionales, representan al menos el 80% del.

No existe una formula mágica para saber cuanto costarán los
profesionales que participen en nuestro proyecto, todo depende
de sus requerimientos en ese sentido y a la dimensión del
proyecto, un proyecto grande requerirá profesionales con
grados académicos importantes ó con experiencia muy amplia
que tendrán un costo razonablemente alto.

En muchas ocasiones los requerimientos se pueden flexibilizar
cuando se asegura un adecuado seguimiento y control del
proyecto, no siempre tienen que ser ingenieros los que ejecuten
los proyectos.
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Una recomendación es partir de pequeño, tome su proyecto y
escriba que necesita que el producto haga en este instante,
concéntrese en la funcionalidad básica, luego piense en
diferentes etapas en donde ira añadiendo nuevas
funcionalidades que debe incluir el software, haga llegar esa
información información al proveedor para negociar el mejor
precio posible por un proyecto de largo o mediano aliento
reduciendo el riesgo de un costo inicial alto.

El software naturalmente irá creciendo, es imposible e
impráctico pensar que a la primera tendremos el producto que
soñado, además el costo será demasiado elevado si
pretendemos eso.
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5. ¿Cual es el proveedor adecuado para mi?

Evalúe estos aspectos:

Demuestra trayectoria en el mercado, piense que necesita más
que un proveedor a un socio, una relación de largo aliento.

Demuestra capacidad operativa y conocimientos para cumplir
con los requerimientos del proyecto.

El costo de sus servicios compensa la calidad del servicio
ofrecido.

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Algunos tips para que su proyecto sea exitoso

● Nunca intente minimizar el tamaño de su proyecto pensando que por
ello obtendrá un menor costo, sea sincero realmente sobre su
magnitud.
● Piense a futuro en sus requerimientos pero resuelva primero aquellos

que mejoren su presente.
● Los contratos no aseguran el éxito de un proyecto si ud. no definió

bien que es lo que hay que hacer.
● Ud. es parte del equipo del proyecto, no intente dejarlo todo en

manos del proveedor o sino no obtendrá lo que necesita.
● Procure tratar con los ejecutores de los proyectos y no se conforme

solo con conocer a los vendedores antes de contratar.
● No importa que tan descabellado pueda ser su proyecto, se puede

hacer si cuenta con el tiempo y presupuesto adecuado.
● Si ud. quiere una solución como la que manejan empresas

importantes entonces deberá invertir como ellas.
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Esperamos que este documento le ayude a entender toda la
complejidad de lo que significa asumir un proyecto de
implementación de tecnología en su empresa.

Recuerde que va a invertir su dinero y su tiempo, y no poco
en ambos casos, en un proyecto de este tipo y que no puede
ser manejado a la ligera.

Gracias por su tiempo.

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