Este documento describe diferentes tipos de consultas en una base de datos, incluyendo consultas de selección para filtrar y resumir datos, consultas de unión para combinar resultados de consultas similares, y consultas de actualización y creación de tablas para modificar y crear nuevos datos. También cubre el uso de consultas de tabla de referencias cruzadas para mostrar datos de múltiples tablas en una estructura de tabla diferente.

2.  Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las
condiciones especificadas, incluyendo datos de varias
tablas, cree una consulta. Una consulta puede también
actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y
realizar cálculos predefinidos o personalizados en los
datos.

3.  Al usar una consulta, puede
responder a preguntas muy
específicas acerca de sus datos
que serían difíciles de
responder mirando
directamente los datos de la
tabla. Puede usar las consultas
para filtrar los datos, realizar
cálculos con ellos y resumirlos.
También puede usar consultas
para automatizar muchas
tareas de administración de
datos y revisar los cambios
realizados en los datos antes
de confirmarlos.

4.  Cuando desea revisar todos los datos devueltos
por varias consultas de selección similares, como
un conjunto combinado, puede utilizar una
consulta de unión.

5.  Una consulta de unión combina los conjuntos de resultados de varias
consultas de selección similares.
 Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla en la que se almacena
información acerca de los clientes, otra tabla en la que se almacena
información acerca de los proveedores y no existe ninguna relación entre las
dos tablas. Supongamos que ambas tablas tienen campos en los que se
almacena información de contacto y que desea ver toda la información de
contacto de ambas tablas a la vez.
 Podría crear una consulta de selección (consulta de selección: consulta que
formula una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas y devuelve un
conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin modificar los datos
de las tablas.)

6.  Si un usuario comparte una base de datos en
una red, otros usuarios podrían modificar
esos datos al mismo tiempo que éste está
viéndolos en una hoja de datos o un
formulario. Microsoft Access actualiza los
datos que ve en intervalos establecidos. No
obstante, puede visualizar inmediatamente
los datos más actuales actualizando los
registros
 Al actualizar los registros, solamente se
actualizan los datos que ya existen en la
hoja de datos o el formulario. No se
reorganizan los registros, no se muestran
nuevos registros ni se eliminan los registros
borrados ni los registros que ya no cumplen
con criterios específicos.

7.  Este tipo de consulta se usa cuando se necesita agregar nuevos
registros a una tabla existente mediante datos de otros orígenes.
 Si necesita cambiar datos en un conjunto existente de registros,
como actualizar el valor de un campo, puede usar una consulta
de actualización. Si necesita crear una nueva tabla a partir de
una selección de datos, o combinar dos tablas en una tabla
nueva, puede usar una consulta de creación de tabla.

8.  Crear y ejecutar una consulta de
datos anexados
 En esta sección
 Paso 1: Crear una consulta para
seleccionar los registros que se
copiarán
 Paso 2: Convertir la consulta de
selección en una consulta de datos
anexados
 Paso 3: Elegir los campos de
destino
 Paso 4: Obtener una vista previa
de la consulta de datos anexados y
ejecutarla

9.  Una consulta de tabla de
referencias cruzadas es un
tipo de consulta de
selección (consulta de
selección: consulta que
formula una pregunta sobre
los datos almacenados en las
tablas y devuelve un conjunto
de resultados en forma de una
hoja de datos sin modificar los
datos de las tablas.). Al
ejecutar una consulta de
tabla de referencias cruzadas,
los resultados se muestran en
una hoja de datos que tiene
una estructura diferente a la
de otros tipos de hojas de
datos.

10.  Construya la tabla de referencias
cruzadas por pasos No se limite al uso
de tablas. Puede empezar por crear una
consulta de totales (consulta de totales:
consulta que muestra un cálculo de
resumen, como un promedio o una suma,
para valores de varios campos de una
tabla o tablas
 Elija con cuidado el campo de
encabezado de columna Las hojas de
datos de tabla de referencias cruzadas
tienden a ser más fáciles de leer cuando
el número de encabezados de columna
es relativamente pequeño.
 Use una subconsulta en una cláusula
WHERE Puede usar una subconsulta
como parte de una cláusula WHERE en
una consulta de tabla de referencias
cruzadas.

11.  La vista SQL no limita el número de tablas o consultas que se
pueden usar como orígenes de registros para una consulta de
tabla de referencias cruzadas. Sin embargo, puede simplificar
el diseño si crea una consulta de selección que devuelva todos
los datos que desee usar en la consulta y después usa dicha
consulta de selección como origen de registros.