El documento describe los diferentes tipos de consultas en una base de datos, incluyendo consultas de selección, de referencias cruzadas, de acción (eliminación, actualización, datos anexados, creación de tabla), y consultas SQL. Explica cómo crear cada tipo de consulta y sus usos comunes.

1. Universidad Técnica de
Ambato
Facultad de Ciencias
Administrativas
Organización de Empresas
Alejandra Sánchez
23/05/2012

2. .
 Las consultas son los objetos de una base de datos que
permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado en otra tabla.
 Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos
de formas diferentes. También pueden utilizarse como el
origen de registros para formularios, informes y páginas
de acceso a datos.
 Existen varios tipos de consultas:
Consultas
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3.  Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este
tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los
resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los
registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una
consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas,
cuentas, promedios y otros tipos de totales. Las consultas de
selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos,
imprimirlos, etc.
 Para crear una consulta de selección, haremos click en el icono
Diseño de consulta que se halla en la pestaña Crear:
 A continuación seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos
crear la consulta y haremos click en el botón Agregar (de igual
modo que al relacionar tablas). Posteriormente en la parte inferior
de la ventana seleccionaremos los campos que deseamos mostrar.
Situándonos en una de las celdas correspondientes a Campo
elegiremos un campo de la lista que aparece al pinchar en .
Consulta de Selección
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4.  Las consultas de referencias cruzadas calculan una
suma, una media, un recuento u otro tipo de totales
de datos, y se agrupan en dos tipos de información :
uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de
datos, y otro a lo largo de la parte superior.
 Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para
calcular y reestructurar datos de manera que su
análisis sea más sencillo.
Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas
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5. Consultas de Acción
Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de
muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción:
 Consulta de eliminación: Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por
ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se
fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se
eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.
 Consulta de actualización: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o
más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los
productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una
determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de
las tablas existentes.
 Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final
de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base
de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar
tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla
Clientes.
 Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte
de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear
una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos
de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base
de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una tabla histórica que contenga
registros antiguos.
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6.  Para crear una consulta de eliminación:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Hacemos clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño:
 Para crear una consulta de actualización:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla que queremos actualizar.
Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han
desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido
aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver
en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:
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7.  Las consultas de datos anexados son consultas que
añaden filas enteras a una tabla.
 Los nuevos registros se agregan siempre al final de la
tabla.
 La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de
golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por
eso una consulta de datos anexados tendrá un origen (la
tabla o tablas de donde cogerá los datos) y un destino (la
tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es
similar al de la consulta de creación de tabla ya que
definimos una consulta de selección que permite obtener
los datos a grabar y lo que varía es que ahora indicaremos
en qué columna del destino queremos almacenar cada valor.
Consulta de Datos Anexados
23/05/2012

8.  Para crear Consulta de Datos Anexados
 Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
 Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el
destino.
 Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en
el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.
 Haz clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño:
 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
 Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde
queremos insertar los nuevos registros.
 Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos
activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos
que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de
archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el
nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos
con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo
para buscar en el árbol de carpetas la base de datos que queremos.
 Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de
consulta.
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9.  Para crear una consulta de actualización:
 Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
 Añadimos la tabla que queremos actualizar.
 Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:
 A partir de ese momento la cuadrícula cambia de
aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar:
por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la
fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que
te ofrecemos a continuación:
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10.  Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado
de una consulta de selección.
 Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una
determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en
ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las
borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para
crear copias de nuestras tablas.
 Para crear una consulta de Creación de tabla:
 Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
 Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.
 Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de
esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
 Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:
 Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:
 Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
 Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero
podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base
de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se
creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base
de datos con el botón Examinar....
 Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta.
Consulta de Creación de Tablas
23/05/2012

11. Consultas SQL
 Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL (cadena o
instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE
o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o
cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el
Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar,
actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.
 Cuando se crea una consulta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el
diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes,
macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de
datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta, Access construye
en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.
 De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista
Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están
disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la
consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a
través o definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access
construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la
instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una
consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño.
23/05/2012

12.  Algunas consultas SQL, denominadas consultas
específicas de SQL (consulta específica de SQL:
consulta que consta de una instrucción SQL. Las
subconsultas y consultas de paso a través, unión y
definición de datos son consultas específicas de
SQL.), no se pueden crear en la cuadrícula de
diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada
para diseñar una consulta o un filtro en la vista
Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden
avanzado
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